Zoom : animer une visioconference

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Module: Enseigner à distance dans l'urgence
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Enseigner à distance dans l'urgence
à finaliser intermédiaire
2020/09/07 ⚒⚒ 2020/04/01
Objectifs
  • Animer une visioconference
  • Gérer le partage d'écran
  • Travailler collaborativement sur un même écran
  • Converser avec les participants via le Chat
  • Créer des sous-groupes de travail
  • Créer un sondage
  • et diffuser une visioconference
Voir aussi
Catégorie: Enseigner à distance dans l'urgence

Objectifs

  • Animer une visioconference
  • Gérer le partage d'écran
  • Travailler collaborativement sur un même écran
  • Converser avec les participants via le Chat
  • Créer des sous-groupes de travail
  • Créer un sondage
  • et diffuser une visioconference

Voir aussi/suites

  • Qualité: à finaliser
  • Difficulté: intermédiaire

1 Introduction

Dans l'article Zoom: organiser et participer à une réunion en visioconférence nous posons les bases de l'utilisation du logiciel Zoom c'est à dire se créer un compte et se connecter au logiciel, organiser et participer à une réunion. Dans cet article vous propose d'aller plus loin en abordant l'animation d'une visioconférence pour mettre en place des classes virtuelles et collaboratives pour vos cours, séminaires et travaux pratiques.

A ce propos, les deux articles suivants discutent des exemples concrets sous forme de retour d'expérience:

L'objectif de cet article est de présenter les principales fonctionnalités offertes par Zoom pour animer vos réunions. Pour aller plus loin, vous pouvez consulter les tutoriels officiels (accès dans les liens en bas de cette page).

1.1 Outils permettant l'interaction

Pendant la conférence, plusieurs interactions sont possibles avec les participants depuis la barre horizontal en bas de l'écran de visioconférence (cf. image ci-dessous)

Pendant la visioconférence, il vous est possible

  • D'inviter des participants pendant la visioconférence,
  • De partager des données : écran, tableau blanc, fichiers,
  • De chater avec les participants
  • De diviser les participants en sous-groupe pour des travaux de sous-groupes par exemple.
fonctionnalités de l'animateur pendant la réunion

1.2 Outils permettant l'interactivité

Pendant la conférence ou avant la conférence, il est possible de créer un sondage

2 Inviter des participants

Vous pouvez inviter des participants en cliquant sur inviter avec la possibilité de copier l'invitation ou l'URL (si vous n'avez pas de mots de passe de réunion) permettant de rejoindre la réunion.

Vous pouvez ajouter des participants avec deux modalités :

  • via les contacts de l'application Zoom (contacts que vous avez préalablement renseignés).
  • via certaines messageries (gmail, yahoo).
Inviter depuis les contacts de l'application
Inviter en envoyant un email depuis les contacts de l'application

Une autre possibilité est de copier l'invitation (cf. image ci-dessus, icône en bas à gauche) et de l'envoyer depuis la messagerie de votre choix.

3 Partager l'écran

3.1 Options de partage

Pendant la webconférence, vous pouvez partager non seulement votre écran mais aussi un tableau blanc (sur lequel vous aurez fait une démonstration, par exemple), et encore partager des fichiers avec les participants. Attention, pour les utilisateurs de Zoom depuis un mac, l'option de partage vous permet uniquement de partager votre écran ou un tableau blanc. Le partage de fichier est possible seulement depuis la fenêtre du chat (menu "converser" en bas de votre écran). En bas de cette fenêtre se trouve le bouton "Fichiers".

Pour partager votre écran, cliquer sur 'partager l'écran, une fenêtre s'ouvre et vous avez 3 possibilités :

  • Partage de base
  • Partage avancé
  • Partage de fichiers
Partage

Dans le partage de base, vous pouvez partager :

  • Votre écran
  • Un tableau blanc sur lequel vous pouvez écrire ou dessiner.
  • Un iPhone / iPad (qui nécessite l'installation d'un module complémentaire qui ne sera pas expliqué ici)
Partage de Base
Partage de tableau blanc

Dans le partage avancé, vous pouvez partager:

  • Une portion de l'écran
  • Uniquement le son de l'ordinateur (par exemple, si vous souhaitez faire écouter un extrait d'interview)
  • Le contenu de la deuxième caméra
Partage avancé

Dans le partage de fichiers, vous pouvez partager des fichiers dans le cloud depuis

  • Dropbox
  • OneDrive
  • Google Drive
  • Box
Partage de fichiers

3.2 Gestion du partage d'écran

Pour pouvoir gérer le partage de l'écran (et notamment pouvoir y mettre fin), il faut afficher la barre de contrôle de la réunion (image ci-dessous). Il se peut que cette barre ne soit pas entièrement visible (partie supérieure) et que vous ne voyiez que la bande verte avec le N° de la réunion et la bande rouge arrêter Zoom-partage-ecran6.png

Dans ce cas, il suffit simplement de passer la souris sur ces barres pour voir apparaître la partie supérieure (cf. image ci-dessous) où vous pouvez avoir accès à des options complémentaires notamment mettre en pause le partage et annoter.

Barre de contrôle

3.3 Annotation de l'écran lors du partage

Pour chaque mode de partage, que ce soit votre écran, un tableau blanc, etc., vous pouvez annoter votre écran ou le tableau blanc partagé. Pour ce faire, cliquer sur l'icône "annoter" (petit crayon) de la barre de contrôle du partage d'écran (cf. image Barre de contrôle). Vous pouvez également faire des co-annotations avec vos participants sur ce tableau et même sur votre écran partagé (par exemple, un document, une page web etc.). Pour cela, il faut autoriser vos participants à le faire (ce qui est le cas par défaut). Voici la procédure, si besoin :

Activer / désactiver les annotations

A noter que vous pouvez sauvegarder toutes les annotations produites sur l'écran ou le tableau blanc via le bouton 'enregistrer' qui se trouve sur la barre de contrôle de l'annotation. L'enregistrement est sous forme d'une image de votre écran ou votre tableau blanc (et non pas d'une vidéo).

3.4 Cacher la barre flottante

Lorsque vous projetez des transparents, il est utile de cacher la barre flottante.

  • Voir le menu "Plus" (Angl. "More"). Raccourci PC: CTRL-ALT-SHIFT-H
  • ESC pour revenir

3.5 Arrêter le partage

Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton rouge arrêter Zoom-partage-ecran6.png

4 Chat

L'outil chat permet de converser avec les participant·e·s pendant la réunion.

Plusieurs options :

  • Converser avec tout le groupe
  • Converser avec un sous-groupe
  • Converser avec un participant en particulier

Dans le Chat, vous pouvez converser mais aussi envoyer une capture d'écran, une URL et des fichiers.

Ci-dessous, la procédure pour ouvrir le chat et adresser votre message (à toute l'assistance, une partie ou un participant en particulier)

Activer le chat

5 Créer des sous-groupes

Vous pouvez créer des sous-groupes pour votre auditoire, par exemple, si vous voulez faire travailler les participants en sous-groupes.

Pour cela, cliquer sur diviser puis insérer le nombre de groupes souhaités puis cliquer sur créer des séances

Diviser l'auditoire en groupes

Une fenêtre vous permet ensuite de paramétrer vos groupes, renommer le groupe, affecter des participants à un sous-groupe et même d'ajouter une séance (groupe) ou supprimer des groupes.

Paramétrage des groupes

En cliquant sur options, davantage de paramètres sont disponibles : durée du travail en sous-groupes, mettre un compte à rebours pour les participants pour annoncer la fin de la session de travail en commun.

Options complémentaires

6 Créer un sondage

Vous avez deux méthodes pour ajouter un sondage (cf. ci-dessous)

  • Lors de la planification de la réunion, méthode conseillée pour un sondage complet.
  • En cours de Webconférence, méthode conseillée pour un sondage d'une question ad hoc.
Ajouter un sondage lors de la planification de la réunion
Ajouter un sondage en cours de conférence

Lorsque vous cliquer sur "ajouter une question" ou "ajouter", la création de sondage se réalise très facilement avec l'interface suivante

Interface de création du sondage


7 Enregistrer et diffuser une conférence

Pour rappel, vous pouvez enregistrer la conférence mais aussi toutes les interactions que vous avez avec vos participants : enregistrement du Chat, du tableau blanc, des annotations que vous avez faites à l'écran, etc. (voir ci-dessus pour ces points).

Pour enregistrer la conférence 'filmée', vous avez deux possibilités:

  • Programmer l'enregistrement lors de la planification de la réunion
  • Enregistrer une fois que la réunion a débuté.
Planifier l'enregistrement de la réunion
Enregistrer pendant la réunion

Zoom enregistre la conférence en local. Par défaut, le chemin est le suivant

C:\Users\user\Documents\Zoom\réunion

Pour diffuser une vidéo on vous conseille des suivre les consignes de votre école. En fonction de la situation (c.f l'explosion de besoins dans la crise Covid-19), elles peuvent changer.

Avant de diffuser la vidéo il faudrait réduire sa taille. En attendant nos conseils, lisez ceux de l'université de Genève

8 Liens

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