Embark e-teach : évaluation 360

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Embark e-teach : évaluation 360

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Définition

Dans une entreprise, il est nécessaire de pouvoir mesurer la performance de ses employés, mais aussi de donner l’opportunité aux employés d’évoluer en fonction des feedbacks qu’on leur donne. Selon Kanaslan et Iyem (2016), « Le feedback peut être considéré comme un miroir qui reflète le niveau de productivité des employés. Il donne l'occasion de se voir du point de vue des autres » (p.172). Afin de permettre la meilleure évolution possible des nouveaux collaborateurs au sein de leur poste, nous proposons de procéder à une évaluation 360 qui prendra place tout au long des trois mois de formation. L’évaluation 360 est définie comme un processus de feedback (méthode rétroactive) qui implique la collecte de perceptions sur le comportement et la performance d'une personne auprès de plusieurs sources. Il peut s’agir de son supérieur, ses subordonnés, ses collègues, ses clients, etc. (Kanaslan et Iyem, 2016). Elle est souvent utilisée en entreprise pour évaluer les compétences des employés et pour aider au développement professionnel.

Justification d'un dispositif d’évaluation 360

Bien qu’elle soit coûteuse en temps et en opérationnalisation, car le processus est détaillé et nécessite une gestion minutieuse et que les personnes qui fournissent le feedback peuvent avoir des préjugés, elle revêt de nombreux avantages. En effet, selon Chandhana et Easow (2015, p.75) l’évaluation 360 permet de :

• Offrir une vision plus complète des performances des employés.
• Améliorer la crédibilité de l'évaluation des performances.
• Le feedback des collègues contribuera à renforcer le développement personnel.
• Accroître les responsabilités des employés vis-à-vis de leurs clients.
• Le mélange d'idées peut donner une évaluation plus précise.
• Les avis recueillis auprès d'un grand nombre d'employés seront certainement plus convaincants.
• Ce n'est pas seulement le manager qui doit évaluer les performances de son personnel, mais aussi ses collègues.
• Les personnes qui se sous-estiment sont souvent motivées par le feedback des autres.
• Si davantage de membres du personnel participent au processus d'évaluation des performances, la culture organisationnelle de l'entreprise deviendra plus honnête.
• Amélioration du feedback à partir d'un plus grand nombre de sources.
• Développement de l'équipe.
• Développement personnel et organisationnel.
• Responsabilité dans l'évolution de la carrière.
• Réduction du risque de discrimination.
• Réduction des préjugés des managers. Étant donné que de nombreuses personnes donnent des feedback, toute évaluation extrême entre un manager et d'autres peut être examinée et les raisons peuvent en être trouvées.

En effet l’évaluation 360 doit plus servir à améliorer le développement personnel qu’à réellement évaluer (dans le sens de juger). Les critiques doivent être constructives et bienveillantes (Chandhana et Easow, 2015).

Dans le cadre de notre formation d’onboarding, l'utilisation de l'évaluation 360 degrés peut être particulièrement utile car cette méthode peut fournir une rétroaction constructive aux nouveaux employés sur leur performance dès le début de leur mandat, ce qui peut les aider à comprendre les attentes de l'entreprise et à améliorer leur performance. En recevant des feedbacks précis de différentes sources, les employés peuvent identifier leurs forces et leurs faiblesses et prendre conscience des domaines à améliorer (Kanaslan et Iyem, 2016).

L’évaluation par les différents acteurs qui gravitent autour du nouvel employé sera définie selon l’acteur sélectionné tel qu’on le voit dans le schéma (Fig. 1) :

Modèle d’évaluation 360 pour la formation Embark

Fig. 1 - Modèle d’évaluation 360 pour la formation Embark

Afin de mettre ce dispositif d’évaluation en place, nous proposons de suivre les étapes suivantes :

Tableau 1. - Étapes pour la mise en place de dispositif d’évaluation 360

Étapes	Description	Exemple
Définir les objectifs de l'évaluation 360	Définir les objectifs concernant les compétences à évaluer et les résultats attendus.	Évaluer les compétences techniques (poste de travail) et sociales (culture d’entreprise) de l'employé pendant la période d'onboarding, identifier ses forces et ses faiblesses et mettre en place un plan d'amélioration.
Sélectionner les évaluateurs	L'utilisation de plusieurs évaluateurs pour le feedback est suggérée pour renforcer la communication entre les évaluateurs et les évalués, fournir un feedback de haute qualité, identifier les points aveugles de la performance, diagnostiquer le désalignement entre les parties prenantes internes et externes, améliorer la motivation intrinsèque et diminuer la discrimination (Chandhana et Easow, 2015). Il est important de s'assurer que chaque évaluateur dispose des compétences et des connaissances nécessaires pour évaluer l'employé.	Dans ce cas, les évaluateurs sont : L'employé lui-même Son mentor Le responsable RH Les formateurs Ses pairs dans la formation d'onboarding Son équipe du poste de travail (membres de son cercle)
Établir une méthode d'évaluation (questionnaire, quiz, entretien ou autres)	Le feedback peut être recueilli par des méthodes formelles ou informelles. Les méthodes formelles comprennent les questionnaires et les entretiens structurés, tandis que les méthodes informelles comprennent le coaching, le mentorat et l'observation au poste de travail. (Chandhana et Easow, 2015).	Un questionnaire en ligne doit être adapté à chaque évaluateur, contenir des questions spécifiques à chaque compétence à évaluer, être clair et facile à comprendre (proposition : établir les questions avec une échelle de Likert). Questionnaire d'évaluation : Chaque évaluateur reçoit un questionnaire adapté à son rôle dans l'évaluation. (c.f. voir après ce tableau)
Planifier la période d'évaluation	La période d'évaluation devrait durer environ trois mois, ce qui correspond à la durée de la période d'onboarding. Il est important de fixer des dates précises pour les différentes étapes de l'évaluation.	La période d'évaluation durera trois mois, correspondant à la période d'onboarding. Chaque acteur de l’évaluation devra faire son évaluation durant la/les semaine/s qui lui est/sont attribuée/s.
Analyser les résultats	Une fois les évaluations terminées, il est important d'analyser les résultats pour déterminer les forces et les faiblesses de l'employé. Les résultats peuvent être utilisés pour mettre en place un plan d'amélioration des compétences ou pour orienter la formation future de l'employé.	Une fois les évaluations terminées, les résultats seront analysés pour identifier les forces et les faiblesses de l'employé. Un plan d'amélioration sera élaboré en fonction des résultats obtenus.
Communiquer les résultats	Il est important de communiquer les résultats de l'évaluation à l'employé, ainsi qu'aux autres parties prenantes, comme son mentor, le RH et son cercle.	Les résultats de l'évaluation seront communiqués à l'employé, ainsi qu'aux autres parties prenantes, de manière constructive et axée sur l'amélioration des compétences de l'employé.

Tableau 1. - Etapes pour la mise en place de dispositif d’évaluation 360

En résumé, pour mettre en place un dispositif d'évaluation 360 pour évaluer un nouvel employé en formation d'onboarding, il est important de définir les objectifs, d'identifier les évaluateurs, d'établir un questionnaire d'évaluation, de planifier la période d'évaluation, d'analyser les résultats et de communiquer les résultats de manière constructive. Toutes les évaluations qui se font sous la forme d’un questionnaire en ligne sont envoyées directement chez les formateurs afin que ceux-ci puissent en faire une analyse et communiquer les résultats aux nouveaux employés et aux parties prenantes.

Évaluation par les mentors

Durant la formation, les formés sont régulièrement envoyés sur leur poste de travail aux côtés de leur mentor respectif. Durant ces moments, le mentor observe et communique de manière informelle avec le formé sur son parcours et sur sa progression au cours des trois mois de formation. Le mentor veille à lui montrer ce qu'il faut faire et comment bien le faire et c’est sur les compétences techniques générales et spécifiques, ainsi que sur son intégration que le mentor va évaluer la progression du formé. Nous conseillons pour cela d’encourager les mentors à prendre des notes sur le formé afin de les retranscrire dans le questionnaire de satisfaction qui lui est envoyé par mail à chaque fin de mois, pour offrir une évaluation formative au nouvel employé.

Les points essentiels qui seront posés aux mentors sont :

• Comment évaluez-vous la capacité de l'employé à apprendre et à appliquer les compétences ?

Cette question vise à évaluer la capacité de l'employé à apprendre et à appliquer les compétences enseignées. Elle permet également au mentor de fournir des commentaires constructifs à l'employé et d'identifier les domaines dans lesquels l'employé peut encore s'améliorer.

• Quels sont les points forts et les points d’amélioration de l'employé selon vous ?

Cette question permet au mentor de fournir une évaluation globale des compétences de l'employé. Elle peut également permettre de déterminer si l'employé répond aux attentes du mentor et de l'entreprise.

Évaluation par les formateurs

Tout au long de la formation, les formés peuvent suivre des micro-formations sur leur e-portfolio en fonction de leurs besoins à un moment T de la formation. La complétion de ces micro-formations est monitorée dans l’e-portfolio, ce qui permet au formé et aux formateurs de suivre l’avancée et les progrès du formé en temps réel. De ce fait, les formateurs peuvent évaluer de manière plus approfondie les compétences du formé, en plus de leurs observations durant les séances d’activité en présence synchrone. Par conséquent, les formateurs peuvent évaluer les compétences du formé sous deux angles, l’angle collaboratif en présence avec le reste du groupe d’onboardés et l’angle individuel à distance avec les micro-formations. Cette double évaluation formative permet de faire un retour au formé à chaque fin de mois dans un entretien individualisé afin de lui permettre de minimiser les lacunes qui lui restent.

Les points essentiels qui seront posés aux formateurs sont :

• Comment évaluez-vous la compréhension de l'employé des compétences enseignées ?

Cette question vise à évaluer la capacité de l'employé à comprendre les compétences enseignées, telles que la gestion de projet ou le travail collaboratif. Elle permet également au formateur de fournir des commentaires constructifs à l'employé et d'identifier les domaines dans lesquels l'employé peut encore s'améliorer.

• Quels sont les points forts et les points d’amélioration de l'employé selon vous ?

Cette question permet au formateur de fournir une évaluation globale des compétences de l'employé. Elle peut également permettre de déterminer si l'employé est en mesure d'appliquer les compétences enseignées dans un environnement de travail réel.

Auto-évaluation par les formés

En fin de première semaine, les formés sont amenés à s’autoévaluer afin de voir quel est leur niveau de compétences et de connaissances dans l’entreprise. Cette évaluation diagnostique servira de point de départ sur l’e-portfolio de la plateforme Moodle. Par la suite, un questionnaire en ligne d’auto-évaluation sera envoyé au formé à chaque fin de semaine afin de voir s'il évolue, s’il stagne ou encore s’il régresse dans le développement des compétences qui lui sont nécessaires. Ce questionnaire comprend des questions de ressenti personnel du formé quant à son intégration dans l’entreprise ainsi que sur ces compétences techniques.

Les points essentiels qui seront posés aux formés sont :

• Quels sont vos objectifs personnels pour cette période d'onboarding ?

Cette question vise à évaluer la capacité de l'employé à se fixer des objectifs clairs et à les atteindre. Elle peut également permettre de déterminer si les objectifs personnels de l'employé sont alignés avec les objectifs de l'entreprise et si l'employé est motivé à atteindre ses objectifs.

• Quels sont vos points forts et vos points d’amélioration ? Comment pouvez-vous améliorer vos points faibles ?

Cette question permet à l'employé de réfléchir à ses compétences et à ses faiblesses. Elle permet également à l'employé de proposer des solutions pour améliorer ses compétences et de démontrer sa capacité à s'auto-évaluer.

Évaluation par les membres du cercle

Durant les moments de travail sur le poste de travail, les autres membres du cercles sont invités à discuter avec le formé, à lui enseigner leurs procédures de travail et à communiquer en cas d' incompréhension du nouvel employé. Ces rencontres se font de manière informelle mais peuvent servir par la suite pour compléter le questionnaire formatif, envoyé par mail à la fin de chaque mois, qui permettra de de donner un feedback formatif au formé sur son intégration dans l’équipe et sur la perception de ses collègues sur son travail individuel et en équipe.

Les points essentiels qui seront posés aux membres du cercle sont :

• Comment évaluez-vous la capacité de l'employé à appliquer les compétences acquises dans la formation dans un environnement de travail réel ?

Cette question vise à évaluer la capacité de l'employé à appliquer les compétences acquises dans la formation dans un environnement de travail réel. Elle permet également à l'équipe de fournir des commentaires constructifs à l'employé et de déterminer si l'employé est en mesure de travailler efficacement dans son nouveau poste.

• Quels sont les points forts et les points d’amélioration de l'employé selon vous ?

Cette question permet à l'équipe de fournir une évaluation globale des compétences de l'employé. Elle peut également permettre de déterminer si l'employé est en mesure de s'adapter rapidement à son nouveau poste et de contribuer efficacement à l'équipe.

Évaluation par les pairs (de la formation)

Les trois mois durant lesquels les formés auront collaboré ont pour but de créer une communauté de pratique qui perdure sur le long terme, même après la formation. Dans cette optique, les formés peuvent compter sur le soutien de leur pair, même si ceux-ci ne travaillent pas dans le même cercle qu’eux. Par conséquent ceux-ci n’évaluent pas les compétences du formé par rapport à son métier, en revanche ils amènent une vision et un feedback formatif plus globaux de l’intégration du formé dans l’entreprise. Les pairs reçoivent donc également un questionnaire en ligne à compléter à la fin des deux premiers mois.  

Les points essentiels qui seront posés aux pairs sont :

• Comment évaluez-vous la capacité de l'employé à travailler en équipe ?

Cette question vise à évaluer la capacité de l'employé à travailler en collaboration avec ses pairs. Elle permet également aux pairs de fournir des commentaires sur la communication et la coopération de l'employé dans un environnement de travail d'équipe.

• Quels sont les points forts et les points d’amélioration de l'employé selon vous ?

Cette question permet aux pairs de fournir une évaluation globale des compétences de l'employé. Elle peut également permettre de déterminer si l'employé est en mesure de contribuer efficacement à une équipe et de travailler en harmonie avec ses collègues.

Évaluation par les RH

Finalement, les RH participent à l’évaluation des formés en vérifiant que les connaissances de la culture et de la politique d’entreprise soit respectée grâce aux suivi des micros-formations qui concernent les informations pratiques liées à l’entreprise. Un questionnaire en ligne leur est envoyé à la fin des 3 mois de formation.

Les points essentiels qui seront posés aux RH sont :

• Comment évaluez-vous la capacité de l'employé à s'intégrer dans l'entreprise ?

Cette question vise à évaluer la capacité de l'employé à s'intégrer dans l'environnement de travail. Elle permet également au responsable RH de déterminer si l'employé partage les valeurs de l'entreprise et s'adapte à sa culture.

• Quels sont les points forts et les points d’amélioration de l'employé selon vous ?

Cette question permet au responsable RH de fournir une évaluation globale des compétences de l'employé. Elle peut également permettre de déterminer si l'employé est en mesure de suivre le règlement interne à l’entreprise.

Conclusion

Par conséquent, en utilisant un dispositif d'évaluation 360 degrés, l'entreprise peut obtenir une image complète de la performance de l'employé en formation de onboarding. Les commentaires et les évaluations des différents acteurs impliqués dans le processus permettent à l'entreprise de comprendre les points forts et les points faibles de l'employé, de fournir des commentaires constructifs et d'identifier les domaines dans lesquels l'employé peut encore s'améliorer.