Embark e-teach : mentorat via On-the-Job Training
Mentorat via On-the-Job Training
Notre formation d’onboarding intègre un dispositif de mentorat encadré par des activités On-the-Job Training. Celui-ci est un élément clé d’un programme d’onboarding efficace pour les nouveaux employés. Il assure au nouvel employé d’acquérir des compétences et des connaissances pratiques et de les mettre directement en pratique sur le terrain.
Ce type de formation permet un étayage décroissant des apprentissages mais une responsabilité et autonomie croissante. Au fur et à mesure de l’avancée du programme d’onboarding, la présence et le soutien du mentor diminuera progressivement afin de permettre au nouveau collaborateur de prendre davantage de responsabilités et de gagner en autonomie. De cette manière, les nouveaux collaborateurs peuvent acquérir de l’expérience pratique tout en se sentant soutenus et encadrés tout au long du processus d’apprentissage.
Mentorat et justification
De nos jours, de plus en plus d'entreprises ont recours au mentorat. Pourquoi une telle tendance ? Car le mentorat s’est imposé comme une stratégie individuelle de réussite professionnelle (Aryee, Wyatt et Stone, 1996 ; Dreher et Ash, 1990 ; Scandura, 1992 cités par Bozionelos, 2012, traduction libre, p. 26[1]).
D’une manière générale, le mentorat consiste à jumeler un employé plus expérimenté (mentor) avec un employé moins expérimenté (mentoré) avec comme objectif de faciliter son intégration mais aussi de favoriser son développement professionnel. Dans la littérature, il n’existe pas de consensus quant à sa définition. Cependant, la plus répandue est celle de Ragins (1989, cité par Bach Ouerdian et al., 2018[2]) qui considère le mentor comme « un individu d’un rang supérieur et influent qui a beaucoup d’expérience et de connaissances et qui s’attache à favoriser la mobilité verticale et à soutenir la carrière d’un protégé ». Il est important de spécifier que dans le cadre de notre dispositif d’onboarding, le mentor n’est pas issu d’un rang supérieur car il n’y a pas de hiérarchie au sein des cercles, toutefois son expérience et ces connaissances permettront de favoriser l’intégration du mentoré et de soutenir sa carrière au sein de l’entreprise.
Il est également important de souligner la différence qui existe entre le mentorat et le tutorat. Houde (1996) et Paul (2004) citées par Ivanaj et Persson (2012[3]) expliquent que le tutorat, contrairement au mentorat, est plus technique. Le « tutorat concerne des savoirs professionnels de type savoir-faire, [alors que] le mentorat se positionne au service de la transmission d’un savoir-être ». Dans notre dispositif d’onboarding, nous avons pris le parti de définir le rôle du mentor de façon plus complète, en lui intégrant les fonctions de tuteur.
Rôles du mentorat
Kram (1983, 1985 cité dans Ivanaj et Persson (2012)[3]) définit deux fonctions principales du mentorat : le développement de carrière et le développement psychosocial. Dans le développement de carrière, « le mentor apprend les ficelles du métier au mentoré [et] favorise l’avancement professionnel du protégé et tente de le rendre efficace » alors que dans la fonction psychosocial, « le mentor apporte un soutien psychologique et favorise le sentiment de compétence et d’affirmation d’identité. Il adopte un comportement de protection » (Kram, 1983, cité dans Bach Ouerdian et al., 2018[2]). Ces fonctions se subdivisent ensuite en sous fonctions et sont répertoriées dans le tableau ci-dessous :
| Développement de carrière | Développement psychosocial |
| Exposition et visibilité :
Créer des opportunités pour que les décideurs importants puissent voir et apprécier les compétences, les capacités et les talents particuliers d'une personne. |
Modèle de rôle :
Se comporter et agir d'une manière à imiter. Un modèle affiche des attitudes, des valeurs et des comportements appropriés à apprendre et à suivre. |
| Coaching :
Partager des idées, fournir un retour d'information, suggérer des stratégies pour atteindre les objectifs du travail. |
Conseil :
Écouter et discuter des problèmes personnels et professionnels, des préoccupations et des craintes que la personne peut avoir et offrir des conseils, faire preuve d'empathie et de bienveillance. |
| Parrainage :
Soutenir, reconnaître, défendre une personne. |
Acceptation et confirmation :
Transmettre une estime et un respect positifs et en démontrant sa foi en quelqu'un. |
| Protection :
Minimise la probabilité d'être impliqué dans des situations controversées et réduit les risques inutiles. |
L'amitié :
Interaction informelle au travail et volonté de discuter de divers sujets. |
| Des missions difficiles :
Concevoir ou assigner des tâches de travail qui sont difficiles et stimulantes. |
Wanberg et al. (2003 cité par Bach Ouerdian et al., 2018[2]) affirment que si le mentor assume son rôle psychosocial, il favorise alors « le développement personnel de leurs protégés au niveau de la connaissance de soi et de leur estime personnelle, ce qui se répercute sur leur avancement de carrière ». Ceci peut être justifié par la théorie de l’apprentissage de Bandura (1977) qui dit qu’un « individu est capable de reproduire un comportement observé grâce à l’imitation d’un modèle ». Or le mentor endosse ce rôle de modèle, ainsi le mentoré pourra apprendre en observant les attitudes et les comportements de son mentor.
Le mentorat offre une réelle opportunité d’apprentissage au nouvel arrivant. Cela lui permet d’accéder à des conseils et des connaissances qu’il n’aurait pas pu obtenir autrement. Le mentor peut avoir un rôle important sur le renforcement de la confiance en soi du nouveau collaborateur et sur sa motivation grâce à un feedback et un encouragement régulier.
Chen (2018, traduction libre, pp. 269-270[4]) l’affirme, la relation entre le mentor et le mentoré renforce l’engagement de ce dernier, en favorisant ses performances professionnelles, sa réussite dans son poste et son attachement socio-émotionnel.
Dans notre programme d’onboarding, comme dit précédemment, le mentor a un rôle plus complet car il endosse le rôle de mentor mais également de tuteur. Dès le premier jour, le nouveau collaborateur se voit attribuer un mentor appartenant au cercle qu’il intégrera.
Dès le deuxième jour, le nouveau collaborateur aura des activités On-the-Job Training c'est-à-dire qu’il suivra le mentor sur une partie de la journée, ainsi il pourra découvrir les procédures de travail au sein de l’entreprise. Le mentor pourra prendre du temps pour lui expliquer certaines particularités et spécificités de l’entreprise, lui donner des conseils, etc. tout en lui confiant des tâches de travail. Au fur et à mesure que le nouveau collaborateur suit les formations du programme d’onboarding, il se verra alors attribuer des missions de travail de plus en plus complexes. De même que la présence du mentor va progressivement diminuer, ce qui va permettre au nouveau collaborateur de s’autonomiser et d’être de plus en plus responsable. Toutefois, le mentor reste disponible et est la personne référente du nouveau collaborateur. Il continuera à fournir des feedbacks lors d’activités pratiques du programme d’onboarding mais également sur des missions de travail.
Le mentor aura également un rôle d’évaluateur. Il rencontrera régulièrement l’onboardé pour faire un suivi sur ces compétences et sur son intégration au sein de l’entreprise. Ensemble, ils pourront identifier des problématiques ou des besoins du nouveau et ainsi trouver des solutions, toujours dans l’optique de rendre le nouveau de plus autonome possible, le plus rapidement possible.
Dans notre dispositif d’onboarding, le mentor pourra également prendre part à l’évaluation 360 des formés, durant les suivis réguliers, selon des modalités informelles.
Recrutement des mentors
Les mentors sont recrutés sur la base du volontariat dans chaque cercle mais également en fonction de leur expertise et expérience par rapport au nouvel employé qui arrive dans le cercle. Selon le nombre de formés présents dans chaque cercle, chaque mentor aura la responsabilité de superviser un maximum de deux formés afin de ne pas trop alourdir sa charge de travail.
Valorisation du mentorat
Valoriser un mentor peut être une pratique importante pour reconnaître leur contribution à l'entreprise et pour les encourager à continuer à offrir leur expertise et leur temps aux nouveaux employés (Comundi, 2019). Les mentors peuvent être valorisés de différentes manières :
- Reconnaître leur travail : L'une des façons les plus simples de valoriser un mentor est de reconnaître publiquement leur travail et leur contribution à l'entreprise. Cela peut se faire lors de réunions d'équipe, lors d'événements spéciaux ou en leur envoyant un e-mail de remerciement (Mentoring en entreprise : un dispositif au service de la performance, s. d.).
- Offrir des avantages : Les entreprises peuvent également offrir des avantages tels que des congés supplémentaires, des primes ou des formations supplémentaires pour remercier les mentors de leur temps et de leur expertise.
- Promouvoir leur expertise : Les mentors peuvent être invités à partager leur expertise lors de présentations internes ou externes à l'entreprise. Cela peut aider à renforcer leur réputation et à leur donner une plus grande visibilité.
- Offrir des opportunités de développement : Les mentors peuvent également être valorisés en leur offrant des opportunités de développement professionnel, comme des formations, des conférences ou des projets spéciaux. Cela peut aider à renforcer leur expertise et leur contribution à l'entreprise (Mentoring en entreprise : un dispositif au service de la performance, s. d.).
- Encourager les feedbacks : Enfin, les mentors peuvent être valorisés en leur offrant des commentaires réguliers sur leur travail et en leur permettant de donner leur avis sur le programme de mentorat en entreprise. Cela peut aider à améliorer le programme et à garantir que les mentors se sentent écoutés et soutenus.
Outre la valorisation par autrui, celle que le mentor peut avoir de lui-même est tout aussi importante. Les mentors « peuvent éprouver de la satisfaction, un sentiment d’accomplissement et un sens supplémentaire à leur vie professionnelle en aidant des collègues moins expérimentés et en trouvant un exutoire pour transmettre leurs connaissances et leur sagesse accumulées » (Clawson, 1980 ; Kram, 1983, 1985 ; Levinson, Darrow, Klein, Levinson et McKee, 1978 ; Ragins et Scandura, 1999 cités par Bozionelos, 2002, traduction libre, p. 26[1]). Cette valorisation personnelle peut également être source de motivation pour le mentor.
En somme, valoriser un mentor en entreprise peut aider à renforcer leur engagement et à encourager leur contribution à l'entreprise. En offrant des avantages, en promouvant leur expertise, en offrant des opportunités de développement et en encourageant les feedbacks, les entreprises encouragent les mentors à vouloir continuer d’être un bon mentor.
On-the-Job Training (OJT) et justification
Nous proposons d’introduire un système de mentorat qui se base sur les pratiques communes faites en entreprise qui sont les OJT (On-the-Job Training). Les activités de On-the-Job Training (OJT) peuvent être un moyen très efficace pour un système de mentorat en entreprise. OJT est un mode de formation qui consiste à apprendre en faisant, en observant ou en travaillant directement sur le terrain. Cette approche est particulièrement bénéfique dans le cadre d'un système de mentorat, où un mentor expérimenté guide un employé moins expérimenté.
Selon le Professeur Imed Bouchrika (https://research.com[5]), On-the-job training est une méthode pratique sur le terrain qui permet de transmettre aux employés les connaissances et les compétences essentielles dont ils ont besoin pour effectuer des tâches spécifiques sur leur lieu de travail. Cette méthode implique l'acquisition de valeurs, de compétences, de connaissances et de sentiments intégrés dans un contexte organisationnel spécifique. En effet, ce mentorat sur le lieu de travail peut amener des changements profonds dans le comportement des travailleurs et des équipes. Il s'agit d'une méthode d'apprentissage pratique qui se produit dans un cadre professionnel et qui permet aux travailleurs d'acquérir les compétences nécessaires pour accomplir leur travail avec succès.(https://research.com)
Les activités de OJT permettent aux employés de mettre immédiatement en pratique les compétences et les connaissances qu'ils ont acquises. Ils ont l'opportunité de travailler sur des projets réels et de résoudre des problèmes concrets, ce qui peut renforcer leur confiance en eux et améliorer leur efficacité au travail. Cela peut également aider à améliorer la qualité du travail et à réduire les erreurs.
De plus, le mentor peut fournir des commentaires en temps réel à l'employé en train de travailler, ce qui peut aider à identifier les erreurs et les opportunités d'amélioration et à les corriger rapidement. Cela permet également d’aider l'employé à comprendre les attentes de l'entreprise et à s'adapter plus rapidement au travail.
Un élément en faveur de cette méthode est que les activités de OJT peuvent être facilement personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de chaque employé. Le mentor peut adapter les activités de OJT en fonction des compétences et des connaissances de chaque employé, ce qui peut aider à maximiser leur potentiel de développement professionnel.
Il existe plusieurs méthodes d’OJT qui permettent de laisser de plus en plus d’autonomie aux employés. Dans le cadre de notre formation, nous en avons sélectionné quelques unes que nous avons classé dans l’ordre suivant (exemples adaptés de https://www.knowledgehut.com[6]) :
- Shadowing (Observation en français) : dans le cadre d'une formation par observation, le nouvel employé suit le mentor comme son ombre et observe ce qu'il fait. Le nouvel employé n'est pas autorisé à effectuer les tâches ; il n'est là que pour apprendre et prendre des notes.
- Delegation (Délégation en français): le mentor confie des tâches au formé en lui faisant confiance pour les mener à bien sans trop de supervision.
- Self-instructions (Auto-instruction en français) : lorsqu'un formé lit les instructions relatives à une tâche et qu'il l'accomplit par lui-même.
- Refreshers (Remise à niveau en français) : le formé revoit les instructions d'une tâche qu'il sait déjà effectuer afin de se rafraîchir la mémoire.
Notre formation vise à rendre l'onboardé opérationnel et autonome de manière progressive en procédant à un étayage des apprentissages avec un accompagnement régulier et fréquent au départ, pour laisser ensuite la place au contrôle et à l'autonomie croissante du formé. Cela permettra d'offrir une responsabilité progressive aux formés, en leur confiant des missions de plus en plus complexes, afin de leur permettre de gagner en confiance et en autonomie.
Enfin, les activités de OJT peuvent aider à favoriser une culture de collaboration et de partage des connaissances en entreprise. Le mentor et l'employé peuvent travailler ensemble sur des projets communs, ce qui peut aider à renforcer les relations professionnelles et à favoriser un environnement de travail positif.
En conclusion, la pratique des OJT dans le cadre d'un système de mentorat en entreprise peut contribuer à améliorer l'efficacité et la qualité du travail, à personnaliser les activités de formation, à favoriser une culture de collaboration et de partage des connaissances, ainsi qu'à maximiser le potentiel de développement professionnel des employés.
Références
- ↑ 1,0 et 1,1 Bozionelos, N. (2004). Mentoring provided : Relation to mentor’s career success, personality, and mentoring received. Journal of Vocational Behavior, 64(1), 24‑46. https://doi.org/10.1016/S0001-8791(03)00033-2
- ↑ 2,0 2,1 et 2,2 Bach Ouerdian, E. G., Malek, A., et Dali, N. (2018). L’effet du mentorat sur la réussite de carrière : Quelles différences entre hommes et femmes ? Relations industrielles, 73(1), 117‑145. https://doi.org/10.7202/1044429ar
- ↑ 3,0 3,1 et 3,2 Ivanaj, S., et Persson, S. (2012). Le mentoring à la française : Un processus informel, silencieux mais efficient: Management & Avenir, n° 55(5), 79‑97. https://doi.org/10.3917/mav.055.0079
- ↑ Chen, Y.-C. (2018). Enhancing teaching competence through bidirectional mentoring and structured on-the-job training model. Mentoring & Tutoring: Partnership in Learning, 26(3), 267‑288. https://doi.org/10.1080/13611267.2018.1511948
- ↑ Bouchrika, I. (2023, 20 avril). On the Job Training: OJT Meaning, Advantages & Types. Research.com. https://research.com/careers/on-the-job-training
- ↑ Anand, B. (2023, 20 janvier). On-the-job Training: Importance, Types, And Methods. KnowledgeHut. https://www.knowledgehut.com/blog/others/on-the-job-training
7. Comundi. (2019). Mentorat en entreprise : quels bénéfices et enjeux ? Mag des compétences - Comundi. https://www.comundi.fr/mag-des-competences/mentorat-en-entreprise-quels-benefices-et-enjeux/
8. Mentoring en entreprise : un dispositif au service de la performance. (s. d.). https://www.talentis-coach.com/blog/mentoring-en-entreprise-un-dispositif-au-service-de-la-performance