Meeter... Meet less but better !

Cet article est en construction: un auteur est en train de le modifier.

En principe, le ou les auteurs en question devraient bientôt présenter une meilleure version.

---

Page d'accueil logiciel HUGe meeter

Introduction

HUGe Meeter est une plateforme qui permet la tenue et l’organisation de séances, qu’elles soient en présentiel, à distance ou hybrides. Cet outil permet aussi de former les utilisateurs à la tenue de séances efficaces. Il accompagne son utilisateur tout au long du processus de création, de tenue et d'évaluation de séances.

Problématique

Contexte

Le prototype exposé ci-dessous fait suite à la demande des Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) qui déplorent la perte de temps occasionnée par les (trop) nombreuses séances auxquelles le personnel participe. Ces séances se révèlent souvent inefficaces et font perdre un temps considérable. Plusieurs plaintes reviennent fréquemment pour expliquer ce phénomène : les séances seraient trop longues, trop fréquentes et ne cibleraient pas les bonnes personnes. La demande peut être résumée ainsi : Comment former et accompagner le personnel administratif des Hôpitaux Universitaires de Genève à une préparation pertinente, une animation impactante et un suivi efficace des séances ?

Objectifs

L’objectif du prototype est double. D’un côté, il doit permettre l’organisation de séances, de leur création à leur suivi en passant par leur animation. Par ailleurs, ce prototype doit être capable de former les utilisateurs à la tenue de séances efficaces. Il s'agit donc d'un outil de service intégrant une formation. Le prototype est conçu autour des trois aspects temporels d’une séance : avant, pendant et après. L’outil doit donc offrir la possibilité de préparer et d’organiser des séances en fonction des objectifs des participants, de les accompagner pour l’animation de celles-ci et puis de proposer un suivi et une évaluation des séances une fois celles-ci terminées afin que les prochaines séances puissent gagner en qualité. L'outil doit aussi, à travers le guidage qu’il offre, former les utilisateurs à la tenue de séances efficaces.

Public cible

L'outil est destiné au personnel des HUG, et en particulier au personnel de support administratif qui organise habituellement les séances. Il s’agit de collaborateurs qui utilisent généralement Outlook et qui sont relativement à l’aise avec les outils informatiques.

Groupe projet

Notre groupe, Ganbatte, est composé de Hélène Parmentier, Larissa Santos Vieira et Gaëtan Basset

Revue de littérature

5 clés de design d’une bonne réunion selon la littérature enregistrement des sessions It is often suggested that records of this kind will increase the likelihood that attendees will honour agreements made during the meeting (e.g., Tropman 1996) Starting a meeting when it is scheduled to start prevents the wasting of time, and might encourage future punctuality (LaForce 2004)

As Carlozzi (1999) points out, the chairperson can facilitate the attainment of meeting objectives by directing the pace of the meeting and keeping the discussion on target.

A prominent design characteristic concerns the meeting agenda (e.g., Kieffer 1988; Tropman 1996; Volkema and Niederman 1995). Spencer and Pruss (1992) suggest that a meeting agenda has three key aims. The first is to relay information concerning the location, date, and time of the forthcoming meeting. The second aim is to pre-notify attendees of the topics to be discussed. In an account for practitioners Spencer and Pruss (1992) comment that ‘‘This is of paramount importance, since members will be able to prepare their own input to the meeting in advance which will greatly speed up the meeting, make contributions more rel- evant, keep people to the timetable and generally focus the meeting more directly on the points to be dealt with’’ (pp 183–184). The third aim of the agenda is to state the order in which the topics are to be discussed and (in some cases) how much time is allotted for each item on the agenda Certains conseils donnés par les plus grands chefs d’entreprise mondiaux. Chaque personne qui participe doit avoir quelque chose à dire sinon sa présence n’est pas requise. Il est conseillé de quitter la réunion si l’on sent que notre présence n’est pas nécessaire. Les réunions doivent se dérouler en petit comité, le plus petit possible Importance du tuteur

Plus-value et évaluation

Plus-value

Le processus d'organisation d'une réunion peut sembler long et fastidieux, et il est parfois tentant d'aller au plus vite par souci de gain de temps. Toutefois, le temps consacré en amont à la préparation efficace d'une séance peut permettre in fine d'éviter de planifier des réunions inutiles ou trop longues qui finalement feront perdre beaucoup de temps à tous les participants.

L’accès à du contenu depuis la page d’accueil La présence d’un tuteur digital Le suivi à travers l’historique qui provoque un sentiment de progression et augmente l’utilité perçue des réunions.

Limites

Il faut garder à l’esprit que ce dispositif n’en est qu’à ses débuts et mérite encore beaucoup d’améliorations à travers d’autres phases itératives. Les outils numériques proposés ne sont pas forcément en accord avec la politique interne des HUG et demandent à être revus en fonction des licences disponibles aux HUG. L'idéal serait d’instaurer un second tuteur qui aurait le mauvais rôle en montrant toutes les actions et les comportements les moins appropriés à la tenue de bonnes réunions, ceci de manière humoristique, ce qui sensibiliserait les utilisateurs et ferait appel à leur bon sens et à leur esprit critique afin qu'ils déduisent par eux-mêmes les comportements attendus. En effet, l'étude de Kramer et al. (2001) fait ressortir que le visionnage d'une séquence de réunion qui fonctionne mal permet aux utilisateurs d’être témoins de comportements visiblement néfaste pour la tenue de réunion et augmente les performances du groupe (cette augmentation n'est pas observable avec l'utilisation de consignes sur la bonne tenue de séances). Il serait possible d’envisager une plus grande gamification de l’application en proposant par exemple, des badges à collectionner en fonction de l’atteinte de certains objectifs, comme être passé par tous les rôles ou avoir organisé 10 réunions avec une note supérieure à 8.5. Cependant, il faut faire attention avec ce genre de démarches, car celles-ci pourraient encourager (si elles sont mal pensées) des comportements dommageables pour une bonne réunion. Par exemple si l’on encourage un certain nombre de réunions à atteindre à travers un palier comme “organiser 20 réunions”, les utilisateurs pourraient être amenés à en créer plus que nécessaire.

Prototype

Voici une présentation du prototype de HUGe Meeter (Google Slides)

Premièrement, l’outil permet la création d’un compte SSO, ce qui permet de garder en mémoire toutes les réunions créées, les différents projets en cours, ceux qui sont terminés et les différentes évaluations de l’utilisateur. Une fois que l’utilisateur s’est enregistré sur la plateforme, celui-ci peut accéder à différentes options. Il peut créer une nouvelle réunion, avoir accès à ses projets actifs ou terminer de consulter ses évaluations. L’utilisateur peut aussi satisfaire sa curiosité et a la possibilité d’accéder à de la littérature sur des sujets en rapport avec l’organisation et la tenue de séance. Ceci permet à l’utilisateur de comprendre l’utilité derrière les fonctionnalités de l’outil et les gains que peuvent apporter des séances bien organisées. Les adultes ont souvent besoin de savoir pourquoi ils se forment et de justifier leur investissement.

• 
  Page de login SSO HUGe meeter
• 
  Page de présentation HUGe meeter
• 
  Page principale HUGe meeter

Tout le long du processus de création et d’organisation, l’utilisateur sera accompagné par un tuteur digital qui expliquera le fonctionnement de la plateforme ainsi que les raisons derrière chacune des fonctionnalités de l’application. Ce tuteur peut être désactivé et reste accessible à tout moment en bas à gauche de l'interface. Il est cependant obligatoire de suivre ses conseils et explications lors de la première utilisation de l’application.

Voici les fonctionnalités proposées par HUGe Meeter :

 '''Création d’une séance''' 

Pour commencer, il suffit de cliquer sur l’icône “organiser une nouvelle réunion.” L’organisateur peut choisir quel type de séance il souhaite organiser. Il est important de choisir un type de séance car elles n’ont pas tous les mêmes objectifs, ce qui permet déjà de gagner du temps et de mieux sélectionner les participants. L’efficacité de la séance dépend beaucoup de ses objectifs, les spécifier en amont est donc indispensable. Elle permet aussi de se rendre compte si une réunion est réellement nécessaire ou si les problèmes adressés peuvent être résolus autrement et de manière moins chronophage. Il est important de garder à l’esprit qu’une réunion a pour but de profiter de l’intelligence collective d’un groupe et que toute action ne nécessitant pas l’avantage de plusieurs cerveaux ne nécessite souvent pas de réunion. Les types de séances que propose HUGe Meeter sont au nombre de trois et s’appuient sur les différents objectifs rencontrés en réunion :

• Séance orientée innovation

Ce type de séance permet aux collaborateurs de se pencher sur des problématiques de manière approfondie, dans une démarche créative de résolution de problèmes ou d'innovation. Le résultat de ces séances se mesure en termes de solutions trouvées et d'idées formulées (ex : brainstorming)

• Séance orientée prise de décision

Ce type de séance permet à des dirigeants de prendre des décisions complexes ou de donner des priorités dans un contexte stratégique. Le résultat de ces séances se mesure en décisions prises et en arbitrages réalisés. (ex : COPIL)

• Séance orientée gestion d'équipe

Ce type de séance permet la coordination des équipes et le partage d'informations ascendantes/descendantes dans l'objectif de prendre des décisions. Le résultat de ces séances se mesure en termes de décisions prises.

 '''Agenda & réservation''' 

Une fois le type de séance sélectionné, l’application propose de réserver des créneaux, ce qui permet de proposer aux participants certaines plages horaires qu’ils pourront choisir à leur convenance à la manière d’un Doodle.

 '''Modalités''' 

Une fois une plage horaire définie, l’organisateur de la séance peut choisir une modalité pour sa séance. Il a la possibilité de choisir entre présentiel, distanciel à travers Teams ou bien en mode hybride. Si le créateur de réunion choisit un des types qui nécessite un lieu physique, lorsqu’il choisira la plage horaire pour sa réunion, celui-ci se voit proposer des salles libres dans l’enceinte des HUG qu’il pourra réserver pour l’occasion.

 '''Ordre du jour''' 

Viens le tour de l’ordre du jour d’être mis à disposition des futurs participants. L’ordre du jour est un élément extrêmement important de toute réunion, il permet à n’importe quels participants de savoir de quoi va retourner la réunion. Ceci lui permet de juger si sa participation est nécessaire ou si une simple lecture du PV une fois la réunion terminée lui suffit pour réaliser ses objectifs et passer à l’action selon les décisions qui ont découlé de la réunion. contact

• 
  Page type de seance HUGe meeter
• 
  Page agenda HUGe meeter
• 
  Page modalite HUGe meeter
• 
  Page principale HUGe meeter

 '''Participants''' 

L’organisateur a ensuite l’occasion de choisir ses collaborateurs. Il est important de choisir ceux-ci selon certaines règles qui lui seront rappelées par le tuteur digital André union, comme limiter le nombre de participants au maximum et bien rappeler que seuls ceux qui apportent une plus values et dont la participation active est nécessaire aux objectifs de la séance sont invités à suivre celle-ci. Après avoir été notifiés et avoir lu l’ordre du jour, les invités ont la possibilité de juger de l’utilité de leur présence à la réunion ou, le cas échéant, si une personne est plus indiquée qu’eux pour les objectifs de la réunion de rediriger l’invitation vers ces profils.

 '''Matériel''' 

Les participants et l’organisateur se voient ensuite offrir la possibilité de faire une liste du matériel dont ils pourraient avoir besoin pour la réunion, que ce soit des documents qui pourraient être nécessités, des apéritifs ou encore de désinfectant par exemple (en cette période de covid). Il convient à chacun de s’occuper du matériel qu’ils pensent comme nécessaires et qu’ils rajoutent dans la liste. Le tuteur rappelle aux participants qu’il est fortement recommandé de prendre connaissance des documents mis à disposition avant les tenues de la réunion. Ceci augmente l’efficacité de celle-ci et évite de perdre du temps pour la lecture desdits documents lors de la tenue de la réunion.

 '''Récapitulatif''' 

Le créateur de la réunion arrive ensuite sur une page de confirmation et de récapitulatif de la séance créée afin de confirmer si tout est en ordre avant de faire suivre l’invitation à tous les autres membres. Il sera notifié à travers l’application et son mail des confirmations des différents participants. animation

• 
  Page contact HUGe meeter
• 
  Page materiel HUGe meeter
• 
  Page recapitulatif conseils HUGe meeter

 '''Sélection des rôles''' 

Lorsque les participants sont notifiés de la tenue d’une réunion et que ceux-ci jugent leurs participations utiles et acceptent d’y participer, ils se voient offrir la possibilité de choisir un rôle. Les rôles permettent aux utilisateurs de prendre des responsabilités par rapport à la réunion ce qui facilite la participation et augmentent la perception de l’utilité de celle-ci. Il y a trois rôles clés qui doivent absolument être sélectionnés par les participants afin que la séance puisse se dérouler selon les meilleures conditions.

• Animateur

Le rôle d’animateur est déjà attribué en général par la personne qui a créé la réunion, mais si certains des participants font partie des intervenants indispensables ils se verront attribuer ce rôle aussi.

• Maître du temps

Le rôle du maître du temps est aussi un rôle crucial dans la tenue et l’animation d’une réunion. Son rôle va consister à chronométrer les réunions pour que les temps de parole soient bien répartis et rappeler à l’ordre si ceux-ci débordent pour que la réunion puisse respecter les horaires qu’elle s’est fixés, ce qui évite les débordements et augmente la perception d’efficacité de la séance.

• Scribe

Le rôle du scribe aussi a une place importante pour le bon déroulement d’une séance, c’est la personne qui sera en charge de garder une trace écrite des réunions et des décisions qui en découleront sous la forme d’un PV. Ce PV, une fois mis au propre, sera téléversé sur HUGe meeter afin que tous les collaborateurs qui pourraient bénéficier des informations dispensées pendant la séance puissent y avoir accès. Ils permettent aussi de voir si la réunion à permis d’atteindre ses objectifs.

• Facilitateur

Le rôle de facilitateur est réservé au tuteur informatique André Union. Celui-ci rappelle les bonnes pratiques à avoir lors d’une réunion et les différentes phases que celle-ci contient, comme ne pas oublier de clarifier les décisions prises à la fin et de ne pas oublier le débriefing. Le tuteur digital encourage les participants à se diversifier dans les rôles qu’ils choisissent et les empêchent de prendre plusieurs fois le même rôle de suite.

Depuis la page de sélection des rôles, il est possible d’avoir accès aux informations concernant chacun des rôles pour plus de clarté sur leurs fonctions. Une liste d’outils numériques qui aident et en facilitent l’exécution des rôles est affichée.

 '''Outils numériques intégrés''' 

Une liste d’outils numériques est proposée et mise à disposition pour permettre une meilleure animation des réunions. Chaque outil est présenté par rapport à trois axes qui sont : l’animation, la présentation, ou la prise de notes. Si l’utilisateur souhaite en savoir plus sur un de ces outils numériques, il lui suffit de cliquer dessus pour être redirigé sur une page qui lui explique plus précisément quels sont les fonctions dudit outil, ses avantages et inconvénients. Un bouton contenant un lien externe permet au participant d’accéder directement à l’outil.

• 
  Page roles HUGe meeter
• 
  Page exemple description roles HUGe meeter
• 
  Page outils HUGe meeter
• 
  Page description outils HUGe meeter

 '''Évaluation''' 

HUGe Metter, une fois les réunions terminées, permet en fin de séance une évaluation de la qualité de la séance selon trois axes qui correspondent aux critères établis durant le Savvy Start :
- IMPACT : L'objectif de la séance est-il atteint (ex : décision prise) ?
- EFFICACITÉ : La séance a-t-elle duré le temps nécessaire ?
- PERTINENCE : Ma présence était-elle pertinente/requise ?

L'évaluation de ces trois axes doit permettre une amélioration de la qualité des réunions au fil du temps. Il est aussi possible d’évaluer si les différents rôles ont bien été remplis. Par exemple si le maître du temps ou l’animateur ont bien rempli leurs fonctions. Ces évaluations permettent de garder des traces de chaque réunion qui seront intégrées aux profils de chacun afin de leur permettre de s’améliorer et de se voir recommander du contenu par l’application en fonction de leurs faiblesses. Toutes ces évaluations sont bien entendue anonymes afin de ne pas détériorer les relations entre collègues.

André Union recommande aux participants de laisser un commentaire anonyme ou des remarques qu’ils ont sur la réunion. Ces remarques doivent être constructives et bienveillantes.

 '''Historique et données''' 

Toutes ces statistiques ainsi que les PV de chaque réunion sont gardées en mémoire par HUGe meeter qui va attribuer une note anonyme à l’organisateur ainsi qu’aux participants par rapport à leurs rôles. Ces notes indicatives seront affichées sur le profil de l’utilisateur ce qui pourra lui permettre de savoir où il en est. Si les notes sont trop mauvaises, le tuteur André Union proposera du contenu de formation comme des lectures adaptées aux lacunes de l’utilisateur afin que celui-ci puisse s'améliorer.

• 
  Page evaluation HUGe meeter
• 
  Page historique HUGe meeter

Références

Adla, A. (2010). Aide à la Facilitation pour une prise de Décision Collective : Proposition d’un Modèle et d’un Outil [Phdthesis, Université Paul Sabatier - Toulouse III]. https://tel.archives-ouvertes.fr/tel-00514908

Allen, J. (2009). Event Planning : The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other Special Events. John Wiley & Sons.

Books, Podcasts, Daily, W. B., & America, N. (s. d.). Less Fluff, More Stuff : The Science of Productive Meetings. Knowledge@Wharton. Consulté 17 janvier 2022, à l’adresse https://knowledge.wharton.upenn.edu/article/less-fluff-more-stuff-how-to-make-meetings-more-productive/

Dave Mobhe Bokoko. (2020, septembre 18). Développement de la créativité collaborative par la pratique du Hackathon. Effet de levier pour le développement des bases des futures innovations [Journal]. https://www.openscience.fr; OpenScience. https://www.openscience.fr/Developpement-de-la-creativite-collaborative-par-la-pratique-du-Hackathon-Effet

Delacroix, E., & Galtier, V. (2005). Abstract. Management Avenir, 4(2), 71‑86.

Delehant, A. M., & Frank, V. V. (2007). Making Meetings Work : How to Get Started, Get Going, and Get It Done. Corwin Press.

Fetzer, J. (2009). Quick, efficient, effective? Meetings! Analytical and Bioanalytical Chemistry, 393(8), 1825‑1827. https://doi.org/10.1007/s00216-009-2645-8

Fewer. Shorter. Better : Effective and Efficient Meetings for Higher Performing Organizations : Journal of Health Communication : Vol 18, No 11. (s. d.). Consulté 17 janvier 2022, à l’adresse https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/10810730.2013.852945?journalCode=uhcm20

Garcia, A. C. B., Kunz, J., & Fischer, M. (2005). Voting on the agenda : The key to social efficient meetings. International Journal of Project Management, 23(1), 17‑24. https://doi.org/10.1016/j.ijproman.2004.05.003

Henkel, S. L. (2007). Successful Meetings : How to Plan, Prepare, and Execute Top-notch Business Meetings. Atlantic Publishing Company.

How to run successful meetings in person and virtually—Swift—2020—In Practice—Wiley Online Library. (s. d.). Consulté 17 janvier 2022, à l’adresse https://bvajournals.onlinelibrary.wiley.com/doi/abs/10.1136/inp.m1550

Jay, A. (1976, mars 1). How To Run a Meeting. Harvard Business Review. https://hbr.org/1976/03/how-to-run-a-meeting

Leach, D. J., Rogelberg, S. G., Warr, P. B., & Burnfield, J. L. (2009). Perceived meeting effectiveness : The role of design characteristics. Journal of Business and Psychology, 24(1), 65‑76. https://doi.org/10.1007/s10869-009-9092-6

Lee, K. (2014, juillet 21). 9 Science-Backed Methods For More Productive Meetings. Fast Company. https://www.fastcompany.com/3033232/9-science-backed-methods-for-more-productive-meetings

Lippincott, S. M. (1999). Meetings : Do’s, Don’ts, and Donuts : the Complete Handbook for Successful Meetings. Lighthouse Point Press.

Marc Jaillot. (2016, août 5). De l’importance de la créativité entrepreneuriale. Le cas des petites entreprises [Journal]. https://www.openscience.fr; OpenScience. https://www.openscience.fr/De-l-importance-de-la-creativite-entrepreneuriale-Le-cas-des-petites

Mongeau, P., & Saint-Charles, J. (2020). Arrimer les pratiques d’animation avec les études sur les groupes et les réunions. Communiquer. Revue de communication sociale et publique, 30, 53‑69. https://doi.org/10.4000/communiquer.7337

Motyka, L. (2008). Efficient Meetings in Organizations. Education Masters. https://fisherpub.sjfc.edu/education_ETD_masters/267

Mroz, J. E., Allen, J. A., Verhoeven, D. C., & Shuffler, M. L. (2018). Do we really need another meeting? The science of workplace meetings. Current Directions in Psychological Science, 27(6), 484‑491. https://doi.org/10.1177/0963721418776307

North, J. (1980). Guidelines and Strategies for Conducting Meetings. POD Quarterly: The Journal of the Professional and Organizational Development Network in Higher Education. https://digitalcommons.unl.edu/podqtrly/30

O’Regan, K. (2019). EMOTION AND E-LEARNING. Online Learning, 7(3), Article 3. https://doi.org/10.24059/olj.v7i3.1847 Rôle des Agents Pédagogiques dans les Environnements d’Apprentissage Humain. (s. d.). Consulté 17 janvier 2022, à l’adresse http://scholar.googleusercontent.com/scholar?q=cache:TZ-85BVgwwAJ:scholar.google.com/+role+agents+pedagogiques+baudouin+2005&hl=fr&as_sdt=0,5&as_vis=1

Rubinger, L., Gazendam, A., Ekhtiari, S., Nucci, N., Payne, A., Johal, H., Khanduja, V., & Bhandari, M. (2020). Maximizing virtual meetings and conferences : A review of best practices. International Orthopaedics, 44(8), 1461‑1466. https://doi.org/10.1007/s00264-020-04615-9

Shocking Meeting Statistics In 2021 (That Will Take You By Surprise). (2020, décembre 24). Blogs - Otter.Ai. https://blog.otter.ai/meeting-statistics/

Skopp, N. A., Workman, D. E., Adler, J. L., & Gahm, G. A. (2015). Analysis of Distance Collaboration Modalities : Alternatives to Meeting Face-to-Face. International Journal of Human–Computer Interaction, 31(12), 901‑910. https://doi.org/10.1080/10447318.2015.1072786

Smith, A. (2012). Tips for effective meetings : Schedule and run efficient meetings with these simple tips. Consulting Specifying Engineer, 49(3), 17‑18.

Stéphane Goria. (2019, janvier 7). Le recensement des cadres d’interprétation comme outil méthodologique pour analyser les éléments acquis ou produits lors d’un processus d’innovation [Journal]. https://www.openscience.fr; OpenScience. https://www.openscience.fr/Le-recensement-des-cadres-d-interpretation-comme-outil-methodologique-pour

Stray, V. G., Lindsjørn, Y., & Sjøberg, D. I. K. (2013). Obstacles to Efficient Daily Meetings in Agile Development Projects : A Case Study. 2013 ACM / IEEE International Symposium on Empirical Software Engineering and Measurement, 95‑102. https://doi.org/10.1109/ESEM.2013.30

What Makes Great Boards Great. (s. d.). Consulté 17 janvier 2022, à l’adresse https://hbr.org/2002/09/what-makes-great-boards-great