We e-teach
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Cette page présente un projet de scénarisation d'une formation hybride pour l'Onboarding réalisée dans le cadre du cours Apprentissage DIgital et formation à Distance 2. (Semestre: Printemps 2023)
· Responsables du cours: Gaëlle Molinari, Djamileh Aminian et Yannick Stéphane Nleme Ze
Résumé
Description de la formation
Structure générale
| Mois et semaines | Objectifs |
|---|---|
| Mois 1 : Autonomie faible | intégration: 40% - immersion: 40% - consolidation: 20% |
| Semaine 1 à 2 | Semaines à distance + présentiel (format hybride). plus de détails |
| Semaine 3 à 4 |
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| Mois 2 : Autonomie moyenne | intégration: 30% - immersion: 30% - consolidation: 40% |
| Semaine 5 à 8 |
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| Mois 3 : Autonomie haute | intégration: 0% - immersion: 25% - consolidation: 75% |
| Semaine 9 à 12 |
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Dispositif de formation
Planning du premier mois du dispositif "We e-teach"
Premier mois
Les buts de la partie en présence, durant le premier mois, se divise en 2 buts principaux :
- Prise de connaissance de l’établissement et de sa structure
- Apprendre à connaître ses collègues et son propre rôle
Prise de connaissance de l’établissement, visite guidée
Accueil et présentation de l'entreprise avec un coach /manager
Pour sa première venue sur le lieu de l’entreprise, le nouvel employé sera tout d’abord accueilli par un “coach”, ou “mentor”, qui l'accompagne lors d’une visite des locaux. La mobilisation d’un coach est recommandé pour fluidifier le processus d’onboarding au sein de la boîte (Bossert, 2004). Ici, le nouvel arrivant ne sera pas directement confronté à aux individus qui l'entourent par le futur, mais plutôt avec l’environnement dans lequel il travaillera. En effet, nous ne recommandons pas une rencontre directe qui exige la coordination et la présence de tout le monde, dès le premier jour de la semaine, qui est celui où les problèmes et les imprévus sont les plus envisageables.
Rappel des conformités et des politiques de l’entreprise
Durant sa visite guidée, le coach prend le temps et les soins de réexpliquer les politiques, les conformités de l’entreprise, le vocabulaire ou encore l’histoire de l’entreprise, bien qu’il l’ait déjà vu durant la séance à distance, pour une consolidation et une approche sous un autre angle. En effet, c’est un moment adéquat pour consolider les 6 compétences à maîtriser, établies par Dai et De Meuse (2007) :
- Les compétences à maîtriser
- Les personnes
- Les politiques de la boîte
- Le langage
- Vision et valeurs organisationnelles
- L’histoire
Présentation des ressources disponibles
Certaines ressources seront disponibles en ligne, comme elles auront déjà été présentées à distance. Dans un premier temps, il lui sera montré comment il pourra y accéder lorsqu’il se trouvera dans les locaux et, dans un second temps, les nouvelles ressources disponibles une fois présent dans l’entreprise. Il est important d’automatiser les processus (intranet, portails, web) (Dai et De Meuse, 2007).
Apprendre à connaître ses collègues et son propre rôle
Cet aspect du dispositif d’onboarding est un continu : dès l’arrivé du nouvel arrivant, il sera rapidement éclairci sur son rôle et son importance, en plus des relations qu’il entretiendra avec les différents collègues de l’entreprise. Nous parlons alors ici, principalement, du côté social de l’onboarding et de la motivation du nouvel arrivant.
Séance d'accueil avec les membres du groupe et valorisation du rôle du nouvel arrivant
Durant la première semaine en présence, après avoir visité les locaux, il est impératif pour le nouvel arrivant d’être accueilli par ses collègues durant une séance. Appuyer sur le bienvenu et valoriser l’employé, montrer la contribution du nouveau venu (Friedman, 2006)
Création des liens entre les membres et leurs liens professionnels, notamment les RH
Au-delà de leur rôle au sein de l’entreprise et d’une relation professionnelle saine, une valorisation de bonnes relations personnelles est aussi bénéfique pour les employés. C’est pourquoi nous estimons qu’il sera important que les individus se voient plus que de simples collègues, mais comme de réels partenaires. Il est d’ailleurs recommandé d’entretenir une relation semblable avec les ressources humaines pour faciliter la communication et régler plus aisément les différents problèmes (Wells, 2005).
Repas et sorties avec des membres de l’équipe/ entreprises/ nouveaux arrivants
Afin de favoriser les relations inter-professionnelles, il est envisageable de mettre à profit le temps des pauses pour favoriser des situations type “pause café”, où l’ensemble des collègues se retrouve autour d’un café (à titre illustratif) afin de discuter. Il est démontré que ces petites pauses renforcent les relations entre les personnes et elles sont faciles à mettre en œuvre. (Nom de la recherche). Par extension, nous pourrions étendre cette notion jusqu’aux pauses plus grandes, à midi, par exemple, lors du repas. Toutefois, il est important de noter que ces événements ne sont pas obligatoirement présents car elles ne dépendent que de la volonté non seulement du nouvel arrivant, mais aussi de celle des autres collègues. En outre, si le nouvel arrivant préfère être isolé ou passer ses pauses seul, il se pourrait que ces scénarios ne se produisent que très rarement, voire jamais.
Activité “extra-professionnels” : escape games ? bowling ? restaurant ?
Comme la section précédente, il s’agit là d’une extension qui ne dépendra que de la volonté des individus : chacun est libre de participer ou non à ce genre de proposition. Toutefois, il n’est pas impensable d’organiser, quelques fois, une activité extra-professionnelle pour consolider les relations entre collègues de travail.
Deuxième mois
Le deuxième mois, encore en hybride, aura pour but principal d'intégrer le nouvel arrivant aux tâches de l'entreprise, afin que son autonomie en tant qu'employé se développe.
Troisième mois
| Semaine | Objectifs | Activités | Modalité | Outils/Moyen de transmission | Durée | Intervenant |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Semaines 1-3 | Travailler sur des aspects spécifiques et détaillés de projets réels | Collaborer avec les membres expérimentés de l’équipe | Présentiel | Outils utilisés dans l’entreprise | Variable | Membres expérimentés de l’équipe |
| Amélioration continue grâce aux retours d’information | Recevoir des retours d’information réguliers du manager et des collègues | Présentiel / À distance | Plateforme de communication interne (messagerie, visioconférence) | Variable | Manager et collègues | |
| Approfondir les compétences techniques | Suivre des formations spécialisées | Présentiel / À distance | Plateforme de formation, supports de cours | 4h | Formateurs spécialisés | |
| Se familiariser avec les meilleures pratiques du secteur | Assister à des conférences ou ateliers | Présentiel / À distance | Plateforme de conférences, supports de présentation | 3h | Intervenants externes | |
| Améliorer les processus de l’entreprise et contribuer à la stratégie globale | Participer à des groupes de travail internes | Présentiel | Salle de réunion, tableau blanc, outils de brainstorming | 2h | Manager / Responsable de groupe de travail | |
| Apprendre des compétences en gestion de projet et travail d’équipe | Assister à des réunions de coordination de projet et échanger avec des membres expérimentés | Présentiel | Salle de réunion, outils de gestion de projet | 1h | Manager / Membres expérimentés de l’équipe | |
| Semaine 4 | Renforcer la visibilité et la crédibilité au sein de l’entreprise | Présenter les projets et réalisations lors de réunions d’équipe ou d’événements internes | Présentiel | Salle de réunion, support de projection, outils de présentation | 2h | Manager / Responsable d’équipe |
| Évaluer l’intégration, identifier les domaines d’amélioration, définir les objectifs à court et long terme | Entretien de fin de programme avec le manager | Présentiel / À distance | Salle de réunion, visioconférence | 1h | Manager |
Le troisième mois aura pour but principal de mettre le nouvel arrivant à un niveau d'autonomie le plus élevé possible. En effet, s'agissant de la dernière période de la formation d'onboarding, il s'agit de meilleur moment pour placer l'arrivant dans le contexte le plus proche de la réalité pour consolider ce qu'il aura appris durant la formation.
Conclusion
Recommandations de notre équipe
Bien que nous ayons répondu à la demande des commanditaires, lors de nos phases de recherches et de la mise au point de ce dispositif, nous avons remarqués que plusieurs points pouvaient être améliorés :
- Prolonger la phase d’onboarding à au moins 6 mois (Dai et De Meuse, 2007). Cela permettra d’augmenter les chances que les employés restent au sein de l’établissement plus longtemps, en plus d’améliorer l’efficacité du plein développement de leur potentiel dans l’entreprise encore plus rapidement.
Références
- Algan, Y., Constantin, J., Delpeuch, S., Huillery, É., & Prost, C. (2018). Impact de l’évaluation par compétence. Focus du CAE, (027-2018).
- Dillenbourg P. (1999). What do you mean by collaborative learning? In P. Dillenbourg (Ed), Collaborative-learning: Cognitive and computational approaches (pp. 1-19). Oxford: Elsevier.
- Gendolla, G. (2009). Motivation et Apprentissage [Diapositives]. https://www.unige.ch/fapse/motivation/coursgendolla.pdf
- Molinari & Avri. (2018). Le design pédagogique des environnements informatisés d’apprentissage. Google. Consulté le 17 juin 2022, à l’adresse https://docs.google.com/document/d/1EwusgXtkxlepelkdsPpnhe1i-EQiA-E5d7n4U7Q0NRY/edit
- Krueger, R. A. (2014). Focus Groups : A Practical Guide for Applied Research. SAGE Publications.
- Stein, M., & Christiansen, L. (2010). Successful onboarding. McGraw-Hill Professional Publishing. https://onboardingmargin.com/site/assets/files/1048/introduction.pdf
- Derven, M. (2008). Management onboarding. Journal of Training and Development, April, 49-52. https://boardoptions.com/onboardingevidence.pdf
- Pavlina, K. (2020). Assessing best practices for the virtual onboarding of new hires in the technology industry. Pepperdine University. https://media.proquest.com/media/hms/PFT/2/7lp9H?_s=VQ9eXIYNDi%2BfyUDuR06wk3FMkew%3D