Créer une petite SARL en Suisse

Cet article est une ébauche à compléter. Une ébauche est une entrée ayant un contenu (très) maigre et qui a donc besoin d'un auteur.

Créer une SARL est un processus relativement complexe pour un-e novice et comprend plusieurs étapes de planification et de démarches. Dans cet article, on note divers éléments rencontrés dans un processus assisté et piloté par une entreprise de conseil.

Voir aussi:

• Créer une start-up en Suisse (informations générales, formes juridiques, solutions co-working)

Éléments principaux pour la démarche de création d'une petite SARL

On retrouve plusieurs check-lists ou résumés en ligne.

Le Portail PME de la confédération publie une check-list (faite par le SECO) non exhaustive, que nous reproduisons partiellement et légèrement reformulé:

1. Déterminer le nom ("raison sociale")
2. Définir le capital social (au moins CHF 20'000.-), versement en espèces et/ou en nature. Cette somme est normalement divisée en parts de 100CHF.
3. Choisir les associés et la direction
4. Choisir une banque pour ouvrir un compte bloqué pour verser le capital social
5. Vérifier que la raison sociale est acceptable (pas d'autre entreprise ayant un nom similaire dans la même branche) et définir le but de la société.
6. Rédiger l'acte constitutif, les statuts, etc.
7. Remettre les actes constitutifs au notaire et au registre du commerce pour le contrôle, éventuellement pour la correction
8. Inscription au registre du commerce
9. Libération des parts sociales auprès de la banque (sur présentation de l'extrait du registre du commerce)
10. Annonce auprès de l'Administration fédérale des contributions pour la TVA.

A faire plus tard

• Si vous avez du personnel (en tant que fondateur, vous comptez également comme employé): inscription auprès de la caisse de compensation AVS et conclusion des contrats pour les assurances obligatoires LPP et LAA si nécessaire.

Concrètement, à titre d'exemple (à développer), dans notre cas, on a noté les éléments suivants:

1. Déterminer un but suffisamment exhaustif, clair et pas vague (voir Créer une start-up en Suisse)
2. Choisir un nom (voir Créer une start-up en Suisse). La raison sociale doit obligatoirement finir par "SARL", donc par exemple "Poisson Infrarouge Sàrl". On conseille de choisir un nom compatible adresse Internet et qui n'existe pas déjà dans un domaine connu. Il faut aussi vérifier dans le registre de commerce suisse (Zefix) qu'il n'ait pas une entreprise ayant un nom similaire et qui opère dans le même domaine.
3. Choisir et réserver un ou plusieurs domaines Internet. A priori, il devrait être identique ou presque au nom de la société. Si ce n'est pas possible, on conseille de réserver plusieurs adresses. Donc par exemple poisson-infrarouge.com et poissoninfrarouge.com', ensuite "poisson-infrarouge.ch", etc. On conseille de prendre une option minimale pour une année sans hosting (au cas où le nom est refusé par le registre de commerce), cela coûte entre 9 et 10 CHF pour une adresse .com ou .ch et peut coûter beaucoup plus pour un domaine exotique.
4. Calculer les frais de création et les frais fixes pour une année (location de coworking, assurances, hébergement Internet)
5. Contacter une entreprise qui s'occupe des formalités (voir Créer une start-up en Suisse)
6. Établir le siège (adresse). Si vous désirez avoir une autre adresse que votre adresse privée, on conseille d'examiner les offres dans un espace de co-working (voir Créer une start-up en Suisse)
7. Annoncer l'adresse de la raison sociale à la poste (si vous utilisez déjà une domiciliation). On peut faire cela en ligne ou dans une agence.
8. Faire authentifier une carte d'identité à la poste (pour pouvoir ouvrir un compte de consignation bloqué)
9. Choisir une banque pour le compte bloqué et pour le futur compte de la société (c'est plus simple de prendre la même). Le processus est assez long, car il faut soit prendre RDV avec un conseiller, soit trouver directement un formulaire à remplir pour le compte de consignation. Ensuite, il faut un RDV pour signer. Il ne faut pas sous-estimer le temps qu'il faut pour cela. Voir par exemple, les Compte de consignation de capital où le lien amène vers un questionnaire qui vend en même des services bancaires à utiliser une fois l'entreprise crée.
10. Créer des signatures légalisées dans un format exigé par le registre de commerce. A priori, c'était faisable chez le registre de commerce, mais on n'a pas réussi à obtenir un RDV, donc on a pris RDV chez un notaire (en lui expliquant que c'est pour le registre de commerce).
11. ...
12. ...
15. Choisir un logiciel de comptabilité compatible avec la loi suisse est une option, mais recommandé pour faciliter l'administration. Pour le moment, on penche sur Bexio.
16. S'annoncer à la TVA, l'AVS etc. (détails à suivre)

On ajoutera des détails, y compris des extraits des statuts, etc. une fois inscrit au registre de commerce.

Assurances

Il existe deux types d'assurances:

• les assurances sociales pour l'entrepreneur et les éventuels collaborateurs
• les assurances d'entreprises.

Assurances sociales

Rappelons que «Les propriétaires de sociétés anonymes ou de Sàrl sont des entrepreneurs et, en même temps, leurs propres employés. Pour les assurances sociales, ils sont donc considérés comme des travailleurs dépendants. Dans ce cas, la plupart des assurances sont obligatoires.» Assurances sociales et assurances pour l'entreprise (Portail PME, août 2020).

Des détails sont données ci-dessous dans le chapitre "employés" et sa section "Les assurances sociales"

Assurances d'entreprises

La plupart des assurances sont facultatives lorsque vous ne possédez pas de locaux.

Budget

Budget de création

Pour créer une SARL il faut compter au moins CHF 2000.- (chiffre à vérifier)

exemple frais de création au sens étroit du terme

	Coût	Explications
Aide à la création	500.-	Prix https://www.entreprendre.ch/ C.f. Créer une start-up en Suisse pour d'autres alternatives
Validation carte d'identité	0.-	A faire dans un bureau de poste (CHF 25.-), ou gratuitement dans la banque concernée
Réservations de nom de domaine	24.-	Pour trois domaines sans hosting pour le moment (chez Infomaniak)
Légalisation de signature	150.-	CHF 50.- ou plus par associé
Frais bancaires consignation	200.-	(à confirmer)
Registre de commerce	800.- ?	600 pour les frais de base + ?
Frais de notaire	?
Coworking space et domiciliation	220.-	1 mois: co-working 4j/mois (120.-), domiciliation avec boite à lettres (90.-), casier (10.-).
Total	~2000.-	Approximativement

exemple frais d'installation (phase moins productive)

	Coût	Explications
Coworking space et domiciliation	440.-	Environ 2 mois
Logo/cartes de visite/papier à lettres		(à discuter)
Site web, identités en ligne, etc.		(par nos propre soins, mais à facturer)
Autoformation en gestion	0.-	Difficile à facturer à moins de suivre des cours

Budget première année

Il faut s'assurer de pouvoir couvrir au moins les frais fixes., au moins environ CHF 3500.- avec une formule minimale de coworking et en ne payant pas de salaires pour la gestion. Sans coworking et sans salaires, il n'y a aura très peu de coûts. Le coût de gestion pourra être facturé en fonction des revenus.

Exemple frais fixes

	Détail mensuel	Annuel
Coworking	co-working 4j/mois (120.-), domiciliation avec boite à lettres (90.-), casier (10.-).	2640.-
Hébergement Internet	A définir	150.-
Assurances entreprise	A définir. Pour une petite société de services sans locaux, le coût sera assez faible.	?
Logiciel de comptabilité	A définir (environ 50/mois)	600.-
Gestion	A discuter entre associés (peut être 0.-, volontariat des associés)	1000.-
Cotisations	Organisations professionnelles (abonnements individuels, à discuter)	500.-
Frais de consultation	A discuter entre associés (probablement 0.-)	0.-
Frais officiels	?	?
Frais bancaires	Frais de compte souvent gratuits la première année, une carte de crédit =
Total		~5000.-

On pense faire des budgets pour chaque projet, c.-à-d. on les considère comme des entreprises temporaires qui fournissent un résultat (service et/ou produit) à un certain coût facturé. Un projet doit normalement financer des salaires temporaires ou du sous-traitement, plus 5-40% de overhead (selon la nature et la taille du projet) qui financeront des frais fixes, des frais de fonctionnement généraux (logiciels, matériel, conférences, voyages, etc.), des réserves, et des gains de 5% au moins. Les réserves peuvent être utilisées pour une éventuelle expansion (par exemple, un bureau dans un co-working space).

Les statuts

Selon le portail PME, «Les statuts d'une firme doivent inclure au moins sa raison sociale, son but, son siège, son capital social et de la somme libérée par chaque associé. [...] Le terme "statuts" se réfère aux normes juridiques élémentaires qu'une société présente. Pour les deux formes juridiques, la législation a imposé des exigences de base (SA: art. 626 et suiv. CO; Sàrl: art. 776 et suiv. CO). De plus, les statuts doivent être établis par acte authentique.» Donc on répète les éléments obligatoires:

1. Raison sociale, but et siège de la société
2. Montant du capital social et de la somme libérée par chaque associé

Il est fortement conseillé d'inclure plein d'autres éléments, par exemple les suivants:

1. Droits et devoirs des associés, ainsi que le rôle et le fonctionnement de l'assemblée
2. Nature de la gestion, y compris élection et révocation des gérants, pouvoir des gérants
3. Modalités d'augmentation de la part sociale et la cession des parts
4. Pour une SARL plus large, il faut un organe de révision
5. Comptabilité et dividendes
6. Liquidation

Le portail PME met à disposition un statut type SARL. En gros il faut veiller à ce que les structures de pouvoir et les devoirs des associés et gérants soient clairs.

Impôts et assurances d'entreprise

Affiliation à la TVA

Une entreprise qui à un chiffre d'affaires suppérieure à 10'000 CHF avec des particuliers ou entreprises domiciliés en Suisse doit s'affilier à la TVA.

On peut choisir parmi deux méthodes

• Un calcul précis de toutes les factures émises moins les factures payées. On paye donc la différence.
• Un pourcentage du chiffre d'affaires (CA) qui diffère selon la branche

Les employés

Les assurances sociales

On cite le memento officiel du site avs-ai.ch sur Assujetissement à l'assurance «En tant qu’employeur, vous devez payer pour vos collaborateurs des cotisations à l’assurance-vieillesse et survivants (AVS), à l’assurance-invalidité (AI), au régime des allocations pour perte de gain (APG), à l’assurance-chômage (AC) et à la prévoyance professionnelle (PP). Vous devez aussi assumer pour eux des cotisations pour les allocations familiales (sauf dans le canton du Valais). En outre, vous devez prendre en charge l’intégralité de la prime de l’assurance contre les accidents et maladies professionnels. En revanche, la prime de l’assurance contre les accidents non professionnels est à la charge des salariés et est déduite du salaire»

Les associés d'une SARL doivent recevoir un salaire au lieu de toucher des dividendes disproportionéées ! On cite le mémento Cotisations salariales à l’AVS, à l’AI et aux APG « 10e) les bénéfices, jusqu’au montant du salaire usuel dans la branche d’activité, des salariés titulaires de droits de participation qui ne perçoivent pas de salaire ou un salaire inhabituellement bas pour le travail effectué, et qui touchent simultanément des dividendes manifestement disproportionnés»

Les retraités qui bénéficient d'une retraite doivent aussi cotiser au-delà d'une franchise. (1400 francs/mois ou 16800/an). Donc si on gagne par exemple 3000.- CHF/mois on doit payer l'AVS pour 1600 CHF.

Salaires minimes: Lorsque le salaire déterminant ne dépasse pas, pour chaque emploi, la somme de 2 300 francs par année civile, les cotisations ne sont prélevées qu’à la demande de l’assuré

Les charges sont à verser à diverses organisations:

• AVS + AI + APG : caisses de compensation. A payer à la fin de chaque trimestre.
• Prévoyance professionnelle (PP): Différente selon les branches

	Employeur	Employé	Total	Instances	Remarques
Assurance vieillesse (AVS)			8.7%
Assurance invalidité (AI)			1.4%
Allocation pour perte de gains (APG)			0.45%
Total AVS/AI/APG	5.275%	5.275%	10.55%	Caisse de compensation
Assurance chômage (AC)
Prévoyance professionnelle (PP)
Accidents et maladies professionnelles
Accidents non professionnelles	-
Assurance maladie	-
Allocations familiales	?	-		caisse de compensation pour allocations familiales	Minimum fédéral: 200CHF/enfant de moins de 16ans, 250 CHF pour jeunes en formation de 16 à 25 ans. Les Cantons peuvent fixer des montants plus élevés: A Genève entre 300 et 500 + une allocation de naissance.

Logiciels

Swissdec.ch est une plateforme qui permet de communiquer les salaires à la plupart des caisses de compensation. (Si on a bien compris) elle fournit aussi une interface à un certain nombre de logiciels de gestion de personnel et de comptabilité. (point à développer)