Opti-time

Introduction

Opti-time est un dispositif qui vise à faciliter la gestion du temps et des tâches autant aux apprenants comme aux enseignants qui se trouvent dans une situation de formation hybride, combinant des périodes en présentiel à distance. Opti-time se présente comme une technologie grâce à laquelle l'équipe enseignant peut apporter un soutien à l'autorégulation des élèves en les aidant à organiser la gestion du temps, y compris la répartition du temps de travail tout au long de la semaine, la réalisation des livraisons des activités à temps, la demande de feedback rapide liée à une tâche spécifique, entre autres.. Pour les enseignants, cette application se veut utile dans la gestion de la charge de travail des étudiants, facilite la formation orientée aux projets, la capacité d'offrir des retours spécifiques et rapides et d'avoir un aperçu des performances (learning analytics). Il permettra d’accompagner les élèves tout au long de leur cursus, en offrant les fonctionnalités suivantes :

• Un agenda qui permet la visualisation des échéances (avec la possibilité de programmer des alertes) et l’avancement des travaux à rendre et qui propose une distribution du temps de travail par tâche-projet.
• La possibilité de demander de l’aide ou une extension directement à l’enseignant.
• Un calendrier qui permet la visualisation des disponibilités des intégrants d’un groupe, pour faciliter l’organisation du travail collaboratif.

L'enseignant quant à lui a, à disposition, une application lui permet les actions suivantes :

• La communication avec les élèves grâce aux messages écrits ou vocaux.
• Guider les enseignants dans son auto-régulation en donnant des informations sur la durée des tâches, la possibilité de créer des sous-tâches et l’ordre conseillé de leur réalisation.
• Un suivi dans l'avancement et la réalisation des tâches, et la possibilité d’offrir de l’aida dans le moment opportun.
• La possibilité d’avoir un retour sur le temps dédié à une activité et les ressources les plus utilisées (ce qui va l’aider à optimiser le curriculum d’un cours).

Besoins et problématique

Du point de vue des apprenants

Selon leur cursus scolaire, les étudiants se retrouvent parfois face à une multiplication de plateformes utilisées pour les différents projets et rendus. C’est par exemple le cas du MALTT, qui mène notamment les étudiants entre Moodle, Mattermost, Google Docs, Sqily, Edutech Wiki...Il y a un avantage certain à découvrir et explorer ces différents outils car ils offrent différentes expériences d’apprentissage. Néanmoins, du côté des étudiants, ils représentent également une charge cognitive non négligeable en raison du temps et énergie nécessaire à l’organisation du temps, des tâches éparpillées, et de la communication entre étudiants et professeurs.

Du point de vue des enseignants

Pour les professeurs, ils sont souvent peu au courant de la réalité derrière les travaux rendus; quelle est la véritable durée passée sur un rendu? La charge de travail est-elle adaptée à l’emploi du temps des étudiants? Ce manque d’information et de communication dans des situations d’enseignement à distance peut faire naître des problèmes qui ne se révèlent que lorsqu’ils sont profondément ancrés (échecs, retards…).

Problématique

Opti-time se place en tant qu’outil organisationnel qui répond à ce besoin sous la forme d’un soutien régulatif. Il permettrait non seulement aux élèves de gérer leur temps et l’organisation de leurs tâches, mais aussi aux professeurs de les superviser, d’avoir un suivi régulier, et au besoin de pouvoir les aider à s’autoréguler ou à remanier leur cours pour une meilleure expérience d’apprentissage.

Revue de littérature

Formation hybride et autorégulation

Dans les formations hybrides, qui combinent des activités d'apprentissage en face à face et en ligne, l’apprentissage autorégulé est crucial pour la réussite des apprenants. Ces environnements permettent aux étudiants une flexibilité et une autonomie considérable, ce qui nécessite un apprentissage autorégulé pour que les individus réussissent (Peverly, Brobst, Graham et Shaw, 2003). Dans ce contexte les enseignants devraient promouvoir le partage de stratégies d’autorégulation efficaces soutenant leurs élèves à partager leurs organisations du temps pour pouvoir fournir un soutien sur mesure (Vanslambrouck, Zhu, Pynoo, Lombaerts, Tondeur et Scherer, 2019). Ainsi, l'optimisation et la personnalisation de l'accompagnement des étudiants serait cruciale pour leur apprentissage même si, selon les mêmes auteurs, les étudiants adultes dans ces types hybrides de formation ont tendance à être suffisamment efficaces pour autoréguler la plupart de leur apprentissage.

Gestion du temps

Les données empiriques indiquent que, dans le contexte de l’apprentissage hybride, la gestion du temps des apprenants et la gestion des stratégies d’apprentissage sont étroitement liées à leur capacité d’autoréguler l’apprentissage (Marcha, et al., 2019). Uzir, Gašević, Jovanović, Matcha, Lim et Fudge (2020) soulignent l’importance de diverses tactiques de gestion du temps et d'apprentissage pour promouvoir des stratégies d'apprentissage efficaces, pour améliorer l'autorégulation et les performances scolaires. Dunlosky et Ariel (2011) considèrent que la régulation basée sur l'agenda (ABR- pour les sigles en anglais-Agenda-Based-Regulation) suppose que les apprenants tentent de construire et d'exécuter des agendas pour maximiser efficacement l'atteinte des objectifs, et que des aspects de l'architecture cognitive peuvent influencer le succès de l'utilisation de l'agenda et l'allocation du temps d'étude. Des recherches suggèrent que les agendas peuvent également influencer la durée de l'étude (Ariel et al., 2009).

Motivation et recherche d’aide et feedback

Le fait que les élèves perçoivent qu'ils ont accès à l'équipe enseignante et qu'ils peuvent recevoir des feedbacks utiles en temps opportun est essentiel à leur expérience éducative (Croxton, 2014). Selon Kranzow (2013), « lorsque les étudiants reçoivent un retour rapide, ils peuvent être sûrs de bien comprendre le contenu ou, à l'inverse, les étudiants peuvent demander de l'aide pour les guider dans la bonne direction » (p. 132).

Formation hybride et travail en groupe

La gestion du temps est l’un des grands défis des étudiants en apprentissage collaboratif assisté par ordinateur. Dans ce contexte, les élèves ont besoin de connaître et de réguler leur temps individuel et collectif en étant conscients de leur disponibilité et de celle de leurs coéquipiers (Romero et Margarida, 2009). Pour cela nous avons ajouté une interface de partage d’agenda pour faciliter la coordination des disponibilités entre coéquipiers.

Fonctionnalités et plus-value

Apprenants

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  Page d'exemple d'agenda

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  Page de demande d'extension

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  Page agenda groupe

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  Page timer d'une tâche

Agenda

L’interface de base d’Opti-time se présente sous la forme d’un calendrier numérique sur lequel l’apprenant peut ajouter et modifier des plages d’horaires de repos. Ainsi, seules les périodes que l’apprenant ayant indiqué comme disponibles pour les tâches d’apprentissage pourront être assignées aux travaux à effectuer. Les tâches sont créées par les enseignants, et sont ensuite rendues disponibles aux étudiants. L’apprenant peut alors manuellement fixer son planning hebdomadaire d’études, ou en un clic demander à l’application de le faire automatiquement. Finalement, une barre de progression informe les étudiants de leur avancement.

Demande extension

Les étudiants ont la possibilité de demander une extension de temps pour la réalisation d’une tâche. Celle-ci doit être validée par l'enseignant pour être effective. Cette fonctionnalité encourage les étudiants à demander de l’aide (cf. Recherche d’aide et feedback) et permet, à l’enseignant, de prendre contact avec l’étudiant en difficulté. L’étudiant est ensuite informé par notification de la réponse obtenue pour sa demande.

Agenda travail groupe

Lors de travaux de groupes, les étudiants ont parfois de la peine à fixer des réunions afin de travailler. Cette fonctionnalité permet de trouver des créneaux horaires où les membres du groupe sont libres afin de pouvoir convenir rapidement à un meeting.

Calcul temps/tâche

Opti-time comporte un chronomètre afin de pouvoir mesurer le temps passé pour réaliser une tâche. Cela est bénéfique pour l’étudiant et pour les enseignants. Pour les étudiants cela permet de réaliser s’ils ont des difficultés ou non en lien avec la durée estimée. Pour les enseignants, cela leur permet de détecter les étudiants ayant des difficultés et de mieux pouvoir estimer la durée d’une tâche.

Enseignants

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  Page d'ajout d'une tâche

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  Page de statistiques d'une tâche

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  Page d'heures par tâches

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  Page de progression d'une tâche/période

Gestion tâches interface enseignant

Cette fonctionnalité représente l’insertion des cours, des tâches et des groupes dans la base de données en vue de leur utilisation dans Opti-time. C’est donc par ce biais que les enseignants vont mettre en place leur environnement en vue de le transmettre par la suite à leurs étudiants.

Learning analytiques et feedback opportun

Une fois que l’environnement de travail est en cours d’usage par les étudiants, les enseignants ont grâce à plusieurs outils d’analyses l’opportunité de voir plusieurs statistiques. Il est entre autres possible de voir l’avancement des étudiants sur une tâche ou une période donnée, de voir la moyenne du temps passé sur une tâche ou encore d’obtenir des feedbacks d’étudiants et d’y répondre. Ces fonctionnalités apportent aux enseignants un moyen de voir l’avancement d’une tâche, de détecter les élèves ayant des difficultés et d’échanger avec les étudiants.

Autres

• 

  Page d'intégration sur des plateformes tierces

Intégration sur d'autres plateformes

Opti-time offre la possibilité d’être intégré sur d’autres plateformes (moodle, site web, ...) selon plusieurs formats de widgets. Il est également possible de synchroniser l’agenda avec plusieurs autres agendas de type Google Calendar, Outlook, etc. Cela offre aux utilisateurs une plus grande souplesse d’usage d’Opti-time car celui-ci peut être atteignable sous plusieurs formes à plusieurs endroits.

Prototypes & Evolution

Prototype final

Prototype final
Le lien ci-dessus mène vers le fichier Powerpoint de notre prototype final. Différentes fonctionnalités d’Opti-time présentées sur cette fiche peuvent y être observées.

Evolution

Première itération

Lors de la première itération de notre technologie, nous avions présenté les bases de Opti-time. Notre prototype consistait en une interface principalement centrée sur l’apprenant, qui montrait notamment la possibilité de définir des plages d’horaire de travail, puis une fonctionnalité de gestion de tâches (ex. automatique). Du côté de l’enseignant, ce dernier avait la possibilité d’ajouter des tâches avec différentes options tel assigner des étudiants à des groupes ou spécifier une durée recommandée pour un travail.

Suite à la présentation de cette itération, plusieurs remarques et commentaires nous ont été adressés. L’inquiétude principale se situait au niveau des freins d’usage à notre application. En effet, les plus-value d’usage étaient peu présents pour les enseignants, qui se trouveraient éventuellement face à une charge supplémentaire (ajouter des tâches sur Opti-time) sans gain. Idem pour les étudiants, pour qui nous devions réfléchir à une manière d’optimiser l’autorégulation.

Seconde itération & Prototype final

Un second prototype a été créé à la suite de cette séance. Nous avons ajouté et clarifié des fonctionnalités afin de les rendre utiles pour les enseignants et les apprenants. Il y a eu également un travail sur la revue de littérature afin de trouver des informations empiriques sur lesquelles nous pouvions nous appuyer pour améliorer notre dispositif. Ainsi, nous avons essentiellement développé des outils d'autorégulation chez l’étudiant tel:

• Ajout d’un timer et d’une barre de progression des tâches
• Possibilité de synchroniser avec Google Calendar
• Rappel des délais qui approchent, possibilité de demande d’extension
• Détails d’une tâche, possibilité de demander de l’aide par message
• Gestion de travail de groupe

Pour les enseignants, notre travail portait sur les plus-values d’Opti-time que nous avons développé sous la forme d’analytics, qui jouent un rôle majeur dans le but de pallier au manque d’informations au sujet des étudiants et de leurs rendus, tout en minimisant la charge de travail à la fois pour les enseignants et les étudiants. Nouveautés:

• Interface d’enseignant (avec recommandations de travail, durée proposée…)
• Feedback professeur: message, audio, vidéo
• Analytics (temps, progression…) des tâches
• Intégration sur d’autres plateformes

Technologies similaires

• https://edutechwiki.unige.ch/fr/ADID1_Groupe_FUNKY_ASMAEL

La technologie Asmael développée par le Groupe funky est similaire à Opti-time car elle propose également un soutien aux apprenants par la gestion des tâches. Leur application a également l’avantage d’utiliser une interface simple pour donner un feedback de l’humeur des étudiants. Cependant, elle nécessite de posséder le boîtier (matériel) pour l’utiliser.

• https://calendar.google.com/

Application Calendrier numérique proposée par Google. Elle peut par exemple diviser différents types de calendriers (privé, travail…), synchroniser ces plannings sur différentes plateformes (ordinateur, mobile) et envoyer des rappels pour les événements.

• https://asana.com/fr

Gestionnaire de tâches pour les projets d’équipe, il permet de coordonner les disponibilités des différents membres d’un projet, et de gérer l’évolution d’un projet dans le temps.

Bibliographie

• Cosnefroy, L. (2010). L'apprentissage autorégulé : perspectives en formation d'adultes.
• Vanslambrouck, S., Zhu, C., Pynoo, B., Lombaerts, K., Tondeur, J., Scherer, R. (2019). A latent profile analysis of adult students’ online self-regulation in blended learning environments. Computers in Human Behavior, 99 (2019), pp. 126-136.
• Dunlosky, J., Ariel, R. (2011). Chapter four - Self-Regulated Learning and the Allocation of Study Time. Psychology of Learning and Motivation, 54 (2011), pp. 103-140.
• Uzir, N.A., Gašević D., Jovanović, J., Matcha, W., Lim, L-A. and Fudge, A. (2020). Analytics of time management and learning strategies for effective online learning in blended environments. In Proceedings of the Tenth International Conference on Learning Analytics & Knowledge (LAK '20). Association for Computing Machinery, New York, NY, USA, 392–401.
• Romero, Margarida. (2009). Time Awareness Tool for enhancing group times' coordination in the virtual workspace.
• Mehall, S. (2020). Purposeful interpersonal interaction in online learning: What is it and how is it measured? Online Learning, 24(1), 182-204.