Atelier collaboratif

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Introduction

Un atelier collaboratif (collaborative workshop, en anglais) est une forme spécifique de réunion de groupe dans laquelle une équipe va appliquer une ou plusieurs méthodes pour analyser des problèmes, brainstormer, générer des solutions, prendre des décisions et/ou planifier un projet.

Vous pouvez aussi entendre parler de réunions facilitées, de GameStorming, de Jeux d’innovation ou de réunions visuelles. Tous sont des dérivés de l’atelier collaboratif.

Ce dispositif collaboratif peut-être utilisé pour traiter à peu près n’importe quel sujet business ou non, en voici quelques exemples :

• Brainstorming : pour générer des noms de marque, imaginer des concepts créatifs de nouveaux produits,
• Résolution de problèmes : pour analyser les causes racines d’un dysfonctionnement ou évaluer des risques,
• Analyse stratégique et marketing : pour évaluer un marché, imaginer des stratégies, trouver le bon positionnement marketing,
• Prise de décision : pour peser le pour et le contre et choisir la meilleure alternative
• Team-building : pour briser la glace ou pour dénouer des relations difficiles et apprendre à collaborer

Approche en atelier

Etapes clés de l'atelier

Voici comment l'atelier doit se dérouler en termes d'étapes :

• Ouverture = Divergence en termes d'idées

-> Ouvrir les perspectives

-> On associe les idées en s'éloignant des problèmes

-> Expansion des idées et des informations

-> Explosion d'opportunités

-> Motivation : Créativité, être créatif

• Exploration = Trier, filtrer, catégoriser = Émergence

-> Faire émerger une vision commune du sujet

-> Se réjouir, s'approprier

• Finalisation = Convergence

-> Avoir obtenu une Vision commune, en enlevant l'essentiel

-> Identifier les points de vue divergents

-> Demander les actions à venir

-> Mot d'ordre : être critique

Préparation

Un atelier collaboratif ca se prépare, on compte en général une demi-journée de préparation pour 4h d'atelier, suite à cela il faut compte au moins une journée d'analyse de l'atelier.

Que fait-on lors de la préparation ?

• Déterminer les objectifs
• Définir la cible
• Déterminer les activités
• Choix du lieu, réservation et prise en compte des cout si besoin
• Déterminer l'agenda
• Déterminer les rôles

Objectif

Vous ne planifierez pas le(s) même(s) jeu(x) si vous voulez savoir quels sont les problèmes des participants ou ce que l'on attend d'un outil particulier.

Ne soyez pas trop gourmand avec les objectifs de votre atelier. Un peu vaut mieux que trop !

Roles

Vous devez avoir au moins 2 personnes pour animer l'atelier :

- Un animateur ou facilitateur : ne " rentre " pas dans le contenu / aide les participants à aller plus loin, ne juge pas le contenu, aide à prendre des décisions si nécessaire.

- Un observateur : observe et saisit tout ce qui n'a pas pu être retenu sur les supports, observe l'organisation dans les équipes et le travail de groupe.

Les règles

Afin de mettre tous les participants à l'aise pendant l'atelier, commencez par expliquer les règles et l'approche : -

Demandez aux participants s'ils sont d'accord pour prendre des photos / vidéos. - Expliquez que les différentes étapes seront chronométrées. Le timing doit donc être respecté

Les mots clés sont :

• Critique abolie / pas de censure ou d'auto-censure -> Tout ce que vous avez à dire doit être dit !
• Quantité demandée, vous inquiétez pas on triera plus tard !
• Idées excentriques bienvenue, rien n'est jamais stupide
• Démultiplication recommandée​, n'hésitez pas à rebondir sur les idées des autres
• Solutions reportées, on se concentre sur les idées le reste viendra plus tard

Les activités ou techniques

A developper la prochaine fois ;)