Module de gestion de tâches : Teams

Sébastien Coupez, Daniel Casas Dans le cadre du cours ADID1, Master MALTT Module des gestions de tâches : Teams

Public et contexte

Bénéficiaires et leurs caractéristiques

Les bénéficiaires de la formation sont les nouveaux collaborateurs de l’entreprise. Cette formation aura lieu durant leurs trois premiers mois d’engagement. Il y aura entre 12 et 15 collaborateurs par cours. Comme ils seront au début de leur contrat, ils connaîtront l’entreprise, mais pas encore tous les processus et fonctionnements.  

Prérequis et niveau

Tous les collaborateurs devront passer par cette formation, indépendamment de leur fonction et de leur niveau dans l’entreprise. Le seul prérequis est d’avoir obtenu les accès informatiques pour se connecter à sa session, à sa boîte mail et à Microsoft teams. Comme il s’agit d’une formation sur la planification, le travail de groupe ainsi que l’importance de la communication, il est important que la formation arrive suffisamment tôt. Le premier module se fera durant la première semaine.

Contexte

L’entreprise Chip met en place des formations pour améliorer l’intégration des nouveaux collaborateurs. L’une de ces formations est axée sur la gestion des tâches et la planification agile. Elle aura comme principale mission de permettre au collaborateur de monter en compétences sans que celui-ci ressente une trop grosse charge de travail. Une hybridation a été prévue dans ce sens. La première partie aura lieu à distance afin de permettre à chacun de s’organiser de façon autonome. La deuxième partie aura lieu en présence afin de renforcer les relations entre les collaborateurs. La troisième partie interviendra vers la fin des trois mois afin d'avoir le temps de mettre en place les connaissances dans son quotidien.

Ainsi, voici les axes de contenu de la formation.:

Période 1 (à distance) : De façon individuelle, le collaborateur va apprendre les logiciels utilisés dans l’entreprise et prendre conscience de ses lacunes grâce à une série d’exercices.

Période 2 (en présence) : En groupe, retour sur les exercices et théories sur la planification agile

Période 3 (à distance) : En groupe, partage d’expériences sur la mise en place du contenu appris, discussion autour des problématiques vécues.

Afin de faciliter la conservation des informations par les employés, l’accès à la formation et aux capsules vidéos sera conservé dans le temps. Chaque collaborateur pourra donc rechercher les informations qu’il lui faut.

Contraintes

Nous avons reçu plusieurs contraintes concernant cette formation. La formation doit pouvoir être réutilisable et adaptable facilement en cas de changements organisationnels. Elle doit optimiser les moments en présentiel pour réduire au mieux les temps morts. Toutes les parties à distance doivent pouvoir être stockées sur le LMS Moodle. La communication doit être centralisée sur Moodle . Les modules doivent s’adapter selon les départements et les fonctions exercées

Environnement spatio-temporel

Accès

L’accès à cette formation se fera en ligne avec le compte Moodle que recevra chaque employé lors de leur entrée en service. Il suffira de se connecter et de s’inscrire à la formation afin d’avoir accès aux différents supports. Comme il s’agit d’une formation basée sur Outlook et Microsoft Teams, le reste se fera sur ces deux supports.

Lieu

La première partie de la formation se fera de façon individuelle. Chaque collaborateur est libre de s’organiser comme il veut. Il pourra donc suivre les formations soit en télétravail soit à son bureau.

La deuxième partie se fera en groupe dans l’une des salles de l’entreprise.

La dernière partie se fera en groupe et à distance. Comme la formation est basée sur l’utilisation de Microsoft Teams pour la gestion des tâches et des séances, il est cohérent qu’au moins l’une des parties de la formation se fasse sur ce programme.

Temps, durée

Comme dit précédemment, la formation sera divisée en 3 parties:

La première partie, portée sur la mise en place du calendrier Outlook et Microsoft Teams, devrait durer 1h. Elle se fera lors de la première semaine de travail du collaborateur.

La deuxième partie, portée sur le retour de la première partie ainsi que les apports sur la planification flexible, devrait durer 2h. Elle se fera lors de la deuxième semaine du collaborateur.

La dernière quant à elle, portée sur le retour d’expérience et la mise en place des connaissances dans la planification quotidienne devrait durer 1h. Elle se fera lors de la cinquième semaine du collaborateur.

Rythme

La formation se déroule durant les premières semaines du collaborateur. Il dispose d’une heure lors de sa première semaine pour réaliser la première partie. Lors de sa deuxième semaine, il suivra la formation de 2h avec ses collègues. Comme il s’agit de formation sur l’organisation, le contenu lui sera utile au quotidien. Le collaborateur va donc mettre en place ce qu’il a vu sans que cela lui demande plus de temps que son travail habituel. Lors de sa cinquième semaine, il devra prendre 1h afin de mettre en commun avec ses collègues ce qu’il a vécu et donner un feedback à la formation.

Scénario d’apprentissage

Axe des connaissances et compétences

Objectifs (cognitifs, affectifs, psychomoteurs, régulatifs)

• Tous les participants ont ouvert et partagé leur calendrier
• Tous les participants savent créer un événement en ajoutant des gens, des salles et des catégories par projet/groupe de travail.
• Tous les participants arrivent à ajouter des tâches et à les gérer (déplacer; valider; corriger)
• Tous les participants peuvent gérer des réunions teams ou en présentiel
• À travers cette formation, les participants apprennent l’importance de la communication et de la planification au sein d’un groupe et l’importance du rôle qu’ils ont à jouer.

Contenus

Types de connaissances (factuelles, conceptuelles, procédurales, métacognitives)

Calendrier et teams : visuel ; communication ; transparence d’organisation

1. Calendrier :

• Ouvrir et partager
• Ajouter un évènement
• Catégorie
• Assistant planification
• Joindre à teams

2. Teams :

• Tâches
• Réunions / Appels
• Tableau de bord (conduite d’un projet)
• Liste des tâches

Visualisation sous la forme d’une carte de connaissances

Axe pédagogique

Méthode (acquisition, collaboration, discussion, enquête, pratique, production)

• Productions individuelles pour une assimilation progressive des outils fournis par Teams.
• Collaboration avec production de groupe pour l’assimilation des outils concernant la gestion de projet à plusieurs.
• Discussion sur l’efficacité de la formation et enquête auprès des participants via la tâche de la dernière phase.

Activités

• Les activités se font en plusieurs temps :

1. Tout d’abord, seul et à distance : l’apprenant se familiarise avec le logiciel et doit produire un travail (pour mettre en situation et en contexte de travail).

2. Ensuite, en groupe et en présentiel : l’apprenant vient directement dans l’entreprise (ou un lieu de RDV donné par l’entreprise) et se joint à d’autres nouveaux-venus qui viennent de passer le même module que lui. Ils mettent en commun leur avancée, les difficultés et discutent des avantages (et aussi des inconvénients) de Teams, ce qu’ils ont appris. On profite du fait qu’ils soient réunis afin de donner un cours théorique sur Teams pour, cette fois-ci, attaquer l’aspect de gestion de projet en groupe. On pourra alors les lancer sur le dernier module.

3. Enfin, en groupe et à distance : L’apprenant devra présenter son agenda et sa façon de s’organiser en partageant son écran. Ainsi il montrera qu’il a acquis l'utilisation de Teams et de son agenda.

Visualisation de l’enchaînement sous la forme d’un storyboard

Storyboard

Phase	Objectifs pédagogiques	Modalités pédagogiques	Consignes	Supports pédagogiques	Production des étudiants / modalités d'évaluation
Activité 1 Création de son planning personnel sur Outlook	Se familiariser avec l'environnement Teams et acquisition de ses outils pour ses projets au niveau individuel.	"Travail individuel chez soi, 1 semaine de temps disponible. Temps estimé à 2-3h de travail.	-Regarder la vidéo interactive qui présente les bases de Teams -Mettre en place son planning personnel, ses tâches pour ainsi dégager son temps disponible (ce qui sera utile pour la suite des activités). -Rédiger un document d'appréciation de son organisation	Vidéo interactive. Les formateurs sont disponibles pour répondre aux questions. La liste des tâches sera distribuée à chacun via la gestion de projet teams	-Production de son planning personnel et le document d'appréciation -Pas d'évaluation pour cette activité.
Activité 2 Réunion, discussion et Teams en groupe	-Développer la compréhension du logiciel en discutant et en comparant les résultats entre les utilisateurs. -Ouverture sur les possibilités qu'offre Teams en temps qu'outil de gestion de projet de groupe, de l'importance d'une bonne gestion d'un planning et de chaque élément qui constitue le groupe (l'individu).	Travail en groupe en présentiel, séance de 3 heures (2x 1h30)	-Ouvrir et partager son agenda -Créer un évènement en ajoutant des personnes, des salles et des catégories -Ajouter et gérer des tâches -Créer et gérer des réunions	Partage d'écran via beamer, powerpoint. Les formateurs sont disponibles pour répondre aux questions. Chacun s'affectera des tâches via teams	-Ajout d'un évènement avec l'assistant planification -Mise en place de catégories dans son agenda -Mise en place d'un projet avec des tâches attribués à soi-même et à d'autres -Une séance agendée avec tous les participants
Activité 3 Mise en situation avec un travail en groupe gérer sur Teams	Tous les participants commprennent leur rôle dans l'entreprise ainsi que leurs personnes de contact	Travail en groupe chez soi, 3 semaines de temps disponible	-Le groupe devra communiquer pour trouver des disponibilités communes afin de réaliser une tâche. -Cette tâche consiste à rédiger un document partagé où chacun des membres devra expliquer si la formation lui a été utile ou non et pourquoi. -Ils devront Le faire de manière synchrone en utilisant Le salon vocal Team.	Les formateurs sont disponibles pour répondre aux questions via teams	-Document rédigé lors d'une séance de groupe ayant comme contenu leur discussion, satisfaction et feedback sur la formation

Vidéo d'un module : Phase 1

Vous pourrez trouver la vidéo du premier module de la phase 1 ici.

Evaluation de la formation

Comme le montre la dernière case du tableau ci-dessus, les nouveaux collaborateurs seront amenés à évaluer la formation. Ce feedback sera utilisé pour améliorer le contenu de la formation ainsi que le format de celle-ci. Cette évaluation se fera d'une part via la rédaction d'un document lors de la dernière séance et de l'autre part à l'aide d'un formulaire Forms qui sera envoyé à tous. Grâce à cela, nous allons obtenir un retour "à vif" à la fin de la formation, et un retour "à tête reposée" quelques jours plus tard. Nous allons ainsi pouvoir croiser les retours et optimiser la formation.

Scénario médiatique

Tableau du scénario médiatique

	Supports d'apprentissage	Production	Communication et collaboration	Autogestion
Phase 1	Pour les aider, les apprenants auront à leur disposition des vidéos qui présenteront les tâches qui sont attendues d'eux pour les trois modules de l'activité 1, disponibles sur le site de l'entreprise.	Les explications et les visuels de la vidéo indiquent à l'apprenant les tâches à réaliser. Sa production est la réalisation de ses tâches à la fin du module : -Mettre en place son calendrier -Personnalisé leur calendrier (couleurs / catégories)	Les liens des vidéos de modules sont directement envoyé à l'apprenant via mail. Il pourra, par ailleurs, contacter ce mail pour d'éventuelles questions et échanger avec les formateurs en cas de difficultés.	Les apprenants ont une semaine entière, dès la réception du mail contenant les vidéos des modules et des tâches qui y sont associés. L'interface d'Outlook lui permettra de vérifier lui-même si les tâches ont bien été exécutées. Sinon, il peut demander aux formateurs de confirmer, en cas de doute, via mail.
Phase 2	Un support PowerPoint servira de support lors de la séance en présentiel, avec tous les apprenants. Ce support PowerPoint sera, à la suite de ce cours de formation, disponible sur le site de l'entreprise pour laisser aux apprenants la possibilité de le reconsulter en cas de besoin.	Durant cette séance, les apprenants ont : -Ajouté et modifié des tâches qu'ils s'attribueront entre eux. -Partagé leur calendrier entre eux. -En se basant sur ces-derniers, ils prévoient un rendez-vous entre eux.	Il est attendu que les apprenants communiquent entre eux et s'assurent que les tâches soient bien réalisées, sous la supervision des formateurs, lors d'une mise en commun pour s'organiser pour la suite de la formation. L'implication des participants est capitale pour le bon fonctionnement de cette tâche, et la communication est un élément clé.	Cette séance aura lieu à une date précise dans un lieu précis. Ils devront s'organiser pour être présents. Si une absence est inévitable, la personne doit pouvoir être en mesure de rattaper la séance chez elle. Chaque participant devrait pouvoir réaliser les tâches demandées lors du cours, avec l'aide des formateurs et du PowerPoint. Les collègues peuvent, cependant, être une aide dans le cas où un apprenant bloque.
Phase 3	Une nouvelle vidéo finalisera la formation avec les dernières explications du projet qui est attendu des apprenants. Les formateurs restent joignables, à distance via mail, pour toutes questions.	Pour cette dernière phase, les apprenants effectuent la réunion qu'ils avaient planifiés lors de la phase 2, en présentiel, sur Teams. Ils devront, ensemble, produire un document relatant leurs appréciations de la formation et leurs critiques, anonymes ou non. Une fois le tout fusionné en 1 document, il sera envoyé via mail aux formateurs. Leur projet de cette courte formation sera donc terminé.	Les formateurs sont disponibles pour toute aide. Les apprenants devront communiquer et collaborer entre eux pour la réalisation de cette tâche en commun.	Cette réunion est faisable 3 semaines après la fin de la phase 2. Chaque apprenant respecte le rendez-vous et rédige son avis sur la formation. Tout imprévu ou changement de planning doit mobiliser le groupe pour une réorganisation de la réunion, ce qui est, au final, le but premier de cette formation : la communication et l'organisation.

Scénario de soutien à l’apprentissage

La flèche ci-dessous permet de visualiser le scénario de soutien à l’apprentissage. Lors du premier module, l’équipe enseignante sera à disposition sur Moodle afin de répondre aux éventuelles questions. Lors du deuxième module, l’équipe enseignante sera sur place pour donner la formation. Lors de l'intervalle entre la période deux et trois, le but est que les collaborateurs s’entraident en cas de questions, l’équipe apprenante se tient néanmoins disponible sur Moodle. Lors du bilan de fin, l’équipe enseignante se trouvera aussi en présentiel.

Excepté le premier module qui se fait individuellement, le mentoring par les pairs aura lieu durant tous les modules. Dans le module 2, des discussions en groupe ont lieu pour échanger sur la planification agile. Dans l’intervalle entre les modules 2 et 3, bien que la base du travail se fasse individuellement, l’accent sera mis sur l'entraide. En effet, dans l’entreprise, le but est de collaborer vers un objectif commun, comme dans la formation. Lors du module 3, un partage d’expérience aura lieu pour pousser les collaborateurs à discuter entre eux. Le but est qu’ils prennent conscience de leur importance pour les autres et, qu’à la suite de cette formation, ils continuent à s’entraider.

Le tableau ci-dessous permet de voir le type d’apport de l’équipe enseignante et des pairs lors de chaque module. Il permet aussi de voir quels outils seront utilisés pour chaque phase ainsi que la méthodologie utilisée.

Phase	Tutorat par l'équipe enseignante	Tutorat par les pairs	Outils numériques	Guides méthodologiques
Module 1 Création de son planning personnel et initiation à Teams	L'équipe enseignante communique les tâches à faire et les dates de l'activité 2 Ils se tiennent disponible sur Teams en cas de questions (ou sur Moodle si l'apprenant n'arrive vraiment pas à utiliser teams)	Pas de tutorat prévu	Moodle : pour donner les instructions Teams pour toutes questions vidéo d'initiation à l'agenda vidéo d'initiation à Teams	Apprentissage par l'action de la part de l'apprenant et auto appréciation de sa planification laisser faire de la part de l'équipe apprenante
Module 2 Retour et discussion autour de la planification agile	L'équipe enseignante va donner un cours en présentiel avec l'aide d'une présentation pour faire comprendre l'importance de la planification et de l'agilité Chaque participant devra travailler sur sa propre planification En fin de formation, l'enseignant explique les tâches pour la prochaine fois	Une discussion aura lieu entre les apprenants sur l'appréciation	Présentation Teams Outlook	L'enseignant fait / l'apprenant comprend L'enseignant aide / l'apprenant fait L'apprenant aide les autres apprenants
Module 3 Mise en situation avec un travail en groupe géré sur Teams	L'équipe enseignante se tient à disposition via Teams mais l'objectif est que les apprenants s'entraident	Par groupe l'équipe doit s'organiser et s'entraider pour réaliser le travail attendu	Teams Feedback sur Forms	Apprentissage par groupe Apprentissage par l'action Apprentissage par analyse Apprentissage expérientiel de Kolb

Comme nous pouvons le voir, dans le premier module, le tutorat sera réalisé par l’équipe enseignante. Le collaborateur utilisera Moodle pour démarrer la formation puis Teams et outlook pour réaliser ses tâches. Des capsules vidéos se trouveront sur le Moodle.  Dans le deuxième module, la collaboration entre pairs va prendre de l’importance afin d’essayer de remplacer le tutorat de l’équipe apprenante, qui se tient à disposition en cas de problème. A nouveau Teams et Outlook seront utilisés afin de travailler sa planification.  Dans le dernier module, la collaboration entre pairs sera aussi mise en avant. Teams sera utilisé pour une séance à distance et Google Forms sera utilisé pour recueillir des feedbacks.