On Boarding Pass

Ceci est un projet d'étudiant.e.s MALTT réalisé dans le cadre du cours ADID'2 - Apprentissage DIgital et formation à Distance, et destiné à être évalué par l'équipe pédagogique du cours. Le résultat de l'évaluation reste confidentiel, aussi nous laissons les lecteurs et lectrices être juges de la qualité du présent projet.

Cette page présente un projet de scénarisation d'une formation hybride pour l'Onboarding réalisée dans le cadre du cours Apprentissage DIgital et formation à Distance 2. (Semestre: Printemps 2023)

· Responsables du cours: Gaëlle Molinari, Djamileh Aminian et Yannick Stéphane Nleme Ze

· Auteurs du projet: Emma, Marco, Diego et Sebastien

L'ensemble des projets sont présentés sur la page ADID'2.

Description de la formation

Enjeux

Cet article présente la scénarisation d’accueil d’un nouveau collaborateur dans une entreprise. Elle couvre les aspects formels et informels de son arrivée. Un bon accueil est essentiel pour garantir une intégration réussie dans l’entreprise et pour favoriser l’engagement et la productivité du collaborateur. Les enjeux de cette démarche et de la formation proposée sont multiples pour les différentes parties prenantes. Les principaux facteurs touchés sont :

1. Réduction du renouvellement du personnel en entreprise (Turn-over) : Un accueil bien réalisé va permettre au collaborateur de se sentir accueilli et soutenu dans son arrivée dans l’entreprise. Cela va aider à remplir son besoin d’appartenance qui représente l’un des besoins décrits par Maslow (Landecy, 2023). Cela peut aider à ce qu’il reste plus longtemps dans l’entreprise. Pour celle-ci, cette démarche représente donc une limitation des coûts liés au recrutement de nouveaux collaborateurs. Selon le National Business Research Institute (NBRI), le coût d’un recrutement raté est de 1,5 fois à 2 fois le salaire annuel du collaborateur (Les 5 étapes du processus de recrutement | Academic Work, 2019). Il est donc important de limiter le turnover afin de diminuer les coûts.  
2. Productivité accrue : Un bon processus d’accueil permet au collaborateur de se familiariser rapidement avec son environnement de travail, les outils, les procédures et les attentes de l'entreprise. Cela lui permet de devenir rapidement opérationnel et d'être productif plus rapidement, évitant ainsi les périodes de formations initiales prolongées qui pourraient entraver sa performance. Avoir des collaborateurs compétents assurera une meilleure rentabilité pour l’entreprise.
3. Engagement et motivation : Prendre le temps de réaliser un bon accueil et une bonne formation va montrer au nouveau collaborateur qu’il est important pour l’équipe. À nouveau, cela va combler son besoin d’estime et lui donner de la motivation au travail. Selon Forest et Mageau (2008), cela va influencer son bien-être, son comportement et donc entraîner des conséquences économiques positives pour l’entreprise.
4. Intégration sociale : Un bon accueil permet au nouveau collaborateur de se sentir intégré socialement dans l'entreprise. Cela peut faciliter le développement de relations professionnelles positives avec les autres membres de l'équipe, favorisant ainsi la collaboration, la communication et la création d'un climat de travail positif (Vincitorio, 2022).
5. Image de l'entreprise : L'accueil réservé aux nouveaux collaborateurs reflète l'image de l'entreprise en tant qu'employeur. Un accueil positif renforce la réputation de l'entreprise en tant qu'organisation attentionnée, respectueuse et soucieuse du bien-être de ses employés, ce qui peut aider à attirer et à retenir les meilleurs talents.

En résumé, un accueil bien fait apporte plusieurs bénéfices tant pour l’entreprise que pour le collaborateur. Cela améliore l’intégration, l’engagement, la motivation et la productivité du collaborateur et renforce l’image de l’entreprise en faisant d’elle un employeur de choix. Il est donc important de mettre en place un processus structuré et bienveillant pour assurer l’intégration réussie des nouveaux collaborateurs et ainsi optimiser sa productivité et limiter les coûts pour l’entreprise.

Contexte

Dans le cadre du cours Apprentissage Digital et formation à Distance (ADID II), l'entreprise E-teach nous a mandaté pour créer et aménager une formation sur l'Onboarding. Ce terme fait référence à l'accueil des nouveaux employés dans une entreprise. En effet, l'entreprise accueille une quinzaine de nouveaux employés chaque mois, c'est pourquoi il est nécessaire d'encadrer les nouveaux arrivants en les formant au plus vite et le mieux possible pour qu'ils soient autonomes et à l'aise dans leur nouvel environnement de travail. Comme mentionné plus tôt, pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise, il faut assurer l'intégration des nouveaux employés de plusieurs manières différentes. L'Onboarding se déroule sur trois mois et se déroulera de manière hybride. De plus, afin de garantir l'autonomie des nouveaux employés, la partie plus théorique de la formation se fera en asynchrone.

La maîtrise des outils de travail, Softs skills et fonctionnement général de l'entreprise sont les divers aspects mis en avant au cours de la formation Onboarding.

Tout d'abord, la formation permet aux nouveaux employés de s'approprier le fonctionnement de tous les outils numériques utilisés par E-teach, qu'ils soient les outils les plus utilisés ou les outils complémentaires. Les détails de l'aménagement de ces formations sont expliqués plus en détail dans la suite de ce document.

Grâce à l'Onboarding, les nouveaux arrivants seront en mesure de développer des Soft Skills. Selon, Dell'Acquila, les Softs Skills représentent les capacités qui ne sont pas directement en lien avec le travail à effectuer. On les considère comme des compétences humaines de savoir-vivre (Dell'Acquilla, 2017). Le but de cet aspect de la formation est de donner les clés pour, par exemple, organiser sa journée de travail, travailler en groupe de manière saine pour éviter les conflits ou, en tout cas, savoir comment les gérer sans blesser ou créer des animosités entre les collègues.

Enfin, l’entreprise E-teach fonctionne grâce à un système différent de la classique hiérarchie. En effet, E-teach se base sur la sociocratie, qui, comme défini par Endenburg, "... réfère à un mode de prise de décision et de gouvernance qui permet à une organisation de se comporter comme un organisme vivant, de s’auto-organiser." (Endenburg, G. 1981). Ainsi, les employés sont formés pour apprendre à agir et à communiquer dans cette organisation qui sort des sentiers battus.

Public cible

La formation sur l'Onboarding s'adresse essentiellement aux nouveaux arrivants de l'entreprise E-teach. Puisque le domaine de l'entreprise est étroitement relié au numérique, on peut affirmer que les nouveaux arrivants sont à l'aise avec la technologie. De plus, il n'y a pas de pré-requis pour suivre notre formation.

Objectifs principaux

Les nouveaux collaborateurs devront développer plusieurs compétences en vue d'atteindre les objectifs de l'entreprise. Ces objectifs sont :

1. La maîtrise des outils
   • l'employé sera capable de choisir et d'employer les outils adaptés à la situation utilisé dans l’entreprise
   • l'employé sera capable de gérer un projet avec les outils de l’entreprise que ce soit seul ou en groupe
2. L'intégration dans l’équipe
   • l'employé sera capable de créer des liens avec les autres employés
   • l'employé sera capable d'analyser son intégration au sein de l’entreprise
   • l'employé sera capable de s’adapter au fonctionnement de l’entreprise
3. L'autonomie
   • l'employé sera capable de résoudre un problème seul ou demander de l’aide à la bonne personne
   • l'employé sera capable de planifier sa journée de travail

Environnement, modalité, durée de la formation

La formation sera proposée sur le LMS de l'entreprise. Chaque étape du parcours est jalonnée de modules e-learning, du texte et du contenu multimédia, ainsi que de validations nécessaires pour progresser vers l'étape suivante, avec des feedbacks fournis par le formateur désigné ou par les pairs.

Notre formation combine des modalités de formation présentielle et à distance, synchrones et asynchrones, et des tâches individuelles et collaboratives. Il sera surtout très important de se centrer sur le travail en équipe et la collaboration vu qu’un des objectifs de cette formation est de bien intégrer les nouveaux employés au sein de l’entreprise.

Les apprenants devront accomplir des activités et des tâches dans leurs respectives heures de travail. Cependant, ce programme offre aussi une flexibilité horaire, permettant aux apprenants d'accéder aux contenus 24h/24 de manière facultative depuis n'importe quel lieu avec une connexion Internet s’ils ont besoin de réviser quelques informations et ressources afin d’approfondir leurs connaissances. Le cours est planifié sur une période de 3 mois (période d’essai). Le temps d'étude hebdomadaire recommandé pour les formations est de 15-20 heures par semaine pour le premier mois et de 8 à 10 heures par semaine à partir du 2e mois selon la charge de travail de chaque nouvel employé. Les sessions synchrones sont incluses, et requièrent de la régularité pour profiter pleinement des évaluations formatives ponctuelles intégrées dans la formation.

Accompagnement

La formation sera principalement supervisée par un responsable de formation (admin LMS) pour les questions et les mises à disposition des contenus e-learning. Il ou elle sera également encadrée par un responsable des ressources humaines pour certaines tâches et évaluations spécifiques, qui seront détaillées dans le scénario pédagogique. En outre, des forums seront mis à disposition sur la plateforme pour permettre aux apprenants de poser des questions ou exprimer leurs doutes, et ces forums seront gérés par le formateur en charge.

En plus du formateur, d'autres agents d'accompagnement seront également présents dans cette formation. Un Buddy et un Mentor seront assignés à chaque apprenant.

Le rôle du Buddy sera principalement axé sur les activités informelles qui permettront aux nouveaux collaborateurs de s'intégrer rapidement au sein de l'entreprise. Le Buddy sera là pour les accueillir, les présenter aux membres de différents cercles, mais aussi pour les aider à mieux comprendre leur environnement de travail. Il sera également chargé de les guider dans les activités informelles, telles que les pauses café ou les événements de loisirs, afin de favoriser un échange convivial et détendu. Le Buddy pourra ainsi contribuer à renforcer les liens sociaux et à favoriser une bonne ambiance au sein de l'équipe.

En parallèle, le Mentor aura un rôle plus formel et sera chargé de fournir des informations précises sur la manière de travailler au sein de l'entreprise. Il pourra donner des conseils sur le rythme de travail, les priorités à gérer, les méthodes de travail à utiliser et les bonnes pratiques à respecter. Le Mentor sera également là pour aider les nouveaux collaborateurs à comprendre les objectifs fixés par la formation et à les aider à les atteindre. Son rôle sera donc plus orienté sur l'accompagnement professionnel et la transmission de compétences techniques, tandis que celui du Buddy sera plus axé sur la création de liens sociaux et la facilitation de l'intégration dans l'entreprise. Dû à l'aspect formel du rôle de Mentor, le Mentor sera mis en avant lors de réunions formelles avec toute l'équipe.

Suivi et évaluation

Le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs se fera à l’aide du LMS de l’entreprise. Le suivi se fera à l’aide de cet outil. Le collaborateur rejoindra l’espace de la formation et aura accès à tous les modules ainsi qu’à toutes les tâches qu’il devra faire. Tous les liens et documents y seront centralisés. Pour chaque tâche attribuée, un délai et des ressources seront donnés. Celle-ci pourra inclure des procédures internes, l’apprentissage d’outils, d’aspects spécifique à son rôle et des moments informels. Elles seront décrites dans la partie 2 de cet article.

Une fois que le collaborateur a complété sa tâche, il lui suffira de cocher la tâche comme étant effectuée. Cela lui permettra de suivre facilement sa progression et de s’assurer que tout ce qui lui ai demandé sera accompli dans les délais impartis. Cela permettra au responsable de cette formation de s’assurer de l’avancée des nouveaux collaborateurs. Il lui suffira d’aller sur le tableau de bord du projet en lien avec cette formation et il pourra voir l’avancée de la personne dans sa formation. Grâce à ce suivi, l’entreprise sera capable de voir les écarts entre l’avancée du collaborateur et ses objectifs rapidement, permettant ainsi de réajuster l'apprentissage au besoin.

Le LMS offre aussi la possibilité de communiquer et de collaborer, cela va faciliter les échanges entre le nouveau collaborateur, le responsable de la formation, son mentor et son buddy en cas de questions ou de problèmes éventuels.

En agissant ainsi pour la formation des nouveaux collaborateurs, l’entreprise peut s’assurer de leur progression et leur permettre la meilleure intégration au sein de l'entreprise, ainsi que de détecter rapidement des manques ou des risques sur l’intégration et réagir efficacement. À nouveau, chaque partie prenante est gagnante lors d’une procédure d’accueil bien réalisée.

Dans ce cursus, il est prévu de développer à la fois les compétences humaines et techniques des nouveaux collaborateurs. Ce sont donc ces aspects que nous allons évaluer. L’objectif est de permettre aux formés d’atteindre leurs pleins potentiels dans les meilleures conditions ainsi que dans les délais les plus courts possibles. L’accent sera mis sur la qualité de l’intégration afin que les nouveaux collaborateurs puissent se développer professionnellement tout en travaillant dans un environnement de travail positif.

Les compétences humaines de l’employé seront évaluées à l’aide de l’évaluation 360°. C’est-à-dire que chaque collaborateur sera évalué par son mentor et par son cercle. Pour cela, des questionnaires anonymes seront envoyés aux personnes concernées.

Les compétences techniques seront évaluées à la fin de chaque module. Un premier test de compréhension sera présent à la fin du module de formation. Puis l’autonomie de l’employé sera utilisée comme indicateur de réussite. Si à la fin de la période d’onboarding, celui-ci arrive à travailler sur les différents outils de façon autonome, nous considérerons que la formation est réussite. Dans le cas contraire, un complément de formation devra être pensé.

Évaluation de la formation

Un aspect essentiel de cette formation est de recueillir un feedback de la part de l'équipe en place et des nouveaux collaborateurs à la fin de leur cycle d'intégration. Vu l’importance de l’intégration des collaborateurs, nous attachons un grand intérêt à savoir si la formation répond aux besoins de chacun et s'il y a des aspects à améliorer. Pour cela, des questionnaires anonymes avec questions ouvertes seront envoyés aux mentors et aux nouveaux collaborateurs en fin de formation.

L’objectif est de recueillir les retours d’expérience positifs et négatifs de chaque partie prenante afin de prendre en considération leurs points de vue dans l’amélioration continue de la formation. Les questions porteront sur leur vécu et leurs suggestions d’amélioration dans le but de garantir que la formation réponde aux besoins spécifiques de chacun.

Les questions posées aux nouveaux collaborateurs seraient.

1. Qu'avez-vous trouvé le plus utile dans cette formation pour faciliter votre intégration dans l'équipe ?
2. Quels sont les aspects de la formation qui vous ont aidé à développer vos compétences humaines et techniques ?
3. Avez-vous trouvé que la formation vous a permis d'atteindre rapidement l'autonomie dans votre travail ?
4. Comment évaluez-vous l'ambiance de travail et l'esprit d'équipe après avoir suivi cette formation ?
5. Quels sont les points forts de cette formation qui vous ont aidé à vous sentir plus à l'aise et confiant dans votre rôle au sein de l'équipe ?
6. Avez-vous identifié des domaines d'amélioration dans la formation pour mieux répondre à vos besoins et attentes en tant que nouveau collaborateur ?
7. Quels sont les outils ou les ressources du LMS que vous avez trouvés les plus utiles pour accomplir vos tâches et vous intégrer à l'équipe ?
8. Comment la formation a-t-elle contribué à votre développement professionnel et personnel en tant que nouveau collaborateur dans notre entreprise ?
9. Avez-vous des suggestions pour améliorer la qualité et l'efficacité de la formation pour les futurs nouveaux collaborateurs ?

Les questions posées à l’aide de formulaire au Mentor seront :

1. La formation a-t-elle permis au nouveau collaborateur d'acquérir les compétences nécessaires pour son rôle ? (Oui/Non)
2. Le nouveau collaborateur est-il capable d'appliquer les connaissances et les compétences acquises lors de la formation dans son travail quotidien ? (Oui/Non)
3. La formation a-t-elle favorisé l'autonomie du nouveau collaborateur dans son travail ? (Oui/Non)
4. La formation a-t-elle permis au nouveau collaborateur de se familiariser avec les outils et les processus de travail de l'équipe ? (Oui/Non)
5. Le nouveau collaborateur s'est-il intégré rapidement dans l'équipe grâce à la formation ? (Oui/Non)
6. La formation a-t-elle contribué à améliorer la collaboration et la communication au sein de l'équipe ? (Oui/Non)
7. Le nouveau collaborateur a-t-il montré un engagement envers son développement professionnel pendant la formation ? (Oui/Non)
8. La formation a-t-elle répondu aux besoins de développement du nouveau collaborateur identifiés en amont ? (Oui/Non)
9. Dans l'ensemble, comment évalueriez-vous la qualité de la formation du nouveau collaborateur sur une échelle de 1 à 5, où 1 est "Mauvaise" et 5 est "Excellente" ?

Dispositif de formation

Axe des connaissances et des compétences

La formation On Boarding Pass vise l'acquisition de connaissances et de compétences transférables rapidement dans les travaux des nouveaux employés. Les objectifs d'apprentissages sont basés sur la taxonomie de Bloom (1956) révisée par Krathwohl (2002) et comprennent des apprentissages cognitifs, affectifs et psychomoteurs. Les types de connaissances (Krathwohl, 2002) sont factuels, conceptuels, procéduraux et métacognitifs.

Approche pédagogique

Théories et modèles du dispositif

La formation se centre sur une démarche socioconstructiviste, dans laquelle les apprenants seront invités à construire leur propre connaissance à travers les ressources mises à leur disposition dans les modules d'apprentissage en ligne, ainsi qu'à travers les activités en groupe, telle que les échanges, les discussions et les activités de team-building. Pour ce faire, la formation s'appuie sur les théories suivantes :

• L'apprentissage collaboratif (Dillenbourg, 1996)
• L'apprentissage coopératif (Aylwin, 1994 ; Kagan, 1994 ; Henri et Lundgren-Cayrol, 2018)
• Le travail en équipe (Perrenoud, 1997)

Les trois théories ci-dessus sont implémentées dans notre formation. La collaboration est celle qui sera la plus mise en avant, car nous souhaitons que l'apprenant soit responsable de sa formation (Henri et Lundgren-Cayrol, 2018). Parfois certains travaux seront plus propices au travail coopératif ou au travail en équipe. Ce sera aux employés de décider quel type de travail ils préfèrent utiliser au sein de leur groupe. Nous souhaitons promouvoir l'apprentissage collaboratif, mais en aucun nous ne dénigrerons les autres modes de travail.

Une grande partie de cette formation sera réalisée via l'ordinateur, sur le poste de travail ou à distance, de manière individuelle et en groupe. Ainsi, la formation s'appuie également sur le modèle:

• Apprentissage par la technologie (Mayer, 2010)

Pour que les employés soient intégrés dans leur entreprise, ils devront suivre des formations pour savoir utiliser les outils ou pour connaître les valeurs de l'entreprise. Les employés auront des capsules vidéos et des e-learning à effectuer lors de leur formation. Notre formation fera cependant attention à réduire le traitement inutile, à contrôler le traitement essentiel et à favoriser le traitement génératif. En effet, il est difficile d'apprendre "lorsque l’intensité du traitement cognitif nécessaire excède la capacité cognitive de l’apprenant" (Mayer, 2010, 204). Cela signifie qu'il y a trop d'informations inutiles et hors sujet qui mobilisent trop de ressources cognitives de l'apprenant. La formation On Boarding Pass, ne mettra que des informations utiles ou mettra en évidences les informations importantes. Par ailleurs, nous ferons attention lors des formations en ligne à ce que "le traitement cognitif essentiel nécessaire n'excède pas la capacité cognitive de l’apprenant" (Mayer, 2010, 205). Pour éviter cela, nous effectuerons des évaluations diagnostiques et nous guiderons les apprenants pour nous assurer qu'ils disposent des connaissances préalables nécessaires pour effectuer les formations. Les e-learning seront segmentés en petites étapes accessibles aux apprenants avec des informations essentielles à connaître avant de commencer le travail. Pour finir, les formations seront encourageantes pour les apprenants, car les modules seront individualisés et engagés socialement (Mayer, 2010, 206).

Choix didactiques et méthodologiques du dispositif

Synchrone / Asynchrone

Un apprentissage synchrone signifie que l'apprentissage est réalisé ensemble dans un laps de temps défini à l'avance et dans un lieu précis (salle de classe, bureau, zoom, etc.). À l'inverse, l'apprentissage en asynchrone n'est pas défini. En effet, l'apprenant choisit le moment optimal pour apprendre et cela peut se fait en ligne.

Les avantages de l'apprentissage en synchrone sont le contact humain, la possibilité de travailler en groupe de manière plus aisée et le feedback immédiat qui est bénéfique lorsqu'il est enseigné aux novices (Clark et al., 2012). L’étayage de Bruner consiste, pour l'enseignant ou le pair plus avancé, à prendre en charge certaines parties de la tâche pour permettre à l'élève de se concentrer sur celles qui lui sont accessibles. Ceci permet d'épauler un sujet dans la résolution d'un problème qu'il ne pourrait résoudre seul (Bruner, cité par Boissart, 2014). Nous avons pris en considération l’étayage de Bruner au moment de choisir des activités de Job Shadowing qui permettront au nouvel employé, dans un premier temps, d’observer et de se concentrer sur les tâches du poste et, dans un deuxième temps, de mettre en pratique les tâches réalisées par le mentor, mais cette fois accompagné et suivi par le Mentor.

Les avantages de l'apprentissage en asynchrone sont que les étudiants ont plus de temps pour la réflexion, peuvent collaboration et intégagir avec leurs pairs (Bonk et Zhang, 2006). "... le mode asynchrone assouplit les contraintes liées au temps puisque les protagonistes n'ont pas à se réunir au même moment, en revanche, il ne permet pas au formateur d'assister les apprenants en "juste à temps"." (Desprès, 2000).

Nous privilégions l'apprentissage en synchrone pour les formations sur la collaboration et la communication, car nous trouvons que le contact humain et essentiel. Pour l'apprentissage asynchrone, les employés auront des formations sur les outils et de planification du travail, car ils ont plus de temps de réflexion et peuvent l'effectuer lorsqu'ils le désirent. Une formation sur la collaboration aura également lieu en asynchrone, car il est nécessaire d'enseigner le travail collaboratif lorsque les membres d'un groupe ne travaillent pas en même temps sur un projet.

Hybridation

Selon Tricot (2021), "l’enseignement à distance fait sauter la contrainte de lieu[...], mais elle doit être autogérée par l'élève" (p.40). Ainsi, les apprenants ne sont plus contraints à une salle de classe et cet espace traditionnel disparait pour laisser place à un tout nouveau concept : le télétravail. Le lieu de travail devient la chambre, le salon ou encore la cuisine. Les recherches soulignent cependant l'importance d'un lieu dédié au travail à la maison (Karsenti et Parent, 2020).

Cependant, apprendre demande du temps selon Tricot (2021). Avec l'apprentissage à distance, la responsabilité est déplacée : ce n'est pas au formateur de gérer le temps, mais à l'apprenant. Ce n'est pas une tâche facile, car une des plus grandes difficultés des apprenants est de savoir gérer leur temps. Or, c'est un prédicteur pour la réussite (Tricot, 2021).

Nous avons fait le choix de créer une formation qui soit hybride pour prendre les avantages de la formation en présence et à distance afin de diversifier les contenus et les compétences travaillées. Ainsi, elle articule des phases présentielles et à distance.

Les dispositifs de formations hybrides sont relativement récents et manquent de définition. Ce type d'apprentissage renvoie souvent à des dispositifs centrés apprenants (Charlier et al., 2006). Selon Valdès (1995), les formations hybrides articulent "des parcours négociés, un rythme individualisé, des lieux multiples, des ressources décentralisées et accessibles à distance, des situations pédagogiques adaptées, des média diversifiés et adaptés, une pédagogie individualisée." (p.77)

Il y a beaucoup d'avantages à utiliser un dispositif hybride de formation. Il peut apporter un apprentissage plus efficace et une facilité d'accès (Mirriahi et al., 2015), impacter positivement les résultats académiques ou la persévérance (Helms, 2014) et peut être effectuée à son rythme (Linder, 2017).

Il existe 5 types de formation hybride (Ben Henda, 2021) :

• Présentiel enrichi : Le formateur et les apprenants utilisent des supports multimédias durant la formation en présence.
• Présentiel augmenté : Les apprenants effectuent du travail à distance en amont ou après le cours.
• Présentiel allégé : Certaines activités sont effectuées à distance, mais l’essentiel de la formation se trouve en présentiel. Les activités sont des auto-formations, en travaux individuels ou en groupe.
• Présentiel réduit : La plupart des activités se déroulent à distance et une partie réduite de la formation est conservée en salle de formation.
• Présentiel quasi inexistant : L'ensemble du parcours de formation se fait à distance.

Notre formation se situe au niveau du présentiel réduit. Les employés réalisent majoritairement des formations en ligne, mais ont également des activités en présence pour mieux apprendre à collaborer et communiquer.

Un onboarding hybride permet d'assurer l'intégration humaine d'un côté et de permettre à l'employé de s'organiser sans contrainte de temps ou de lieu. Les apprenants auront l'occasion de suivre des formations en présence afin de créer un contact social avec leurs collègues. Ses séances seront suivies ou entrecoupées de formations en ligne pour que l'apprenant intègre mieux les connaissances. Il aura la responsabilité de son apprentissage ce qui le rendra plus autonome. Or, c'est un des objectifs de l'Onboarding.

Apport de l'informel

Dans un contexte professionnel, l'apprentissage est généralement géré de manière formelle. En faisant recours à des modules de formations, des séances en plénière, présence d'un formateur, etc., les entreprises forment les employés à travailler dans l'entreprise. Cependant, la place de l'informel dans le contexte professionnel est aussi importante, car comme le mentionne Pain (1990) : « Est mise en évidence l’existence d’une fonction éducative latente dans les activités sans but éducatif, en d’autres termes un co-produit éducatif accompagnant l’activité principale » (p.77).

Lorsque l'on se rend compte que la formation informelle permet l'apprentissage, des stratégies de formalisation tendent à être créées (Brougère, 2007). Dans le cadre de notre formation, nous avons décidé d'attribuer à chaque nouvel arrivant un "buddy" qui sera sa personne référente pour poser des questions lors de moments informels comme des pauses ou rendez-vous hors lieu de travail. Il pourra aussi l'aider à mieux comprendre les rouages de l'entreprise et l'aider à s'y intégrer.

Gestion de conflits (CNV)

Selon Foucher, 20% du temps de travail est relié à la gestion de conflits (Foucher, 1981. p. 76). C'est pourquoi il est important de former les employés à des méthodes de communication non violente pour maintenir une ambiance positive. Ces méthodes ont été imaginées grâce aux travaux initiaux de Marshall B. Rosenberg (2003) qui propose quatre composantes de la communication non violente :

1. l'observation
2. les sentiments
3. les besoins
4. la demande

Afin de mettre en place une formation sur ce thème, nous nous basons sur ces quatre composantes pour mettre en place les formations nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.

La boussole relationnelle

Le concept de la boussole relationnelle est décrit pour la première fois, dans le livre "Le football, un terrain vers la connaissance de soi" (Milton et Schmider, 2016). La boussole a pour but de créer un espace d'échange et d'écoute au sein d'une équipe et de ses joueurs. En effet, ce concept est initialement prévu pour les sports d'équipe. En mettant l'accent sur la communication, cette boussole relationnelle peut aisément être utilisée dans un cadre professionnel pour faciliter la communication au sein d'une équipe de collaborateurs.

La boussole relationnelle à 3 règles d'or.

1. Pas d'obligation de parler de ses sentiments
2. Faire au mieux pour ne pas juger
3. Pas d'entrée en discussion par rapport aux expressions de sentiments des autres

La boussole relationnelle est un objet physique qui a une forme ronde et qui possède 4 cadrans qui servent à exprimer les émotions. Le cadran 0 (en haut à gauche) = la personne ne se sent pas connectée, ni avec elle, ni avec les autres. Le cadran 1 (en bas à gauche) = La personne se sent connectée avec elle-même, mais pas avec les autres. Le cadran 2 (en bas à droite) = La personne se sent connectée avec elle-même et les autres. Le cadran 3 (en haut à droite) = La personne se sent connectée avec elle-même, les autres, et la vie (Milton et Schmider, 2016).

Grâce à un facilitateur (personne formée au préalable), il devient plus simple de communiquer, car chacun est conscient des états de soi-même et des autres.

On Boarding Pass utilisera la boussole relationnelle lors des rendez-vous de cercle, comme lors des daily scrum. Les membres du cercle devront chacun indiquer comment ils se sentent au début de la séance puis à la fin. Cela permettra de faciliter l'échange et de faire en sorte que chacun se sente accepté et inclus dans le groupe.

L'évaluation 360°

Selon l’international journal of Academic Research in Business and Social Sciences, (Kanaslan & Iyem, 2016), l’évaluation 360°, est un processus de collecte de perceptions sur le comportement d’une personne ainsi que son impact. Cette démarche est connue sous plusieurs noms comme feedback 360, feedback par les pairs et multi-sources feedback par exemple. Cette collecte de perceptions peut se faire chez le supérieur hiérarchique, les collaborateurs directs, les collègues, les membres de l’équipe, des clients internes et externes ou encore des fournisseurs. Selon plusieurs recherches, cette méthode est particulièrement efficace lorsqu'on l’utilise pour le développement plutôt que pour évaluer des performances (Ward, 2004; Richard and Lucia, 1997; Gallagher, 2008; Dowling et al., 2008; Carter et al., 2005).

Selon Carter et ses collègues (2005), il est important de réaliser des feedbacks 360° afin de permettre le développement personnel, de mettre en évidence les besoins en formation, de consolider l’équipe et d’évaluer les performances. Richard et Lucia (1997) parlent en plus de promotion du développement individuel et de l’amélioration de l’efficacité de l’équipe.

Selon qualtrics, une société américaine spécialisée dans la gestion d’expérience (Évaluation 360, 2022), l’évaluation 360 degrés permet l’analyse complète et précise du profil professionnel du collaborateur afin de définir un plan de progression sur mesure. Selon eux, l'évaluation à 360 degrés peut être réalisée en interne par un cadre dirigeant ou le service des ressources humaines de l'entreprise, ou être externalisée à un prestataire spécialisé. Quelle que soit l'approche choisie, le processus d'évaluation se déroule en trois étapes : la préparation, l'évaluation proprement dite et la conclusion.

• Préparation, durant cette étape, l’entreprise doit :
  • réfléchir à ce qu’elle veut évaluer et créer le questionnaire de feedback ;
  • Sélectionner les collaborateurs à évaluer ainsi que les évaluateurs ;
  • Présenter le processus aux collaborateurs, en expliquant l’aspect confidentiel et l’importance d’être transparent et constructif pour que la démarche soit utile.

• Évaluation,  :
  • Auto-évaluation  : le collaborateur évalue ses propres compétences en se basant sur le questionnaire et l’échelle définie en amont ;
  • Évaluation des pairs : les collègues, clients et/ou supérieurs du collaborateur remplissent également le même questionnaire de manière anonyme et sans connaître les réponses de l'évalué.

• Conclusion  :
  • Analyse  : les réponses sont recueillies par le service RH ou le prestataire externe pour être interprétées. Les écarts entre la perception du collaborateur évalué et celle de son entourage sont analysés.
  • Restitution  : les résultats de l'analyse sont transmis au collaborateur évalué, accompagnés d'un plan de développement des compétences pour engager les changements nécessaires.

Dans la phase de restitution, une discussion est faite avec le collaborateur pour discuter des écarts entre son analyse et l’analyse des pairs. Puis un plan de développement, ainsi qu’un système de suivi sont mis en place.

Onboarding

L'onboarding est un processus qui a lieu dans les entreprises pour intégrer un nouvel employé au sein d'une équipe pré-existante. C'est un processus d'orientation d'une durée de trois à six mois qui a pour objectif de permettre aux nouveaux employés de passer du statut d'étranger à celui d'initié (outsider to insider). Il a pour but d’aider les nouveaux employés à acquérir les connaissances, les compétences et les comportements dont ils ont besoin pour réussir sur leur nouveau lieu de travail (Gregory et al., 2022).

Le modèle d'onboarding réussi de Bauer et al. (2010) fournit un ensemble de lignes directrices pour l'intégration des personnes dans les organisations. Il y a six activités dans l’onboarding à effectuer, cinq concepts d'ajustements des nouveaux employés et trois concepts d’ajustement du lieu de travail, qui sont identifiés comme des leviers aidant les nouveaux arrivants au cours de l'onboarding.

Premièrement, dans les activités de l’onboarding, on trouve le recrutement de l’employé, son orientation, les outils de soutien, du coaching, de la formation et des outils de feedback.

Deuxièmement, dans les concepts d’ajustement au nouvel employé, on trouve l’efficience, la clarification du rôle, l’intégration sociale, la connaissance de la culture de l'entreprise et le changement de la mentalité.

Pour finir, dans les concepts d’ajustement de l’entreprise, on trouve la composition de l'équipe, la communication de l'équipe et la communauté de pratiques.

La collaboration

La collaboration joue un rôle important au sein de notre formation. Non seulement elle sera prise en compte lors de la formation des groupes, mais elle sera surtout enseignée aux nouveaux collaborateurs, car c'est une compétence essentielle à acquérir.

La collaboration correspond au fait que les membres du groupe travaillent pour un but commun. Ils effectuent une production individuelle et une production collective afin d'atteindre chacun par eux-mêmes le but fixé. C'est un processus démocratique où la mise en commun des idées prime (Henri et Lundgren-Cayrol, 2018). La collaboration est un succès lorsque chacun s'engage à construire une représentation commune des connaissances (Piquet, 2009).

La collaboration est une activité où les individus prennent des décisions ensemble et créent de la connaissance (Borge et White, 2016). C'est aussi la capacité d'un individu à s'engager en mettant leurs connaissances, compétences et efforts en commun afin d'obtenir un résultat (Fiore et al., 2017).

Elle se distingue de la coopération par le fait que chacun travaille sur la même tâche plutôt que de partager le travail en sous-tâches en les assemblant à la fin (Schneider et al., 2004). Le tableau suivant permet de comparer l'apprentissage coopératif et l'apprentissage collaboratif.

Tableau comparatif des démarches de travail coopératif et collaboratif (Henri et Lundgren-Cayrol, 2001 dans Devermelles, 2018)

Variables pédagogiques et organisationnelles	Apprentissage coopératif	Apprentissage collaboratif
But de la formation	Les objectifs sont formulés par le formateur. Ils correspondent à l'apprentissage d'un contenu, au développement de l'autonomie et à la préparation à la collaboration	L'apprenant définis ses propres objectifs afin de donner un sens à sa formation. Ils correspondent aux développement de stratégies d'apprentissage et à la collaboration.
Contenu	Le contenu est présenté par le formateur et est approprié par les apprenants en réalisant une tâche.	Le contenu est à explorer et à approprier par l'apprenant individuellement et en groupe.
Autonomie	Le formateur contrôle l'apprentissage pour remédier au manque d'autonomie.	Le formateur encourage l'autonomie de l'apprenant et de groupe. C'est l'apprenant qui contrôle son apprentissage.
Responsabilité du formateur	Il supervise l'apprentissage et aide l'apprenant à accéder à des ressources.	Il facilite l'apprentissage en fournissant de l'aide et en animant le groupe.
Responsabilité de l'apprenant	L'apprenant est responsable de sa tâche.	L'apprenant est responsable de son apprentissage et de son engagement dans le groupe.
Évaluation	L'évaluation est sommative. Le formateur évalue la production finale et les rôles de chacun. Il donne un retour sur le travail de groupe.	L'évaluation est formative. Le formateur évalue les connaissances. L'apprenant évalue ses stratégies métacognitives, son processus d'apprentissage et effectue avec son équipe une appréciation collective du fonctionnement du groupe.

Nous souhaitons former les employés à la collaboration pour que l'apprenant soit responsable de son apprentissage et de son engagement au sein du groupe. Cela permettra que l'apprenant devienne autonome plus rapidement, ce qui est un des objectifs de notre onboarding.

La coopération sera également présente lors de la création de projets, car chaque membre apporte son expertise. Les deux démarches de travail sont reliées et sont toutes les deux nécessaires. Notre formation sera cependant focalisée sur la collaboration, car elle est difficile à faire sans guidage et sans l'apprendre explicitement.

Structure générale

Pre Boarding

Le pré boarding un processus qui consiste à intégrer les nouveaux employés à partir du moment qu'ils ont accepté l'offre. C'est une étape essentielle pour éviter le Turn-over, car cela montre aux nouveaux employés que l'entreprise s'intéresse à eux et à leur bien être (Shufutinsky et Cox, 2019).

Afin de préparer la venue du nouvel employé, plusieurs activités sont nécessaires :

• Préparer le poste de travail en amont
• Organiser l'accueil (petit déjeuner, repas de midi)
• Assigner des Buddies aux nouveaux arrivants
• Email avec informations importantes (heures de travail, lieu de rendez-vous, programme de la semaine) et vidéo de bienvenue
• Préparer des ressources pour le nouvel employé
• Email pour informer l’équipe du nouvel arrivant

Jour 1

L'objectif du premier jour est de rencontrer son équipe et d'avoir son poste de travail fonctionnel.

8h00-10h00 : Accueil des nouveaux employés. Un petit déjeuner est organisé par le département des ressources humaines. Les nouveaux arrivants et le responsable de l'onboarding sont invités et se présentent formellement. Les employés reçoivent un kit de bienvenu (stylos, cartes de visite, etc.)

10h00-11h30 : Visite des bureaux.

11h30-12h00 : Activité brise glace avec tous les nouveaux employés.

Durée	Objectif d’apprentissage	Activité brise glace	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
30’	Créer des liens avec les autres nouveaux employés	À la découverte de nos talents cachés Diviser les 15 participants en groupes de 3. Distribuer une feuille de papier et des stylos, crayons et feutres à chaque groupe. Après, donner un thème créatif à chaque groupe, e.g. « un rhinocéros volant avec une cape jaune en direction de la Migros ». Accorder 10 minutes à chaque groupe pour dessiner quelque chose sur la feuille. Une fois le temps écoulé, chaque groupe devra présenter son dessin au reste du groupe qui devra deviner de quoi il s’agit en posant des questions. Le groupe qui devine aura un point. Enfin, le groupe avec le plus de points gagne.	Présence / Synchrone	Formateur/animateur Expliquer l’objectif de l’activité. Fournir papier, stylos ou crayons de couleur.

12h00-12h30 : L'assignation de Buddy et Mentor. Le Buddy s'occupe de l'aspect relationnel et social, alors que le mentor s'occupe de l'aspect formel du travail. 3h de mentorat par semaine sont réservé dans le cahier des charges.

12h30-14h00 : Repas de midi. Dans le cadre de notre programme d'intégration, nous avons inclus de moments informels, tels que les pauses déjeuner, afin de favoriser une meilleure intégration des nouveaux employés dans l'entreprise. Les nouveaux collaborateurs seront guidés par leurs respectifs Buddies lors de ces moments de détente en leur présentant d’autres membres appartenant aux différents cercles et en les aidant à se sentir à l'aise dans leur nouvel environnement de travail. Lors de ces moments informels, les employés auront l'occasion de discuter de manière décontractée avec leur Buddy et les autres membres de l’entreprise. Ils pourront également échanger sur leurs expériences et leurs intérêts personnels, ce qui contribuera à renforcer les liens sociaux et à favoriser une ambiance de travail positive.

14h00-15h30 : L'employé met en place sont poste de travail et les outils essentiels de communication (e-mail, mots de passe...). Il suit le guide sur Teamwork pour suivre l'avancé de son travail. Le responsable de l'onboarding est présent dans la même salle pour aider, mais laisse l'employé travailler de manière autonome.

Durée	Objectif d’apprentissage	Activité Mise en place du poste de travail	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
1h30	Adapter son poste de travail à ses besoin et employer des outils de communication	Le nouvel employé doit mettre en place son poste de travail avec les outils essentiels (email,...). Il doit réaliser une série d’activités pour comprendre les outils.	Présence / Asynchrone	Le responsable de l'onboarding se trouve dans le même espace que l’apprenant et doit être disponible en cas de questions. Il laisse l’apprenant en autonomie, mais l’aide lorsqu’il se retrouve bloqué

15h30-16h00 : Petite pause café.

16h00-17h00 : L'employé reçoit des ressources obligatoires (congés, taxes...) et des ressources optionnelles pour découvrir l'entreprise et ses valeurs plus en profondeur. Il reçoit les ressources dans son espace digital dans Teamwork sous forme de complément d'entrainement qui permettra la connaissance de base de documents et la réalisation d'une vraie tâche sur Teamwork.

Semaine 1

L'objectif de la semaine 1 est d'apprendre à utiliser les outils essentiels et de comprendre la culture de l’entreprise.

Durant la semaine 1, plusieurs activités devront être effectuées par le nouvel employé.

• En début de semaine, un daily scrum a lieu avec le cercle. Les employés utilisent la boussole relationnelle pour communiquer leur ressenti et renforcer les liens. Ils doivent intégrer le nouvel employé et fixer l'objectif de travail de la semaine.
• Durant la semaine, l'employé doit effectuer plusieurs rendez-vous avec les membres de son cercle pour mieux apprendre à les connaître.
• L'employé commence son travail en effectuant du shadowing. Il doit suivre son Mentor qui effectue le même travail que lui afin de comprendre ce qui est attendu de lui. Par la suite, il peut commencer son travail individuel.

L’activité de Job Shadowing sera divisée en 2 étapes avec une durée de 3h par étape dans une journée :

Durée	Objectif d’apprentissage	Activité Shadowing	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
3h	Observer et comprendre le travail quotidien au poste	Observation avec feedback Le nouvel employé passe une période à observer le travail quotidien du Mentor. Il s'agit d'une représentation typique de ce que le Mentor fait au quotidien. Ce type d'observation offre de courtes périodes d'activités ciblées dans lesquelles il y aura des échanges entre le nouvel employé et le Mentor afin d’approfondir sur les tâches quotidien du poste. À la fin de la séance, le Mentor donnera un compte rendu de la séance.	Présence / Synchrone	Mentor Effectuer son travail quotidien, répondre aux questions et faire un compte rendu
3h	Effectuer des tâches quotidiens au poste	Mise en pratique Le nouvel employé commence à entreprendre certaines des tâches qu'il a observées. Il pourra acquérir ainsi une expérience pratique de la fonction tout en étant supervisé par le Mentor.	Présence / Synchrone	Mentor Superviser le nouvel employé lors de la réalisation de tâches et intervenir si le nouvel employé le demande

Début du travail : Après les séances de Job Shadowing, le nouvel employé devra consacrer un total de 4 heures de travail concernant les tâches qu’il a observées et effectuées lors des séances de shadowing. Il pourra encore demander des informations au Mentor qui se trouvera près de son poste de travail.

• Formation en ligne sur la sociocratie (asynchrone)

Durée	Objectif d’apprentissage	Activité :ociocratie	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
1h	Être capable de fonctionner dans l’entreprise avec cette méthode de travail	Formation à distance avec des capsules vidéo (maximum 8min) introduisant les “cercles” et les méthodes de prise de décisions qui nécessite l’unanimité. Introductions à diverses méthodes de communication telle que la CNV (communication non-violente) qui sera approfondie plus tard	Distance / Asynchrone	Disponibilité du formateur pour d’éventuelles questions sur les capsules vidéos
2h	Être capable d’expliquer et nommer les diverses méthodes de travail employé dans l’entreprise	Capsules vidéos courtes de maximum 8 min présentant les valeurs de l'entreprise et la manière dont les employés travaillent au quotidien pour que les nouveaux arrivants l’adoptent. Questionnaires/exercices visant à vérifier la compréhension. (durant le mois 1 et 2)	Distance / Asynchrone	Disponibilité du formateur pour d’éventuelles questions sur les capsules vidéos

• Formation en ligne sur les outils prioritaires asynchrone

Durée	Objectif d’apprentissage	Activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
10h	Maîtriser les bases des outils utilisés quotidiennement dans l’entreprise	Formation Outils prioritaires (durant la première semaine) Des capsules vidéos exposeront comment fonctionnent les outils principaux et seront visionnables plusieurs fois. Questionnaires/exercices visant à vérifier la compréhension.	Distance / Asynchrone	Disponibilité du Mentor pour d’éventuelles questions sur les capsules vidéos
10h	Maîtriser les bases des outils complémentaires dans l’entreprise	Formation Outils complémentaires (outils utilisés plus tard dans l’année, ou des collègues pour les remplacer) (durant le mois 1 et 2) Formations avec capsules vidéos sur les différentes fonctionnalités de chaque outil (maximum 8min). Questionnaires/exercices courts à la suite des vidéos visant à vérifier la compréhension.	Distance / Asynchrone	Mentor à disposition pour toutes questions et aide.

• Formation sur les méthodes de travail (en présence)

Durée	Objectif d’apprentissage	Activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
3h	Créer un projet avec la méthode agile	Culture d’entreprise Le nouvel employé découvre la méthode agile avec les autres nouveaux employés. Ils visualisent une présentation des différents rôles et doivent identifier leur rôle au sein de l’équipe	Présence / Synchrone	Formateur Le formateur présente la méthode, puis devient un guide lorsque les participants effectuent les activités
3h	Organiser son temps	Formation sur la gestion du temps / planification du travail ? (durant le mois 1 et 2) Présentations de TeamWork. Utilisation de diverses fonctionnalités pour organiser son temps de travail seul et comprendre comment fonctionne les projets à plusieurs grâce à des capsules vidéos et des questionnaires/exercices de compréhension. Activité : Séance présentielle pour créer une projet de groupe fictif avec plusieurs tâches à réaliser par plusieurs personnes.	Distance / Asynchrone + Séance présentielle	Disponibilité du formateur pour d’éventuelles questions sur les capsules vidéos Présence du formateur pour la séance en présentielle, réponse aux questions, étayage et évaluation

• Formation sur la collaboration (en présence) : voir le guide d'animation

Durée	Objectif d’apprentissage	Activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
2x 3h	Choisir la meilleure manière de prendre des décisions et défendre sa position au sein d’un groupe	Collaboration Activité accident sur la lune Identification des modes de prise de décision Présentation de la sociocratie	Présence / Synchrone	Formateur Le formateur présente l’activité et fait le bilan de ce qui s’est passé. Il présente le modèle de la sociocratie.

• Plan de développement personnel

Durée	Objectif d’apprentissage	Activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
1h	Préparer son plan de développement personnel	Création d’un contrat de développement personnel en répondant aux questions suivantes : Quel est mon passé ? quels sont mes expériences et apprentissages qui m’ont formé) Quel type de personne je suis ? quelles sont mes forces ? Quels sont mes points faibles ? valeurs ? croyance ? Quelle personne j’ai envie de devenir ? Quelles forces je veux développer? qu’est ce que je veux abandonner? Quelles actions j’ai besoin de mettre en place pour devenir la personne que j’ai décrite en point 3 ? qu’est-ce que j’ai besoin d’apprendre et comment je compte le faire? quelles sont les évidences que je vais voir quand je suis arrivé? Quels sont les indicateurs qui me montreront que je suis arrivé ?	Distance / Asynchrone	Formateur ou Mentor ou RH numérique (capsule vidéo) Expliquer le but de la démarche
1h	Définir ses attentes de l'équipe	Définir ses besoins et attentes vis à vis de l’équipe	Distance / Asynchrone	Formateur ou Mentor ou RH numérique (capsule vidéo) Expliquer le but de la démarche
2h	Connaitre les attentes de l'équipe	L’équipe en place partage leurs attentes et leurs besoins vis-à-vis du nouvel arrivant. L’arrivant partage lui aussi ses besoins et ses attentes	Présence / Synchrone	Facilite la discussion et assure un cadre bienveillant
2h	Connaitre les plans de développement personnel de chacun	Chaque membre de l’équipe partage son contrat de développement personnel	Présence / Synchrone	Facilite la discussion et assure un cadre bienveillant
1h	Préparer un contrat d'équipe	Sur la base des discussions des deux lignes ci-dessus, l’équipe prépare un “contrat d’équipe” pour assurer l’intégration du nouveau collaborateurs et le développement de chacun	Présence / Synchrone	Facilite la discussion et assure un cadre bienveillant

• En fin de semaine, l'employé effectue une évaluation avec son Mentor pour évaluer son ressenti, son état émotionnel rassurer ses appréhensions, analyser son plan de développement personnel et répondre à ses questions.

Durée	Objectif d’apprentissage	Activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
10'	Sonder l'état émotionnel de chacun et de l'équipe	Tous les vendredis, chaque personne de l’équipe répond au questionnaire afin de définir l’état émotionnel individuel et de l’équipe	Distance / Asynchrone
	Résoudre les conflits	Si besoin, le cercle se retrouve pour discuter des problématiques et réfléchir à des solutions	Présence / Synchrone	assure un cadre bienveillant lors des discussions

Mois 1

L'objectif principal du premier mois est de permettre à l'employé de s'intégrer dans son équipe et de comprendre la culture de l'entreprise, tout en apprenant à maîtriser les outils essentiels.

Durant le premier mois, plusieurs activités devront être effectuées par le nouvel employé.

• L'employé effectue les daily scrum avec son cercle à chaque début de semaine.
• Il effectue des rendez-vous avec les membres de son cercle.
• Il effectue son travail personnel et rencontre ses clients.

• Il se forme avec des capsules vidéos et des modules de formation en ligne. Grâce à cela, le collaborateur sera plus flexible et libre dans l'organisation de son quotidien et de son onboarding. En plus des formations sur les outils principaux et secondaires, le contenu de ces formations porte sur :
  • la culture d'entreprise (communication non violente, gestion du temps personnel et en équipe, etc.);
  • la sécurité numérique;
  • la sécurité au travail;
  • la santé au travail;
  • le harcèlement;

• Il effectue un suivi du mentoring. Chaque semaine, le nouveau collaborateur aura du temps avec son mentor pour faire le point sur son avancée et ses éventuelles questions. Cela l’aidera à s’intégrer dans son nouveau rôle et à se sentir plus à l’aise.
• Il continue les rendez-vous avec les membres de son cercle afin d’apprendre à les connaitre et mieux comprendre leur rôle et leur responsabilité en tant qu’humain.
• Il effectue une auto-évaluation émotionnelle ainsi qu’une évaluation en équipe. Cela permettra de prévenir des éventuels différends liés aux émotions des individus et ainsi pouvoir prévenir les conflits ou les burn-out.
• Il est évalué sur les outils importants en fonction de son rôle. A la fin de chaque module, nous évaluerons la compréhension de l’outil par le biais de QCM et de questions ouvertes afin de nous assurer l’avancement de l’apprentissage du collaborateur.
• Il participe à des moments informels avec des repas de midi (Cf. #Jour 1) ou avec des activités de Team building.

Durée	Objectif d’apprentissage	Activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
30’	Prendre en compte l’avis des autres et prendre des décisions en commun	Qui sommes-nous ? Noms d'équipe Lorsque les équipes sont formées pour la première fois, on leur demande de créer une murale représentant leur nom d'équipe. 3 règles simples : 1) Chaque membre de l'équipe doit avoir son mot à dire ; 2) Aucune décision ne peut être prise si tous les membres ne sont pas d’accord ; 3) Aucun membre ne consent à la décision du groupe s'il ou elle a une objection sérieuse. Le nom de l’équipe doit être composé par deux ou 3 mots maximum. La base du nom de l'équipe peut être leurs pensées concernant un sujet varié. Le nom le plus créatif gagne.	Présence / Synchrone	Formateur/animateur Surveiller l’activité et décider l’équipe vainqueuse
1h	Collaborer et prendre des décisions en commun	Escape Game Les participants seront divisé en groupes de 5 afin de surmonter le défi de trouver un moyen de sortir. L'activité se déroulera dans un endroit privé qui offre ce type d'expérience.	Présence / Synchrone	Pas d'intervention

Il reçoit un feedback formel du Mentor pour l'aider à progresser.

Il remplit un journal de bord ou une courte vidéo pour faire le point sur son avancée, son niveau de confiance pour la fin de sa période d'essai et son autonomie.

Mois 2

L'objectif principale du second mois est de gagner en autonomie, identifier ses manques les ajuster et confronter ses connaissances théoriques avec la réalité du terrain.

• Il devra réajuster l’apprentissages de ses outils s’il y a eu un manquement ou une incompréhension lors des premiers mois.

Durée	Objectif d’apprentissage	Activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
1h par semaine	Décomposer les difficultés en tâches réalisables	Réajuster l’apprentissage Si des difficultés ont été identifiées suites aux évaluations, l’apprenant doit faire des compléments pour combler l'apprentissage	Présence / Synchrone	Mentor Le mentor identifie les difficultés rencontrées par l’apprenant et l’aide à comprendre les éléments qui ont posé problème.

• Suivis du mentoring Cf. #Mois 1
• Auto évaluation émotionnelle Cf. #Semaine 1
• Feedback formels du mentor Cf. #Mois 1
• Moments informels (repas, team building) Cf. #Mois 1 et #Jour 1
• Ateliers sur la culture de l’entreprise en présence (synchrone)
• Gestion du temps personnel Cf. #Mois 1
• Rendez-vous informel avec les membres des différents cercles. Ce sont des rendez-vous informels qui ne sont pas prévus par la formation, mais qui peuvent subvenir lors d'une pause café organisée entre collègues.

Mois 3

L’objectif principal du dernier mois est de finir d’intégrer l’équipe, de devenir pleinement autonome et de planifier ses prochains mois.

Durant ce dernier mois, plusieurs activités devront être effectuées par le nouvel employé :

• Il devra réajuster l’apprentissages de ses outils s’il y a eu un manquement ou une incompréhension lors des premiers mois.

Durée	Objectif d’apprentissage	Activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
1h par semaine	Décomposer les difficultés en tâches réalisables	Réajuster l’apprentissage Si des difficultés ont été identifiées suites aux évaluations, l’apprenant doit faire des compléments pour combler l'apprentissage	Présence / Synchrone	Mentor Le mentor identifie les difficultés rencontrées par l’apprenant et l’aide à comprendre les éléments qui ont posé problème.

• Il continuera le suivi du mentoring .
• Il terminera les évaluations sur les outils principaux et complémentaires
• Il continuera une auto-évaluation émotionnelle ainsi qu’une évaluation en équipe.
• L’évaluation 360° aura lieu

Durée	Objectif d’apprentissage	Activité	Modalité (présence/distance, synchrone/asynchrone)	Ce que fait le formateur / mentor / buddy
30'	Evaluer son impact en tant que professionnel	L'employé analyse ses compétences humaines et techniques en fonction du questionnaire préparé en amont	Distance/ asynchrone	Le formateur distribue le lien vers le questionnaire
30'	Evaluer l'impact du collaborateur	Les employés et l'équipe analysent les compétences humaines et techniques du collaborateur en fonction du questionnaire préparé en amont	Distance / asynchrone	le formateur distribue le lien vers le questionnaire
1h30	Préparer un plan de développement de compétences	Discussion entre l'employé et le chef du cercle pour échanger sur les potentiels différences de perception ainsi que les points forts et à améliorer de l'employé. A la suite de cette discussion un plan de développement et de suivi sera mis en place pour garantir la réalisation de celui-ci	Présence / synchrone	analyse le résultat des questionnaire, prépare et anime la discussion

• Mise en place d’objectifs pour les 3 prochains mois
• L’évaluation de son intégration sera réalisée par son équipe
• Il continuera de participer à des moments informels. Cf. #Jour 1 et #Mois 1
• Il reçoit un feedback formel du Mentor pour l'aider à progresser.

Bien que l'onboarding se termine officiellement en fin de mois 3, le développement du collaborateur ne s'arrête pas là. En effet, l'évaluation 360° effectuée en fin de période permet de dresser un plan de développement sur mesure, qui permettra au collaborateur de continuer à progresser et à s'épanouir au sein de l'entreprise. Il est donc important de suivre ce plan de développement pour favoriser l'évolution et la réussite professionnelle du collaborateur.

Guide de formation

Notre formation sur la collaboration se déroule sur deux jours. Entre la première et la seconde journée de formation, il y a une semaine d'écart pour laisser le temps aux apprenants de suivre une formation en ligne constituée de deux capsules vidéos.

Voici le lien de notre guide d'animation se trouvant sur le serveur Tecfaetu :

https://tecfaetu.unige.ch/projets/concordia/generel8/guide-animation-collaboration_on-boarding-pass.pdf

Conclusion

Notre formation On Boarding Pass se déroule sur 3 mois et introduit des notions techniques (outils de travail) et sociales (fonctionnement de l’entreprise). 6 points essentiels sont à retenir de la formation :

Tout d'abord, la présence d'un buddy pour répondre aux questions informelles permet de faire le pont social vers d’autres membres de l’entreprise. En effet, sans lui, le nouvel arrivant n’aurait pas forcément le loisir de rencontrer formellement certains membres d'autres cercles, mais il pourra le faire de manière informelle avec le Buddy. L'ajout d'un Mentor permet de suivre également la formation du nouvel arrivant plus formellement.

Il sera demandé aux nouveaux employés, avec l’aide des Mentors, de créer un plan de développement personnel à suivre tout au long de l’Onboarding pour aider le nouvel arrivant à s'intégrer et à progresser dans ses objectifs. Le plan de développement personnel sera poursuivi après l'onboarding.

Par ailleurs, tout au long de la formation, diverses auto-évaluations sont mises en place pour permettre au nouvel arrivant d’avoir une rétrospective de son intégration dans l’équipe pour s’améliorer au besoin.

Un module de planification de journée de travail lui sera donné, y compris dans le module de gestion du temps et projets, pour lui permettre d’organiser au mieux sa journée, que ce soit en équipe et même seul.

Notre formation propose également l’intégration d’une boussole relationnelle qui a pour but de favoriser la collaboration entre les membres d’une équipe de travail par le biais d’un partage des émotions de manière visuel, physique et continu lors des réunions de travail notamment lors du dailyscrum.

Afin de favoriser la communication au sein de l’entreprise et dans les groupes de travail, notre formation propose deux modules :

• L'accident sur la lune met les participants en situation de prise de décision commune. Il devront communiquer, faire entendre leur point de vue et parvenir à une décision commune.
• Le workshop sur la communication non violente permet aux nouveaux arrivants d’adopter de nouveaux outils de communications qui maintiennent un excellent climat de travail au sein de l’entreprise.

Avec On Boarding Pass, chaque nouvel employé sera bien intégré dans l'entreprise, capable de travailler efficacement en équipe et contribuera positivement à la culture d'entreprise.

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