Scrum-it

Introduction

Public et contexte

Contexte

L’organisation CHIP est une entreprise de développement d'applications. Elle a modifié son programme d’intégration des nouveaux collaborateur·ices en 2022. Elle souhaite créer un parcours de formation hybride plus allégée pour former et créer des liens entre les nouveaux employés et les employés déjà présents.

Cette modification du parcours actuel fait suite à un bilan auprès des employé·es qui ont ressenti une grosse charge durant les semaines d’intégration. Les journées sont longues, en présentiel, avec des présentations successives pour chaque thématique.

La plupart des personnes rapportent avoir de la peine à mémoriser les éléments importants et ne savent plus où trouver l’information lorsqu’elles en ont besoin, parfois des mois plus tard.

L'organisation CHIP a ressenti le besoin de former ses employés à la gestion de projet, qui se trouve au cœur de leurs activités. La formation Scrum-it a pour but d'aider les collaborateurs à mieux gérer et planifier leur journée de travail. Les nouveaux employés doivent collaborer ensemble et s'intégrer dans une équipe qui pratique la méthode Scrum, définie par la direction. Pour cela, ils doivent d'abord adopter les valeurs de la méthode Agile Scrum (niveau macro) pour arriver à planifier des tâches avec l'outil Notion (niveau micro).

Public cible

Le public cible est composé des nouveaux employés de l’entreprise CHIP (ceux qui font partie de l'équipe de développement) qui y travaillent depuis moins de trois mois. Ils possèdent de très bonnes connaissances en technologie, mais pas nécessairement des compétences en gestion de tâche. Les employés travaillent au sein d’une équipe et créent des projets en groupe pour des clients.

L’apprenant idéal aurait un sens de l’organisation, de la rigueur, des capacités relationnelles développées et des très bonnes aptitudes au travail en équipe.

Dans un second temps, une formation plus approfondie est donnée par la suite aux personnes qui ont le rôle de Scrum Master et Product Owner. Ils ont ainsi des tâches différentes à effectuer (ce wiki ne présente que la formation pour l’équipe de développement).

Prérequis et niveau

Aucun niveau n'est attendu de la part des nouveaux collaborateurs en matière de gestion de projet et de gestion de tâches. La formation Scrum-it a été conçu pour les novices et ne demande donc aucun prérequis. Cependant, il est supposé que les participants de la formation sont tous à l'aise avec les outils et technologies numériques de part leur expertise dans le développement d'applications. L'organisation CHIP fournit des ordinateurs professionnels qui leur permettent de développer des applications et de suivre la formation à distance.

Besoins et contraintes

• Fournir une formation réutilisable et adaptable facilement avec les nombreux changements organisationnels
• La formation doit optimiser les moments en présentiel pour réduire au maximum les temps morts
• Les parties à distance doivent pouvoir être stockées sur le LMS Moodle
• Toutes les communications doivent être centralisées (par Moodle)
• Proposer un programme flexible qui comprend partie générique pour tous les nouveaux, ainsi que des embranchements personnalisés selon les départements et/ou fonctions exercées (en fonction du rôle dans l’équipe, la formation est différenciée et en fonction du département dans lequel ils se trouvent, les tâches à planifier sont différenciées).

Environnement spatio-temporel

Accès

Les nouveaux employés de CHIP auront accès à une formation hybride. Elle sera disponible sur la plateforme Moodle. Une période se fera en présence et une autre à distance.

Lieu

Ils pourront visualiser une vidéo d’introduction à la formation chez eux ou sur leur lieu de travail. La formation en présentiel aura lieu dans l’entreprise. Ils pourront visualiser la vidéo chez eux ou sur leur lieu de travail. La formation en présentiel aura lieu dans l’entreprise.

Temps

La formation durera au total 3 heures. La première partie à distance prendra 10 minutes et les employés auront une semaine complète (à partir du lundi) pour regarder la vidéo et faire les activités demandées. La deuxième partie aura lieu la deuxième semaine et sera coupée en une période de 40 minutes le lundi et une autre de 1 heure le jeudi. La troisième partie aura lieu la troisième semaine, elle prendra 1h15 et sera à compléter avant la fin de la troisième semaine de formation.

Rythme

Afin d'alléger la formation, la première partie se fera à distance pour introduire rapidement la méthode Scrum (sujet de la formation pour une meilleure gestion des tâches en groupe et en individuel). Ainsi, lors de la période en présence, les nouveaux collaborateurs sauront déjà de quoi la formation parlera. De plus, afin de rendre les informations plus digestes, nous avons décidé d'entreposer la formation en présence en deux parties qui permettront aux nouveaux collaborateurs une stimulation cognitive sur plusieurs plans afin d’éviter une transmission d’information passive qui serait moins efficace (Chastain, 1990).

Solution proposée

Dans le but d’alléger la formation et l’intégration des nouveaux collaborateurs chez CHIP, nous proposons une formation en trois modalités qui permettra de former les nouveaux arrivants.

Voici comment se compose notre formation :

Avant :

Nous avons conçu une vidéo interactive sur Scrum, une méthode agile d’organisation et de gestion de projet. La vidéo dure environ cinq minutes, ce qui est recommandé pour garder l'attention du public et éviter une surcharge cognitive (Awad, Brouillette, Cormier et Turcotte (2017); Guo, Kim et Rubin (2014)) et vise seulement à introduire la méthode pour, dans un second temps, l'explorer en groupe. De plus, grâce aux quelques questions interactives apparaissant à des moments clés de la vidéo, l’apprenant se trouve dans une position active qui le maintient ancré dans la formation. À la fin de la vidéo, nous présentons un outil permettant l’optimisation des tâches à faire pour faire avancer un projet, que ce soit en équipe ou seul. Il s’agit de Notion. Les apprenants doivent découvrir l’outil en essayant d’inscrire des tâches dans trois colonnes différentes qui définissent l’avancement de la tâche : à faire - en cours - terminé, selon la méthode Scrum. Cette première activité permettra aux formateurs d’identifier si des difficultés ont été rencontrées.

Pendant :

La suite de la formation se fera en présentiel et sera d’une durée approximative de 1h 40. Nous avons décidé de séparer cette séance en deux parties (une séance de 40 minutes et une séance de 1 heure). Cela permettra aux apprenants de ne pas trop être surchargé cognitivement, et de leur permettre d’assimiler les notions entre ces deux moments de formation en présence.

La première séance consistera à consolider les connaissances des apprenants en revenant sur les concepts de la vidéo. Par groupe, les apprenants devront approfondir leurs connaissances, grâce à des ressources que nous mettrons à leurs dispositions, sur une des étapes de la méthode Scrum (ex. le sprint backlog) afin de le présenter par la suite aux autres apprenants qui feront de même avec d’autres étapes. Deuxièmement, les apprenants seront face à une présentation plus détaillée sur l’utilisation de Notion et auront pour mission d’utiliser cet outil dans le but de planifier un projet fictif en groupe. Pour résumer, l’objectif de cette période d’apprentissage est de permettre aux apprenants de schématiser une étape de Scrum et de prendre en mains l’outil Notion.

Après :

Enfin, après les périodes à distance et la période en présentiel, les apprenants auront une semaine pour planifier une tâche de leur nouvel emploi grâce à Notion et à la méthode agile que nous avons présentée. Cela personnalise la formation puisque chaque apprenant travaille avec son département sur un projet spécifique à son domaine et permet d'ancrer la formation dans la réalité. Cette dernière partie à pour objectif de vérifier si les apprenants sont capables d’appliquer, en situation réelle, la méthode agile qui est utilisée dans l’entreprise.

Scénario d'apprentissage

Lors de la conception de dispositifs de formation hybrides, le scénario pédagogique du dispositif numérique est un élément essentiel. Pour créer ce scénario, il faut « identifier et modéliser les connaissances » des personnes formées et « identifier la stratégie pédagogique et les activités associées » (Molinari et Avry, 2023, 8), tout en en considérant le parcours expérientiel antérieur des participants et leur rapport au savoir (Alves et Lerner, 2021, 211).

La formation Scrum-it se fait sous la forme d'une classe inversée. Elle comporte trois phases d'apprentissages : deux phases se déroulent à distance et une phase en présence. Le concept de classe inversée est une approche éducative qui est apparue aux États-Unis à la fin des années 1990. Elle s’est étendue dans le monde entier à partir de 2012 (Hui et Mengqui, 2022). Selon Bissonette et Gauthier (2012, 24) la classe inversée est “une approche pédagogique consistant à inverser et à adapter les activités d’apprentissage traditionnellement proposées aux étudiants en utilisant en alternance la formation à distance et la formation en classe pour prendre avantage des forces de chacune”.

Objectifs et types de connaissances

À la fin de la formation, les apprenants seront capables de (ASCD)

1. Planifier de manière agile leur journée de travail.
2. Intégrer une équipe qui pratique la méthode Scrum.

Pour atteindre ces objectifs à la fin de leur formation, nous avons défini, dans le tableau ci-dessous, des objectifs cognitifs observables et mesurables selon la taxonomie de Krathwohl et Anderson (2001). Les objectifs en bleu sont des objectifs de bas-niveau (connaissance et compréhension), les objectifs en orange sont des objectifs de niveau intermédiaire (application et analyse) et les objectifs en vert sont des objectifs de haut-niveau (création et évaluation). La formation Scrum-it comprend les trois types d'objectifs et augmente la difficulté graduellement.

Ainsi, les apprenants devront être capables, dans un premier temps, de nommer les différents termes de Scrum et d'identifier leur rôle au sein de l’équipe, puis de schématiser les étapes de Scrum, d'employer un outil de gestion de tâches (Notion) ainsi que de planifier des tâches en groupe. Pour finir, ils seront capables de planifier des tâches seul afin d'intégrer leur équipe Scrum.

Par ailleurs, nous avons également défini des objectifs affectifs selon Berthiaume et Daele (2013). Les apprenants vont ainsi, grâce à la vidéo, définir les valeurs de Scrum, puis lors des phases en présentiel les adopter et les pratiquer.

Planification des périodes

Phase avant

Lors de la phase "avant", l'apprenant travaille seul, de manière asynchrone et à distance sur un ordinateur (recommandé pour une meilleure interactivité avec la vidéo, mais la vidéo est également accessible sur smartphone et tablette).

Vidéo interactive

Dans cette sous-partie vous trouverez le lien qui vous amène à la vidéo interactive, intitulé Formation sur la méthode AGILE SCRUM, conçut graphiquement avec l'outil CANVA. L'enregistrement audio à été fait sur Audacity. Pour finir, l'ajout de l'interactivité de la vidéo a pu se faire via l'outil H5P. Nous avons choisi comme site de diffusion Lumi car il permet de télécharger du contenu H5P.

Storyboard de la vidéo

Une storyboard a été crée en amont de la conception de la vidéo pour identifier tous les éléments importants à présenter.

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Phase pendant

Lors de la phase "pendant", l'apprenant travaille en groupe, de manière synchrone et en présence des formateurs et des autres apprenants.

Phase après

Lors de la phase "après", l'apprenant travaille seul, de manière asynchrone et à distance sur un ordinateur.

Évaluation du cours

En fin de formation, nous envoyons un formulaire d'évaluation de la formation Scrum-it afin de voir si les objectifs initiaux ont été atteints. Lors de l'évaluation du cours, les apprenants doivent répondre à des questions selon les trois premières dimensions du modèle de Kirkpatrick (2006) :

1. Satisfaction des participant·es

• De manière générale, êtes vous satisfait·es de la formation ?
• Est-ce que la formation vous a été utile ?
• Est-ce que la formation a perturbée votre travail ou est-ce qu’elle a fonctionné de pair avec votre projet actuel ?
• Est-ce que la formation était trop difficile ou trop simple ?
• Est-ce que le formation à moitié à distance, à moitié en présence vous a plu ?
• Que n’avez-vous pas apprécié de la formation ?

2. Validation des acquis

• Dans quelle mesure pensez-vous être capable de planifier votre journée de manière agile ?
• Dans quelle mesure pensez-vous être intégré dans votre équipe Scrum ?
• Dans quelle mesure pensez-vous être à l’aise avec Notion ?
• Arrivez-vous à suivre le rythme dans votre nouvelle équipe ?

3. Évaluation de la qualité du transfert des acquis dans la pratique

• Dans quelle mesure pensez-vous réussir à planifier un projet sur le long terme ?

Scénario médiatique

Le scénario médiatique permet le « soutien sociotechnique » des participants (Alves et Lerner, 2021, 212). Selon Alves et Lerner (2021), il est nécessaire que le formateur considère les connaissances antérieures des participants dans le domaine dans lequel il souhaite transmettre du savoir. En l’occurrence, les collaborateurs de CHIP ont de très bonnes compétences en matière de technologie numériques mais moins ou pas en matière de gestion des tâches dans le cadre de gestions de projets à long termes. Dans cette scénarisation, le but du formateur est de « passer en revue chaque activité [définie dans le scénario d’apprentissage] et d’identifier tout ce dont les étudiants ont besoin en termes de ressources pour les réaliser » (Molinari et Avry, 2023a, 14).

Voici un aperçu du scénario médiatique envisagé pour la formation Scrum-it :

Plusieurs outils sont utilisés par la formation Scrum-it.

Supports d’apprentissage

Une vidéo interactive : elle va permettre aux apprenants de comprendre et d'apprendre les notions et les concepts importants à propos de Scrum. C'est un espace d'information. Elle est particulièrement efficace en classe inversée pour améliorer l’apprentissage (Schmid, 2014), et c'est un outil pédagogique hautement efficace (Hsin et Cigas, 2013).

Une fiche/Un guide sur document PDF : Cette fiche PDF est un guide sur l'outil de gestion de tâches sur Notion, qui permet aux participants de comprendre le fonctionnement et de suivre les étapes d'utilisation de l'outil.

Kahoot : Permettra de calculer, analyser et visualiser des données et de s'auto-évaluer.

Production

• Les participants doivent produire un planning efficace selon la méthode Scrum sur Notion.
• Ils posteront leurs résultats de la création de tâches et leur planification de groupe sur Moodle.
• L'outil Notion va permettre de mettre en pratique la planification d'un projet de manière agile. Les apprenants vont apprendre à l'utiliser pour s'organiser et gérer leurs tâches seuls ou en groupe. C'est un espace de production, de collaboration et d'autogestion. Les apprenants recevront un guide méthodologique qui leur servira de tutoriel avec les informations essentielles.

Autogestion

Questionnaire d'évaluation de la formation et autoévaluation : En fin de formation, les collaborateurs répondent à un questionnaire sur Google Forms en évaluant la formation et en auto-évaluant les connaissances et compétences acquises à la fin des trois séquences pédagogiques de formation.

Utilisation effective d'un outil de gestion numérique : Les participants devront découvrir cet outil et l'utiliser pour les différentes activités de la formation. Les formateurs sont présents pour les guider durant la formation mais il est attendu des participants qu'ils sachent utiliser Notion de manière autonome d'ici à la clôture de la formation.

Demande d'aide en cas de problème : Savoir quand demander de l'aide est essentiel pour le bon fonctionnement d'une équipe dans le cadre de projets en collaboration. Ce n'est pas parce que l'on demande que les collaborateurs soient autonomes que cela exclu le fait de rechercher de l'aide auprès des autres collaborateurs. Au contraire, la recherche d'aide permet un gain de temps et un travail plus efficace.

Communication et collaboration

La communication entre les participants de la formation et les formateurs se fait principalement sur le forum de la plateforme Moodle. Ce forum permet aux participants de communiquer en asynchrone avec les formateurs ou leurs pairs (les apprenants actuels de la formation et leur coach : un ancien apprenant de la formation qui fait office de parrain ou marraine pour chaque nouveau collaborateur). Il est également possible de joindre les formateurs et les pairs à travers le logiciel de communication visioconférence Zoom, pour faciliter la discussion et les échanges grâces à la possibilité de voir les personnes à qui l'on s'adresse et de créer une relation de confiance et d'écoute.

La plateforme Moodle leur servira ensuite d'espace de production pour produire du texte seul ou en équipe, ainsi que d'espace de collaboration privé et commun et un espace d'assistance pour poser des questions.

L'outil Notion est également un espace de collaboration, car les membres de l'équipe Scrum travaillent ensemble et voient l'avancement des tâches de chacun en temps réel.

Scénario de soutien à l'apprentissage

Dans la conception de dispositif de formation à distance et en présence, il est essentiel que le/s formateur/s puissent guider les personnes suivant la formation et leur donner les outils nécessaires pour soutenir leur engagement (cognitif, émotionnel et métacognitif) dans les activités. Pour cela, il faut engager les participants de la formation de manière active et collaborative. Ce soutien d'accompagnement a pour objectif de « décrire la façon dont les différents acteurs [formateurs et formés] vont intervenir dans le processus de soutien à l’apprentissage » (Molinari et Avry, 2023, 16). Le formateur doit pouvoir guider les participants tout au long de la formation afin que ceux-ci atteignent les objectifs de la formation et qu'ils acquièrent une autonomie dans leur gestion des tâches.

De plus, un enrichissement de l'environnement social apporte un « soutien affectif » aux participants, ce qui favorise le maintien de leur engagement dans les différentes activités prévues dans la formation (Alves et Lerner, 2021, 212).

Soutien par le/s formateur/s

Durant la première semaine, les formateurs sont disponibles si les apprenants ont des questions et ils vérifient le travail qui a été posté sur Moodle. Ils analysent les premières questions pour identifier les besoins des employés. Lors des séances en présence, ils aident à comprendre les consignes, ils aident lors des activités de groupe et répondent aux questions des apprenants. Pour finir, ils analysent l'activité qui a été effectué sur Notion. Tout au long de la formation, ils sont disponibles pour répondre à des questions sur le forum de Moodle.

Soutien par les pairs

Dans notre scénario nous prévoyons également un soutien par les pairs, sous la forme d'un parrainage de collaborateurs plus anciens qui pratiquent au quotidien la méthode Scrum. Ils sont présents durant toute la formation et à disposition en cas d'éventuelles questions. Lors de la phase "avant", ils regardent ce que les apprenants ont fait sur Moodle et répondent à leurs questions. Puis, durant la dernière semaine, ils évaluent le travail de leur filleul.e sur Notion. Les apprenants doivent en effet, planifier leur première semaine grâce à cet outil. Leur parrain ou leur marraine vont les soutenir en les aidant directement sur la plateforme au cas où ils ont des problèmes et il vont superviser leur travail pour le corriger en cas d'erreurs.

Les nouveaux employés auront également l'occasion de donner un retour sur les présentations données en présentiel par les collègues. Ils peuvent ainsi compléter les informations des uns et des autres et s'entre-aider.

Références

Alves, S. et Lerner, L. (2021). Engagement et volition en e-learning : quelle place pour l’environnement social ?. Recherches en Sciences de Gestion, 3(144), 193–224. https://doi.org/10.3917/resg.144.0193

Anderson, L.W., et Krathwohl, D.R. (2001). A taxonomy for Learning, teaching, and assessing: A revision of Bloom’s taxonomy of educational objectives. New York: Addison Wesley Longman.

Awad, E., Brouillette, Y., Cormier, C., et Turcotte, V. (2017). Planifier, réaliser et diffuser des vidéos éducatives : lignes directrices et suggestions à l'intention des enseignants.

Berthiaume, D. et Daele, A. (2013). Comment clarifier les apprentissages visés par un enseignement ? Dans D. Berthiaume & N. Rege Colet (Eds.), La pédagogie de l'enseignement supérieur : repères théoriques et applications pratiques, 1, 55-71.

Bissonnette, S. et Gauthier, C. (2012). Faire la classe à l’endroit ou à l’envers? Formation et profession, 20(1), 23-28. http://dx.doi.org/10.18162/fp.2012.173

Chastain, K. (1990). La théorie cognitive de l'apprentissage et son influence sur l'apprentissage et l'enseignement des langues secondes. Etudes de linguistique appliquée, 77, 21.

Guo, P. J., Kim, J., et Rubin, R. (2014). How Video Production Affects Student Engagement: An Empirical Study of MOOC Videos. Proceedings of the first ACM conference on Learning, 41-50.

Hsin, W. J. et Cigas, J. (2013). Short videos improve student learning in online education. Journal of Computing Science in Colleges, 28, 253‐ 259.

Kirkpatrick, D. et Kirkpatrick, J. (2006). Evaluating training programs: The four levels. Berrett-Koehler Publishers.

Molinari, G. et Avry, S. (2023). Le design pédagogique des environnements informatisés d’apprentissage. [notes de cours]. TECFA, Université de Genève. https://tecfalms.unige.ch/moodle/pluginfile.php/39569/mod_resource/content/3/MALTT_ADID_Design%20p%C3%A9dagogique.pdf.

Schmid, R. F., Bernard, R. M. et Borokhovski, E. (2014). The effects of technology use in postsecondary education: a meta‐analysis of classroom applications. Computer and Education, 72, 271–291.

Zhang, H. et Zhang, M. (2022) Tendances et évolution des recherches sur la classe inversée en Chine et dans le monde. Recherches en éducation.