On Boarding Pass

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Cette page présente un projet de scénarisation d'une formation hybride pour l'Onboarding réalisée dans le cadre du cours Apprentissage DIgital et formation à Distance 2. (Semestre: Printemps 2023)

· Responsables du cours: Gaëlle Molinari, Djamileh Aminian et Yannick Stéphane Nleme Ze

· Auteurs du projet: Emma, Marco, Diego et Sebastien

L'ensemble des projets sont présentés sur la page ADID'2.

Description de la formation

Enjeux

Cet article présente la scénarisation d’accueil d’un nouveau collaborateur dans une entreprise. Elle couvre les aspects formels et informels de son arrivée. Un bon accueil est essentiel pour garantir une intégration réussie dans l’entreprise et pour favoriser l’engagement et la productivité du collaborateur. Les enjeux de cette démarche et donc de la formation proposée sont multiples pour les différentes parties prenantes. Les principaux facteurs touchés sont :

1. Réduction du turnover : Un accueil bien réalisé va permettre au collaborateur de se sentir accueilli et soutenu dans son arrivée dans l’entreprise. Cela va aider à remplir son besoin d’appartenance qui représente le troisième niveau de la pyramide de Maslow (Landecy, s. d.). Cela peut aider à ce qu’il reste plus longtemps dans l’entreprise. Pour celle-ci, cette démarche représente donc une limitation des coûts liés au recrutement de nouveaux collaborateurs. Selon le National Business Research Institute (NBRI), le coût d’un recrutement raté est de 1,5 fois à 2 fois le salaire annuel du collaborateur (Les 5 étapes du processus de recrutement | Academic Work, s. d.). Il est donc important de limiter le turnover afin de diminuer ces coûts liés au turnover.  
2. Productivité accrue : Un bon processus d’accueil permet au collaborateur de se familiariser rapidement avec son environnement de travail, les outils, les procédures et les attentes de l'entreprise. Cela lui permet de devenir rapidement opérationnel et d'être productif plus rapidement, évitant ainsi les périodes d'apprentissage prolongées qui pourraient entraver sa performance. Avoir des collaborateurs compétents assurera une meilleure rentabilité pour l’entreprise.
3. Engagement et motivation : Prendre le temps de réaliser un bon accueil et une bonne formation va montrer au nouveau collaborateur qu’il est important pour l’équipe. A nouveau cela va combler son besoin d’estime et lui donner de la motivation au travail. Selon Forest et Mageau (2008), cela va influencer son bien-être, son comportement et donc entraîner des conséquences économiques positives pour l’entreprise.
4. Intégration sociale : Un bon accueil permet au nouveau collaborateur de se sentir intégré socialement dans l'entreprise. Cela peut faciliter le développement de relations professionnelles positives avec les autres membres de l'équipe, favorisant ainsi la collaboration, la communication et la création d'un climat de travail positif.
5. Image de l'entreprise : L'accueil réservé aux nouveaux collaborateurs reflète l'image de l'entreprise en tant qu'employeur. Un accueil positif renforce la réputation de l'entreprise en tant qu'organisation attentionnée, respectueuse et soucieuse du bien-être de ses employés, ce qui peut aider à attirer et à retenir les meilleurs talents.
6. Cohésion d'équipe : Un bon accueil favorise la cohésion d'équipe en encourageant les interactions entre les membres de l'équipe et en créant un environnement propice à la collaboration. Cela peut contribuer à la construction de relations positives entre les nouveaux collaborateurs et les membres existants de l'équipe, ce qui peut renforcer la dynamique de groupe et la performance globale de l'équipe.

En résumé, un accueil bien fait de nouveau collaborateur est apporte plusieurs bénéfices tant pour l’entreprise que pour le collaborateur. Cela améliore l’intégration, l’engagement, la motivation et la productivité du collaborateur et renforce l’image de l’entreprise en faisant d’elle un employeur de choix. Il est donc important de mettre en place un processus structuré et bienveillant pour assurer l’intégration réussies des nouveaux collaborateurs et ainsi optimiser sa productivité et limité les coûts pour l’entreprise.

Contexte

Dans le cadre du cours Apprentissage Digital et formation à Distance (ADID II), l'entreprise E-teach nous a mendaté pour créer et aménager une formation sur l'Onboarding. Ce terme fais référence à l'accueil des nouveaux employés dans une entreprise. En effet, l'entreprise accueil une quinzaine de nouveaux employés chaque mois, c'est pourquoi il est nécessaire d'encadrer les nouveaux arrivant en les formant au plus vite et le mieux possible pour qu'il soit autonome et à l'aise dans leur nouvel environnement de travail. Comme mentionner plus tôt, pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise, il faut assurer l'intégration des nouveaux employés de plusieurs manière différente. L'Onboarding se déroule sur trois mois et se déroulera de manière hybride. De plus, afin de garentire l'autonomie des nouveaux employés, une grande partie de la formations se fera en asynchrone.

La maîtrise des outils de travail, soft skills et foncionnement général de l'entreprise sont les divers aspects mis en avant au cours de la formation Onboarding.

La formation permet aux nouveaux employés de s'approprier le fonctionnement de tous les outils numérique utilisés par E-teach. qu'ils soient primoridaux ou secondaire. les détails de l'aménagement de ces formations sont expliqués plus en détails dans la suite de ce document.

Ensuite, grâce à l'Onboarding, les nouveaux arrivant seront en mesure de développer ce que l'on appelle des Soft Skills. Selon , Dell'Acquila, Les Soft Skills représentent les capacités qui ne sont pas directement en lien avec le travail à effectuer. On les considères comme des compétences humaines de savoir vivre (Dell'Acquilla, 2017). Le but de cet aspect de la formation est de donner les clés pour, par exemple, organiser sa journée de travail, travailler en groupe de manière saine pour éviter les conflits ou, en tout cas, savoir comment le gérer sans blesser ou créer des animosités entre les collègues.

Enfin, L'entreprise E-teach fonctionne grâce à un sytème différent de la classique hiérarchie. En effet, E-teach se base sur la sociocratie, qui, comme défini par Endenburg, "... réfère à un mode de prise de décision et de gouvernance qui permet à une organisation de se comporter comme un organisme vivant, de s’autoorganiser." (Endenburg, G. 1981). Ainsi, les emloyés sont formés pour apprendre à agir et communiquer dans cette organisation qui sort des sentiers battus.

Public cible

La formation sur l'Onboarding s'adresse essentiellement aux nouveaux arrivants de l'entreprise E-teach. Puisque le domaine de l'entreprise est étroitement relié au numérique, on peut affirmer que les nouveaux arrivants sont à l'aise avec la technologie. De plus, il n'y a pas de pré-requis pour suivre notre formation.

Objectifs principaux

Nous avons réfléchi à plusieurs objectifs que les nouveaux collaborateurs devront développer. Ces objectifs sont :

1. Maîtrise des outils
   • choisir et employer les outils adaptés à la situation que l’employé utilise dans l’entreprise
   • créer un projet (réel en groupe) avec les outils de l’entreprise
2. Intégration dans l’équipe
   • créer des liens avec les autres employés
   • critiquer son intégration au sein de l’entreprise
   • s’adapter au fonctionnement de l’entreprise
3. Autonomie
   • résoudre un problème seul ou demander de l’aide à la bonne personne
   • planifier sa journée de travail

Environnement, modalité, durée de la formation

La formation sera proposée sur une plateforme LMS/dans Teamwork. Chaque étape du parcours est jalonnée de modules e-learning, du texte et du contenu multimédia, ainsi que de validations nécessaires pour progresser vers l'étape suivante, avec des feedbacks fournis par le formateur désigné ou par les pairs.

Notre formation combine des modalités de formation présentielle et à distance, synchrones et asynchrones, et des tâches individuelles et collaboratives. Il sera surtout très important de se centrer sur le travail en équipe et la collaboration vu qu’un des objectifs de cette formation est de bien intégrer les nouveaux employés au sein de l’entreprise.

Les apprenants devront accomplir des activités et tâches dans leurs respectives heures de travail. Cependant, ce programme offre aussi une flexibilité horaire, permettant aux apprenants d'accéder aux contenus 24h/24 de manière facultative depuis n'importe quel lieu avec une connexion Internet s’ils ont besoin de réviser quelques informations et ressources afin d’approfondir leurs connaissances. Le cours est planifié sur une période de 3 mois (période d’essai). Le temps d'étude hebdomadaire recommandé est de 15-20 heures par semaine pour le premier mois (à recalculer en fonction du scénario), et de 8 à 10 heures par semaine à partir du 2 mois selon la charge de travail de chaque nouvel employé. Les sessions synchrones sont incluses, et requiert de la régularité pour profiter pleinement des évaluations formatives ponctuelles intégrées dans la formation.

Accompagnement

La formation sera principalement supervisée par un formateur dédié, mais elle sera également encadrée par un responsable des ressources humaines pour certaines tâches et évaluations spécifiques, qui seront détaillées dans le scénario pédagogique. En outre, des forums seront mis à disposition sur la plateforme pour permettre aux apprenants de poser des questions ou exprimer leurs doutes, et ces forums seront gérés par le formateur en charge.

En plus du formateur, d'autres agents d'accompagnement seront également présents dans cette formation. Un Buddy et un Mentor seront assignés à chaque apprenant. Le rôle du Buddy sera davantage axé sur les activités informelles, telles que les pauses café ou les sorties après le travail, favorisant ainsi un échange convivial et détendu. En revanche, le Mentor sera chargé de fournir des informations plus formelles, notamment sur le rythme de travail, la manière d'atteindre les objectifs fixés par la formation.

Suivi

Le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs se feront à l’aide de Teamwork, le logiciel de gestion de projet employé par l’entreprise (Teamwork - The Most Powerful Project Management Software on the Market, s. d.). Le suivi se fera à l’aide de cet outil. Pour commencer, une série de tâches en lien avec la formation du collaborateur lui sera attribuée. Pour chacune de ses tâches, il recevra un délai et une description détaillée ainsi que les outils et accès nécessaire. Elles pourront inclure des procédures internes, l’apprentissage d’outils, d’aspects spécifique à son rôle et des moments informelles. Celles-ci seront décrites dans la partie 2 de cet article.

Une fois que le collaborateur a complété sa tâche, il lui suffira de cocher la tâche comme étant effectuée. Cela lui permettra de suivre facilement sa progression et de s’assurer que tout ce qui lui ai demandé sera accomplis dans les délais impartis. Cela permettra au responsable de cette formation de s’assurer de l’avancée des nouveaux collaborateurs. Il lui suffira d’aller sur le tableau de bord du projet en lien avec cette formation et il pourra voir l’avancée de la personne dans sa formation.

Teamwork offre aussi la possibilité de communiquer et de collaborer, cela va faciliter les échanges entre le nouveau collaborateur, le responsable de la formation, son mentor et son buddy en cas de questions ou de problèmes éventuels.

En agissant ainsi pour la formation des nouveaux collaborateurs, l’entreprise peut s’assurer de la progression de ceux-ci et leur permettre la meilleure intégration au sein de celle-ci. A nouveau, chaque partie prenante est gagnante lors d’une procédure d’accueil bien réalisée.

Evaluation général des nouveaux collaborateurs

Dans cette formation, il est prévu de développer à la fois les compétences humaines et techniques des nouveaux collaborateurs. Ce sont donc ces aspects que nous allons évaluer. L’objectif est de permettre aux formés d’atteindre leur pleins potentiels dans les meilleures conditions ainsi que dans les délais les plus courts possibles. L’accent sera mis sur la qualité de l’intégration afin que les nouveaux collaborateurs puissent se développer professionnellement tout en travaillant dans un environnement de travail positif.

Les détails de chaque évaluation se trouvent dans la partie 3 de cette page. Les critères et les méthodes d’évaluation utilisées pour mesurer les progrès des collaborateurs y seront présentés et détaillés. Comme il a été présenté plus haut, il est primordial pour l’entreprise et le collaborateur que celui-ci puisse s’adapter rapidement à son nouveau rôle et monter en compétences rapidement. Cette formation vise à garantir son épanouissement professionnel dans une ambiance de travail agréable et collaborative.  

Évaluation de la formation

Un aspect essentiel de cette formation est de recueillir un feedback de la part de l'équipe en place et des nouveaux collaborateurs à la fin de leur cycle d'intégration. Vu l’importance de l’intégration des collaborateurs, nous attachons un grand intérêt é savoir si la formation répond aux besoins de chacun et s'il y a des aspects à améliorer. Pour cela, des questionnaires seront envoyés à l’équipe en place et des entretiens individuels seront réalisés avec les nouveaux collaborateurs en fin de formation.

L’objectif est de recueillir les retours d’expérience positifs et négatifs de chaque partie prenantes afin de prendre en considération leurs points de vue dans l’amélioration continue de la formation. Les questions porteront sur leur vécu et leurs suggestions d’amélioration dans le but de garantir que la formation réponde aux besoins spécifiques de chacun.

Les questions posées lors des entretiens aux nouveaux collaborateurs seraient.

1. Qu'avez-vous trouvé le plus utile dans cette formation pour faciliter votre intégration dans l'équipe ?
2. Quels sont les aspects de la formation qui vous ont aidé à développer vos compétences humaines et techniques ?
3. Avez-vous trouvé que la formation vous a permis d'atteindre rapidement l'autonomie dans votre travail ?
4. Comment évaluez-vous l'ambiance de travail et l'esprit d'équipe après avoir suivi cette formation ?
5. Quels sont les points forts de cette formation qui vous ont aidé à vous sentir plus à l'aise et confiant dans votre rôle au sein de l'équipe ?
6. Avez-vous identifié des domaines d'amélioration dans la formation pour mieux répondre à vos besoins et attentes en tant que nouveau collaborateur ?
7. Quels sont les outils ou les ressources de la plateforme de gestion de projet Teamwork que vous avez trouvés les plus utiles pour accomplir vos tâches et vous intégrer à l'équipe ?
8. Comment la formation a-t-elle contribué à votre développement professionnel et personnel en tant que nouveau collaborateur dans notre entreprise ?
9. Avez-vous des suggestions pour améliorer la qualité et l'efficacité de la formation pour les futurs nouveaux collaborateurs ?

Les questions posées à l’aide de formulaire à l’équipe seront :

1. La formation a-t-elle permis au nouveau collaborateur d'acquérir les compétences nécessaires pour son rôle ? (Oui/Non)
2. Le nouveau collaborateur est-il capable d'appliquer les connaissances et les compétences acquises lors de la formation dans son travail quotidien ? (Oui/Non)
3. La formation a-t-elle favorisé l'autonomie du nouveau collaborateur dans son travail ? (Oui/Non)
4. La formation a-t-elle permis au nouveau collaborateur de se familiariser avec les outils et les processus de travail de l'équipe ? (Oui/Non)
5. Le nouveau collaborateur s'est-il intégré rapidement dans l'équipe grâce à la formation ? (Oui/Non)
6. La formation a-t-elle contribué à améliorer la collaboration et la communication au sein de l'équipe ? (Oui/Non)
7. Le nouveau collaborateur a-t-il montré un engagement envers son développement professionnel pendant la formation ? (Oui/Non)
8. La formation a-t-elle répondu aux besoins de développement du nouveau collaborateur identifiés en amont ? (Oui/Non)
9. Dans l'ensemble, comment évalueriez-vous la qualité de la formation du nouveau collaborateur sur une échelle de 1 à 5, où 1 est "Mauvaise" et 5 est "Excellente" ?

Dispositif de formation

Axe des connaissances et des compétences

La formation On Boarding Pass vise l'acquisition de connaissances et de compétences transférables rapidement dans les travail des nouveaux employés. Les objectifs d'apprentissages sont basés sur la taxonomie de Bloom (1956) révisée par Krathwohl (2002) et comprend des apprentissages cognitifs, affectifs et psychomoteurs. Les types de connaissances (Krathwohl, 2002) sont factuelles, conceptuelles, procédurales et métacognitives.

Approche pédagogique

Théories et modèles du dispositif

La formation se centre sur une démarche socioconstructiviste, dans laquelle les apprenants seront invités à construire leur propre connaissance à travers les ressources mises à leur disposition dans les modules d'apprentissage en ligne, ainsi qu'à travers les activités en groupe, telles que les échanges, les discussions et les activités de team-building. Pour ce faire, la formation s'appuie sur les théories suivantes :

• L'apprentissage collaboratif (Dillenbourg, 2007)
• L'apprentissage coopératif (Aylwin, 1994 ; Kagan, 1994 ; Henri et Lundgren-Cayrol, 2018)
• Le travail en équipe (Perrenoud, 1997)

Une grande partie de cette formation sera réalisée via l'ordinateur, sur le poste de travail ou en format à distance, de manière individuelle et en groupe. Ainsi, la formation s'appuie également sur le modèle:

• Apprentissage par la technologie (Mayer, 2010)

Choix didactiques et méthodologiques du dispositif

• Synchrone / Asynchrone
• Distance / Présence
• Apport de l'informel
• Collaboration
• Gestion de conflits
• Evaluation 360

Onboarding

L'onboarding est un processus qui a lieu dans les entreprises pour intégrer un nouvel employé au sein d'une équipe pré-existante. C'est un processus d'orientation d'une durée de trois à six mois qui a pour objectif de permettre aux nouveaux employés de passer du statut d'étranger à celui d'initié (outsider to insider). Il a pour but d’aider les nouveaux employés à acquérir les connaissances, les compétences et les comportements dont ils ont besoin pour réussir sur leur nouveau lieu de travail (Gregory et al., 2022).

Le modèle d'onboarding réussi de Bauer (2010) fournit un ensemble de lignes directrices pour l'intégration des personnes dans les organisations. Il y a six activités dans l’onboarding à effectuer, cinq concepts d'ajustements des nouveaux employés et trois concepts d’ajustement du lieu de travail, qui sont identifiés comme des leviers aidant les nouveaux arrivants au cours de l'onboarding.

Premièrement, dans les activités de l’onboarding, on trouve le recrutement de l’employé, son orientation, les outils de soutien, du coaching, de la formation et des outils de feedback.

Deuxièmement, dans les concepts d’ajustement au nouvel employé, on trouve l’efficience, la clarification du rôle, l’intégration sociale, la connaissance de la culture de l'entreprise et le changement de la mentalité.

Pour finir, dans les concepts d’ajustement de l’entreprise, on trouve la composition de l'équipe, la communication de l'équipe et la communauté de pratiques.

La collaboration

La collaboration joue un rôle important au sein de notre formation. Non seulement, elle sera prise en compte lors de la formation des groupes, mais elle sera surtout enseignée aux nouveaux collaborateurs.

La collaboration correspond au fait que les membres du groupe travaillent pour un but commun. Ils effectuent une production individuelle et une production collective afin d'atteindre chacun par eux-même le but fixé. C'est un processus démocratique où la mise en commun des idées priment (Henri et Lundgren-Cayrol, 2018). La collaboration est un succès lorsque chacun s'engage à construire une représentation commune des connaissances (Piquet, 2009).

La collaboration est une activité où les individus prennent des décisions ensemble et créent de la connaissance (Borge et White, 2016). C'est aussi la capacité d'un individu à s'engager en mettant leurs connaissances, compétences et efforts en commun afin d'obtenir un résultat (Fiore et al., 2017).

Elle se distingue de la coopération par le fait que chacun travaille sur la même tâche plutôt que de partager le travail en sous-tâches en les assemblant à la fin (Schneider et al., 2004). Le tableau suivant permet de comparer l'apprentissage coopératif et l'apprentissage collaboratif.

Tableau comparatif des démarches de travail coopératif et collaboratif (Henri et Lundgren-Cayrol, 2001 dans Devermelles, 2018)

Variables pédagogiques et organisationnelles	Apprentissage coopératif	Apprentissage collaboratif
But de la formation	Les objectifs sont formulés par le formateur. Ils correspondent à l'apprentissage d'un contenu, au développement de l'autonomie et à la préparation à la collaboration	L'apprenant définis ses propres objectifs afin de donner un sens à sa formation. Ils correspondent aux développement de stratégies d'apprentissage et à la collaboration.
Contenu	Le contenu est présenté par le formateur et est approprié par les apprenants en réalisant une tâche.	Le contenu est à explorer et à approprier par l'apprenant individuellement et en groupe.
Autonomie	Le formateur contrôle l'apprentissage pour remédier au manque d'autonomie.	Le formateur encourage l'autonomie de l'apprenant et de groupe. C'est l'apprenant qui contrôle son apprentissage.
Responsabilité du formateur	Il supervise l'apprentissage et aide l'apprenant à accéder à des ressources.	Il facilite l'apprentissage en fournissant de l'aide et en animant le groupe.
Responsabilité de l'apprenant	L'apprenant est responsable de sa tâche.	L'apprenant est responsable de son apprentissage et de son engagement dans le groupe.
Évaluation	L'évaluation est sommative. Le formateur évalue la production finale et les rôles de chacun. Il donne un retour sur le travail de groupe.	L'évaluation est formative. Le formateur évalue les connaissances. L'apprenant évalue ses stratégies métacognitives, son processus d'apprentissage et effectue avec son équipe une appréciation collective du fonctionnement du groupe.

Références

Forest, A.L. & Mageau, G.A. (2008). Promoting autonomous motivation for physical activity among older adults: The role of the need for relatedness and perceived social support. Psychology of Sport and Exercise, 9(5), 597-608.

Gregory, P., Strode, D. E., Sharp, H., et Barroca, L. (2022). An onboarding model for integrating newcomers into agile project teams. Information and Software Technology, 143. https://doi.org/10.1016/j.infsof.2021.106792

Landecy, C. (s. d.). Pyramide de Maslow : Explication et utilisation de la pyramide des besoins. Consulté 17 avril 2023, à l’adresse https://blog.hubspot.fr/marketing/pyramide-de-maslow

Les 5 étapes du processus de recrutement | Academic Work. (s. d.). Consulté 17 avril 2023, à l’adresse https://www.academicwork.ch/blog/career/outils-de-recrutement-formation-rh

Teamwork—The Most Powerful Project Management Software on the Market. (s. d.). Consulté 17 avril 2023, à l’adresse https://www.teamwork.com/try-now/project-management-software-trial/

Devermelles, V. (2018). Fiche 8. Apprentissage collaboratif et coopératif. Dans : , V. Devermelles, Comment utiliser la vidéo pour améliorer sa pratique professionnelle  (pp. 166-167). Louvain-la-Neuve: De Boeck Supérieur.

Henri, F., & Lundgren-Cayrol, K. (2001). Apprentissage collaboratif à distance : Pour comprendre et concevoir les environnements d’apprentissage virtuels. Presse de l’université du Québec.

Piquet, A. (2009). Guide pratique du travail collaboratif: Théories, méthodes, et outils au service de la collaboration. Brest, France: Telecom Bretagne.