We e-teach
Cette page présente un projet de scénarisation d'une formation hybride pour l'Onboarding réalisée dans le cadre du cours Apprentissage DIgital et formation à Distance 2. (Semestre: Printemps 2023)
Responsables du cours: Gaëlle Molinari, Djamileh Aminian et Yannick Stéphane Nleme Ze
Résumé
Cet article présente le dispositif We e-teach (prononcé We teach) pour des commanditaires de E-teach.
Il a été conceptualisé par Rima, Thomas, Mehdi et Daniel.
Ce dispositif sert de programme d' "onboarding" pour les nouveaux arrivants au sein de l'entreprise. We e-teach dure 3 mois. Voici l'ordre des points qui seront traités :
- La description de la formation
- La structure générale de la formation
- Dispositif de formation
- Dans la conclusion, nous ferons quelques recommandations qui ne sont pas dans la demande du commanditaire, mais qui nous semblent pertinentes.
Tout au long de cet article, nous tenterons de justifier chaque choix par des articles scientifiques ou par des arguments, dans la mesure du possible.
Description de la formation
Le dispositif We e-teach est un programme d'onboarding pour les nouveaux arrivants de l'entreprise. C'est-à-dire qu'elle vise à intégrer toutes personnes nouvellement embauchées au sein de l'entreprise du mieux possible. Le programme dure trois mois. Nous mettons un point d'honneur à faire en sorte que le dispositif soit fluide pour l'employé : l'autonomie est très faible au commencement et, progressivement, augmente pour enfin être la plus haute possible à la fin des trois mois.
Ainsi, nous ferons la distinction sur trois points essentiels, qui expliqueront en partie, certains de nos choix pour la conception de ce dispositif :
- L'immersion : définit les moments où le nouvel arrivant entre dans la culture de l'entreprise.
- L'intégration : définit le niveau d'incorporation au sein de l'entreprise.
- La consolidation : définit le renforcement et la mise en application des connaissances et des informations qui sont transmises au nouvel arrivant.
Indépendamment du temps, voici des points qui seront présents tout au long des trois mois :
- À chaque fin de semaine, un point sera fait avec l'employé. Deux aspects seront évalués pour avoir un retour sur son intégration dans l'entreprise :
- L'intégration au niveau des compétences à acquérir pour son travail professionnel.
- L'intégration au niveau social avec les autres membres de l'entreprise.
Ainsi, nous pouvons diviser le dispositif en 3 mois, de manière générale, afin d'obtenir une vue globale de ce qui est attendue lors de chaque période.
- Le premier mois est à autonomie faible, car le nouvel arrivant doit s'accoutumer à la culture de l'entreprise (Dai et De Meuse, 2007) pour faciliter son insertion. Elle commence par un temps à distance pour qu'il puisse étudier des informations primaires depuis chez lui. Une fois qu'il arrive en présence pour la première fois, un mentor, qui se porte volontaire, peut lui faire le tour des locaux. Par ailleurs, une réunion avec toute l'équipe est à prévoir pour faire les présentations.
- Le deuxième mois est à autonomie moyenne et des tâches commencent à être assignées au nouvel arrivant.
- Le troisième mois est celui qui se veut avec l'autonomie la plus haute, pour permettre au nouvel arrivant de se retrouver en situation concrète de travail, tout en ayant une supervision en parallèle si des ajustements sont nécessaires.
Structure générale
| Mois et semaines | Objectifs |
|---|---|
| Mois 1 : Autonomie faible | intégration: 40% - immersion: 40% - consolidation: 20% |
| Semaine 1 à 2 | Semaines à distance + présentiel (format hybride). plus de détails |
| Semaine 3 à 4 |
|
| Mois 2 : Autonomie moyenne | intégration: 30% - immersion: 30% - consolidation: 40% |
| Semaine 5 à 8 |
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| Mois 3 : Autonomie haute | intégration: 20% - immersion: 20% - consolidation: 60% |
| Semaine 9 à 12 |
|
Dispositif de formation
Premier mois en présence
Notre Onboarding propose un début distanciel, durant cette période le nouvel arrivant sera en mesure de prendre connaissance de l'entreprise, de son environnement de travail, du personnel des outils technologiques mais aussi de la logistique, de son cahier de charge et de son manager.L'ensemble est fourni sous forme de documents suivis de tests, questionnaire et activités intéractives. Cette proposition est basé sur le modèle "70-20-10".
Les buts de la partie en présence, durant le premier mois, se divisent en 2 buts principaux :
- Prise de connaissance de l’établissement et de sa structure
- Apprendre à connaître ses collègues et son propre rôle
| Semaine | Objectifs | Activité | Modalité | Matériel | Durée | Par qui ? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Semaine 1
à distance |
-Connaître/présenter l’entreprise
-Communiquer les valeurs de l’enseigne -Présenter les enjeux -Présenter les différents acteurs
-Intégrer le nouvel arrivant à la communauté de l’entreprise |
Visionner une série des vidéos interactives (capsules de 3min) |
Individuel |
2h |
Par le cercle communication et information
Par le cercle communication et information |
|
2h |
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| Suivre des slides | 1h |
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Passer un test/questionnaire à la suite du visionnage et des slides (formation agile) |
Lien avec code d’accès par e-mail |
1h |
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Envoyer par mail une capsule vidéo souhaitant la bienvenue au nouvel arrivant, de la part du directeur, accompagnée d’un lien vers un discord/whatsapp ou autre groupe de l’entreprise en écrivant une petite présentation informelle + prise contact avec le manager |
Réseaux sociaux |
30min |
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| Semaine 2
à distance |
-Présentation des ressources disponibles
-Vérifier la compréhension et le degré d’assimilation du contenu |
Lecture des documents fournis :
1- Liste exhaustive du matériel utilisé dans l’entreprise. 2-Tutoriel d’utilisation. 3-Conseils et astuces de manipulation. 4- Liste des personnes à qui se diriger au cas du besoin. 5- présentation de la logistique. |
5h |
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| Réaliser des activités interactives (jeux) conçues avec l’un des outils utilisés par l’entreprise, pour vérifier la lecture et s’assurer de l’assimilation du contenu | Lien avec code d’accès par e-mail |
2h |
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| Semaine 3
Hybride |
-Accueil et présentation de l'entreprise -Apprendre à connaître ses collègues et son propre rôle -Mise en pratique de l’utilisation des outils de communication |
Visite guidée des locaux avec le manager pour l’accompagner qui lui a été attribué. |
Dépend du nombre de nouveaux arrivants et de manager disponibles | Salle de réunion | 2h | Manager |
|
Rappel des conformités et des politiques de l’entreprise. |
20min |
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|
Informations sur la confidentialité |
Dépend du nombre de nouveaux arrivants et de manager disponibles |
10min | ||||
|
Séance d'accueil avec les membres du groupe et valorisation du rôle du nouvel arrivant |
Collectif | 2h | Tout le personnel | |||
|
Création de liens entre les membres et leurs les autres professionnels, notamment les RH |
Dans l’entreprise | Intemporel | ||||
|
Repas et sorties avec des membres de l’équipe/ entreprises/ nouveaux arrivants | ||||||
|
Activités extra-professionnelles : escape games ? bowling ? restaurant ? |
En dehors de l’entreprise | En dehors des heures de travail | ||||
|
-Atelier technique: Manipulation des outils de communication à travers des tâches graduées dans la difficulté et prédéfinies par le manager
|
Individuel | Outil de communication | 4h |
Manager | ||
| -Prise de conscience de l’importance de la coordination entre les cercles, des tâches de chaque poste et de l’organisation des priorités
-Apprendre à gérer son temps et organiser ses priorités |
Activité Phase 1 :
organisation d’un calendrier d’un mois pour un employé dans un cercle différent du sien
Phase 2 :
organisation d’un calendrier d’un mois pour un employé du même cercle Dernier jour de la semaine : compte rendu de la semaine avec le manager + debriefing |
À distance : télétravail
individuel/binôme évaluation par pairs Individuel/binôme évaluation par pairs À distance (plénière) |
Google Docs /agenda
Moodle
Zoom / Google Meet |
2h
2h
2h |
Manager
Manager Manager et les filleuls |
|
| Semaine 4
Hybride |
-Apprendre à analyser les situations, apporter une critique argumentée et communiquer ses idées afin de trouver des solutions
-Développer la pensée critique, la résolution de problèmes et la prise de décision -Évaluation et discussion |
Séances d’observation :
observation d’un employé du même cercle dans son environnement de travail et pendant la réalisation de ses projets/tâches quotidien.ne.s.
|
Présence Individuel
Binôme Groupe |
département/cercle
Bureau Salle de réunion |
1 sem. | Nouveaux arrivants |
Critique argumentée d’un projet déjà réalisé dans l’entreprise. |
Individuel
Évaluation du rendu par pairs (selon une grille d’analyse fournie par le manager) |
Google Docs / Moodle |
4h | |||
Discussion et négociation du rapport critique : les nouveaux arrivants expriment, négocient et proposent des solutions avec le manager |
Groupe
activité répartie en plusieurs séances, si nécessaire |
Zoom / Google Meet /
autre outil de communication |
4h | |||
Proposer des solutions :
Phase 1 : à un groupe externe du cercle dans une situation de blocage.
Phase 2 : à un groupe du même cercle dans une situation de blocage et/ou en phase de brainstorming. |
Individuel | Bureau |
6h | |||
discussion et négociation du rapport de fin de semaine |
Zoom / Google meet / autre outil de communication | 2h | Manager |
Prise de connaissance de l’établissement, visite guidée
Accueil et présentation de l'entreprise avec un coach /manager
Pour sa première venue sur le lieu de l’entreprise, le nouvel employé sera tout d’abord accueilli par un “coach”, ou “mentor”, qui l'accompagne lors d’une visite des locaux. La mobilisation d’un coach est recommandée pour fluidifier le processus d’onboarding au sein de l'entreprise (Bossert, 2004). Ici, le nouvel arrivant ne sera pas directement confronté à aux individus qui l'entourent par le futur, mais plutôt avec l’environnement dans lequel il travaillera. En effet, nous ne recommandons pas une rencontre directe qui exige la coordination et la présence de tout le monde, dès le premier jour de la semaine, qui est celui où les problèmes et les imprévus sont les plus envisageables.
Rappel des conformités et des politiques de l’entreprise
Durant sa visite guidée, le coach prend le temps et les soins de réexpliquer les politiques, les conformités de l’entreprise, le vocabulaire ou encore l’histoire de l’entreprise, bien qu’il l’ait déjà vu durant la séance à distance, pour une consolidation et une approche sous un autre angle. En effet, c’est un moment adéquat pour consolider les 6 compétences à maîtriser, établies par Dai et De Meuse (2007) :
- Les compétences à maîtriser
- Les personnes
- Les politiques de l'entreprise
- Le langage
- Vision et valeurs organisationnelles
- L’histoire
Présentation des ressources disponibles
Certaines ressources seront disponibles en ligne, comme elles auront déjà été présentées à distance. Dans un premier temps, il lui sera montré comment il pourra y accéder lorsqu’il se trouvera dans les locaux et, dans un second temps, les nouvelles ressources disponibles une fois présent dans l’entreprise. Il est important d’automatiser les processus (intranet, portails, web) (Dai et De Meuse, 2007).
Apprendre à connaître ses collègues et son propre rôle
Cet aspect du dispositif d’onboarding est un continu : dès l’arrivé du nouvel arrivant, il sera rapidement éclairci sur son rôle et son importance, en plus des relations qu’il entretiendra avec les différents collègues de l’entreprise. Nous parlons alors ici, principalement, du côté social de l’onboarding et de la motivation du nouvel arrivant.
Séance d'accueil avec les membres du groupe et valorisation du rôle du nouvel arrivant
Durant la première semaine en présence, après avoir visité les locaux, il est impératif pour le nouvel arrivant d’être accueilli par ses collègues durant une séance. En effet, selon Friedman (2006), il est vivement conseillé d'établir des liens entre les membres de l'équipe, via des présentations. De plus, le nouvel arrivant doit comprendre quel est son rôle et son importance au sein de l'entreprise. C'est pourquoi cette séance de présentation doit mettre le nouvel arrivant sur un "piédestal" où son rôle sera mis en valeur, pour lui permettre de comprendre que son poste est utile. Cela aura pour effet de booster sa motivation et sa volonté, pour qu'il puisse être opérationnel et efficace le plus rapidement possible. En outre, le risque de décrochage professionnel diminue drastiquement.
Création des liens entre les membres et leurs liens professionnels, notamment les RH
Au-delà de leur rôle au sein de l’entreprise et d’une relation professionnelle saine, une valorisation de bonnes relations personnelles est aussi bénéfique pour les employés. C’est pourquoi nous estimons qu’il sera important que les individus se voient plus que de simples collègues, mais comme de réels partenaires. Il est d’ailleurs recommandé d’entretenir une relation semblable avec les ressources humaines pour faciliter la communication et régler plus aisément les différents problèmes (Wells, 2005).
Activités extra-professionnelles : repas et sorties
Afin de favoriser les relations inter-professionnelles, il est envisageable de mettre à profit le temps des pauses pour favoriser des situations type “pause café”, où l’ensemble des collègues se retrouve autour d’un café (à titre illustratif) afin de discuter. Il est démontré que ces petites pauses renforcent les relations entre les personnes et elles sont faciles à mettre en œuvre. (Nom de la recherche). Par extension, nous pourrions étendre cette notion jusqu’aux pauses plus grandes, à midi, par exemple, lors du repas. Toutefois, il est important de noter que ces événements ne sont pas obligatoirement présents, car elles ne dépendent que de la volonté non seulement du nouvel arrivant, mais aussi de celle des autres collègues. En outre, si le nouvel arrivant préfère être isolé ou passer ses pauses seul, il se peut que ces scénarios ne se produisent que très rarement, voire jamais. Il s’agit là d’une extension qui ne dépendra que de la volonté des individus : chacun est libre de participer ou non à ce genre de proposition. Néanmoins, il n’est pas impensable d’organiser, quelques fois, une activité extra-professionnelle de type escape game, bowling, restaurant ou autre, pour consolider les relations entre collègues de travail.
Deuxième mois
Le deuxième mois, toujours hybride, aura pour but principal d'intégrer le nouvel arrivant aux tâches de l'entreprise, afin que son autonomie en tant qu'employé se développe. La période à distance consolide le contenu proposé en présentiel, développe les compétences cognitives et transversales à travers des activités liées à celles proposées en présentiel. Elle aura pour objectif d'introduire le nouvel arrivant à une "routine" professionnelle qui sera un mélange de tâches réalisées à distance et en présentiel, selon une approche 4C/ID ; en effet, il s'agira de proposer aux apprenants des activités avec tâches authentiques inspirées de la vie professionnelle.
| Semaine | Objectifs | Activité | Modalité | Matériel | Durée | Par qui? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Semaine 5
Hybride |
-Attribuer des tâches qui permettent d’interagir avec un maximum de cercles de l’entreprise (encourager la communication)
-Connaître le fonctionnement des autres départements. -Tisser des liens cordiaux avec des personnes des cercles élargis |
Jeu de rôles :
Le nouvel arrivant se retrouvera avec des employés d’autres domaines pour jouer à un jeu de rôle dans un scénario réaliste incluant une collaboration avec les différents domaines. -Dans ce jeu de rôle, le nouvel arrivant devra côtoyer des employés autonomes déjà en place. -Phase 1 : le jeu commencera dans une salle avec tous les participants. -Phase 2 : les différents participants rejoindront leurs postes respectifs et le jeu continuera dans toute l’entreprise |
Présence
Collectif |
Une salle +
matériel nécessaire à la réalisation du scénario (ordinateur, stylo, feuilles…) |
2h | Manager / Coach / Animateur |
| -Savoir gérer ses tâches dans un groupe
- Apprendre à travailler en groupe -Évaluer les rendus, les tâches effectuées puis les discuter |
Réalisation d’un mini projet interne (simulation) :
-Répartir les tâches selon le poste du nouvel arrivant. Ce dernier est amené à réaliser ses tâches dans le projet en se coordonnant avec les autres employés |
Individuel / en groupe | Matériel technique et outils de communication utilisés par l’entreprise | 1 sem. | Manager / Responsable de cercle | |
| Discussion et négociation du rapport de fin de semaine | Hybride
Collectif |
Zoom | 2h | Manager | ||
| Semaine 6
Hybride |
-S’assurer du bon déroulement de l’intégration
-Renforcer les compétences transversales -Développer le sens de l’organisation -Mise en situation réelle -Évaluation et discussion |
Réunion de mise en point entre le nouvel arrivant et son formateur et/ou responsable :
-Discussion sur le ressenti du nouvel arrivant, ses propres objectifs -Retour sur ses points forts, difficultés et points d’améliorations -Discussion sur les attentes de l’entreprise, le plan d’action pour y arriver |
Présence
Collectif |
Salle de réunion | 1h | Manager et
nouveaux arrivants |
| Activités liées aux compétences transversales / cognitives
-Phase 1: organiser une réunion -Phase 2: proposer une solution, préparer un rapport/ rendu ou autres suite à une demande à la dernière minute |
Individuel | E-mail / Zoom | 1-2h | Nouvel arrivant | ||
| Discussion et négociation du rapport de fin de semaine | Individuel / en groupe | Salle de réunion | 2h | Manager | ||
| Semaine 7
Hybride |
-Réduire le taux d’accompagnement pour plus d’autonomie | Mise en situation pratique. Le nouvel arrivant devra mener un deuxième mini projet en lui demandant de réaliser des tâches spécifiques définies et planifiées par son formateur et/ou responsable (les tâches seront sélectionnées en fonction de ses besoins et lacunes, diagnostiqués dans le premier projet)
-Le nouvel arrivant sera libre dans la gestion organisationnelle de ses tâches |
Présence
Individuel |
Ressources nécessaire aux projets, poste de travail | 5h durant la semaine | Nouvel arrivant |
| -Développer les capacités organisationnelles et rédactionnelles | -Planification d’un projet en cours de réalisation
-Conception d’une feuille de route du projet en question |
Individuel | Outils et logiciels utilisés par l’entreprise | 8h | ||
| -Évaluation et discussion | -À la fin de la semaine, un bilan est organisé entre le nouvel arrivant, son formateur et/ou responsable afin de mettre en lumière les points forts, les points d’améliorations et le ressenti du nouvel arrivant | Collectif | Salle de réunion / bureau | 3h en fin de semaine | Manager | |
| Semaine 8
Hybride |
-Renforcer les compétences en voie d’acquisition et élargir les compétences communicationnelles et relationnelles | Formation interne avec un externe ou interne :
-Organisation d’une formation pour aider le nouvel arrivant sur ces besoins d’améliorations mais également des compétences transversales (communication, gestion de stress et de conflit) -Apport théoriques et exercices pratiques de mise en situation des compétences en voie d’acquisition -Thématiques possibles : écoute active, prise de parole en public, communication non verbale, écriture professionnelle etc. |
Présence
Individuel |
Salle de réunion, support de projection, tableau blanc, chronomètre, Objet artefact | 4h | Expert externe en communication |
| Rédaction d’un brief de projet | Individuel | Outils/logiciels utilisés dans l’entreprise | 5h | Nouvel arrivant | ||
| Gestion du conflit :
Proposer des solutions à des problèmes relationnels et professionnels (simulation) |
Collectif | Salle de réunion / Zoom | 2h | Manager |
Le jeu comme vecteur d’apprentissage
Durant la première semaine de ce deuxième mois, l’apprenant sera amené à effectuer un jeu de rôles durant un scénario réaliste avec des collègues issues d’autres cercles et de domaines. L’objectif de ce jeu est multiple. Tout d’abord, cette modalité d’apprentissage permet de réduire l’effort inhérent à toute partie éducative d’une activité (Coutou, 2015) et donc de réduire la charge cognitive sur le nouvel arrivant. Ensuite, ce jeu a pour objectif de faire découvrir les autres cercles de l’entreprise avec lesquels il sera amené à collaborer ou non. Enfin, cette activité favorise la socialisation du nouvel apprenant avec des collaborateurs extérieurs à son cercle de prédilection. Cela aura pour but de favoriser l'intégration au sein de l’entreprise.
Mise en situation pratique
Durant cette même semaine, le nouvel arrivant se verra confier la réalisation d’un mini projet durant lequel il devra réaliser des tâches confiées par son manager ou responsable de cercle. Cela a pour but de le mettre en situation d’autonomie étant donné qu’il sera libre dans l’avancement du projet. Durant ce dernier, le nouvel arrivant sera également amené à collaborer avec d’autres employés. Dai et Meuse (2007) avancent que les relations avec les collègues sont un des domaines clé pour réussir le processus d’onboarding. Ainsi, le nouvel arrivant devra faire preuve d’entregent. Ce premier mini projet permettra de mettre en lumière les points forts et les points d’améliorations du nouvel arrivant, pour lui-même, mais surtout pour l’entreprise qui pourra s’adapter en conséquence pour favoriser la réussite du processus d’onboarding.
Écoute, mise au point et tutorat
En semaine 6, suite aux éléments qui ressortent du mini projet de la semaine précédente, le manager et/ou formateur se réunira avec le nouvel arrivant afin d’effectuer un retour avec ce dernier. En effet, les points forts et d’améliorations ainsi que les éventuelles difficultés révélées pourront être discutées en vue d'apporter des solutions et rectifications pour satisfaire aux attentes de l’entreprise. Ce retour fait par le manager et/ou le formateur s’inscrit dans une approche de tutorat et de soutien à travers la pratique de l’étayage. En effet, selon Brunner (2011) l’étayage consiste en une série d'actions et d'interventions de la part d’un tuteur envers un novice visant à soutenir ce dernier dans la phase d’acquisition d’un savoir-faire. Dans le cas du onboarding, les informations que le nouvel arrivant recevra quant à l’activité du mini projet lui permettront à terme de réussir ses tâches en s’affranchissant peu à peu de l’étayage pour atteindre la pleine autonomie.
Ainsi, cette réunion aura pour effet de valoriser le nouvel arrivant et de le motiver pour la suite, car ces points forts auront été remarqués et reconnus et qu’il aura été écouté et rassuré par l’entreprise pour l’aider à s’intégrer. Friedman (2006) alerte sur l’importance de valoriser et de motiver les nouveaux arrivants afin qu’ils réussissent.
Mise en situation pratique et bilan de l'intégration
En semaine 7, fort de l’expérience du premier mini projet et du feedback effectué conjointement entre les responsables impliqués et le nouvel arrivant, ce dernier devra mener un second mini projet durant lequel il aura intégré les feedbacks afin de monter en compétences, mais aussi en autonomie. C’est dans ce sens, qu’il devra effectuer en plus de nouvelles tâches spécifiques afin de développer des capacités organisationnelles et rédactionnelles. Enfin, une nouvelle itération conclura cette semaine 7 entre le nouvel arrivant et le manager afin de dresser un bilan, d’évaluer la progression et éventuellement d’adapter le processus.
Apports avant consolidation
La dernière semaine du mois 2 vise à renforcer les compétences en voie d’acquisition et d’élargir les compétences communicationnelles et relationnelles. Durant cette dernière semaine du mois dont l’objectif global est l’intégration, il est important d’apporter au nouvel arrivant les éléments manquants constatés dans les domaines clés pour réussir l’onboarding mentionné par Dai et Meuse (2007). Ainsi, le nouvel arrivant effectuera une formation spécifique à ses besoins pour combler les éventuelles lacunes, mais aussi pour lui apporter des compétences transversales nécessaires au bon déroulement de son travail.
Troisième mois
Le troisième mois aura pour but principal de mettre le nouvel arrivant à un niveau d'autonomie le plus élevé possible. En effet, s'agissant de la dernière période de la formation d'onboarding, il s'agit de meilleur moment pour placer l'arrivant dans le contexte le plus proche de la réalité pour consolider ce qu'il aura appris durant la formation.
| Semaine | Objectifs | Activité | Modalité | Matériel | Durée | Intervenant |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Semaines 9-11 | Travailler sur des aspects spécifiques et détaillés de projets réels | Collaborer avec les membres expérimentés du cercle | Présentiel | Outils utilisés dans l’entreprise | Variable | Membres expérimentés du cercle |
| Amélioration continue grâce aux retours d’information | Recevoir des retours d’information réguliers du manager et des collègues | Présentiel / à distance | Plateforme de communication interne (messagerie, visioconférence) | Variable | Manager et collègues | |
| Approfondir les compétences techniques | Suivre des formations spécialisées | Présentiel / à distance | Plateforme de formation, supports de cours | 6h | Formateurs spécialisés | |
| Se familiariser avec les meilleures pratiques du secteur | Assister à des conférences ou ateliers | Présentiel / à distance | Plateforme de conférences, supports de présentation | 3h | Intervenants externes | |
| Améliorer les processus de l’entreprise et contribuer à la stratégie globale | Participer à des groupes de travail internes | Présentiel | Salle de réunion, tableau blanc, outils de brainstorming | 2h | Manager / Responsable de groupe de travail | |
| Apprendre des compétences en gestion de projet et travail d’équipe | Assister à des réunions de coordination de projet et échanger avec des membres expérimentés | Présentiel / à distance | Salle de réunion, visioconférence, outils de gestion de projet | 2h | Manager / Membres expérimentés du cercle | |
| Semaine 12 | Renforcer la visibilité et la crédibilité au sein de l’entreprise | Présenter les projets et réalisations lors de réunions d’équipe ou d’événements internes | Présentiel | Salle de réunion, support de projection, outils de présentation | 2h | Manager / Responsable d’équipe |
| Évaluer l’intégration, identifier les domaines d’amélioration, définir les objectifs à court et long terme | Entretien de fin de programme avec le manager | Présentiel | Salle de réunion | 1h | Manager |
En résonance avec les deux premiers mois du dispositif, le troisième mois vise à combiner les principes de l’apprentissage collaboratif (Dillenbourg, 1999) et les théories de la motivation (Gendolla, 2009) pour offrir aux nouveaux arrivants un environnement stimulant et engageant. Les activités prévues pour cette période se concentrent sur la participation active des employés à des projets réels en cours, l’approfondissement de leurs compétences techniques grâce à des formations spécialisées, et la contribution à des groupes de travail internes visant à améliorer les processus de l’entreprise. Ces actions sont conçues pour consolider les compétences des nouveaux arrivants et faciliter leur intégration au sein de l’organisation.
Consolidation de compétences clés, valorisation et intégration à la culture organisationnelle
Souvent hybrides, les activités du troisième mois visent à consolider les compétences clés des nouveaux employés, à les valoriser et à les intégrer pleinement dans la culture organisationnelle de l’entreprise, car l’intégration à la culture organisationnelle constitue un élément crucial de la réussite de l’onboarding (Schein, 2010). En effet, Dai et De Meuse (2007) ont identifié six domaines clés pour réussir l’onboarding : la maîtrise des performances, les relations avec les collègues, la compréhension des enjeux politiques internes, la maîtrise du langage spécifique à l’entreprise, l’adhésion à la vision et aux valeurs organisationnelles, et la connaissance de l’histoire de l’entreprise. Les nouveaux collaborateurs seront donc amenés à participer à des activités visant à mieux comprendre l’histoire, les valeurs et les normes de l’entreprise, afin de renforcer l’intégration au collectif et de développer un sentiment d’appartenance propice au travail collaboratif. D’autre part, ils participeront à des ateliers et des séminaires afin d’être sensibilisés aux meilleures pratiques dans leurs domaines et de parfaire leurs compétences professionnelles.
En outre, Friedman (2006) souligne l’importance de la valorisation et de la motivation des nouveaux employés pour assurer leur réussite et leur engagement. Ce faisant, il semble judicieux d’appréhender les activités collectives comme des occasions de reconnaître les réalisations et les contributions des employés, de les encourager à partager leurs expériences et leur développement, et de les aider à tisser des liens avec leurs collègues et leur manager. Le rôle des ressources humaines dans l’onboarding est également crucial pour garantir une intégration réussie (Wells, 2005). De concert, les responsables des ressources humaines et les managers devraient œuvrer à soutenir les nouveaux arrivants en fournissant des feedbacks constructifs, en aidant à identifier des pistes d’amélioration, et en proposant des offres de formations complémentaires si l’une des parties en perçoit la nécessité. On peut ainsi considérer que le présent dispositif entre en résonance avec les pratiques de "management onboarding" qui visent à assurer la compétence et l’harmonie des nouveaux employés, en coordination avec les ressources humaines, les managers et les employés (Derven, 2008).
Apprentissage collaboratif et design pédagogique dans des situations hybrides
Selon Dillenbourg (1999), l’apprentissage collaboratif est un processus où les individus apprennent ensemble en partageant leurs connaissances et en résolvant des problèmes en groupe. Au cours du troisième mois d’onboarding, les nouveaux employés seront donc impliqués dans des activités inter cercles qui visent à favoriser leur développement professionnel au sein du collectif. Cela se traduit par la participation à des focus groups, comme suggéré par Krueger (2014), pour permettre aux nouveaux employés d’échanger leurs expériences, de partager leurs idées, d’obtenir des retours et de bénéficier de l’expertise de leurs pairs. Nonobstant, la collaboration n'empêche pas l'apprentissage différencié ; les collaborateurs pourront également suivre jusqu’à six heures de formation au choix pour approfondir leurs compétences techniques, en fonction de leurs postes, de leurs centres d'intérêts, et en se basant sur des méthodes d’évaluation par compétence (Algan et al., 2018).
Notons que la qualité des environnements informatisés d’apprentissage est cruciale pour garantir l’efficacité des activités pour les collaborateurs à distance (Molinari & Avri, 2018). En cas de modalité hybride, les activités doivent être conçues de façon à proposer des outils de communication et de travail appropriés, des supports aisément accessibles en ligne, selon des temporalités qui accordent suffisamment de place aux échanges et aux discussions pour maintenir l’intérêt et la motivation des apprenants. En proposant des activités hybrides, on cherche à obtenir l’adhésion de l’ensemble des acteurs, afin d’offrir une expérience d’onboarding flexible et bien équilibrée pour les nouveaux employés, tout en s’adaptant aux besoins opérationnels de l’entreprise. Le recours à la technologie est donc guidé par la volonté d'offrir un dispositif à la fois aisé à mettre en oeuvre et financièrement efficient au niveau organisationnel, mais également varié et stimulant au niveau individuel. La motivation est un facteur à l’importance non négligeable dans le succès du processus d’apprentissage — en présence comme à distance, si bien que les théories de la motivation (Gendolla, 2009) méritent d’être prises en considération pour encourager les employés à s’investir pleinement dans ces activités ; tout au long du processus d’onboarding, en plus des responsables RH et des managers mentionnés précédemment, on attend également des collègues déjà en poste qu’ils adoptent une attitude bienveillante envers les nouveaux arrivants afin de maintenir un niveau de motivation suffisant chez ces derniers. Pour ce faire, il apparait pertinent de fournir des retours réguliers, en reconnaissant leurs efforts et en les encourageant à prendre des initiatives et à relever des défis.
Évaluation
Évaluation des nouveaux arrivants
Lors du programme d'onboarding, les nouveaux arrivants seront soumis à une évaluation à la fin de chaque semaine. Celle-ci se présentera sous forme de questionnaire, accompagné de quelques questions ouvertes. Elle permettra d'établir un bilan sur deux aspects du programme :
- Le niveau de compétences professionnelles requises pour le poste de l'employé
- Le niveau d'intégration au niveau social parmi les membres de l'équipe de l'entreprise
Pour tester le niveau de compétences professionnelles, les questions seront principalement des questions fermées. En revanche, les questions qui testent le niveau d'intégration sociale seront plus ouvertes afin de laisser la place aux explications et au ressenti de l'individu, pour laisser libre cours à ses pensées. Si un problème ou une incompréhension est identifié via ce questionnaire, il faudra le régler le plus rapidement possible.
La première partie est donc plus formelle, avec un système de points pour directement observer ce qui est compris et ce qui ne l'est pas. La deuxième partie du questionnaire n'aura pas de points, étant donné qu'il n'y pas de fausse ou de bonnes réponses : la personne indique son état d'esprit vis-à-vis de son intégration d'esprit et indique si un quelconque malaise ou soucis s'est manifesté.
Évaluation du dispositif
Pour mesurer l'efficacité du présent dispositif d'onboarding, nous suggérons de recourir au modèle de Kirkpatrick, qui propose quatre niveaux d'évaluation :
- Le premier niveau concerne l'opinion des apprenants quant au dispositif. Il s'agit de leur demander de remplir des questionnaires de satisfaction à la fin de chaque mois, et de calculer le taux de rétention des nouveaux arrivants au fil des mois.
- Le deuxième niveau concerne les apprentissages réalisés par les apprenants. Il s'agit d'analyser les résultats des activités qu'ils ont effectuées durant le dispositif, et de mener des entretiens individuels à des fins d'auto-évaluation.
- Le troisième niveau concerne le transfert des acquis au poste de travail. Les managers des apprenants seront sollicités pour formuler des feedbacks quant à l'intégration et aux performances des nouveaux arrivants. Ce niveau d'évaluation impliquera également l'analyse des rapports d'évaluations annuelles des nouveaux arrivants.
- Le quatrième niveau concerne l'impact organisationnel du dispositif. À long terme, il s'agit d'analyser les résultats de l’entreprise en matière d'indicateurs économiques classiques tels que le chiffre d'affaires, la productivité, etc, mais également d'évaluer l'évolution de la satisfaction des clients.
Ces quatre niveaux d'évaluation permettrons de mesurer l'efficacité du dispositif d'onboarding et d'identifier les points à améliorer.
Guide d'animation
Voici un guide d'animation pour les formateurs, lors d'une activité du programme d'onboarding.
Cette activité concerne la demie journée A : les premières heures / semaine 3 du premier mois.Une journée d’accueil tant importante pour l'entreprise que pour le nouvel arrivant.Une deuxième demie journée B : situation de “travail/activité” est aussi détaillée dans le guide proposé. Le manager/formateur assure l'atteinte des objectifs fixés dans chaque semaine avec une aisance grâce à l'accompagnement pédagogique offert par le guide.
Le lien du tableau synoptique et du guide d'animation se trouve ici.
Conclusion
Discussion et ouvertures
Notre programme d'onboarding, We e-teach, est un dispositif étalé sur 3 mois pour permettre à tout nouvel arrivant au sein de l'entreprise e-teach de s'insérer de manière fluide et convenable dans son nouveau poste. Il s'attarde principalement sur 2 aspects :
- L'acquisition et consolidation des compétences requises
- L'insertion sociale au sein des différents membres de l'entreprise
En outre, notre programme cherche à laisser progressivement les nouveaux venus voler des leurs propres ailes, une fois les trois mois terminés. Nous favorisons un fort taux d'immersion et d'intégration pour les premières semaines pour laisser, à la fin, une plus grande importance à la consolidation de ce qui aura été acquis lors du dispositif d'onboarding.
Recommandations de notre équipe
Bien que nous ayons répondu à la demande des commanditaires, lors de nos phases de recherches et de la mise au point de ce dispositif, nous avons remarqués que plusieurs points pouvaient être améliorés :
- Prolonger la phase d’onboarding à au moins 6 mois (Dai et De Meuse, 2007). Cela permettra d’augmenter les chances que les employés restent au sein de l’établissement plus longtemps, en plus d’améliorer l’efficacité du plein développement de leur potentiel dans l’entreprise encore plus rapidement.
Références
- Algan, Y., Constantin, J., Delpeuch, S., Huillery, É. & Prost, C. (2018). Impact de l’évaluation par compétence. Focus du CAE, (027-2018).
- Coutou, E. (2015). Le jeu et l'apprentissage [Mémoire de Master]. Université de Nantes. https://dumas.ccsd.cnrs.fr/dumas-01387776/document
- Dai, G. & De Meuse, K.P. (2007). A review of onboarding literature. Korn/Ferry International. https://www.kornferry.com/content/dam/kornferry/docs/article-migration/A%20Review%20of%20Onboarding%20Literature%20.pdf
- Derven, M. (2008). Management onboarding. Training and Development, 62(4), 49-52. https://boardoptions.com/onboardingevidence.pdf
- Dillenbourg P. (1999). What do you mean by collaborative learning? In P. Dillenbourg (Ed), Collaborative-learning: Cognitive and computational approaches (pp. 1-19). Elsevier.
- Friedman, L. (2006). Are You Losing Potential New Hires at Hello ? Training and Development, 60(9), 25-27. https://sbcstrategy.com/wp-content/uploads/2013/09/TD_Nov06_p25-26-2.pdf
- Gendolla, G. (2009). Motivation et Apprentissage [Diapositives]. Université de Genève. https://www.unige.ch/fapse/motivation/coursgendolla.pdf
- Krueger, R. A. (2014). Focus Groups : A Practical Guide for Applied Research. SAGE Publications.
- Molinari, G. & Avri, D. (2018). Le design pédagogique des environnements informatisés d’apprentissage [Document Google Docs]. https://docs.google.com/document/d/1EwusgXtkxlepelkdsPpnhe1i-EQiA-E5d7n4U7Q0NRY/edit
- Pavlina, K. (2020). Assessing best practices for the virtual onboarding of new hires in the technology industry [Thèse de doctorat]. Pepperdine University. https://media.proquest.com/media/hms/PFT/2/7lp9H?_s=VQ9eXIYNDi%2BfyUDuR06wk3FMkew%3D
- Stein, M. & Christiansen, L. (2010). Successful onboarding: a strategy to unlock hidden value within your organization. McGraw-Hill Professional Publishing. https://onboardingmargin.com/site/assets/files/1048/introduction.pdf
- Wells, S. J. (2005). Diving in. HR Magazine, 50(3), 54-59.