We e-teach

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En principe, le ou les auteurs en question devraient bientôt présenter une meilleure version.

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Cette page présente un projet de scénarisation d'une formation hybride pour l'Onboarding réalisée dans le cadre du cours Apprentissage DIgital et formation à Distance 2. (Semestre: Printemps 2023)

· Responsables du cours: Gaëlle Molinari, Djamileh Aminian et Yannick Stéphane Nleme Ze

Résumé

Cet article présente le dispositif We e-teach (prononcé We teach) pour des commanditaires de E-teach.

Il a été conceptualisé par Rima, Thomas, Mehdi et Daniel.

Ce dispositif sert de programme d' "onboarding" pour les nouveaux arrivants au sein de l'entreprise. We e-teach dure 3 mois. Voici l'ordre des points qui seront traités :

• La description de la formation
• La structure générale de la formation
• Dispositif de formation
• Dans la conclusion, nous ferons quelques recommandations qui ne sont pas dans la demande du commanditaire, mais qui nous semblent pertinentes.

Tout au long de cet article, nous tenterons de justifier chaque choix par des articles scientifiques ou par des arguments, dans la mesure du possible.

Description de la formation

Le dispositif We e-teach est un programme d'onboarding pour les nouveaux arrivants de l'entreprise. C'est-à-dire qu'elle vise à intégrer toutes personnes nouvellement embauchées au sein de l'entreprise du mieux possible. Le programme dure trois mois. Nous mettons un point d'honneur à faire en sorte que le dispositif soit fluide pour l'employé : l'autonomie est très faible au commencement et, progressivement, augmente pour enfin être la plus haute possible à la fin des trois mois.

Ainsi, nous ferons la distinction sur trois points essentiels, qui expliqueront en partie, certains de nos choix pour la conception de ce dispositif :

• L'immersion : définit les moments où le nouvel arrivant entre dans la culture de l'entreprise.
• L'intégration : définit le niveau d'incorporation au sein de l'entreprise.
• La consolidation : définit le renforcement et la mise en application des connaissances et des informations qui sont transmises au nouvel arrivant.

Indépendamment du temps, voici des points qui seront présents tout au long des trois mois :

• À chaque fin de semaine, un point sera fait avec l'employé. Deux aspects seront évalués pour avoir un retour sur son intégration dans l'entreprise :

1. L'intégration au niveau des compétences à acquérir pour son travail professionnel.
2. L'intégration au niveau social avec les autres membres de l'entreprise.

Ainsi, nous pouvons diviser le dispositif en 3 mois, de manière générale, afin d'obtenir une vue globale de ce qui est attendue lors de chaque période.

• Le premier mois est à autonomie faible, car le nouvel arrivant doit s'accoutumer à la culture de l'entreprise (Dai et De Meuse, 2007) pour faciliter son insertion. Elle commence par un temps à distance pour qu'il puisse étudier des informations primaires depuis chez lui. Une fois qu'il arrive en présence pour la première fois, un mentor, qui se porte volontaire, peut lui faire le tour des locaux. Par ailleurs, une réunion avec toute l'équipe est à prévoir pour faire les présentations.
• Le deuxième mois est à autonomie moyenne et des tâches commencent à être assignées au nouvel arrivant.
• Le troisième mois est celui qui se veut avec l'autonomie la plus haute, pour permettre au nouvel arrivant de se retrouver en situation concrète de travail, tout en ayant une supervision en parallèle si des ajustements sont nécessaires.

Structure générale

Mois et semaines	Objectifs
Mois 1 : Autonomie faible	intégration: 40% - immersion: 40% - consolidation: 20%
Semaine 1 à 2	Semaines à distance + présentiel (format hybride). plus de détails
Semaine 3 à 4	Accueil et présentation de l'entreprise avec un coach /manager Visite des locaux Présentation des ressources disponibles Séance d'accueil en présentiel Repas et sorties avec des membres de l’équipe/ entreprises/ nouveaux arrivants Valorisation du rôle du nouvel arrivant Création des liens entre les membres et leurs liens professionnels, notamment les RH. Renforcer les compétences relationnelles,organisationnelles et rédactionnelles. Activité “extra-professionnels” : escape games ? bowling ? restaurant ?
Mois 2 : Autonomie moyenne	intégration: 30% - immersion: 30% - consolidation: 40%
Semaine 5 à 8	Réduction du taux d’accompagnement pour plus d’autonomie. Attribuer des tâches qui permettent au nouvel arrivant d’interagir avec un maximum de domaines de la boîte (RH, comptabilité, formateurs, par exemple). Réunions régulières de manière individuel pour l’arrivant et, plus rarement, avec l’équipe, pour une mise au point. Renforcer les compétences transversales acquises.
Mois 3 : Autonomie haute	intégration: 20% - immersion: 20% - consolidation: 60%
Semaine 9 à 12	Initier la phase d’autonomie quasi-totale. Faire des points avec l’équipe régulièrement, traiter d'éventuels problèmes, répondre aux questions… Penser à une possible extension du processus d’accompagnement selon la situation ?

Dispositif de formation

semaine	objectifs	activités	modalité	outil.s/ moyen de transmission	Durée	Par qui ?
Semaine 1 à distance	-Connaître/présenter l’entreprise -Communiquer les valeurs de l’enseigne -Présenter les enjeux -Présenter les différents acteurs -Intégrer le nouvel arrivant à la communauté de l’entreprise	Visionner une série des vidéos interactives (capsules de 3min)	individuel	E-mail	2h	Par le cercle communication et information Par le cercle communication et information
					2h
		Suivre des slides			1h
		Passer un test/questionnaire à la suite du visionnage et des slides (formation agile)		Lien avec code d’accès par e-mail	1h
		Envoyer par mail une capsule vidéo souhaitant la bienvenue au nouvel arrivant, de la part du directeur, accompagnée d’un lien vers un discord/whatsapp ou autre groupe de l’entreprise en écrivant une petite présentation informelle + prise contact avec le manager		E-mail Réseaux sociaux	30min
Semaine 2 à distance	-Présentation des ressources disponibles -Vérifier la compréhension et le degré d’assimilation du contenu	Lecture des documents fournis : 1- Liste exhaustive du matériel utilisé dans l’entreprise. 2-Tutoriel d’utilisation. 3-Conseils et astuces de manipulation. 4- Liste des personnes à qui se diriger au cas du besoin. 5- présentation de la logistique.		E-mail	5h
		Réaliser des activités interactives (jeux) conçues avec l’un des outils utilisés par l’entreprise, pour vérifier la lecture et s’assurer de l’assimilation du contenu		Lien avec code d’accès par e-mail	2h
Semaine 3 Hybride	Accueil et présentation de l'entreprise Apprendre à connaître ses collègues et son propre rôle -Mise en pratique de l’utilisation des outils de communication	Visite guidée des locaux avec le manager pour l’accompagner qui lui a été attribué.	Dépend du nombre de nouveaux arrivants et de manager disponibles	Salle de réunion	2h	Manager
		Rappel des conformités et des politiques de l’entreprise.			20min
		Informations sur la confidentialité	Dépend du nombre de nouveaux arrivants et de manager disponibles		10min
		Séance d'accueil avec les membres du groupe et valorisation du rôle du nouvel arrivant	collectif		2h	Tout le personnel
		Création de liens entre les membres et leurs liens professionnels, notamment les RH		Dans l’entreprise	Intemporel
		Repas et sorties avec des membres de l’équipe/ entreprises/ nouveaux arrivants
		Activités extra-professionnelles  : escape games ? bowling ? restaurant ?		En dehors de l’entreprise	En dehors des heures de travail
		Atelier technique: - Manipulation des outils de communication à travers des tâches graduées dans la difficulté et prédéfinies par le manager.	individuel	Outil de communication	4h	Manager
	-Prise de conscience de l’importance de la coordination entre les cercles, des tâches de chaque poste et de l’organisation des priorités -Apprendre à gérer son temps et organiser ses priorités	Activité Phase 1 : organisation d’un calendrier d’un mois pour un employé dans un cercle différent du sien Phase 2 : organisation d’un calendrier d’un mois pour un employé du même cercle Dernier jour de la semaine : compte rendu de la semaine avec le manager + debriefing	à distance: télétravail individuel/binôme évaluation par pairs individuel/binôme évaluation par pairs à distance (plénière)	Google doc /agenda Moodle Zoom/Google Meet	2h 2h 2h	Manager Manager Manager et les filleuls
Semaine 4 Hybride	- Apprendre à analyser les situations, apporter une critique argumentée et communiquer ses idées afin de trouver des solutions -Développer la pensée critique, la résolution de problèmes et la prise de décision -Evaluation et discussion	séance.s d’observation: observation d’un employé du même cercle dans son environnement de travail et pendant la réalisation de ses projets/tâches quotidien.ne.s.	Présence Individuel Binôme Groupe	département/cercle Bureau Salle de réunion	1 sem.	Nouveaux arrivants
		Critique argumentée d’un projet déjà réalisé dans l’entreprise.	Individuel Evaluation du rendu par pairs (selon une grille d’analyse fournie par le manager)	Google doc / Moodle	4h
		Discussion et négociation du rapport critique : les nouveaux arrivants expriment, négocient et proposent des solutions avec le manager	Groupe activité répartie en plusieurs séances, si nécessaire	Zoom/ Google Meet / autre outil de communication	4h
		Proposer des solutions : Phase 1 : à un groupe externe du cercle dans une situation de blocage. Phase 2 : à un groupe du même cercle dans une situation de blocage et/ou en phase de brainstorming.	Individuel	Bureau	6h
		discussion et négociation du rapport de fin de semaine		Zoom/ Google meet / autre outil de communication	2h	Manager

Planning du premier mois du dispositif "We e-teach"

Premier mois en présence

Notre Onboarding propose un début distanciel, durant cette période le nouvel arrivant sera en mesure de prendre connaissance de l'entreprise, de son environnement de travail, du personnel des outils technologiques mais aussi de la logistique, de son cahier de charge et de son manager.L'ensemble est fourni sous forme de documents suivis de tests, questionnaire et activités intéractives. Cette proposition est basé sur le modèle 70.20.10.

Les buts de la partie en présence, durant le premier mois, se divisent en 2 buts principaux :

1. Prise de connaissance de l’établissement et de sa structure
2. Apprendre à connaître ses collègues et son propre rôle

Prise de connaissance de l’établissement, visite guidée

Accueil et présentation de l'entreprise avec un coach /manager

Pour sa première venue sur le lieu de l’entreprise, le nouvel employé sera tout d’abord accueilli par un “coach”, ou “mentor”, qui l'accompagne lors d’une visite des locaux. La mobilisation d’un coach est recommandée pour fluidifier le processus d’onboarding au sein de la boîte (Bossert, 2004). Ici, le nouvel arrivant ne sera pas directement confronté à aux individus qui l'entourent par le futur, mais plutôt avec l’environnement dans lequel il travaillera. En effet, nous ne recommandons pas une rencontre directe qui exige la coordination et la présence de tout le monde, dès le premier jour de la semaine, qui est celui où les problèmes et les imprévus sont les plus envisageables.

Rappel des conformités et des politiques de l’entreprise

Durant sa visite guidée, le coach prend le temps et les soins de réexpliquer les politiques, les conformités de l’entreprise, le vocabulaire ou encore l’histoire de l’entreprise, bien qu’il l’ait déjà vu durant la séance à distance, pour une consolidation et une approche sous un autre angle. En effet, c’est un moment adéquat pour consolider les 6 compétences à maîtriser, établies par Dai et De Meuse (2007) :

1. Les compétences à maîtriser
2. Les personnes
3. Les politiques de la boîte
4. Le langage
5. Vision et valeurs organisationnelles
6. L’histoire

Présentation des ressources disponibles

Certaines ressources seront disponibles en ligne, comme elles auront déjà été présentées à distance. Dans un premier temps, il lui sera montré comment il pourra y accéder lorsqu’il se trouvera dans les locaux et, dans un second temps, les nouvelles ressources disponibles une fois présent dans l’entreprise. Il est important d’automatiser les processus (intranet, portails, web) (Dai et De Meuse, 2007).

Apprendre à connaître ses collègues et son propre rôle

Cet aspect du dispositif d’onboarding est un continu : dès l’arrivé du nouvel arrivant, il sera rapidement éclairci sur son rôle et son importance, en plus des relations qu’il entretiendra avec les différents collègues de l’entreprise. Nous parlons alors ici, principalement, du côté social de l’onboarding et de la motivation du nouvel arrivant.

Séance d'accueil avec les membres du groupe et valorisation du rôle du nouvel arrivant

Durant la première semaine en présence, après avoir visité les locaux, il est impératif pour le nouvel arrivant d’être accueilli par ses collègues durant une séance. En effet, selon Friedman (2006), il est vivement conseillé d'établir des liens entre les membres de l'équipe, via des présentations. De plus, le nouvel arrivant doit comprendre quel est son rôle et son importance au sein de la boîte. C'est pourquoi cette séance de présentation doit mettre le nouvel arrivant sur un "piédestal" où son rôle sera mis en valeur, pour lui permettre de comprendre que son poste est utile. Cela aura pour effet de booster sa motivation et sa volonté, pour qu'il puisse être opérationnel et efficace le plus rapidement possible. En outre, le risque de décrochage professionnel diminue drastiquement.

Création des liens entre les membres et leurs liens professionnels, notamment les RH

Au-delà de leur rôle au sein de l’entreprise et d’une relation professionnelle saine, une valorisation de bonnes relations personnelles est aussi bénéfique pour les employés. C’est pourquoi nous estimons qu’il sera important que les individus se voient plus que de simples collègues, mais comme de réels partenaires. Il est d’ailleurs recommandé d’entretenir une relation semblable avec les ressources humaines pour faciliter la communication et régler plus aisément les différents problèmes (Wells, 2005).

Repas et sorties avec des membres de l’équipe/ entreprises/ nouveaux arrivants

Afin de favoriser les relations inter-professionnelles, il est envisageable de mettre à profit le temps des pauses pour favoriser des situations type “pause café”, où l’ensemble des collègues se retrouve autour d’un café (à titre illustratif) afin de discuter. Il est démontré que ces petites pauses renforcent les relations entre les personnes et elles sont faciles à mettre en œuvre. (Nom de la recherche). Par extension, nous pourrions étendre cette notion jusqu’aux pauses plus grandes, à midi, par exemple, lors du repas. Toutefois, il est important de noter que ces événements ne sont pas obligatoirement présents, car elles ne dépendent que de la volonté non seulement du nouvel arrivant, mais aussi de celle des autres collègues. En outre, si le nouvel arrivant préfère être isolé ou passer ses pauses seul, il se peut que ces scénarios ne se produisent que très rarement, voire jamais.

Activité “extra-professionnels” : escape games ? bowling ? restaurant ?

Comme la section précédente, il s’agit là d’une extension qui ne dépendra que de la volonté des individus : chacun est libre de participer ou non à ce genre de proposition. Toutefois, il n’est pas impensable d’organiser, quelques fois, une activité extra-professionnelle pour consolider les relations entre collègues de travail.

Deuxième mois

Le deuxième mois, encore en hybride, aura comme but principal d'intégrer le nouvel arrivant aux tâches de l'entreprise, afin de développer son autonomie . La période à distance prolonge le contenu proposé en présentiel afin d’être consolidée, développe les compétences cognitives et transversales à travers des activités liées à celles proposées en présentiel. Cette période aura pour objectif de mettre le nouvel arrivant dans le bain de sa routine professionnelle qui sera un mixte de tâches réalisées à distance et en présentiel.

Le jeu comme vecteur d’apprentissage

Durant la première semaine de ce deuxième mois, l’apprenant sera amené à effectuer un jeu de rôles durant un scénario réaliste avec des collègues issues d’autres cercles et de domaines. L’objectif de ce jeu est multiple. Tout d’abord, cette modalité d’apprentissage permet de réduire l’effort inhérent à toute partie éducative d’une activité (Coutou, 2015) et donc de réduire la charge cognitive sur le nouvel arrivant. Ensuite, ce jeu a pour objectif de faire découvrir les autres cercles de l’entreprise avec lesquels il sera amené à collaborer ou non. Enfin, cette activité favorise la socialisation du nouvel apprenant avec des collaborateurs extérieurs à son cercle de prédilection. Cela aura pour but de favoriser la cohésion au sein de l’entreprise.

Troisième mois

Le troisième mois aura pour but principal de mettre le nouvel arrivant à un niveau d'autonomie le plus élevé possible. En effet, s'agissant de la dernière période de la formation d'onboarding, il s'agit de meilleur moment pour placer l'arrivant dans le contexte le plus proche de la réalité pour consolider ce qu'il aura appris durant la formation.

Semaine	Objectifs	Activités	Modalité	Outils/Moyen de transmission	Durée	Intervenant
Semaines 1-3	Travailler sur des aspects spécifiques et détaillés de projets réels	Collaborer avec les membres expérimentés du cercle	Présentiel	Outils utilisés dans l’entreprise	Variable	Membres expérimentés du cercle
	Amélioration continue grâce aux retours d’information	Recevoir des retours d’information réguliers du manager et des collègues	Présentiel / À distance	Plateforme de communication interne (messagerie, visioconférence)	Variable	Manager et collègues
	Approfondir les compétences techniques	Suivre des formations spécialisées	Présentiel / À distance	Plateforme de formation, supports de cours	4h	Formateurs spécialisés
	Se familiariser avec les meilleures pratiques du secteur	Assister à des conférences ou ateliers	Présentiel / À distance	Plateforme de conférences, supports de présentation	3h	Intervenants externes
	Améliorer les processus de l’entreprise et contribuer à la stratégie globale	Participer à des groupes de travail internes	Présentiel	Salle de réunion, tableau blanc, outils de brainstorming	2h	Manager / Responsable de groupe de travail
	Apprendre des compétences en gestion de projet et travail d’équipe	Assister à des réunions de coordination de projet et échanger avec des membres expérimentés	Présentiel / À distance	Salle de réunion, visioconférence, outils de gestion de projet	2h	Manager / Membres expérimentés du cercle
Semaine 4	Renforcer la visibilité et la crédibilité au sein de l’entreprise	Présenter les projets et réalisations lors de réunions d’équipe ou d’événements internes	Présentiel	Salle de réunion, support de projection, outils de présentation	2h	Manager / Responsable d’équipe
	Évaluer l’intégration, identifier les domaines d’amélioration, définir les objectifs à court et long terme	Entretien de fin de programme avec le manager	Présentiel	Salle de réunion	1h	Manager

Evaluation des nouveaux arrivants

Lors du programme d'onboarding, les nouveaux arrivants seront soumis à une évaluation à la fin de chaque semaine. Celle-ci se présentera sous forme de questionnaire, accompagné de quelques questions ouvertes. Elle permettra d'établir un bilan sur deux aspects du programme :

1. Le niveau de compétences professionnelles requises pour le poste de l'employé
2. Le niveau d'intégration au niveau social parmi les membres de l'équipe de l'entreprise

Pour tester le niveau de compétences professionnelles, les questions seront plus cadrées et plus typiques d'une évaluation scolaire. En revanche, les questions qui testent le niveau d'intégration sociale seront plus ouvertes afin de laisser la place aux explications et au ressenti de l'individu, pour laisser libre cours à ses pensées. Si un problème ou une incompréhension est identifié via ce questionnaire, il faudra le régler le plus rapidement possible.

La première partie est donc plus formelle, avec un système de points pour directement observer ce qui est compris et ce qui ne l'est pas. La deuxième partie du questionnaire n'aura pas de points, étant donné qu'il n'y pas de fausse ou de bonnes réponses : la personne indique son état d'esprit vis-à-vis de son intégration d'esprit et indique si un quelconque malaise ou soucis s'est manifesté.

Guide d'animation

Voici un guide d'animation pour les formateurs, lors d'une activité du programme d'onboarding.

Cette activité concerne [...] du X mois.

Le lien du tableau synoptique et du guide d'animation se trouve [ici]

Conclusion

Discussion et ouvertures

Notre programme d'onboarding, We e-teach, est un dispositif étalé sur 3 mois pour permettre à tout nouvel arrivant au sein de l'entreprise e-teach de s'insérer de manière fluide et convenable dans son nouveau poste. Il s'attarde principalement sur 2 aspects :

1. L'acquisition et consolidation des compétences requises
2. L'insertion sociale au sein des différents membres de l'entreprise

En outre, notre programme cherche à laisser progressivement les nouveaux venus voler des leurs propres ailes, une fois les trois mois terminés. Nous favorisons un fort taux d'immersion et d'intégration pour les premières semaines pour laisser, à la fin, une plus grande importance à la consolidation de ce qui aura été acquis lors du dispositif d'onboarding.

Recommandations de notre équipe

Bien que nous ayons répondu à la demande des commanditaires, lors de nos phases de recherches et de la mise au point de ce dispositif, nous avons remarqués que plusieurs points pouvaient être améliorés :

• Prolonger la phase d’onboarding à au moins 6 mois (Dai et De Meuse, 2007). Cela permettra d’augmenter les chances que les employés restent au sein de l’établissement plus longtemps, en plus d’améliorer l’efficacité du plein développement de leur potentiel dans l’entreprise encore plus rapidement.

Références

• Algan, Y., Constantin, J., Delpeuch, S., Huillery, É., & Prost, C. (2018). Impact de l’évaluation par compétence. Focus du CAE, (027-2018).
• Dai, G., & De Meuse, K.P. (2007). A review of onboarding literature.
• Derven, M. (2008). Management onboarding. Training and Development, avril, 49-52. https://boardoptions.com/onboardingevidence.pdf
• Dillenbourg P. (1999). What do you mean by collaborative learning? In P. Dillenbourg (Ed), Collaborative-learning: Cognitive and computational approaches (pp. 1-19). Oxford: Elsevier.
• Friedman, L. (2006). Are You Losing Potential New Hires at Hello ? Training and Development, septembre, 25-27. https://sbcstrategy.com/wp-content/uploads/2013/09/TD_Nov06_p25-26-2.pdf
• Gendolla, G. (2009). Motivation et Apprentissage [Diapositives]. Université de Genève. https://www.unige.ch/fapse/motivation/coursgendolla.pdf
• Krueger, R. A. (2014). Focus Groups : A Practical Guide for Applied Research. SAGE Publications.
• Molinari & Avri. (2018). Le design pédagogique des environnements informatisés d’apprentissage. Consulté le 17 juin 2022 à https://docs.google.com/document/d/1EwusgXtkxlepelkdsPpnhe1i-EQiA-E5d7n4U7Q0NRY/edit
• Pavlina, K. (2020). Assessing best practices for the virtual onboarding of new hires in the technology industry. Pepperdine University. https://media.proquest.com/media/hms/PFT/2/7lp9H?_s=VQ9eXIYNDi%2BfyUDuR06wk3FMkew%3D
• Stein, M., & Christiansen, L. (2010). Successful onboarding. McGraw-Hill Professional Publishing. https://onboardingmargin.com/site/assets/files/1048/introduction.pdf
• Wells, S. J. (2005). Diving in. HR Magazine, mars, 54-59.