Module de gestion de tâches : Teams

Sébastien Coupez, Daniel Casas Dans le cadre du cours ADID1, Master MALTT Module des gestions de tâches : Teams

Public et contexte

Bénéficiaires et leurs caractéristiques

Les collaborateur·ices qui intègrent l’entreprise, durant les trois premiers mois de leur engagement. Il y a en moyenne 12-15 personnes par mois.

Prérequis et niveau

être un nouveau collaborateur de l’entreprise

Contexte

Quand il y a un nouveau collaborateur, il suit la formation durant ses 3 premiers mois. Cette formation organisée par Chip aura pour but de renforcer ses liens avec les autres collaborateurs déjà intégrés. Celle-ci sera dispensée de façon hybride, divisée en 3 parties. La première se fera à distance et se tiendra avant une partie en présentielle qui servira de mise en commun et de discussion. Puis, une dernière partie en présentielle se tiendra après un certain temps afin de discuter en petit groupe et de réaliser un partage d’expérience plus de s’aider sur les problématiques de tous.

Ainsi, voici un planning de la formation proposé et l’utilité de chaque partie qui la compose :

• Distance - Solo : prendre conscience de nos potentielles lacunes en réalisant des exercices.
• Présence - Groupe : mise en commun + théories
• Distance- Petit groupe : partage d’expérience sur la mise en place dans nos rôles + problématique(s) que l’on vit

Tous les supports d’apprentissage utilisés dans la formation pourront être conservés par les employés afin de les réutiliser si besoin lors de leur expérience en entreprise.

Contraintes

Fournir une formation réutilisable et adaptable facilement avec les nombreux changements organisationnels La formation doit optimiser les moments en présentiel pour réduire au maximum les temps morts Les parties à distance doivent pouvoir être stockées sur le LMS Moodle Toutes les communications doivent être centralisées (par Moodle) Proposer un programme flexible qui comprend partie générique pour tous les nouveaux, ainsi que des embranchements personnalisés selon les départements et/ou fonctions exercées.

Environnement spatio-temporel

Accès

L’accès à cette formation se fera en ligne avec le compte Moodle que recevra chaque employé lors de leur entrée en service. Il suffira de se connecter et de s’inscrire à la formation afin d’avoir accès aux différents supports.

Lieu

La formation aura lieu, dans un premier temps, en dehors de l’entreprise, pour la partie en ligne (dans le domicile du collaborateur, dans une bibliothèque, etc.). Puis, dans un second temps, la suite de la formation se passera au sein-même de l’entreprise.

Temps, durée

3 périodes: Distance : XXXXh Présence : XXX h 1 semaine après -> le temps de faire la 1 ère période et de laisser reposer. sans pour autant perdre la motivation car trop de délai. Distance : XXX h 3 semaines après -> le temps d’exercer dans son quotidien

Rythme

La formation s’initie durant la période des 3 premiers mois d’un nouveau collaborateur. Les cours de la formation durent entre 2 et 3 heures et se divisent en 3 parties : un avant, un pendant et un après. Nous laisserons une semaine après la première période à distance pour réaliser des tâches données, avant de débuter la deuxième période, en présentiel. Suite à cela, 3 semaines sont accordées au collaborateur pour mettre en pratique ses nouveaux acquis dans l’entreprise. Pour terminer, nous terminons cette formation sur une petite séance d’échange et de feedback sur le module, afin de toujours mieux l’ajuster.

Scénario d’apprentissage

Axe des connaissances et compétences :

Objectifs (cognitifs, affectifs, psychomoteurs, régulatifs)

• Tous les participants ont ouvert et partagé leur calendrier
• Tous les participants savent créer un événement en ajoutant des gens, des salles et des catégories par projet/groupe de travail.
• Tous les participants arrivent à ajouter des tâches et à les gérer (déplacer; valider; corriger)
• Tous les participants peuvent gérer des réunions teams ou en présentiel
• À travers cette formation, les participants apprennent l’importance de la communication et de la planification au sein d’un groupe et l’importance du rôle qu’ils ont à jouer.

Contenus

Types de connaissances (factuelles, conceptuelles, procédurales, métacognitives)

Calendrier + teams : visuel ; communication ; transparence d’organisation calendrier ouvrir et partager ajouter un évènement catégorie assistant planification joindre à teams teams tâches réunions / appels tableau de bord (conduite d’un projet) liste des tâches

• Visualisation sous la forme d’une carte de connaissances

[image ici]

Axe pédagogique

• Méthode (acquisition, collaboration, discussion, enquête, pratique, production)

Productions individuelles pour une assimilation progressive des outils fournis par Teams. Collaboration avec production de groupe pour l’assimilation des outils concernant la gestion de projet à plusieurs. (Discussion sur l’efficacité de la formation et enquête auprès des participants ?)

• Activités

Format (seul, à deux, en groupe, en classe)

• Les activités se font en plusieurs temps :

Tout d’abord, seul et à distance : l’apprenant se familiarise avec le logiciel et doit produire un travail (pour mettre en situation et en contexte de travail). Ensuite, en groupe et en présentiel : l’apprenant vient directement dans l’entreprise (ou un lieu de RDV donné par l’entreprise) et se joint à d’autres nouveaux-venus qui viennent de passer le même module que lui. Ils mettent en commun leur avancée, les difficultés et discutent des avantages (et aussi des inconvénients) de Teams, ce qu’ils ont appris. On profite du fait qu’ils soient réunis afin de donner un cours théorique sur Teams pour, cette fois-ci, attaquer l’aspect de gestion de projet en groupe. On pourra alors les lancer sur le dernier module. Enfin, en groupe et à distance : L’apprenant devra présenter son agenda et sa façon de s’organiser en partageant son écran. Ainsi il montrera qu’il a acquis l'utilisation de Teams et de son agenda.

Productions et évaluation

Il sera possible pour les apprenants d’évaluer l’efficacité et l’appréciation de la formation.

Les prestataires doivent tenir compte de la possibilité d’évaluer la formation selon les 3 premières dimensions du modèle de Kirkpatrick : 1. Satisfaction des participant·es 2. Validation des acquis 3. Évaluation de la qualité du transfert des acquis dans la pratique

Scénario médiatique

Espaces numérique

Supports d’apprentissage : polycopiés, ouvrages, textes numérisés, vidéos, podcasts, tutoriels, sites web, jeux éducatifs, simulations… Production : wiki, éditeur partagé, blog, mind mapping, logiciels de dessin, d’analyse qualitative de données, de traitements statistiques, dépôt des devoirs… Communication et de collaboration : emails, chats, forums, visioconférences, classes virtuelles… Autogestion : exercices d’autoévaluation ; agendas ; outils de gestion de la documentation, de gestion de projet ; journaux de bord…

Scénario de soutien à l’apprentissage

Tutorat par l’équipe enseignante, par les pairs Visualisation de l’activité des tuteurs, des apprenants et des groupes d’apprenants Outils numériques de soutien et de tutorat Guides méthodologiques