On Boarding Pass

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Cette page présente un projet de scénarisation d'une formation hybride pour l'Onboarding réalisée dans le cadre du cours Apprentissage DIgital et formation à Distance 2. (Semestre: Printemps 2023)

· Responsables du cours: Gaëlle Molinari, Djamileh Aminian et Yannick Stéphane Nleme Ze

· Auteurs du projet: Emma, Marco, Diego et Sebastien

L'ensemble des projets sont présentés sur la page ADID'2.

Description de la formation

Enjeux

Cette article présente la scénarisation d’accueil d’un nouveau collaborateur dans une entreprise. Elle couvre les aspects formels et informels de son arrivée. Un bon accueil est essentiel pour garantir une intégration réussie dans l’entreprise et pour favoriser l’engagement et la productivité du collaborateur. Les enjeux de cette démarche et donc de la formation proposée sont multiples pour les différents parties prenantes. Les principaux facteurs touchés sont :

1. Réduction du turnover : Un accueil bien réalisé va permettre au collaborateur de se sentir accueilli et soutenu dans son arrivée dans l’entreprise. Cela va aider à remplir son besoin d’appartenance qui représente le troisième niveau de la pyramide de Maslow (Landecy, s. d.). Cela peut aider à ce qu’il reste plus longtemps dans l’entreprise. Pour celle-ci, cette démarche représente donc une limitation des coûts liés au recrutement de nouveaux collaborateurs. Selon le National Business Research Institute (NBRI), le coût d’un recrutement raté est de 1,5 fois à 2 fois le salaire annuel du collaborateur (Les 5 étapes du processus de recrutement | Academic Work, s. d.). Il est donc important de limiter le turnover afin de diminuer ces coûts liés au turnover.  
2. Productivité accrue : Une bon processus d’accueil permet au collaborateur de se familiariser rapidement avec son environnement de travail, les outils, les procédures et les attentes de l'entreprise. Cela lui permet de devenir rapidement opérationnel et d'être productif plus rapidement, évitant ainsi les périodes d'apprentissage prolongées qui pourraient entraver sa performance. Avoir des collaborateurs compétents assurera une meilleure rentabilité pour l’entreprise.
3. Engagement et motivation : Prendre le temps de réaliser un bon accueil et une bonne formation va montrer au nouveau collaborateur qu’il est important pour l’équipe. A nouveau cela va combler son besoin d’estime et lui donner de la motivation au travail. Selon Forest et Mageau (2008), cela va influencer son bien-être, son comportement et donc entraîner des conséquences économiques positives pour l’entreprise.
4. Intégration sociale : Un bon accueil permet au nouveau collaborateur de se sentir intégré socialement dans l'entreprise. Cela peut faciliter le développement de relations professionnelles positives avec les autres membres de l'équipe, favorisant ainsi la collaboration, la communication et la création d'un climat de travail positif.
5. Image de l'entreprise : L'accueil réservé aux nouveaux collaborateurs reflète l'image de l'entreprise en tant qu'employeur. Un accueil positif renforce la réputation de l'entreprise en tant qu'organisation attentionnée, respectueuse et soucieuse du bien-être de ses employés, ce qui peut aider à attirer et à retenir les meilleurs talents.
6. Cohésion d'équipe : Un bon accueil favorise la cohésion d'équipe en encourageant les interactions entre les membres de l'équipe et en créant un environnement propice à la collaboration. Cela peut contribuer à la construction de relations positives entre les nouveaux collaborateurs et les membres existants de l'équipe, ce qui peut renforcer la dynamique de groupe et la performance globale de l'équipe.

En résumé, un accueil bien ait de nouveau collaborateur est apporte plusieurs bénéfices tant pour l’entreprise que pour le collaborateur. Cela améliore l’intégration, l’engagement, la motivation et la productivité du collaborateur et renforce l’image de l’entreprise en faisant d’elle un employeur de choix. Il est donc important de mettre en place un processus structuré et bienveillant pour assurer l’intégration réussies des nouveaux collaborateurs et ainsi optimiser sa productivité et limité les coûts pour l’entreprise.

Objectifs principaux

1. Maîtrise des outils
   • choisir et employer les outils adaptés à la situation que l’employé utilise dans l’entreprise
   • créer un projet (réel en groupe) avec les outils de l’entreprise
2. Intégration dans l’équipe
   • créer des liens avec les autres employés
   • critiquer son intégration au sein de l’entreprise
   • s’adapter au fonctionnement de l’entreprise
3. Autonomie
   • résoudre un problème seul ou demander de l’aide à la bonne personne
   • planifier sa journée de travail

Suivi

Le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs se feront à l’aide de Teamwork, le logiciel de gestion de projet employé par l’entreprise (Teamwork - The Most Powerful Project Management Software on the Market, s. d.). Le suivi se fera à l’aide de cet outil. Pour commencer, une série de tâches en lien avec la formation du collaborateur lui sera attribuée. Pour chacune de ses tâches, il recevra un délai et une description détaillée ainsi que les outils et accès nécessaire. Elles pourront inclure des procédures internes, l’apprentissage d’outils, d’aspects spécifique à son rôle et des moments informelles. Celles-ci seront décrites dans la partie 2 de cet article.

Une fois que le collaborateur a complété sa tâche, il lui suffira de cocher la tâche comme étant effectuée. Cela lui permettra de suivre facilement sa progression et de s’assurer que tout ce qui lui ai demandé sera accomplis dans les délais impartis. Cela permettra au responsable de cette formation de s’assurer de l’avancée des nouveaux collaborateurs. Il lui suffira d’aller sur le tableau de bord du projet en lien avec cette formation et il pourra voir l’avancée de la personne dans sa formation.

Teamwork offre aussi la possibilité de communiquer et de collaborer, cela va faciliter les échanges entre le nouveau collaborateur, le responsable de la formation, son mentor et son buddy en cas de questions ou de problèmes éventuels.

En agissant ainsi pour la formation des nouveaux collaborateurs, l’entreprise peut s’assurer de la progression de ceux-ci et leur permettre la meilleur intégration au sein de celle-ci. A nouveau, chaque partie prenante est gagnante lors d’une procédure d’accueil bien réalisée.

Dispositif de formation

Approche pédagogique

Onboarding

L'onboarding est un processus qui a lieu dans les entreprises pour intégrer un nouvel employé au sein d'une équipe pré-existante. C'est un processus d'orientation d'une durée de trois à six mois qui a pour objectif de permettre aux nouveaux employés de passer du statut d'étranger à celui d'initié (outsider to insider). Il a pour but d’aider les nouveaux employés à acquérir les connaissances, les compétences et les comportements dont ils ont besoin pour réussir sur leur nouveau lieu de travail (Gregory et al., 2022).

Le modèle d'onboarding réussi de Bauer (2010) fournit un ensemble de lignes directrices pour l'intégration des personnes dans les organisations. Il y a six activités dans l’onboarding à effectuer, cinq concepts d'ajustements des nouveaux employés et trois concepts d’ajustement du lieu de travail, qui sont identifiés comme des leviers aidant les nouveaux arrivants au cours de l'onboarding.

Premièrement, dans les activités de l’onboarding, on trouve le recrutement de l’employé, son orientation, les outils de soutien, du coaching, de la formation et des outils de feedback.

Deuxièmement, dans les concepts d’ajustement au nouvel employé, on trouve l’efficience, la clarification du rôle, l’intégration sociale, la connaissance de la culture de l'entreprise et le changement de la mentalité.

Pour finir, dans les concepts d’ajustement de l’entreprise, on trouve la composition de l'équipe, la communication de l'équipe et la communauté de pratiques.

La collaboration

La collaboration joue un rôle important au sein de notre formation. Non seulement, elle sera prise en compte lors de la formation des groupes, mais elle sera surtout enseignée aux nouveaux collaborateurs.

La collaboration correspond au fait que les membres du groupe travaillent pour un but commun. Ils effectuent une production individuelle et une production collective afin d'atteindre chacun par eux-même le but fixé. C'est un processus démocratique où la mise en commun des idées priment (Henri et Lundgren-Cayrol, 2018). La collaboration est un succès lorsque chacun s'engage à construire une représentation commune des connaissances (Piquet, 2009).

La collaboration est une activité où les individus prennent des décisions ensemble et créent de la connaissance (Borge et White, 2016). C'est aussi la capacité d'un individu à s'engager en mettant leurs connaissances, compétences et efforts en commun afin d'obtenir un résultat (Fiore et al., 2017).

Elle se distingue de la coopération par le fait que chacun travaille sur la même tâche plutôt que de partager le travail en sous-tâches en les assemblant à la fin (Schneider et al., 2004).

• différences entre coopération et collaboration
• schéma sur le travail collaboratif
• collaboration en ligne
• schéma sur la divergence ?

Références

Forest, A.L. & Mageau, G.A. (2008). Promoting autonomous motivation for physical activity among older adults: The role of the need for relatedness and perceived social support. Psychology of Sport and Exercise, 9(5), 597-608.

Gregory, P., Strode, D. E., Sharp, H., et Barroca, L. (2022). An onboarding model for integrating newcomers into agile project teams. Information and Software Technology, 143. https://doi.org/10.1016/j.infsof.2021.106792

Landecy, C. (s. d.). Pyramide de Maslow : Explication et utilisation de la pyramide des besoins. Consulté 17 avril 2023, à l’adresse https://blog.hubspot.fr/marketing/pyramide-de-maslow

Les 5 étapes du processus de recrutement | Academic Work. (s. d.). Consulté 17 avril 2023, à l’adresse https://www.academicwork.ch/blog/career/outils-de-recrutement-formation-rh

Teamwork—The Most Powerful Project Management Software on the Market. (s. d.). Consulté 17 avril 2023, à l’adresse https://www.teamwork.com/try-now/project-management-software-trial/