Zoom: organiser et participer à une réunion en visioconférence

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Enseigner en ligne
Module: Enseigner à distance dans l'urgence
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Enseigner à distance dans l'urgence
à améliorer intermédiaire
2020/09/07 ⚒⚒ 2020/04/01
Objectifs
  • Se connecter à Zoom
  • Créer une réunion Zoom
  • Communiquer une réunion Zoom
  • Participer à une réunion Zoom
  • Utiliser les fonctionnalités de base de Zoom en tant que participant
Voir aussi
Catégorie: Enseigner à distance dans l'urgence

Objectifs

  • Se connecter à Zoom
  • Créer une réunion Zoom
  • Communiquer une réunion Zoom
  • Participer à une réunion Zoom
  • Utiliser les fonctionnalités de base de Zoom en tant que participant

Voir aussi/suites

  • Qualité: à améliorer
  • Difficulté: intermédiaire

1 Introduction

Zoom est une solution de webconférences, vidéo et/ou d'audio dotée d'une messagerie instantanée. Les webconférences peuvent être enregistrées pour un visionnage ultérieur ou diffusées en direct sur certains réseaux sociaux. Dans l'éducation, Zoom est une solution qui permet d'implémenter des salles de classe virtuelles et collaboratives pour vos cours, séminaires et travaux pratiques.

Les deux articles suivant discutent des exemples concrets sous forme de retour d'expérience:

Pour utiliser cet outil pour mettre un cours ex cathedra en ligne ou organiser un séminaire en ligne, consultez

Plusieurs solutions Zoom sont disponibles (cf. tableau ci-dessous) et il existe également une solution spécifique pour l'éducation, Zoom pour l'éducation

Solution Prix Caractéristiques
De base (pour les réunions personnelles) Gratuit
  • 100 participants
  • Durée : illimitée pour les réunions en face à face mais 40 minutes maximum pour les réunions de groupe,
  • Nombre illimité de réunions
Pro (pour les petites équipes) 13.99 € par mois, par animateur
  • Fonctionnalités de l'option de base
  • 100 participants mais possibilité d'extension
  • Durée : 24 heures pour une réunion
  • 1 Go d'enregistrement dans le Cloud
Affaires (pour les petites et moyennes équipes) 18.99 € par mois, par animateur
  • Fonctionnalités de l'option Pro
  • 300 participants mais possibilité d'extension
  • Assistance téléphonique, tableau de bord de l'admin...

Sur le site le Zoom institutionnel UNIGE, il est possible d'organiser des réunions jusqu’à 300 participants (500 participants sur demande).

2 Système d'exploitation et configuration requise

Systèmes d'exploitation 
  • Windows 7 ou version ultérieure:
  • Ubuntu 12.04 ou version ultérieure
  • Mac OS X avec MacOS 10.7 ou version ultérieure
  • Surface PRO
  • Appareils iOS et Androïd
  • Appareils BlackBerry
Configuration requise

Pour créer ou participer à une réunion, vous devez avoir :

  • Une connexion Internet
  • Un casque avec micro
  • Une webcam
Navigateur 
  • Internet Explorer,
  • Firefox,
  • Chrome, le navigateur a privilégié pour utiliser le Client Web Zoom.
  • Safari

3 Accès au service

Pour accéder au service, vous avez deux possibilités :

  • Via le Client Web Zoom en vous rendant sur https://zoom.us/. Créez ensuite en compte.
  • Via l'app Client Zoom en la téléchargeant sur https://zoom.us/download2. Téléchargez 'Client Zoom pour les réunions'. La version la plus récente (Mars 2020) est la version 4.6.7.

3.1 pour participer à une réunion

La participation à une réunion ne requiert pas la création d'un compte. Vous pouvez rejoindre une réunion grâce à l'ID de réunion (ou numéro de réunion) ou via une URL de la réunion qui doit vous être communiquée par l'organisateur.

Ces possibilités de connexion détaillées ci-dessous sont disponibles sur le Client Web Zoom et sur l'app Client Zoom. Une autre possibilité de connexion est par le téléphone, en appelant le numéro de réunion qui sera fourni par l'organisateur dans son invitation mais cette solution est difficilement envisageable dans le cadre de l'éducation pour suivre ou animer une réunion. Cette solution de repli peut s’avérer intéressante lorsqu'une panne Internet survient par exemple.

  • Client Web Zoom

Pour accéder à Zoom depuis le navigateur, suivez les 3 étapes suivantes:

Rendez-vous sur le site Zoom puis cliquez sur rejoindre une réunion (étape 1)

Etape 1 : cliquer sur rejoindre une réunion

Entrez ensuite l'ID de réunion ou l'URL de réunion fourni par l'organisateur (étape 2)

Etape 2 : entrez l'ID de réunion ou le lien URL communiqué par l'organisateur

Vous parvenez ensuite à la fenêtre suivante pour lancer l'application Zoom depuis le navigateur (étape 3). Vous avez la possibilité de poursuivre dans le navigateur (1) ou de télécharger et lancer l'application (2)

Etape 3 : accéder à Zoom depuis le navigateur
Poursuivre dans le navigateur (1) ou télécharger et lancer l'application (2)

Vous parvenez enfin à votre tableau de bord

Tableau de bord Zoom sur le navigateur
  • App Client Zoom

Pour accéder à Zoom depuis l'application, suivez les étapes suivantes :

Lancez l'application 'Start Zoom' à partir de vos programmes (étape 1)

Etape 1 : Lancement de l'application Zoom

Cliquer sur rejoindre une réunion' (étape 2)

Etape 2 : Cliquer sur Rejoindre une réunion

Saisir le N° de la réunion (ID) ou le lien URL de la réunion (fourni par l'organisateur) et renseignez votre nom (celui qui sera affiché à l'écran). Vous avez ensuite une série d'options pour activer/désactiver l'audio et la vidéo (étape 3).

Etape 3 : Paramétrer mon poste pour la réunion

Vous parvenez finalement à votre tableau de bord :

Tableau de bord Zoom

Remarque : certaines réunions nécessitent un mot de passe qui vous sera également fourni par l'organisateur (notamment dans le mail d'invitation, cf plus bas).

3.2 pour organiser une réunion

Pour organiser une réunion, vous avez deux possibilités,

  • Via le Client Web Zoom

Rendez-vous sur le site Zoom à l'adresse https://zoom.us/ et connectez-vous pour accéder à votre tableau de bord (cf. image ci-dessous).

Tableau de bord Zoom
  • Via l'app Client Zoom

Lancer l'application, une fenêtre s'ouvre, cliquer alors sur connexion (cf. Fig Lancement de l'application), plusieurs possibilités de connexions s'offrent à vous (cf. image de droite): via votre compte zoom, facebook, google mail etc.

Lancement de l'application
Plusieurs possibilités de connexions à l'application

Une fois connecté, vous parvenez à ce tableau de bord, depuis lequel vous pouvez organiser votre réunion :

Fig1. Tableau de bord Zoom
Note : pour les collaborateurs et étudiants de l'Unige, l'accès se fait via la plateforme institutionnelle Zoom unige; lisez le tutoriel de connexion avec ISIS.

4 Organiser une webconférence

4.1 Organiser une réunion ponctuelle

Zoom permet d'organiser une webconférence pour un cours, un séminaire, une réunion mais aussi des travaux de groupe.

Comme vous le voyez dans l'image ci-dessous, pour organiser une réunion, cliquer sur l'onglet réunion (1) puis sur programmer une nouvelle réunion (2)

Organiser une réunion

L'interface de paramétrage de la réunion (cf. image ci-dessous) offre plusieurs réglages. Une fois les paramètres réglés, il faut cliquer sur enregistrer. À tout moment, vous pouvez cliquer sur l'aide disponible.

Paramétrer votre réunion

4.2 Organisation de réunion récurrente

Dans Zoom, il est possible d'organiser des réunions récurrentes, c'est à dire des réunions ayant lieu à des intervalles de temps réguliers.

Pour cela, il vous suffit de cocher périodique et de choisir le paramétrage voulu (cf. image ci dessous)

Paramétrage d'une réunion périodique

5 Communiquer la webconférence à vos participants

Une fois que vous avez enregistré votre réunion, une nouvelle page s'ouvre (cf. image ci-dessous) et contient les informations de la réunion que vous venez d'organiser. C'est d'ici que vous pourrez envoyer une invitation à vos participants.

Avec cette invitation, vous pouvez :

  1. L'ajouter dans vos agendas. Cet événement reprendra tous les éléments nécessaires pour que les participants puissent se connecter (ID de réunion, URL et mot de passe, cf. image ci-dessous).
  2. Copier l'invitation (voir ci-dessous) et l'envoyer aux participants
  3. Modifier la réunion ou commencer la réunion

Dans cette fenêtre, vous pouvez également vérifier les paramètres que vous avez définis (2) pour votre réunion et les modifier (3) si besoin.

Informations sur votre réunion

L'invitation aux participants (2) comprend les éléments suivants : l'ID de réunion (ou N° de réunion) et le lien URL qui sont les informations nécessaires pour se connecter mais aussi d'autres éléments (cf. ci-dessous). Dans cet exemple, nous n'avons pas exigé de mots de passe lors de notre paramétrage, mais dans le cas contraire le mot de passe sera également mentionné dans cette invitation.

Informations sur votre réunion

6 Participer à une réunion

6.1 Régler l'audio et la vidéo

Pour participer à une réunion en visioconférence, il faut ajuster tout d'abord l'audio et la vidéo en cliquant sur les flèches respectives (^) de ces boutons.

Ajuster audio et vidéo

6.2 Activer / Désactiver son micro ou sa vidéo

audio

Par défaut, l'animateur a pu fermer votre micro (Angl. mute). Vous avez deux possibilités pour activer votre micro :

  1. Cliquer sur le bouton audio
  2. Maintenir la barre d'espace enfoncée si vous avez juste une remarque à faire avant de couper de nouveau votre micro.
vidéo

Concernant la vidéo et sur le même principe que pour l'audio, vous pouvez cliquer sur le bouton vidéo pour activer ou désactiver votre vidéo.

6.3 Demander la parole

Ci-dessous un schéma réalisé par la cellule de Elearning de l'Université de Genève qui explique clairement comment gérer les prises de parole.

Cette fonctionnalité est accessible une fois le chat ouvert.

Gérer les tours de paroles

6.4 Choisir son interface : vue galerie ou vue intervenant

Vous avez deux possibilités pour la vidéo de votre visioconférence :

  • Voir tous les participants
  • Voir l'intervenant

Selon votre souhait, vous devez activer la vue choisie. Pour cela, il faut vous rendre en haut à droite de votre écran pour activer la "vue galerie" ou la "vue intervenant". Dans l'exemple ci-dessous, nous étions en galerie, le logiciel nous propose alors de passer en "vue intervenant":

Activation vue intervenant

En ce qui concerne la vue intervenant, il s'agit d'afficher une seule personne à l'écran. Concernant la vue galerie, voici un exemple de ce que vous obtenez avec l'activation de cette vue:

Vue galerie

Remarque : il est possible de voir jusqu'à 49 participants simultanément sur 1 page. Si plus de 49 participants sont présents à votre réunion, 49 participants s'afficheront par page d'écran. Vous pouvez visualiser les pages en cliquant sur les flèches droite ou gauche dans la vue de la galerie.

7 Paramétrer le tableau de bord Zoom

Pour aller plus loin, un certain nombre de paramètres de réglages sont accessibles par la 'roue dentée' qui est sur l'écran du tableau de bord Zoom

Réglages de paramètres avancés

8 Liens

Cet article appartient au module enseigner à distance dans l'urgence et fait partie du portail Enseigner en ligne.