On Boarding Pass

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Cette page présente un projet de scénarisation d'une formation hybride pour l'Onboarding réalisée dans le cadre du cours Apprentissage DIgital et formation à Distance 2. (Semestre: Printemps 2023)

· Responsables du cours: Gaëlle Molinari, Djamileh Aminian et Yannick Stéphane Nleme Ze

· Auteurs du projet: Emma, Marco, Diego et Sebastien

L'ensemble des projets sont présentés sur la page ADID'2.

Description de la formation

Enjeux

Cet article présente la scénarisation d’accueil d’un nouveau collaborateur dans une entreprise. Elle couvre les aspects formels et informels de son arrivée. Un bon accueil est essentiel pour garantir une intégration réussie dans l’entreprise et pour favoriser l’engagement et la productivité du collaborateur. Les enjeux de cette démarche et donc de la formation proposée sont multiples pour les différentes parties prenantes. Les principaux facteurs touchés sont :

1. Réduction du renouvellement du personnel en entreprise (Turn-over) : Un accueil bien réalisé va permettre au collaborateur de se sentir accueilli et soutenu dans son arrivée dans l’entreprise. Cela va aider à remplir son besoin d’appartenance qui représente le troisième niveau de la pyramide de Maslow (Landecy, s. d.). Cela peut aider à ce qu’il reste plus longtemps dans l’entreprise. Pour celle-ci, cette démarche représente donc une limitation des coûts liés au recrutement de nouveaux collaborateurs. Selon le National Business Research Institute (NBRI), le coût d’un recrutement raté est de 1,5 fois à 2 fois le salaire annuel du collaborateur (Les 5 étapes du processus de recrutement | Academic Work, s. d.). Il est donc important de limiter le turnover afin de diminuer ces coûts liés au turnover.  
2. Productivité accrue : Un bon processus d’accueil permet au collaborateur de se familiariser rapidement avec son environnement de travail, les outils, les procédures et les attentes de l'entreprise. Cela lui permet de devenir rapidement opérationnel et d'être productif plus rapidement, évitant ainsi les périodes d'apprentissage prolongées qui pourraient entraver sa performance. Avoir des collaborateurs compétents assurera une meilleure rentabilité pour l’entreprise.
3. Engagement et motivation : Prendre le temps de réaliser un bon accueil et une bonne formation va montrer au nouveau collaborateur qu’il est important pour l’équipe. À nouveau, cela va combler son besoin d’estime et lui donner de la motivation au travail. Selon Forest et Mageau (2008), cela va influencer son bien-être, son comportement et donc entraîner des conséquences économiques positives pour l’entreprise.
4. Intégration sociale : Un bon accueil permet au nouveau collaborateur de se sentir intégré socialement dans l'entreprise. Cela peut faciliter le développement de relations professionnelles positives avec les autres membres de l'équipe, favorisant ainsi la collaboration, la communication et la création d'un climat de travail positif.
5. Image de l'entreprise : L'accueil réservé aux nouveaux collaborateurs reflète l'image de l'entreprise en tant qu'employeur. Un accueil positif renforce la réputation de l'entreprise en tant qu'organisation attentionnée, respectueuse et soucieuse du bien-être de ses employés, ce qui peut aider à attirer et à retenir les meilleurs talents.
6. Cohésion d'équipe : Un bon accueil favorise la cohésion d'équipe en encourageant les interactions entre les membres de l'équipe et en créant un environnement propice à la collaboration. Cela peut contribuer à la construction de relations positives entre les nouveaux collaborateurs et les membres existants de l'équipe, ce qui peut renforcer la dynamique de groupe et la performance globale de l'équipe.

En résumé, un accueil bien fait de nouveau collaborateur est apporte plusieurs bénéfices tant pour l’entreprise que pour le collaborateur. Cela améliore l’intégration, l’engagement, la motivation et la productivité du collaborateur et renforce l’image de l’entreprise en faisant d’elle un employeur de choix. Il est donc important de mettre en place un processus structuré et bienveillant pour assurer l’intégration réussie des nouveaux collaborateurs et ainsi optimiser sa productivité et limiter les coûts pour l’entreprise.

Contexte

Dans le cadre du cours Apprentissage Digital et formation à Distance (ADID II), l'entreprise E-teach nous a mandaté pour créer et aménager une formation sur l'Onboarding. Ce terme fait référence à l'accueil des nouveaux employés dans une entreprise. En effet, l'entreprise accueille une quinzaine de nouveaux employés chaque mois, c'est pourquoi il est nécessaire d'encadrer les nouveaux arrivants en les formant au plus vite et le mieux possible pour qu'il soit autonome et à l'aise dans leur nouvel environnement de travail. Comme mentionné plus tôt, pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise, il faut assurer l'intégration des nouveaux employés de plusieurs manières différentes. L'Onboarding se déroule sur trois mois et se déroulera de manière hybride. De plus, afin de garantir l'autonomie des nouveaux employés, la partie plus théorique de la formation se fera en asynchrone.

La maîtrise des outils de travail, Softs skills et fonctionnement général de l'entreprise sont les divers aspects mis en avant au cours de la formation Onboarding.

La formation permet aux nouveaux employés de s'approprier le fonctionnement de tous les outils numériques utilisés par E-teach, qu'ils soient les outils plus utilisés ou les outils complémentaires. Les détails de l'aménagement de ces formations sont expliqués plus en détail dans la suite de ce document.

Ensuite, grâce à l'Onboarding, les nouveaux arrivants seront en mesure de développer ce que l'on appelle des Soft Skills. Selon, Dell'Acquila, les Softs Skills représentent les capacités qui ne sont pas directement en lien avec le travail à effectuer. On les considère comme des compétences humaines de savoir-vivre (Dell'Acquilla, 2017). Le but de cet aspect de la formation est de donner les clés pour, par exemple, organiser sa journée de travail, travailler en groupe de manière saine pour éviter les conflits ou, en tout cas, savoir comment le gérer sans blesser ou créer des animosités entre les collègues.

Enfin, l’entreprise E-teach fonctionne grâce à un système différent de la classique hiérarchie. En effet, E-teach se base sur la sociocratie, qui, comme défini par Endenburg, "... réfère à un mode de prise de décision et de gouvernance qui permet à une organisation de se comporter comme un organisme vivant, de s’auto-organiser." (Endenburg, G. 1981). Ainsi, les employés sont formés pour apprendre à agir et communiquer dans cette organisation qui sort des sentiers battus.

Public cible

La formation sur l'Onboarding s'adresse essentiellement aux nouveaux arrivants de l'entreprise E-teach. Puisque le domaine de l'entreprise est étroitement relié au numérique, on peut affirmer que les nouveaux arrivants sont à l'aise avec la technologie. De plus, il n'y a pas de pré-requis pour suivre notre formation.

Objectifs principaux

Les nouveaux collaborateurs devront développer plusieurs objectifs en vue d'atteindre les objectifs de l'entreprise. Ces objectifs sont :

1. Maîtrise des outils
   • choisir et employer les outils adaptés à la situation que l’employé utilise dans l’entreprise
   • gérer un projet (réel en groupe) avec les outils de l’entreprise
2. Intégration dans l’équipe
   • créer des liens avec les autres employés
   • analyser son intégration au sein de l’entreprise
   • s’adapter au fonctionnement de l’entreprise
3. Autonomie
   • résoudre un problème seul ou demander de l’aide à la bonne personne
   • planifier sa journée de travail

Environnement, modalité, durée de la formation

La formation sera proposée sur le LMS de l'entreprise. Chaque étape du parcours est jalonnée de modules e-learning, du texte et du contenu multimédia, ainsi que de validations nécessaires pour progresser vers l'étape suivante, avec des feedbacks fournis par le formateur désigné ou par les pairs.

Notre formation combine des modalités de formation présentielle et à distance, synchrones et asynchrones, et des tâches individuelles et collaboratives. Il sera surtout très important de se centrer sur le travail en équipe et la collaboration vu qu’un des objectifs de cette formation est de bien intégrer les nouveaux employés au sein de l’entreprise.

Les apprenants devront accomplir des activités et tâches dans leurs respectives heures de travail. Cependant, ce programme offre aussi une flexibilité horaire, permettant aux apprenants d'accéder aux contenus 24h/24 de manière facultative depuis n'importe quel lieu avec une connexion Internet s’ils ont besoin de réviser quelques informations et ressources afin d’approfondir leurs connaissances. Le cours est planifié sur une période de 3 mois (période d’essai). Le temps d'étude hebdomadaire recommandé est de 15-20 heures par semaine pour le premier mois (à recalculer en fonction du scénario), et de 8 à 10 heures par semaine à partir du 2e mois selon la charge de travail de chaque nouvel employé. Les sessions synchrones sont incluses, et requièrent de la régularité pour profiter pleinement des évaluations formatives ponctuelles intégrées dans la formation.

Accompagnement

La formation sera principalement supervisée par un responsable de formation (admin LMS) pour les questions et les mises à disposition des contenus e-learning. Elle sera également encadrée par un responsable des ressources humaines pour certaines tâches et évaluations spécifiques, qui seront détaillées dans le scénario pédagogique. En outre, des forums seront mis à disposition sur la plateforme pour permettre aux apprenants de poser des questions ou exprimer leurs doutes, et ces forums seront gérés par le formateur en charge.

En plus du formateur, d'autres agents d'accompagnement seront également présents dans cette formation. Un Buddy et un Mentor seront assignés à chaque apprenant.

Le rôle du Buddy sera principalement axé sur les activités informelles qui permettront aux nouveaux collaborateurs de s'intégrer rapidement au sein d l'entreprise. Le Buddy sera là pour les accueillir, les présenter aux membres de différents cercles, mais aussi pour les aider à mieux comprendre leur environnement de travail. Il sera également chargé de les guider dans les activités informelles, telles que les pauses café ou les événements de loisirs, afin de favoriser un échange convivial et détendu. Le Buddy pourra ainsi contribuer à renforcer les liens sociaux et à favoriser une bonne ambiance au sein de l'équipe.

En revanche, le Mentor aura un rôle plus formel et sera chargé de fournir des informations précises sur la manière de travailler au sein de l'entreprise. Il pourra donner des conseils sur le rythme de travail, les priorités à gérer, les méthodes de travail à utiliser et les bonnes pratiques à respecter. Le Mentor sera également là pour aider les nouveaux collaborateurs à comprendre les objectifs fixés par la formation et à les aider à les atteindre. Son rôle sera donc plus orienté sur l'accompagnement professionnel et la transmission de compétences techniques, tandis que celui du Buddy sera plus axé sur la création de liens sociaux et la facilitation de l'intégration dans l'entreprise. Dû à l'aspect formel du rôle de Mentor, le Mentor sera mis en avant lors de réunions et sera récompensé avec des nouvelles formations afin d'encourager la participation des anciens employés dans le programme de mentorat.

Suivi

Le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs se fera à l’aide du LMS de l’entreprise. Le suivi se fera à l’aide de cet outil. Le collaborateur rejoindra l’espace de la formation et aura accès à tous les modules ainsi qu’à toutes les tâches qu’il devra faire. Tous les liens et documents y seront centralisés. Pour chaque tâche attribuée, un délai et des ressources seront donnés. Celle-ci pourra inclure des procédures internes, l’apprentissage d’outils, d’aspects spécifique à son rôle et des moments informels. Elles seront décrites dans la partie 2 de cet article.

Une fois que le collaborateur a complété sa tâche, il lui suffira de cocher la tâche comme étant effectuée. Cela lui permettra de suivre facilement sa progression et de s’assurer que tout ce qui lui ai demandé sera accompli dans les délais impartis. Cela permettra au responsable de cette formation de s’assurer de l’avancée des nouveaux collaborateurs. Il lui suffira d’aller sur le tableau de bord du projet en lien avec cette formation et il pourra voir l’avancée de la personne dans sa formation.

Le LMS offre aussi la possibilité de communiquer et de collaborer, cela va faciliter les échanges entre le nouveau collaborateur, le responsable de la formation, son mentor et son buddy en cas de questions ou de problèmes éventuels. Il permet aussi de récolter des traces sur les formations effectuées, permettant d’évaluer la progression du formé.

En agissant ainsi pour la formation des nouveaux collaborateurs, l’entreprise peut s’assurer de la progression de ceux-ci et leur permettre la meilleure intégration au sein de celle-ci, ainsi que détecter rapidement des manques ou risques sur l’intégration et réagir efficacement. À nouveau, chaque partie prenante est gagnante lors d’une procédure d’accueil bien réalisée.

Evaluation général des nouveaux collaborateurs

Dans cette formation, il est prévu de développer à la fois les compétences humaines et techniques des nouveaux collaborateurs. Ce sont donc ces aspects que nous allons évaluer. L’objectif est de permettre aux formés d’atteindre leurs pleins potentiels dans les meilleures conditions ainsi que dans les délais les plus courts possibles. L’accent sera mis sur la qualité de l’intégration afin que les nouveaux collaborateurs puissent se développer professionnellement tout en travaillant dans un environnement de travail positif.

Les détails de chaque évaluation se trouvent dans la partie 3 de cette page. Les critères et les méthodes d’évaluation utilisées pour mesurer les progrès des collaborateurs y seront présentés et détaillés. Comme il a été présenté plus haut, il est primordial pour l’entreprise et le collaborateur que celui-ci puisse s’adapter rapidement à son nouveau rôle et monter en compétences rapidement. Cette formation vise à garantir son épanouissement professionnel dans une ambiance de travail agréable et collaborative.  

Évaluation de la formation

Un aspect essentiel de cette formation est de recueillir un feedback de la part de l'équipe en place et des nouveaux collaborateurs à la fin de leur cycle d'intégration. Vu l’importance de l’intégration des collaborateurs, nous attachons un grand intérêt à savoir si la formation répond aux besoins de chacun et s'il y a des aspects à améliorer. Pour cela, des questionnaires anonymes avec questions ouvertes seront envoyés aux mentors et aux nouveaux collaborateurs en fin de formation.

L’objectif est de recueillir les retours d’expérience positifs et négatifs de chaque partie prenante afin de prendre en considération leurs points de vue dans l’amélioration continue de la formation. Les questions porteront sur leur vécu et leurs suggestions d’amélioration dans le but de garantir que la formation réponde aux besoins spécifiques de chacun.

Les questions posées aux nouveaux collaborateurs seraient.

1. Qu'avez-vous trouvé le plus utile dans cette formation pour faciliter votre intégration dans l'équipe ?
2. Quels sont les aspects de la formation qui vous ont aidé à développer vos compétences humaines et techniques ?
3. Avez-vous trouvé que la formation vous a permis d'atteindre rapidement l'autonomie dans votre travail ?
4. Comment évaluez-vous l'ambiance de travail et l'esprit d'équipe après avoir suivi cette formation ?
5. Quels sont les points forts de cette formation qui vous ont aidé à vous sentir plus à l'aise et confiant dans votre rôle au sein de l'équipe ?
6. Avez-vous identifié des domaines d'amélioration dans la formation pour mieux répondre à vos besoins et attentes en tant que nouveau collaborateur ?
7. Quels sont les outils ou les ressources du LMS que vous avez trouvés les plus utiles pour accomplir vos tâches et vous intégrer à l'équipe ?
8. Comment la formation a-t-elle contribué à votre développement professionnel et personnel en tant que nouveau collaborateur dans notre entreprise ?
9. Avez-vous des suggestions pour améliorer la qualité et l'efficacité de la formation pour les futurs nouveaux collaborateurs ?

Les questions posées à l’aide de formulaire au Mentor seront :

1. La formation a-t-elle permis au nouveau collaborateur d'acquérir les compétences nécessaires pour son rôle ? (Oui/Non)
2. Le nouveau collaborateur est-il capable d'appliquer les connaissances et les compétences acquises lors de la formation dans son travail quotidien ? (Oui/Non)
3. La formation a-t-elle favorisé l'autonomie du nouveau collaborateur dans son travail ? (Oui/Non)
4. La formation a-t-elle permis au nouveau collaborateur de se familiariser avec les outils et les processus de travail de l'équipe ? (Oui/Non)
5. Le nouveau collaborateur s'est-il intégré rapidement dans l'équipe grâce à la formation ? (Oui/Non)
6. La formation a-t-elle contribué à améliorer la collaboration et la communication au sein de l'équipe ? (Oui/Non)
7. Le nouveau collaborateur a-t-il montré un engagement envers son développement professionnel pendant la formation ? (Oui/Non)
8. La formation a-t-elle répondu aux besoins de développement du nouveau collaborateur identifiés en amont ? (Oui/Non)
9. Dans l'ensemble, comment évalueriez-vous la qualité de la formation du nouveau collaborateur sur une échelle de 1 à 5, où 1 est "Mauvaise" et 5 est "Excellente" ?

Dispositif de formation

Axe des connaissances et des compétences

La formation On Boarding Pass vise l'acquisition de connaissances et de compétences transférables rapidement dans les travaux des nouveaux employés. Les objectifs d'apprentissages sont basés sur la taxonomie de Bloom (1956) révisée par Krathwohl (2002) et comprennent des apprentissages cognitifs, affectifs et psychomoteurs. Les types de connaissances (Krathwohl, 2002) sont factuels, conceptuels, procéduraux et métacognitifs.

Approche pédagogique

Théories et modèles du dispositif

La formation se centre sur une démarche socioconstructiviste, dans laquelle les apprenants seront invités à construire leur propre connaissance à travers les ressources mises à leur disposition dans les modules d'apprentissage en ligne, ainsi qu'à travers les activités en groupe, telle que les échanges, les discussions et les activités de team-building. Pour ce faire, la formation s'appuie sur les théories suivantes :

• L'apprentissage collaboratif (Dillenbourg, 2007)
• L'apprentissage coopératif (Aylwin, 1994 ; Kagan, 1994 ; Henri et Lundgren-Cayrol, 2018)
• Le travail en équipe (Perrenoud, 1997)

Une grande partie de cette formation sera réalisée via l'ordinateur, sur le poste de travail ou en format à distance, de manière individuelle et en groupe. Ainsi, la formation s'appuie également sur le modèle:

• Apprentissage par la technologie (Mayer, 2010)

Choix didactiques et méthodologiques du dispositif

• Synchrone / Asynchrone

Un apprentissage synchrone signifie que l'apprentissage est réalisé ensemble dans un laps de temps défini à l'avance et dans un lieu précis (salle de classe, bureau, zoom, etc.). À l'inverse, l'apprentissage en asynchrone n'est pas défini. En effet, l'apprenant choisi le moment optimal pour apprendre et cela se fait en ligne ou en tout cas, à distance.

Les avantages de l'apprentissage en synchrone sont le feedback immédiat qui est bénéfique lorsqu'enseigné aux novices (Clark et al., 2012), le contact humain et la possibilité de travailler en groupe de manière plus aisée.

Les avantages de l'apprentissage en asynchrone permettent aux étudiants d'avoir plus de temps pour la réflexion, la collaboration ainsi que tout type d'intéractions entre eux (Bonk et Zhang, 2006). "... le mode asynchrone assouplie les contraintes liées au temps puisque les protagonistes n'ont pas à se réunir au même moment, en revanche, il ne permet pas au formateur d'assister les apprenants en "juste à temps"." (Desprès, 2000).

Voici les raisons qui motive notre choix d'avoir créé une formation en synchrone par moment et en asynchrone à d'autres moments.

• Distance / Présence

Selon Tricot (2021), "l’enseignement à distance fait sauter la contrainte de lieu[...], mais elle doit être autogérée par l'élève" (p.40). Ainsi, les apprenants ne sont plus contraints à une salle de classe et cet espace traditionnel disparait pour laisser place à un tout nouveau concept : le télétravail. Le lieu de travail devient la chambre, le salon ou encore la cuisine. Les recherches soulignent cependant l'importance d'un lieu dédié au travail à la maison (Karsenti et Parent, 2020).

Cependant, apprendre demande du temps selon Tricot (2021). Avec l'apprentissage à distance, la responsabilité est déplacée : ce n'est pas au formateur de gérer le temps, mais à l'apprenant. Ce n'est pas une tâche facile, car Tricot (2021) indique une des plus grande difficultés des apprenants est de savoir gérer leur temps. Or, c'est le meilleur prédicteur de la validation de la formation.

• Hybridation

Les dispositifs de formations hybrides sont relativement récent et manque de définition. Ce type d'apprentissage renvoie souvent à des dispositifs centrés apprenants (Charlier et al., 2006).

Selon Valdès (1995), Les formations hybrides articulent "des parcours négociés, un rythme individualisé, des lieux multiples, des ressources décentralisées et accessibles à distance, des situations pédagogiques adaptées, des média diversifiés et adaptés, une pédagogie individualisée."

Nous avons décidé de réaliser un onboarding hybride afin d'assurer l'intégration humaine d'un côté et de permettre à l'employé de s'organiser sans contrainte de temps ou de lieu.

• Apport de l'informel

Dans un contexte professionnel, l'apprentissage est souvent vu comme formel. En faisant recours à des modules de formations, des scéances en plainière, présence d'un formateur, etc., les entreprise forment les employés à travailler dans l'entreprise. Cependant, La place de l'informel dans le contexte professionnel est aussi importante, car comme le mentionne Pain : « Est mise en évidence l’existence d’une fonction éducative latente dans les activités sans but éducatif, en d’autres termes un co-produit éducatif accompagnant l’activité principale » (Pain, 1990, p.77).

Lorsque l'on se rend compte que la formation informel permet l'apprentissage, des stratégies de formalisation tendent à être crée (Brougère, 2007). Dans le cadre de notre formation, nous avons décidé d'attribuer à chaque nouvel arrivant un "buddy" qui sera sa personne référente pour poser des questions lors de moment informel comme des pauses ou rendez-vous hors lieu de travail. Il pourra aussi l'aider à mieux comprendre les rouages de l'entreprise et l'aider à s' y intégrer.

• Gestion de conflits (CNV)

Selon Foucher, 20% du temps de travail est relié à la gestion de conflits (Foucher, 1981. p. 76). C'est pourquoi, il est important de former les employés à des méthodes de communication non-violentes pour maintenir une ambiance positive. Ces méthodes ont été imaginées grâce au travaux initiaux de Marshall B. Rosenberg qui propose quatres composantes de la CNV (Rosenberg. M.):

1. observation
2. sentiments
3. besoins
4. demande

Afin de mettre en place une formation sur ce thème, nous nous basons sur ces quatres compostantes pour mettre en place les formations nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise.

• L'évaluation 360°

Selon l’international journal of Academic Research in Business and Social Sciences, (Kanaslan & Iyem, 2016), l’évaluation 360°, est un processus de collecte de perceptions sur le comportement d’une personne ainsi que son impact. Cette démarche est connue sous plusieurs nom comme feedback 360 , feedback par les pairs et multi-sources feedback par exemple. Cette collecte de perceptions peut se faire chez le supérieur hiérarchique, les collaborateurs directs, les collègues, les membres de l’équipe, des clients internes et externes ou encore des fournisseurs. Selon plusieurs recherches, cette méthode est particulièrement efficace lorsque l’on l’utilise pour le développement plutôt que pour évaluer des performances (Ward, 2004; Lepsinger and Lucia, 1997; Gallagher, 2008; Dowling et al., 2008; Carter et al., 2005).

Selon Carter et ses collègues (2005), il est important de réaliser des feedback 360° afin de permettre le développement personnel, de mettre en évidence les besoins en formation, de consolider l’équipe et d’évaluer les performances. Lepsinger et Lucia (1997) parlent en plus de promotion du développement individuel et de l’amélioration de l’efficacité de l’équipe.

Selon qualtrics, une société américaine spécialisée dans la gestion d’expérience (Évaluation 360, s. d.), l’évaluation 360 degrés permet l’analyse complète et précise du profil professionnel du collaborateur afin de définir un plan de progression sur mesure. Selon eux, l'évaluation à 360 degrés peut être réalisée en interne par un cadre dirigeant ou le service des ressources humaines de l'entreprise, ou être externalisée à un prestataire spécialisé. Quelle que soit l'approche choisie, le processus d'évaluation se déroule en trois étapes : la préparation, l'évaluation proprement dite et la conclusion.

• Préparation, durant cette étape, l’entreprise doit :
  • réfléchir à ce qu’elle veut évaluer et créer le questionnaire de feedback ;
  • Sélectionner les collaborateurs à évaluer ainsi que les évaluateurs ;
  • Présenter le processus aux collaborateurs, en expliquant l’aspect confidentiel et l’importance d’être transparent et constructif pour que la démarche soit utile.

• Évaluation,  :
  • Auto-évaluation  : le collaborateur évalue ses propres compétences en se basant sur le questionnaire et l’échelle définie en amont ;
  • Évaluation des pairs : les collègues, clients et/ou supérieurs du collaborateur remplissent également le même questionnaire de manière anonyme et sans connaître les réponses de l'évalué.

• Conclusion  :
  • Analyse  : les réponses sont recueillies par le service RH ou le prestataire externe pour être interprétées. Les écarts entre la perception du collaborateur évalué et celle de son entourage sont analysés.
  • Restitution  : les résultats de l'analyse sont transmis au collaborateur évalué, accompagnés d'un plan de développement des compétences pour engager les changements nécessaires.

Dans la phase de restitution, une discussion est faite avec le collaborateur pour discuter des écarts entre son analyse et l’analyse des pairs. Puis un plan de développement, ainsi qu’un système de suivi sont mis en place.

Onboarding

L'onboarding est un processus qui a lieu dans les entreprises pour intégrer un nouvel employé au sein d'une équipe pré-existante. C'est un processus d'orientation d'une durée de trois à six mois qui a pour objectif de permettre aux nouveaux employés de passer du statut d'étranger à celui d'initié (outsider to insider). Il a pour but d’aider les nouveaux employés à acquérir les connaissances, les compétences et les comportements dont ils ont besoin pour réussir sur leur nouveau lieu de travail (Gregory et al., 2022).

Le modèle d'onboarding réussi de Bauer (2010) fournit un ensemble de lignes directrices pour l'intégration des personnes dans les organisations. Il y a six activités dans l’onboarding à effectuer, cinq concepts d'ajustements des nouveaux employés et trois concepts d’ajustement du lieu de travail, qui sont identifiés comme des leviers aidant les nouveaux arrivants au cours de l'onboarding.

Premièrement, dans les activités de l’onboarding, on trouve le recrutement de l’employé, son orientation, les outils de soutien, du coaching, de la formation et des outils de feedback.

Deuxièmement, dans les concepts d’ajustement au nouvel employé, on trouve l’efficience, la clarification du rôle, l’intégration sociale, la connaissance de la culture de l'entreprise et le changement de la mentalité.

Pour finir, dans les concepts d’ajustement de l’entreprise, on trouve la composition de l'équipe, la communication de l'équipe et la communauté de pratiques.

La collaboration

La collaboration joue un rôle important au sein de notre formation. Non seulement elle sera prise en compte lors de la formation des groupes, mais elle sera surtout enseignée aux nouveaux collaborateurs.

La collaboration correspond au fait que les membres du groupe travaillent pour un but commun. Ils effectuent une production individuelle et une production collective afin d'atteindre chacun par eux-mêmes le but fixé. C'est un processus démocratique où la mise en commun des idées prime (Henri et Lundgren-Cayrol, 2018). La collaboration est un succès lorsque chacun s'engage à construire une représentation commune des connaissances (Piquet, 2009).

La collaboration est une activité où les individus prennent des décisions ensemble et créent de la connaissance (Borge et White, 2016). C'est aussi la capacité d'un individu à s'engager en mettant leurs connaissances, compétences et efforts en commun afin d'obtenir un résultat (Fiore et al., 2017).

Elle se distingue de la coopération par le fait que chacun travaille sur la même tâche plutôt que de partager le travail en sous-tâches en les assemblant à la fin (Schneider et al., 2004). Le tableau suivant permet de comparer l'apprentissage coopératif et l'apprentissage collaboratif.

Tableau comparatif des démarches de travail coopératif et collaboratif (Henri et Lundgren-Cayrol, 2001 dans Devermelles, 2018)

Variables pédagogiques et organisationnelles	Apprentissage coopératif	Apprentissage collaboratif
But de la formation	Les objectifs sont formulés par le formateur. Ils correspondent à l'apprentissage d'un contenu, au développement de l'autonomie et à la préparation à la collaboration	L'apprenant définis ses propres objectifs afin de donner un sens à sa formation. Ils correspondent aux développement de stratégies d'apprentissage et à la collaboration.
Contenu	Le contenu est présenté par le formateur et est approprié par les apprenants en réalisant une tâche.	Le contenu est à explorer et à approprier par l'apprenant individuellement et en groupe.
Autonomie	Le formateur contrôle l'apprentissage pour remédier au manque d'autonomie.	Le formateur encourage l'autonomie de l'apprenant et de groupe. C'est l'apprenant qui contrôle son apprentissage.
Responsabilité du formateur	Il supervise l'apprentissage et aide l'apprenant à accéder à des ressources.	Il facilite l'apprentissage en fournissant de l'aide et en animant le groupe.
Responsabilité de l'apprenant	L'apprenant est responsable de sa tâche.	L'apprenant est responsable de son apprentissage et de son engagement dans le groupe.
Évaluation	L'évaluation est sommative. Le formateur évalue la production finale et les rôles de chacun. Il donne un retour sur le travail de groupe.	L'évaluation est formative. Le formateur évalue les connaissances. L'apprenant évalue ses stratégies métacognitives, son processus d'apprentissage et effectue avec son équipe une appréciation collective du fonctionnement du groupe.

Structure générale

Pre Boarding

phrase pour dire ce qu'est le Preboarding et à quoi ça sert

Afin de préparer la venue du nouvel employé, plusieurs activités sont nécessaires :

• Préparer le poste de travail en amont
• Organiser un accueil spécial genre petit repas à midi
• Assigner des Buddy’s aux nouveaux arrivants
• Organisation de rendez-vous informel pour rencontrer les collaborateurs un par un (ou petits groupes)
• Email avec informations importantes (heures de travail, lieu de rendez-vous, programme de la semaine) et vidéo de bienvenue
• Préparer des ressources pour le nouvel employé
• Email informer l’équipe du nouvel arrivant

Jour 1

Objectif du 1e jour : rencontrer son équipe / manager + avoir son poste de travail fonctionnel

• Accueil (petit déjeuner) => présence de l’équipe et des managers
• Présentation formelle du manager et des employés principaux
• Distribution d’un kit de bienvenu “nouvel employé”
• Visite des bureaux
• Activité brise glace entre les nouveaux (activité de présentation sans parler de son métier)
• Repas de midi informel
• Assignation du Buddy et d’un mentor (mentorat dans le cahier des charges réservé à 3h par mois + formation au mentorat)
• Mise en place des outils (ex: e-mail) => module en ligne (présence du mentor) / travail collaboratif avec les nouveaux employés
  • outils de communication
  • outils essentiels (Teamwork, Zoom et les outils utilisés quotidiennement par chaque cercle)

Durée	Objectif d’apprentissage	Description de l’activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
1h30	Adapter son poste de travail à ses besoin et employer des outils de communication	Le nouvel employé doit mettre en place son poste de travail avec les outils essentiels (email,...). Il doit réaliser une série d’activités pour comprendre les outils.	Présence / asynchrone	Mentor Le mentor se trouve dans le même espace que l’apprenant et doit être disponible en cas de questions. Il laisse l’apprenant en autonomie, mais l’aide lorsqu’il se retrouve bloqué

• Distribution de ressources optionnelles et obligatoires (congés, taxes…)

Semaine 1

Objectif de la semaine 1 : intégrer son équipe / utiliser les outils essentiels / comprendre la culture de l’entreprise

• Meeting scrum avec l’équipe + présentation boussole relationnelle
• Réunions avec le buddy et le mentor
• Agenda des rendez-vous avec ceux avec lesquels ils travaillent quotidiennement
• Fixation des objectifs, plan de développement (individuel - en cercle)

Durée	Objectif d’apprentissage	Description de l’activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
1h	Préparer son plan de développement personnel	Création d’un contrat de développement personnel en répondant aux questions suivantes : Quel est mon passé ? quels sont mes expériences et apprentissages qui m’ont formé) Quel type de personne je suis ? quelles sont mes forces ? Quels sont mes points faibles ? valeurs ? croyance ? Quelle personne j’ai envie de devenir ? Quelles forces je veux développer? qu’est ce que je veux abandonner? Quelles actions j’ai besoin de mettre en place pour devenir la personne que j’ai décrite en point 3 ? qu’est-ce que j’ai besoin d’apprendre et comment je compte le faire? quelles sont les évidences que je vais voir quand je suis arrivé? Quels sont les indicateurs qui me montreront que je suis arrivé ?	distance / asynchrone	Formateur ou Mentor ou RH numérique (capsule vidéo) Expliquer le but de la démarche
1h	Définir ses attentes de l'équipe	Définir ses besoins et attentes vis à vis de l’équipe	distance / asynchrone	Formateur ou Mentor ou RH numérique (capsule vidéo) Expliquer le but de la démarche
2h	Connaitre les attentes de l'équipe	L’équipe en place partage leurs attentes et leurs besoins vis-à-vis du nouvel arrivant. L’arrivant partage lui aussi ses besoins et ses attentes	présence / syncrone	Facilite la discussion et assure un cadre bienveillant
2h	Connaitre les plans de développement personnel de chacun	Chaque membre de l’équipe partage son contrat de développement personnel	présence / syncrone	Facilite la discussion et assure un cadre bienveillant
1h	préparer un contrat d'équipe	Sur la base des discussions des deux lignes ci-dessus, l’équipe prépare un “contrat d’équipe” pour assurer l’intégration du nouveau collaborateurs et le développement de chacun	présence / syncrone	Facilite la discussion et assure un cadre bienveillant

• Formation en ligne sur la sociocratie (asynchrone)

Durée	Objectif d’apprentissage	Description de l’activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
1h	Être capable de fonctionner dans l’entreprise avec cette méthode de travail	Formation sociocratie Formation à distance avec des capsules vidéo (maximum 8min) introduisant les “cercles” et les méthodes de prise de décisions qui nécessite l’unanimité. Introductions à diverses méthodes de communication telle que la CNV (communication non-violente) qui sera approfondie plus tard	Distance / asynchrone	Disponibilité du Mentor pour d’éventuelles questions sur les capsules vidéos
2h	Être capable d’expliquer et nommer les diverses méthodes de travail employé dans l’entreprise	Capsules vidéos courtes de maximum 8 min présentant les valeurs de l'entreprise et la manière dont les employés travaillent au quotidien pour que les nouveaux arrivants l’adopte. Questionnaires/exercices visant à vérifier la compréhension. (durant le mois 1 et 2)	Distance / Asynchrone	Disponibilité du Mentor pour d’éventuelles questions sur les capsules vidéos
3h	Organiser son temps	Formation sur la gestion du temps / planification du travail ? (durant le mois 1 et 2) Présentations de TeamWork. Utilisation de diverses fonctionnalités pour organiser son temps de travail seul et comprendre comment fonctionne les projets à plusieurs grâce à des capsules vidéos et des questionnaires/exercices de compréhension. Activité : Séance présentielle pour créer une projet de groupe fictif avec plusieurs tâches à réaliser par plusieurs personnes.	Distance / Asynchrone + Séance présentielle	Disponibilité du Mentor pour d’éventuelles questions sur les capsules vidéos Présence du formateur pour la séance en présentielle, réponse aux questions, étayage et évaluation

• Formation en ligne sur les outils prioritaires asynchrone

Durée	Objectif d’apprentissage	Description de l’activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
10h	Maîtriser les bases des outils utilisés quotidiennement dans l’entreprise	Formation Outils prioritaires (durant la première semaine) Des capsules vidéos exposeront comment fonctionnent les outils principaux et seront visionnables plusieurs fois. Questionnaires/exercices visant à vérifier la compréhension.	Distance/asynchrone	Disponibilité du Mentor pour d’éventuelles questions sur les capsules vidéos
10h	Maîtriser les bases des outils secondaires utilisés dans l’entreprise	Formation Outils secondaires (outils utilisés plus tard dans l’année, ou des collègues pour les remplacer) (durant le mois 1 et 2) Formations avec capsules vidéos sur les différentes fonctionnalités de chaque outil (maximum 8min). Questionnaires/exercices courts à la suite des vidéos visant à vérifier la compréhension.	Distance / Asynchrone	Mentor à disposition pour toutes questions et aide.

• Début du travail
• Culture d’entreprise (en présence - nouveaux employés)

Durée	Objectif d’apprentissage	Description de l’activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
3h	Créer un projet avec la méthode agile	Culture d’entreprise Le nouvel employé découvre la méthode agile avec les autres nouveaux employés. Ils visualisent une présentation des différents rôles et doivent identifier leur rôle au sein de l’équipe	Présence / synchrone	Formateur Le formateur présente la méthode, puis devient un guide lorsque les participants effectuent les activités

• Collaboration (en présence - nouveaux employés) => voir le guide d'animation

Durée	Objectif d’apprentissage	Description de l’activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
2x 3h	Choisir la meilleure manière de prendre des décisions et défendre sa position au sein d’un groupe	Collaboration Activité accident sur la lune Identification des modes de prise de décision Présentation de la sociocratie	Présence / Synchrone	Formateur Le formateur présente l’activité et fait le bilan de ce qui s’est passé. Il présente le modèle de la sociocratie.

• Auto-évaluation émotionnelle + évaluation émotionnelle de l'équipe

Durée	Objectif d’apprentissage	Description de l’activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
10'	Sonder l'état émotionnel de chacun et de l'équipe	Tous les vendredis, chaque personne de l’équipe répond au questionnaire afin de définir l’état émotionnel individuel et de l’équipe	Distance / Asynchrone
	Résoudre les conflits	Si besoin, le cercle se retrouve pour discuter des problématiques et réfléchir à des solutions	Présence / Synchrone	assure un cadre bienveillant lors des discussions

Mois 1

Objectif du 1e mois : intégrer son équipe / utiliser les outils essentiels / comprendre la culture de l’entreprise

• Bilan de chaque fin de semaine
  • chaque vendredi, le collaborateur doit faire un journal de bord ou une courte vidéo sur son avancée et son niveau de confiance pour la fin de sa période d'essai + s'il se croit autonome déjà.
• Suivis du mentoring  
• Agenda des rendez-vous avec d’autres employés
• Auto évaluation émotionnelle + évaluation émotionnelle de l’équipe
• Évaluation des outils les plus importants (Teamwork)
• Découverte des sprints / daily scrum
• Moments informels (repas, team building)
• Feedback formels du chef de cercle
• Capsules vidéos sur la culture de l’entreprise (communication non-violente, gestion du temps personnel et en équipe, etc.) (asynchrone)
  • sécurité numérique
  • sécurité au travail
  • santé au travail
  • harcèlement
• Formation en ligne sur les outils secondaires (asynchrone)

Mois 2

Objectif du 2e mois : intégrer son équipe / utiliser les autres outils

• Réajuster l’apprentissages des outils s’il y a eu un problème

Durée	Objectif d’apprentissage	Description de l’activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
1h par semaine	Décomposer les difficultés en tâches réalisables	Réajuster l’apprentissage Si des difficultés ont été identifiées suites aux évaluations, l’apprenant doit faire des activités pour l’aider.	Présence / synchrone	Mentor Le mentor identifie les difficultés rencontrées par l’apprenant et l’aide à comprendre les éléments qui ont posé problème.

• Suivis du mentoring
• Evaluation des autres outils
• Auto évaluation émotionnelle
• Feedback formels du chef de cercle
• Moments informels (repas, team building : escape game par ex.)
• Ateliers sur la culture de l’entreprise en présence (synchrone)
• Rendez-vous informel avec les membres des différents cercle

Mois 3

Objectif du 3e mois : intégrer son équipe / planifier les prochains mois

• Réajuster l’apprentissages des outils s’il y a eu un problème

Durée	Objectif d’apprentissage	Description de l’activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
1h par semaine	Décomposer les difficultés en tâches réalisables	Réajuster l’apprentissage Si des difficultés ont été identifiées suites aux évaluations, l’apprenant doit faire des activités pour l’aider.	Présence / synchrone	Mentor Le mentor identifie les difficultés rencontrées par l’apprenant et l’aide à comprendre les éléments qui ont posé problème.

• Suivis du mentoring
• Evaluation des autres outils
• Auto évaluation émotionnelle
• Evaluation 360

Durée	Objectif d’apprentissage	Description de l’activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
30'	Evaluer son impact en tant que professionnel	L'employé analyse ses compétences humaines et techniques en fonction du questionnaire préparé en amont	Distance/ asynchrone	Le formateur distribue le lien vers le questionanire
30'	Evaluer l'impact du collaborateur	Les employés, chef et clients analyse les compétences humaines et techniques du collaborateur en fonction du questionnaire préparé en amont	Distance / asynchrone	le formateur distribue le lien vers le questionnaire
1h30	Préparer un plan de développement de compétences	Discussion entre l'employé et le chef du cercle pour échanger sur les potentiels différences de perception ainsi que les points forts et à améliorer de l'employé. A la suite de cette discussion un plan de développement et de suivi sera mis en place pour garantir la réalisation de celui-ci	Présence / synchrone	analyse le résultat des questionnaire, prépare et anime la discussion

• Mise en place d’objectifs pour les 3 prochains mois
• Evaluation de l’intégration dans l’équipe  
• Moments informels (repas, team building)
• Feedback formels du chef de cercle

Guide de formation

Voici le lien de notre guide d'animation se trouvant sur le serveur Tecfaetu :

https://tecfaetu.unige.ch/projets/concordia/generel8/guide-animation-collaboration_on-boarding-pass.pdf

Conclusion

La fiche Edutechwiki se terminera par un paragraphe qui viendra argumenter en quoi le dispositif répond aux différents critères.

- en quoi notre formation répond à la demande

Références

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