Zoom: organiser et participer à une réunion en visioconférence
| Enseigner en ligne | |
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| Module: Enseigner à distance dans l'urgence | |
| Page d'entrée du module Enseigner à distance dans l'urgence |
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| ⚐ à finaliser | ☸ intermédiaire |
| ⚒ 2020/04/01 | ⚒⚒ 2020/03/26 |
| Objectifs | |
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| Voir aussi | |
| Catégorie: Enseigner à distance dans l'urgence | |
Introduction
Zoom est une solution de webconférences, vidéo et/ou d'audio dotée d'une messagerie instantanée. Les webconférences peuvent être enregistrées pour un visionnage ultérieur ou diffusées en direct sur certains réseaux sociaux. Dans l'éducation, Zoom est une solution qui permet d'implémenter des salles de classe virtuelles et collaboratives pour vos cours, séminaires et travaux pratiques.
Les deux articles suivant discutent des exemples concrets sous forme de retour d'expérience:
Plusieurs solutions Zoom sont disponibles (cf. tableau ci-dessous) et il existe également une solution spécifique pour l'éducation, Zoom pour l'éducation
| Solution | Prix | Caractéristiques |
|---|---|---|
| De base (pour les réunions personnelles) | Gratuit |
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| Pro (pour les petites équipes) | 13.99 € par mois, par animateur |
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| Affaires (pour les petites et moyennes équipes) | 18.99 € par mois, par animateur |
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Sur le site le Zoom institutionnel UNIGE, il est possible d'organiser des réunions jusqu’à 300 participants (500 participants sur demande).
Système d'exploitation et configuration requise
- Systèmes d'exploitation
- Windows 7 ou version ultérieure:
- Ubuntu 12.04 ou version ultérieure
- Mac OS X avec MacOS 10.7 ou version ultérieure
- Surface PRO
- Appareils iOS et Androïd
- Appareils BlancBerry
- Configuration requise
Pour créer ou participer à une réunion, vous devez avoir :
- Une connexion Internet
- Un casque avec micro
- Une webcam
- Navigateur
- Internet Explorer,
- Firefox,
- Chrome, le navigateur a privilégié pour utiliser le Client Web Zoom.
- Safari
Accès au service
Pour accéder au service, vous avez deux possibilités :
- Via le Client Web Zoom en vous rendant sur https://zoom.us/. Créez ensuite en compte.
- Via l'app Client Zoom en la téléchargeant sur https://zoom.us/download2. Téléchargez 'Client Zoom pour les réunions'. La version la plus récente (Mars 2020) est la version 4.6.7.
pour participer à une réunion
La participation à une réunion ne requiert pas la création d'un compte. Vous pouvez rejoindre une réunion grâce à l'ID de réunion (ou numéro de réunion) ou via une URL de la réunion qui doit vous être communiquée par l'organisateur.
Ces possibilités de connexion détaillés ci-dessous sont disponibles sur le Client Web Zoom et sur l'app Client Zoom. Une autre possibilité de connexion est par le téléphone, en appelant le numéro de réunion qui sera fourni par l'organisateur dans son invitation mais cette solution est difficilement envisageable dans le cadre de l'éducation pour suivre ou animer une réunion. Cette solution de repli peut s’avérer intéressante lorsqu'une panne Internet survient par exemple.
- Client Web Zoom
Pour accéder à Zoom depuis le navigateur, suivez les 3 étapes suivantes:
Rendez vous sur le site Zoom puis cliquez sur rejoindre une réunion (étape 1)
Entrez ensuite l'ID de réunion ou l'URL de réunion fourni par l'organisateur (étape 2)
Vous parvenez ensuite à la fenêtre suivante pour lancer l'application Zoom depuis le navigateur (étape 3). Vous avez la possibilité de poursuivre dans le navigateur (1) ou de télécharger et lancer l'application (2)
Vous parvenez enfin à votre tableau de bord
- App Client Zoom
Pour accéder à Zoom depuis l'application, suivez les étapes suivantes :
Lancez l'application 'Start Zoom' à partir de vos programmes (étape 1)
Cliquer sur rejoindre une réunion' (étape 2)
Saisir le N° de la réunion (ID) ou le lien URL de la réunion (fourni par l'organisateur) et renseignez votre nom (celui qui sera affiché à l'écran). Vous avez ensuite une série d'options pour activer/désactiver l'audio et la vidéo (étape 3).
Vous parvenez finalement à votre tableau de bord :
Remarque : certaines réunions nécessitent un mot de passe qui vous sera également fourni par l'organisateur (notamment dans le mail d'invitation, cf plus bas).
pour organiser une réunion
Pour organiser une réunion, vous avez deux possibilités,
- Via le Client Web Zoom
Rendez vous sur le site Zoom à l'adresse https://zoom.us/ et connectez vous pour accéder à votre tableau de bord (cf. image ci-dessous).
- Via l'app Client Zoom
Lancer l'application, une fenêtre s'ouvre, cliquer alors sur connexion (cf. Fig Lancement de l'application), plusieurs possibilités de connexions s'offrent à vous (cf. image de droite) : via votre compte zoom, facebook, google mail etc.
Une fois connecté, vous parvenez à ce tableau de bord, depuis lequel vous pouvez organiser votre réunion :
Note : pour les collaborateurs et étudiants de l'Unige, l'accès se fait via la plateforme institutionnelle Zoom unige; lisez le tutoriel de connexion avec ISIS.
Organiser et communiquer une webconference
Zoom permet d'organiser une webconférence pour un cours, un séminaire, une réunion mais aussi des travaux de groupe.
Organiser une webconference
Comme vous le voyez dans l'image ci-dessous, pour organiser une réunion, cliquer sur l'onglet réunion (1) puis sur programmer une nouvelle réunion (2)
L'interface de paramétrage de la réunion (cf. image ci-dessous) offre plusieurs réglages. Une fois les paramètres réglés, il faut cliquer sur enregistrer. A tout moment, vous pouvez cliquer sur l'aide disponible.
Communiquer la réunion à vos participants
Une fois que vous avez enregistré votre réunion, une nouvelle page s'ouvre (cf. image ci-dessous) et contient les informations de la réunion que vous venez d'organiser. C'est d'ici que vous pourrez envoyer une invitation à vos participants.
Avec cette invitation, vous pouvez :
- L'ajouter dans vos agendas. Cet événement reprendra tous les éléments nécessaires pour que les participants puissent se connecter (ID de réunion, URL et mot de passe, cf. image ci-dessous).
- Copier l'invitation (voir ci-dessous) et l'envoyer aux participants
- Modifier la réunion ou commencer la réunion
Dans cette fenêtre, vous pouvez également vérifier les paramètres que vous avez définis (2) pour votre réunion et les modifier (3) si besoin.
L'invitation aux participants (2) comprend les éléments suivants : l'ID de réunion (ou N° de réunion) et le lien URL qui sont les informations nécessaires pour se connecter mais aussi d'autres éléments (cf. ci-dessous). Dans cet exemple, nous n'avons pas exigé de mots de passe lors de notre paramétrage, mais dans le cas contraire le mot de passe sera également mentionné dans cette invitation.
Pouvoir voir tous les participants
Une fois la réunion lancée/démarrée, vous avez la possibilité de voir tous les participants. Pour ce faire, vous devez mettre votre écran en mode galerie en haut à droite de votre fenêtre zoom. Il faudra penser à ajuster la taille de votre écran Zoom. Il est possible de voir jusqu'à 49 participants simultanément sur 1 page. Si plus de 49 participants sont présents à votre réunion, 49 participants s'afficheront par page d'écran. Vous pouvez visualiser les pages en cliquant sur les flèches droite ou gauche dans la vue de la galerie.
Enregistrer et diffuser une conférence
Pour rappel, vous pouvez enregistrer la conférence mais aussi toutes les interactions que vous avez avec vos participants : enregistrement du Chat, du tableau blanc, des annotations que vous avez faites à l'écran etc (voir ci-dessus pour ces points).
Pour enregistrer la conférence 'filmée', vous avez deux possibilités:
- Programmer l'enregistrement lors de la planification de la réunion
- Enregistrer une fois que la réunion a débuté.
Zoom enregistre la conférence en local. Par défaut, le chemin est le suivant
C:\Users\user\Documents\Zoom\réunion
Pour diffuser une vidéo on vous conseille des suivre les consignes de votre école. En fonction de la situation (c.f l'explosion de besoins dans la crise Covid-19), elles peuvent changer.
Avant de diffuser la vidéo il faudrait réduire sa taille. En attendant nos conseils, lisez ceux de l'université de Genève
Paramètres avancés
Pour aller plus loin, un certain nombre de paramètres de réglages sont accessibles par la 'roue dentée' qui est sur l'écran du tableau de bord Zoom
Liens
- Site officiel Zoom
- Tutoriels Zoom :
- Tutoriels officiels Zoom (anglais)
- Tutoriels officiels Zoom (français)