Embark e-teach

Embark e-teach

Embark e-teach

Embark e-teach : apprentissage informel

Embark e-teach : eportfolio et micro-formations

Embark e-teach : mentorat via On-the-Job Training

Embark e-teach : évaluation 360

Structure de ce document

En vue de la clarté de la présentation de notre conception, nous avons choisi de structurer ce document en plusieurs parties. Le document présent fait figure de page principale, sur laquelle sont réunies toutes les informations capitales à la compréhension de notre conception. Tous les éléments plus ou moins contingent de justification de nos choix de conception, ainsi que le détail de certains dispositifs, sont accessibles aux sous-pages suivantes :

• Embark e-teach : mentorat via On-the-Job Training
• Embark e-teach : eportfolio et micro-formations
• Embark e-teach : apprentissage informel
• Embark e-teach : évaluation 360

À chaque fois que nous l’avons jugé nécessaire, un lien redirigeant vers une de ces sous-pages a été ajouté. Il est ainsi possible de lire la présente page principale dans l’ordre, et se rediriger momentanément vers la/les sous-page(s) indiquée(s), lorsqu’un lien hypertexte est proposé. Nous espérons ainsi alléger la lecture de notre présentation, en mettant à profit les fonctionnalités du format Wiki.

Liens externes :

• Guide d’animation version détaillée
• Guide d’animation version récapitulative

Introduction

Notre équipe de conception

Logo de l'équipe PRO'blem-Solvers

Notre équipe de conception PROblem-Solvers présente ici le dispositif de formation Embark e-teach, un programme d'onboarding hybride sur 3 mois, commandé par l’entreprise e-teach.

Le logo de PROblem Solvers est bien plus qu’une simple image. Il représente avec ingéniosité et élégance les enjeux fondamentaux de notre projet, ainsi que la persévérance de ces quatre concepteurs (Ivan, Célina, Ana, Mélina). Trois cubes reliés par une ligne droite symbolisent les trois défis majeurs que nous nous sommes engagés à résoudre, tandis que les quatre angles de chaque cube représentent nos quatre esprits ingénieux qui ont uni nos forces pour créer cette solution novatrice. Enfin, la ligne droite qui traverse et relie les cubes illustre la continuité et l’évolution constante de notre projet. Ce logo incarne parfaitement l’esprit sociocratique de PROblem Solvers et inspire confiance en nos capacités de relever les défis les plus ardus de notre temps.

Mise en situation : partons d’un problème

Est-ce que vous connaissez cette sensation d'inconfort lorsque vous arrivez dans une équipe dont les membres se connaissent depuis des années, et que vous avez de la peine à vous sentir intégré dans le groupe ? Et tout ça parce que rien n'a été mis en œuvre pour votre arrivée au sein de cette équipe ?

Dans ces situations, nous perdons rapidement confiance en nous et nous ne sommes pas dans des conditions optimales pour développer nos compétences dans cet environnement qui nous est nouveau.

Cette situation représente un des risques actuels présents dans l'entreprise e-teach, car elle ne dispose pas d'un programme d'onboarding pour les nouveaux collaborateurs.

Description de la formation

L'entreprise e-teach est une agence de digital learning créée en 1999 qui a pour vocation de concevoir des expériences d’apprentissage engageantes. L’entreprise nous a commissionné un programme d’onboarding d'une durée de 3 mois, pour ses nouveaux collaborateurs. Notre équipe de conception (Mélina Doguet, Celina Marques Teixeira, Ana Rajic et Ivan Voirol), présente dans ce document la solution imaginée.

Pourquoi avoir recours à l'onboarding ?

L’onboarding (intégration) est une étape cruciale pour les nouvelles recrues dans une entreprise, car elle réduit les incertitudes et les craintes des nouveaux arrivants, augmente leur satisfaction au travail, leur loyauté et renforce les liens entre collègues. En effet, selon Bauer et Erdogan (2011) et Snell (2006) (cité dans Moon, 2018), l’adaptation des nouveaux employés est essentielle pour la performance organisationnelle et la réduction de la rotation du personnel.

Selon Moon (2018), l’onboarding comprend trois étapes : l’étape d’information, l’étape d’accueil et l’étape du guide. L’étape d’information facilite la communication entre les membres de l’organisation, propose des ressources et assure la formation et le développement des nouveaux arrivants. L’étape d’accueil comprend une cérémonie de bienvenue et une présentation des membres de l’organisation. Enfin, l’étape du guide fournit un soutien actif et direct aux activités de l’organisation et aux programmes d’intégration afin d’intégrer les caractéristiques des membres de l’organisation.

Moon (2018) souligne également que les activités d’apprentissage dans la société moderne doivent intégrer une activité d’apprentissage efficace qui représente une perspective constructiviste. Il est donc important de fixer des critères de participation, d'établir des relations de collaboration et de soutien entre les instructeurs et de discuter de la façon dont les activités d’apprentissage sont organisées.

En conclusion, l’utilisation d’une méthode d'onboarding est essentielle pour garantir l’adaptation des nouveaux employés, augmenter leur satisfaction au travail et réduire la rotation du personnel. Il est donc important de suivre les étapes d’information, d’accueil et du guide, ainsi que de concevoir des activités d’apprentissage efficaces.

Cahier des charges

La formation commandée a pour objectifs primordiaux l’intégration des nouveaux collaborateurs au sein des équipes (ainsi que des pratiques professionnelles déjà en place), et l'intégration à la culture de l’entreprise.

Contexte et public cible

Le programme est destiné  aux 10 à 15 nouveaux collaborateur·rice·s rejoignant chaque mois l’entreprise. Cette dernière comprend 250 personnes, et est basée en Suisse romande.

Contraintes

La demande précise que la formation devra inclure au mieux l’hybridité (présentiel/distanciel, synchrone/asynchrone, collectif/individuel), combinant des éléments numériques (modules en ligne, webinaires) et en présentiel (ateliers, sessions de formation).

L'accessibilité et l'inclusion sont aussi demandées. Le programme d'onboarding veillera donc à être accessible et inclusif, en prenant en compte les besoins spécifiques de chaque collaborateur·rice (besoins en matière de handicap, diversité culturelle et linguistique, etc.) et en adaptant les contenus et les supports en conséquence.

L'équipe chargée de l'onboarding sera responsable de la conception, de la mise en œuvre et du suivi du programme. Elle travaillera en étroite collaboration avec les départements concernés pour s'assurer que les objectifs sont atteints et que les ressources nécessaires sont allouées.

La formation doit durer trois mois.

Objectifs

Le programme d'onboarding a pour objectif d’accueillir efficacement les nouveaux collaborateur·rice·s, en facilitant leur intégration à l'entreprise et en mettant l'accent sur :

• Les connaissances techniques :
  • les outils informatiques communs et spécifiques,
  • les procédures de travail (gestion des projets, du temps de travail, des règlements, etc.),
  • les connaissances des cercles (départements de l’entreprise),
  • le fonctionnement de l’entreprise (sociocratie).

• Leur socialisation, soit :
  • les connaissances de la culture d’entreprise
  • les compétences nécessaires pour une interaction optimale avec les personnes de leur département et au sein de l'entreprise.

Tableau 1 - Tableau récapitulatif des objectifs

Objectifs généraux		Objectifs d’apprentissage
Connaissances techniques	Outils informatiques communs et spécifiques	Pouvoir communiquer avec l’outil de chat
		Pouvoir utiliser l’outil de gestion de travail (assignation des tâches, représentation des tâches et des projets)
		Pouvoir utiliser l’outil de base de données (en ligne)
		Pouvoir utiliser l’outil de base de connaissance (en ligne)
		Connaître les LMS utilisés par l’entreprise (Moodle, Articulate, …)
	Procédure de travail : gestion des projets, du temps de travail, des règlements, etc.	Connaître les concepts et termes de la méthode agile (SCRUM)
		Comprendre la routine hebdomadaire (méthode agile)
		Comprendre la gestion des projets
	Connaissances des cercles : (départements) et du fonctionnement de l’entreprise (sociocratie)	Connaître les différents cercles, leurs fonctions respectives
		Comprendre comment les cercles interagissent
Socialisation	Connaissances de la culture d’entreprise :	Comprendre le concept de sociocratie
		Comprendre la relation au client de l’entreprise
	Compétences nécessaires pour une interaction optimale avec les personnes de leur département et au sein de l'entreprise	Mettre en place des méthodes de gestion de conflits
		Pouvoir collaborer à distance
		Mettre en place des méthodes de résolution de problèmes

Notre solution de formation

Analyse du cahier des charges

Après analyse de la demande, notre équipe a relevé trois enjeux fondamentaux pour la conception de cette formation.

Élaborer un programme de Mentorat

Le premier enjeu est d’élaborer un programme de mentorat dans la formation. En effet l’intégration réussie des nouveaux collaborateurs au sein des équipes déjà présentes, ne peut se faire sans que ces équipes accueillent les nouveaux collaborateurs, et participent de leur opérationnalisation. De plus, le succès de ce programme dépendant de l’engagement des mentors, nous pensons important de trouver des solutions concrètes pour récompenser cet engagement. La récompense des mentors est ainsi un enjeu subsidiaire, que nous détaillons dans la sous-page sur le thème mentorat. Nous proposons de développer un système de mentorat basé sur la méthode OJT (On-the-job training) afin de permettre une insertion et une autonomie progressive de chaque formé sur son poste de travail.

Rendre les formés rapidement opérationnels

Le deuxième enjeu est de proposer une formation qui réponde à la demande de rendre les nouveaux collaborateurs rapidement opérationnels. Nous recommandons d'encourager l’utilisation de tâches authentiques inspirées de la vie professionnelle afin d’ancrer les éléments de formation dans des activités professionnelles réelles ou simulées. Nous pensons également qu’il serait judicieux d’employer des méthodes de formations qui s’adaptent aux besoins et aux contextes (diversité des cercles et postes de travail), ce que nous proposons de réaliser à l’aide d’un dispositif de micro-formations. Pour les développer, nous avons analysé des plateformes d’e-learning concurrentes, comme Coorpacademy que nous jugeons être un exemple pertinent vis-à-vis de notre projet.

Tenir compte de la diversité des profils des nouvelles personnes qui intègrent l'entreprise

Le troisième enjeu est de tenir en compte la diversité des profils des nouvelles personnes qui intègrent l’entreprise. En effet, certaines connaissances et compétences concernent l’ensemble des nouveaux collaborateurs (par exemple : le fonctionnement sociocratique de l’entreprise), d’autres sont spécifiques aux pratiques d’un cercle spécifique, ou d’un poste de travail particulier (par exemple : l’utilisation d’Articulate). Nous avons donc séparé ces deux catégories selon des modalités différentes (se croisant à l’occasion d’activités), en travaux dits « collectifs » et « individuels ». En d’autres termes, nous proposons une réflexion sur l’enseignement différencié, avec des formations communes (par exemple : introductions à certains thèmes) et des formations plus spécialisées accessibles immédiatement pour certains membres d’un cercle, selon leurs besoins spécifiques à un instant déterminé de la formation.

Nos choix de conception

L'objectif principal de cette formation est de rendre les employés rapidement opérationnels et productifs. Les enjeux que soulèvent cette demande sont de :

• Favoriser la construction d'un esprit d'équipe et de collaboration.
• Tenir compte de la diversité des profils des nouveaux employés qui intègrent l'entreprise.
• Élaborer un programme de mentorat.

Pour prendre en compte ces enjeux, la conception de notre solution s’est construite autour de quatre axes :

• L'apprentissage collectif : que nous présentons dans cette fiche.
• L'intégration par l’apprentissage informel.
• L'apprentissage individualisé (eportfolio et micro-formations).
• Le mentorat et l'autonomie au travers des OJT (On-the-job Training).

Afin que l'onboardé puisse prendre conscience de son avancée, nous avons mis en place un système d'évaluation 360 qui permet au formé de recevoir des feedbacks formatifs constructifs tout au long de la formation et de s’améliorer en conséquence.

Cette formation vise à rendre l'onboardé opérationnel et autonome de manière progressive en procédant à un étayage des apprentissages avec un accompagnement régulier et fréquent au départ, pour laisser ensuite la place à l'autonomie croissante du formé.

Pour rester dans l'hybridité, nous proposons une formation qui allie les modalités d’apprentissage :

• combinant des activités collectives et individuelles
• formelles et informelles
• en présentiel, avec des ateliers et des sessions de formation, et en distanciel, avec des ressources numériques (e.g. E-learning, micro-formations, eportfolio)
• en synchrone et en asynchrone

Nous clôturons cette formation avec deux phases d'évaluation du dispositif sous la forme d'une enquête par questionnaire : une première phase directement à la fin des trois mois et une seconde phase 6 mois après la formation. Ces évaluations permettront de mesurer la satisfaction des formés et la qualité et l'efficacité de la formation.

Vision globale de la formation

Pour présenter notre solution dans sa globalité, nous avons choisi la vue macro suivante.

Cette vue compare l’évolution des 4 sous-dispositifs de notre formation (intégration, tronc commun, apprentissage individualisé, mentorat via OJT) à 5 échelons temporels : jour 1, semaine 1, mois 1, mois 2, mois 3.

Chacune des cases du tableau obtenu décrit de manière thématique (et brève) les éléments importants la concernant. Nous avons également ajouté une légende présentant les différentes modalités d’hybridité. Enfin le tableau est lui-même encadré par les différents dispositifs d’évaluation (évaluation 360, évaluation du dispositif phase 1 et phase 2).

Cette vue globale est reprise plus bas en détail, pour chacun de ses échelons temporels (jour 1, semaine 1, mois 1, etc.), à l’aide de l’exacte même légende.

Vision macro de la formation d'Omboarding Embark e-teach

Vision détaillée de la formation

Le choix de découpage en différentes périodes dans le dispositif de formation a été fait pour permettre une progression pédagogique cohérente et une acquisition progressive des compétences nécessaires pour être opérationnel dans l’entreprise. Cela permet également aux nouveaux employés de s’intégrer progressivement dans la culture d’entreprise et de développer des compétences relationnelles et professionnelles nécessaires pour réussir dans leur travail. Ci-dessous vous trouverez des informations complémentaires sur chacune de ces périodes.

Jour 1 : Accueil

Le jour 1 est réservé à l’accueil des nouveaux employés, pour leur donner une première impression positive de l’entreprise et leur permettre de se sentir à l’aise dès leur arrivée. Cette journée inclut des présentations sur la culture de l’entreprise, ainsi que des informations pratiques telles que la visite des locaux et des présentations des membres clés de l’équipe.

Vision micro du scénario de formation, jour 1

• La matinée sera divisée en deux parties : dans la première partie, les nouveaux employés seront accueillis par la direction de l’entreprise qui leur transmettra un message de bienvenue. Cette étape est cruciale pour instaurer un climat de confiance entre l’entreprise et les employés. Les nouveaux employés recevront également un pack de bienvenue qui comprendra un badge et des goodies, qui les aideront à se sentir partie intégrante de l’entreprise.
• Dans la seconde partie de la matinée, les nouveaux employés seront invités à participer à un buffet petit déjeuner en accès libre avec les futurs mentors. Cette occasion leur permettra de discuter avec les mentors et de mieux comprendre leur rôle dans le dispositif de formation. Les nouveaux employés auront également accès à des micro-formations sur l’app mobile et/ou Moodle, ainsi que sur des sujets administratifs et techniques liés à l’entreprise. Ces micro-formations permettront aux nouveaux employés de se familiariser avec les outils et les processus utilisés par l’entreprise.
• Le midi, un repas sera proposé aux nouveaux employés en petit comité. Cette occasion sera l’opportunité pour les nouveaux employés de se rencontrer et d’échanger sur leurs premières impressions.
• L’après-midi sera consacrée à la visite des locaux et des cercles de l’entreprise. Les nouveaux employés seront invités à participer à une chasse au trésor pour découvrir les différents locaux de l’entreprise. Cette visite permettra aux nouveaux employés de mieux comprendre l’organisation et la structure de l’entreprise.
• Enfin, la dernière partie de l’après-midi sera consacrée à l’attribution des mentors et à la rencontre avec les collègues du même cercle. Les nouveaux employés recevront également le matériel nécessaire pour leur travail et seront familiarisés avec leur place de travail. Ces étapes sont cruciales pour que les nouveaux employés se sentent à l'aise dans leur environnement de travail et qu'ils commencent leur parcours professionnel avec confiance et autonomie.

Semaine 1 : Connaître l’entreprise et les outils de base

La semaine 1 est consacrée à la connaissance de l’entreprise et des outils de base, comme les outils de communication, les systèmes de gestion des ressources humaines, les processus de travail, etc. Les nouveaux collaborateurs apprennent ainsi à naviguer dans l’entreprise et à comprendre comment les différents cercles interagissent entre eux.

Vision micro du scénario de formation, semaine 1

• Les activités 111 (E-learning sur l’outil de chat), 112 (E-learning sur l’outil de base de données), 113 (E-learning sur l’outil de base de connaissance) et 114 (E-learning sur l’outil Moodle), sont des temps individuel de formation sur Moodle. Ces quatre activités permettent d’aborder directement les outils informatiques, par du travail individuel. Chaque formé peut les suivre dans l’ordre qu’il souhaite, et aux temps qu’il juge le plus approprié. Ces quatre activités sont toutefois à terminer avant l’activité 115.

• L’activité 115 (Activité pratique), est un escape game virtuel coopératif abordant les quatre outils informatiques (vus durant les activités précédentes). Il s’agit d’une activité entre jeu de rôle et travail d’équipe.

Mois 1 : Comprendre et appliquer la gestion de projet agile (Scrum) et tutorat

Le mois 1 est axé sur la compréhension et l’application de la gestion de projet agile (Scrum). Cela permet aux nouveaux employés de comprendre les méthodes de travail de l’entreprise et de se familiariser avec la culture d’entreprise, qui encourage la collaboration, la communication et l’engagement. Ils sont également intégrés dans un programme de mentorat qui favorise une transmission de connaissance et des compétences au sein de l’entreprise, grâce à l’entraide.

Vision micro du scénario de formation, mois 1

• L’activité 121 (Découverte des sprints) permet aux formés de découvrir les sprints, selon une approche expérientielle (apprentissage par la découverte), avant qu’ils ne soient décortiqués durant tout le reste du mois.

• Les activités 122 (E-learning sur l’outil de gestion de projet), 123 (Présentation de la méthode agile Scrum), et 124a (Méthode agile), abordent les éléments théoriques, conceptuels et pratiques derrière les sprints. Ces activités permettent aux formés de comprendre pourquoi et comment sont organisés les sprints, par un enseignement explicite.

• Les activités 124b (Activité collaborative sur la gestion de projet), 131 et 132 (Activités pratiques collaboratives), 133 (Activité pratique), et 141 (Présentations des sprints au sein de chaque cercle) correspondent à un projet collaboratif de conception d’un sprint (méthode agile). Ces activités permettent aux formés de mettre en pratique toutes les connaissances acquises sur la méthode agile, grâce à un apprentissage par projet. Les formés sont séparés en groupes selon le cercle dans lequel ils travaillent. Nous partons du principe que pour cette formation, il n'y a pas de formé qui se retrouve seul dans un cercle et donc que le projet agile se fait en collaboration dans des groupes de 2 à 3 personnes.

Mois 2 : Comprendre et appliquer la Collaboration et la Sociocratie

Le mois 2 est axé sur la collaboration et la sociocratie. Les nouveaux collaborateurs sont encouragés à travailler en équipe et à prendre des décisions ensemble. Cette étape est importante pour développer une culture d’entreprise fondée sur la confiance et la transparence, qui favorise l’engagement et la motivation des collaborateurs.

Vision micro du scénario de formation, mois 2

• Les activités 213 (Résolution de problème) et 215 (Gestion de conflit) sont décrites de façon détaillée dans notre exemple de guide d’animation (adressé au(s) formateur(s)). Ce dernier est également disponible dans un format court, si le(s) formateur(s) souhaite(nt) un document plus concis (une fois la préparation de chaque session effectuée), pour être rapidement opérationnel(s).

• L’activité 211 (Sociocratie) permet aux formés de se familiariser avec la structure sociocratique de l’entreprise, et comment cette structure influence la prise de décision. Il s’agit d’un enseignement explicite, mis brièvement en pratique. Cet enseignement est approfondi durant le reste du mois.

• L’activité 212 (Infos concernant chaque client) permet de créer des connaissances communes sur la gestion des clients, et les informations qui leur sont liées. Cette activité  a pour but de favoriser les échanges (notamment informels) sur ces sujets, grâce à une présentation interactive.

• Les activités 213 (Résolution de problèmes), 214 (collaboration à distance) et 215 (Gestion de conflits) permettent de mobiliser les connaissances vues durant les activités précédentes du mois, et approfondir les compétences liées à la collaboration. Les trois activités proposées permettent aussi d’explorer différentes modalités de collaboration, par des jeux de rôles, travaux pratiques, et études de cas.

Mois 3 : Développer l’autonomie et les compétences spécifiques

Le mois 3 est consacré à la consolidation de l’autonomie et au développement des compétences spécifiques. Les employés apprennent à être plus autonomes dans leur travail, à prendre des initiatives et à résoudre les problèmes de manière autonome. Ils se spécialisent également dans les compétences spécifiques à leur domaine de travail, en suivant des micro-formations adaptées à leurs besoins et à leur niveau d’expertise.

Vision micro du scénario de formation, mois 3

Les réunions collectives de retour d’expérience permettent d’entretenir la cohésion du groupe des formés, tout en les laissant développer leur autonomie (aucune activité collective pratique durant le mois 3). Elles sont des temps de partage d’expériences, vécues sur les postes de travail, pour revenir sur toutes les connaissances abordées durant les deux premiers mois de formation. Ces activités permettent des études de cas, de l'enseignement par les pairs et des groupes de discussion.

Scénario d'apprentissage

Les divers objectifs d’apprentissage ont été répartis sur la durée totale de la formation (3 mois), grâce à un ensemble de situations d’apprentissages.

La première semaine est dédiée à la connaissance de l’entreprise et à la maîtrise des outils de base tels que l’outil de chat, la base de données, la base de connaissances et Moodle. Les apprenants auront accès à des capsules vidéo et à des exercices pratiques pour se familiariser avec ces outils. La semaine se termine par une activité brise-glace suivie d’un escape game virtuel en équipe qui mettra en pratique les compétences acquises.

La deuxième semaine est axée sur la compréhension de la gestion de projet agile avec Scrum. Les apprenants découvriront les concepts de sprint et de Scrum et apprendront à appliquer la méthode Scrum dans leur contexte professionnel. Ils seront initiés à l’outil de gestion de projet (diagramme de Gantt) et comprendront les avantages de la méthode agile par rapport aux méthodes traditionnelles de gestion de projet. Cette semaine se terminera par une activité collaborative sur la gestion de projet, au cours de laquelle les apprenants créeront un tableau de bord agile pour un projet fictif.

La troisième semaine est dédiée à l’organisation d’un sprint. Les apprenants acquièront et intègreront les bases et les principes de la méthode Scrum. Ils se prépareront également à présenter leur production et à discuter des différentes étapes de préparation d’un sprint.

Enfin le mois 2 permet d’aborder les connaissances liées à la collaboration (communication, résolution de problèmes, gestion de conflits), selon diverses thématiques et modalités.

Les modalités d’apprentissage varient d’une activité à l’autre. Certaines activités sont réalisées à distance et en asynchrones, ce qui signifie que les apprenants peuvent travailler à leur propre rythme. D’autres sont en présentiels et synchrones, ce qui signifie que les apprenants devront se connecter, parfois, à un moment précis pour interagir avec le formateurs et les autres nouveaux employés. Les activités peuvent être individuelles ou collaboratives, selon le contexte et les objectifs pédagogiques.

Le tableau ci-dessous résume l'ensemble des activités conçues pour la formation. Leur numéro, que l’on retrouve également dans les visions micros (jour 1, semaine 1, mois 1, etc.), permet d’identifier le moment auquel elles sont effectuées, selon  la méthode suivante :

• Le premier numéro indique le mois durant lequel la formation apparaît.
• Le second numéro indique la semaine.
• Le dernier numéro indique l’ordre recommandé selon lequel suivre les activités de la même semaine.

Par exemple, l’activité 213 correspond à la troisième activité de la première semaine, du deuxième mois de formation.

Tableau 2 - Tableau des situations d’apprentissage

Le mois 3 étant réservé à des apprentissages en autonomie, et des activités OJT permettant la prise de responsabilité, on n’y retrouve aucune situations d’apprentissage collectives. C’est pourquoi la case « Mois 3 » de ce tableau est vide. Toutefois, ce mois comporte des activités de réunions collectives, pour que les formés puissent effectuer des retour d’expériences.

Les activités 213 (Résolution de problème) et 215 (Gestion de conflit) sont décrites de façon détaillée dans notre exemple de guide d’animation (adressé au(s) formateur(s)). Ce dernier est également disponible dans un format court, si le(s) formateur(s) souhaite(nt) un document plus concis (une fois la préparation de chaque session effectuée), pour être rapidement opérationnel(s).

Scénario médiatique

Notre programme d’onboarding utilise différentes ressources numériques. Ces ressources sont mises à disposition des apprenants pour les aider à atteindre les objectifs d’apprentissage et pour faciliter leur compréhension des concepts clés.

Mind Map du scénario médiatique

L’apprentissage dans notre programme utilise trois environnements numérique différents : Moodle, l’e-portfolio et le catalogue de formation. La plateforme Moodle fournit un accès facile aux ressources de formation alors que le catalogue de formation inclut des micro-formations sur des sujets divers qui permettent à l’onboardé de développer de nouvelles connaissances/compétences et/ou de combler des lacunes. Concernant l’e-portfolio, l'apprenant peut visualiser son évolution dans son environnement professionnel. Les informations recueillies dans cet  e-portfolio peuvent être utilisées par le formateur pour adapter ses méthodes pédagogiques, identifier les besoins en apprentissage et planifier les formations futures.

Le nouveau collaborateur aura accès à des supports d’apprentissage différents en fonction de la thématique abordée. Les supports ont été choisis afin de permettre à l'employé d'atteindre certains objectifs. Les e-learnings, les présentations interactives ainsi que les tutoriels permettent à l’onboardé d’être autonome dans son apprentissage. A contrario l’escape game virtuel permet plutôt d’exercer la collaboration. Le quiz type Kahoot est utilisé pour que chaque collaborateur puisse tester ces connaissances mais également pour créer une compétition saine et décontracté au sein du groupe de nouveaux. Pour les micro-formations, différents supports sont utilisés comme des vidéos et présentations interactives et des quiz.

Certaines activités requièrent la production d’un rendu. Pour cela, deux outils numériques sont utilisés : Articulate, pour la création d’un micro module de formation et un outil de partage de type Google Drive ou Framapad afin que les collaborateurs puissent travailler en collaboration que ce soit en synchrone ou asynchrone, en présentiel ou à distance.

Afin de leur permettre de communiquer, deux outils seront mis à leur disposition : Teams ou Zoom ainsi que l’outil chat utilisé par l’entreprise e-teach. L’outil Teams/Zoom sera plutôt utilisé lors d’activités pratiques collaboratives. Cet un outil qui permet aux collaborateurs de rejoindre des équipes et ainsi travailler de manière collaborative en temps réel. Le chat servira plutôt à communiquer avec leur cercles respectifs ainsi qu’avec les autres collaborateurs de l’entreprise.

Pour les différentes évaluations, celles-ci seront remplies via un formulaire en ligne, Google Forms.

Pour les formateurs, les outils numériques sont bien moins utilisés. Lors de la diffusion de contenu d’apprentissage, l’outil numérique utilisé sera AhaSlides, PowerPoint ou encore Genially qui permettent la création de présentation.

De même que pour les collaborateurs, les formateurs ainsi que les mentors soumettront également les évaluation en utilisant les formulaires en ligne de type Google Forms.

La diversité des outils utilisés permet aux nouveaux employés de se familiariser rapidement avec leur nouvel environnement de travail et ainsi devenir rapidement productifs et opérationnels. De plus, l’utilisation de ces différents outils couplé au système de mentorat, permet aux nouveaux de renforcer la culture d’entreprise et ainsi améliorer la collaboration grâce au partage de connaissances et d’expérience des mentors.

Une base de données centralisée est utilisée pour stocker les informations sur les nouveaux employés et suivre leur progression tout au long du processus de formation. Cette base de données comprend toutes informations en lien avec l’entreprise, les nouveaux employés auront une première prise en main de l’outil durant ce programme de onboarding.

Un outil de gestion de base de connaissances est utilisé pour faciliter l’accès aux informations clés sur l’entreprise, telles que les projets en cours, les politiques et les procédures à suivre au cours de la prise de fonction au poste.

Pour une collaboration en temps réel, les nouveaux employés sont invités à rejoindre des équipes sur la plateforme Teams et à participer à des réunions en ligne via Zoom. Les superviseurs peuvent également utiliser ces outils pour surveiller la progression des nouveaux employés et fournir un soutien en temps réel.

Il est important d’ajouter que grâce à l’utilisation de ces outils, ce programme de Onboarding permet aux nouveaux employés de se familiariser rapidement avec leur nouvel environnement de travail et de devenir rapidement productifs. Les employés existants sont également en mesure de partager leurs connaissances et leur expérience avec les nouveaux employés, ce qui renforce la culture d’entreprise et améliore la collaboration entre les membres de l’équipe.

Scénario d'accompagnement

Le scénario d’accompagnement proposé pour le programme d’onboarding en trois étapes clés :

Pré-onboarding : avant l’arrivée des nouveaux employés

Durant cette période précédant le début de la formation, une annonce est faite à chaque cercle concerné ainsi qu’à l’ensemble de l'entreprise afin de communiquer l'arrivée des nouveaux employés. Les formateurs préparent leurs ateliers et sessions de formation en présentiel ainsi que les ressources numériques dont ils auront besoin pour les sessions à distance. Cela implique de préparer les accès pour les outils informatiques et les activités collectives et individuelles (e.g. créer les contenus des E-learning, le catalogue de micro-formations, et un document donnant des indications concernant l’utilisation du E-portfolio pour chaque employé).

Cette période est également consacrée au recrutement pour le système de mentorat. Les mentors sont recrutés sur la base du volontariat dans chaque cercle, mais également en fonction de leur expertise et expérience (par rapport au nouveau collaborateur intègre l’entreprise).

Les formateurs et les mentors sont impliqués dans la préparation de la formation initiale et de l’accueil du nouvel employé. Il peuvent se coordonner pour s’assurer que toutes les ressources nécessaires soient préparées, et que le nouveau collaborateur ait une idée claire de l’organisation et le contenu de la formation. Les membres du cercle de travail peuvent également être impliqués dans cette étape en partageant des informations sur le rôle futur du nouveau collaborateur dans l’entreprise.

Onboarding : pendant la période de formation

Les formateurs et les mentors offrent un soutien continu aux nouveaux employés pendant la période d’onboarding. Ils peuvent aider les nouveaux employés à comprendre les politiques et les procédures de l’entreprise, à apprendre les compétences nécessaires pour réussir dans leur rôle et à se familiariser avec leur environnement de travail. Les pairs et le cercle de travail peuvent également jouer un rôle important en fournissant une orientation et des conseils pratiques.

• Le suivi régulier avec le mentor et le questionnaire personnel (suivi régulier) permettent de savoir comment se passe l’intégration de manière générale et spécifique dans le cercle.
• Shadowing, auto-instruction, délégation et remise à niveau (OJT) sont des étapes progressives vers l’autonomie pour l’apprenant. Ces étapes sont supervisées par le mentor.
• Les retours collectifs d’expérience sont des moments bimensuels en présentiel synchrone, où les apprenants et les formateurs se réunissent pour partager leurs expériences.
• Moodle et les outils de chat permettent une communication efficace entre les pairs et les autres membres de l’entreprise.
• Les cercles permettent aux nouveaux employés de s’acclimater à leur espace de travail et de visiter les différents cercles, ainsi que d’acquérir les connaissances procédurales qui sont propres à leur cercle.
• Le bilan de parcours individuel se fait via l’e-portfolio que l’apprenant remplit, il permet au formateur de discuter de ce qui s’est passé dans le mois et de guider les choix futurs de micro-formations de l’apprenant.

Post-onboarding : après la période de formation

La fin de la formation est annoncée au reste de l'entreprise, afin que tout le monde sache que les formés sont dorénavant opérationnels. Il est possible que les pairs de la formation gardent contact et qu’ils forment une communauté de pratique qui s’entre-aide au quotidien grâce à l’esprit d’équipe qu’ils ont développé au cours des trois mois de formation. Le cercle de travail continuent de collaborer avec le nouvel employé et peuvent offrir des commentaires constructifs pour aider à améliorer la performance. Les formateurs et les mentors peuvent continuer à soutenir les nouveaux employés après la période de onboarding en offrant la possibilité de développer l’e-portfolio et l’accès à de nouvelles micros-formations, ainsi qu’en répondant à toutes questions ou préoccupations qui peuvent subsister ou survenir.

Description des rôles

Le rôle de formateur

Il est responsable de la formation initiale des nouveaux employés et de leur transmettre les connaissances de base pour réussir dans leur rôle. Il peut également être sollicité pour répondre aux questions et aider les nouveaux employés à surmonter les obstacles. De plus, le formateur peut monitorer en temps réel l’avancée de chaque formé dans son e-portfolio et la complétion des micros-formations.

Le rôle de mentor

Ils sont des employés expérimentés et accomplis dans l’entreprise qui offrent un soutien et un encadrement individuel aux nouveaux employés. Ils peuvent aider les nouveaux employés à comprendre la culture de l’entreprise, les normes de travail et les pratiques exemplaires. Ils peuvent également aider les nouveaux employés à trouver leur place dans l’entreprise et à se sentir intégrés. Durant les moments d’OJT (On-the-job training), le mentor observe et communique avec le formé de manière informelle sur son parcours et sur sa progression au cours des trois mois de formation. Il veille à lui montrer les bonnes procédures.

Le rôle du cercle de travail

Le cercle de travail est constitué des personnes avec lesquelles le nouvel employé doit collaborer étroitement dans le cadre de son rôle. Ces personnes peuvent aider le nouvel employé à comprendre les processus, les outils et les systèmes utilisés dans leur travail. Ils peuvent également aider à résoudre les problèmes et à surmonter les obstacles rencontrés.

Le rôle de pair (formé)

Les nouveaux collaborateurs sont une ressource d’aide et de soutien entre-eux. Il leur est important de tisser des liens entre-eux, au-delà du cadre des cercles de travail, et ainsi créer des communautés de pratique.

Le rôle du collaborateur

Bien que les autres collaborateurs ne tiennent pas de rôle officiel dans le cadre de la formation, leur capacité à intégrer les onbordés au sein des cercles est capitale pour le succès de l’onboarding. Leur rôle n’est donc pas prescrit mais fortement recommandé, et pourrait être décrit lors de l’annonce de l’arrivée prochaine des nouveaux collaborateurs. Ce rôle consiste à aider les onboardés, de manière informelle, à comprendre leur rôle et à naviguer dans l’entreprise. Ils peuvent partager des connaissances spécifiques au département ou au poste de travail, offrir des conseils et des suggestions, et aider à faciliter la collaboration et la communication.

Évaluation du dispositif

Nous prévoyons deux phases d’évaluation du dispositif de formation.

Phase 1 (après la formation)

La première consiste à remplir un questionnaire en ligne (sur Goggle Forms) à la fin des 3 mois de formation. Il s’agira d’un questionnaire avec une échelle de Likert qui permettra de mesurer la satisfaction des nouveaux collaborateurs au regard des éléments suivants (accompagnés d’exemples d’ébauche possible de questions)  :

• L’utilité et la pertinence du contenu de la formation :
  • La formation Embark a-t-elle répondu à vos besoins de formation ? Si non, quels thèmes étaient manquants selon vous ?
  • Quels sont les points forts et les points faibles de la formation ?
• Les méthodes pédagogiques employées durant la formation
  • Le contenu de la formation était-il apporté selon des méthodes pédagogiques adaptées ? Si non, quel(s) changement(s) vous semble(nt) nécessaire(s) ?
• Le développement de l’autonomie :
  • La formation a-t-elle favorisé le développement progressif de votre autonomie ?
• La charge de travail
  • La formation a-t-elle exigé de vous une charge de travail adaptée tout au long des trois mois de formation ?
• La répartition des activités dans le cadre d’une formation hybride
  • L’équilibre entre les différentes modalités était-il adapté?
    • présentiel/distanciel
    • synchrone/asynchrone
    • individuel/groupe
• Le suivi et l’accompagnement des formateurs
  • L'accompagnement des formateurs était-il suffisant ? Si non, à quel(s) moment(s) supplémentaire(s) leur soutien aurait-il été nécessaire ?
• Le suivi et l'accompagnement du mentor
  • L'accompagnement du mentor était-il suffisant ? Si non, à quel(s) moment(s) supplémentaire(s) son soutien aurait-il été nécessaire ?
• L’intégration :
  • Les activités proposées tout au long de la formation vous ont-elles permis de vous intégrer socialement et  professionnellement dans votre cercle de travail ?
• La formation dans sa globalité :
  • Avez-vous des suggestions d’amélioration à apporter pour la formation des futurs collaborateurs ?

Nous terminons ce questionnaire avec une question ouverte : « Comment pourrait-on améliorer la formation ? »

Phase 2 (6 mois après la formation)

La seconde évaluation consiste à procéder à une enquête par questionnaire en ligne, 6 mois après la formation d’onboarding. Nous nous basons sur la dernière phase du modèle ADDIE (Lebrun, 2007) qui est l’évaluation. Cette phase permet de valider la qualité et l’efficacité de la formation (Deschamps, 2015). L’évaluation portera sur les quatre axes qui constituent cette formation de onboarding (Fig.1) : il s’agit de l’intégration, le tronc commun (apprentissage collectif), l’apprentissage individualisé (micros-formations) et le mentorat et l’autonomie. Pour chacun de ces axes, nous évaluons le dispositif à trois niveaux (https://www.beedeez.com) :

• Qu’ont retenu les apprenants ?
• Comment la formation a-t-elle été perçue par les apprenants ?
• Pour l’entreprise, quel est le retour sur investissement de la formation ?

Cette méthode permet de voir si la formation a été adaptée aux besoins des nouveaux employés et, si ce n’est pas le cas, de rectifier ses lacunes pour le prochain onboarding.

Évaluation de notre travail

Nous évaluons notre dispositif de formation sur la base des critères suivants.

Le caractère innovant, par rapport aux pratiques existantes

Pour évaluer un dispositif de formation d’onboarding, plusieurs critères peuvent être pris en compte. Tout d’abord, le caractère innovant du dispositif par rapport aux pratiques existantes peut être évalué. Il est important de savoir si le dispositif présente des éléments nouveaux et originaux, qui peuvent contribuer à améliorer l’expérience de formation pour les onboardés. Nous considérons que notre dispositif de formation est innovant, grâce à son intégration de micro-formations, son appui sur l’informel, et sa structure en sous-dispositifs.

La capacité du dispositif à mettre en relation (intégration)

La formation à été conçue de manière à favoriser l’intégration des nouveaux employés et à encourager la construction d’un esprit d’équipe et de collaboration, grâce à des situations informelles (sorties de boîte, rencontre avec des clients, activités de team-building, etc.). Un programme de mentorat à également été mis en place pour accompagner les nouveaux employés tout au long de leur intégration.

La capacité du dispositif à remplir les objectifs fixés

La formation permet de rendre les employés rapidement opérationnels et productifs, tout en leur donnant les compétences nécessaires pour être autonomes. Un système d’évaluation 360 a été utilisé pour mesurer la progression des onboardés et leur permettre de recevoir des feedbacks constructifs, tout au long de la formation, et des points de vues de tous les acteurs impliqués dans la formation.

La pertinence de l’utilisation des technologies et média mobilisés pour l’atteinte des objectifs

La formation combine des activités collectives et individuelles, formelles et informelles, en présentiel et en distanciel, synchrones et asynchrones. Les outils technologiques ont été choisis pour une atteinte efficace des objectifs de la formation.

La capacité à être transféré dans d’autres contextes et auprès d’autres publics

La capacité du dispositif à être transféré dans d’autres contextes et auprès d’autres publics est un critère important pour mesurer sa qualité et son efficacité. Si le dispositif est utilisé avec succès dans différents contextes et pour différents publics, cela peut indiquer que sa conception est solide et qu’il est adapté aux besoins de formation des nouveaux employés.

Pour mesurer ces critères, la formation sera évaluée à l’aide d’une enquête par questionnaire, menée à la fin des trois mois de formation et six mois après la formation. Ces évaluations permettront de mesurer la satisfaction des formés et la qualité et l’efficacité de la formation, ainsi que d’identifier les points à améliorer pour les futures formations.

Nous soulignons également que le découpage en quatre sous-dispositifs de formation (Tronc commun, Mentorat, Micro-formations, Intégration), permet de transférer plus simplement certains éléments, ou d’adapter la formation en fonction des contextes d’utilisation.

La structure et la cohérence de la proposition de formation

Nous avons créé plusieurs pages wiki (1 page principale et 4 sous-pages complémentaires) pour présenter notre programme de onboarding au commanditaire. Cette structure permettra au commanditaire de mieux comprendre le dispositif de formation, de suivre l’avancée des onboardés, d’apporter plus de clarté quant à la compréhension du dispositif mais également de créer des relations entre les éléments. Les pages wiki incluent des informations détaillées sur les différents axes de la formation, les modalités d’apprentissage, les outils utilisés, ainsi que des justifications théoriques à nos choix de conception. En mobilisant le plein potentiel d’une structure de wiki, nous renforçons la transparence et la communication avec le commanditaire, tout en permettant une meilleure compréhension et une plus grande appropriation du dispositif de formation.

Perspectives d'approfondissement de la formation

Conclusion

En conclusion les forces de notre formation sont les suivantes :

• Permet l'intégration des nouveaux collaborateurs au sein de leur cercle et de l'entreprise.
• Il s’agit d’une formation hybride en tous points :
  • synchrone/asynchrone ;
  • présence/distance ;
  • collectif/individuel.
• Elle comporte un système de mentorat avec un suivi régulier.
• Elle favorise la collaboration et l'esprit d'équipe.
• Il s’agit d’une une formation de onboarding qui permet d'opérationnaliser les savoirs en compétences et de développer son autonomie de façon progressive.

Par conséquent, adoptez notre formation dès aujourd'hui et commencez à tirer le meilleur parti de vos nouveaux talents dès le premier jour !