SoSéances

Introduction

SoSéances est une application conçue pour être disponible sur smartphones et ordinateurs. Elle est destinée au personnel des Hôpitaux Universitaires de Genève, mais peut être notamment utilisée par un public divers et varié. SoSéances permet d’aider et de former les utilisateurs à organiser, animer et assister à des séances, peu importe leur modalité.

Besoins

Demande de la commanditaire

Actuellement, lorsqu’on observe les réunions, les séances qui ont lieu dans différentes entreprises et établissements, on remarque qu’il y a beaucoup de problématiques, car souvent les personnes finissent par s’ennuyer et ne retiennent rien de ce qui a été raconté. En effet, on retrouve souvent des séances :

• trop longues
• parfois inutiles
• trop fréquentes
• qui ne sollicitent pas forcément les bonnes personnes
• qui ne profitent pas des compétences de chacun
• qui peuvent empêcher de travailler

En voyant tout cela, se pose la question de “comment former, accompagner les personnes à mieux préparer, animer et suivre une séance ?”. Lolita Loureiro nous a ainsi chargés de proposer un outil numérique capable d'aider et de former le personnel des Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) à organiser et animer des séances. Il doit être possible d’utiliser l’outil d’abord avant la séance afin de la préparer et de l’organiser, mais aussi pendant pour l’animer, et enfin, après la séance afin de faire un suivi de cette dernière. Ces séances peuvent se faire en présentiel, en distanciel et/ou en co-modalité. L’idée est de se concentrer sur trois types de séances :

• des séances pour résoudre et créer
• des séances pour prendre des décisions
• des séances pour gérer les équipes

En plus de proposer de l’aide et de former, l’outil numérique doit être accompagné d’un dispositif d’évolution qui permet d’évaluer :

• si l’outil forme efficacement les utilisateurs visés (efficacité pédagogique)
• sa capacité à accompagner efficacement la préparation, l’animation et le suivi des séances

Pour finir, Lolita Loureiro n’a pas manqué de nous informer sur le fait que le personnel des HUG a beaucoup de travail et qu’il n’a de ce fait pas beaucoup de temps pour la formation et les réunions. Il est en conséquence pertinent de proposer un outil plutôt facile d’utilisation et dont l’on-boarding est relativement court.

Besoins des utilisateurs

Avec la demande qui nous a été présentée au départ, nous avons observé plusieurs besoins auxquels l’application SoSéances peut essayer de répondre :

• connexion à l’application facile grâce à un compte personnalisé
• compte personnalisé afin de retrouver des séances qui correspondent au profil des utilisateurs
• onglets pour créer des séances et pour suivre des séances
• historique des réunions pour un meilleur suivi des séances
• possibilité de noter les séances pour informer le créateur de son utilité
• conseils disponibles pour créer des séances efficaces
• possibilité de s’inscrire à des séances si elles intéressent l’utilisateur
• possibilité de mieux cibler les utilisateurs destinés à une séance
• se préparer à suivre une séance en ayant accès à certains documents
• planifier et créer sa séance en choisissant différents outils et en observant le temps utilisé pour chaque séance