Google Docs

Version traduite et améliorée de la page suivante se trouvant sur le EdutechWiki anglophone: Google_Docs

Introduction

Google Docs est une suite bureautique de Google, c'est-dire un ensemble de programmes informatiques comprenant des fonctionnalités basiques du travail de bureau et permettant ainsi de créer et éditer des documents partagés avec des tiers. Google Docs est disponible via Google Drive à la création d'un compte gratuit. Les utilisateurs peuvent l'utiliser par le biais de différents outils inclus nommés: Docs, Sheets, Slides et Forms. Le site permet également d'uploader des documents dans différents formats et de travailler dessus en temps réel avec d'autres personnes. Dès que l'utilisateur se connecte, il peut accéder immédiatement au document en construction et regarder quelles modifications ont été apportées durant son absence. Cet outil peut donc être utilisé afin d'encourager une participation active lors de la création de documents.

Google Drive permet également de rendre des documents disponibles hors connexion, le téléchargeant alors sur le périphérique utilisé (ordinateur, smartphone, tablette). L'utilisateur pourra ainsi modifier ces documents hors ligne, sans besoin d'être connecté à internet. Les changements effectués de cette manière seront mis à jours sur le fichier en ligne lorsque l'utilisateur connectera son périphérique à internet.

Outils inclus dans la suite Google Docs

Docs

Cet outil permet de créer et éditer des documents tel que le ferait un éditeur de texte.

Lors de la création d'un nouveau document, cet outil vous propose des modèles de documents typiquement créées à l'aide de ce genre d'éditeur de texte. On y trouve ainsi une grande varieté de modèles de documents que l'on peut créer par le biais de ce outil. Comme exemple, on trouves des modèles pour un cv, une lettre, un rapport, une dissertation, etc, pour n'en citer que quelques-uns.

L'un des avantages de Google Docs est la possibilité d'installer des "Modules complémentaires", permettant d'intégrer des charts, des bibliographies, et plus encore. Par exemple, le module EasyBib Bibliography Creator permet de gérer sa bibliographie et de trouver facilement la référence d'un texte.

Enfin, Docs intègre également l'extensions Zotero Connector de Google Chrome, permettant ainsi d'inclure les références emmagasinées sur Zotero.

Sheets

Cet outil permet de créer des feuilles de calcul pouvant servir à différentes fins.

De même que pour Google Docs, Google Sheets propose une variété de modèles pour différents types de documents pouvant être conçus sur la base d'une feuille de calcul. Parmi ces modèles, on trouve entre-autres une liste de choses à faire, un feuille de budget annuel, un calendrier, un planning, etc, pour n'en citer que quelques-uns.

De plus, dans un cadre pédagogique, les feuilles de calcul ainsi créées peuvent servir a garder une trace du nombre de présences/absences des étudiants, de leurs notes, ou encore de leurs projets et travaux. Il est possible d'avoir plusieurs feuilles de calcul, ayant chacune un but spécifique, et importer des données aisément de l'une d'elles à une autre.

Slides

Cet outil permet de créer des présentations du même genre que ce que l'on pourrait créer avec un logiciel tel que Microsoft PowerPoint.

Google Slides ne propose pas de modèles de la même manière que le font Google Docs et Google Sheets. Cependant, il met des fonctionnalités à disposition des utilisateurs permettant de choisir entre une variété de mises en page et de thèmes afin de personnaliser les slides que l'on crée.

Dans un cadre pédagogique, cet outil peut être utilisé par les enseignants, afin de créer des slides présentant un contenu de cours par exemple, voir même lors d'un cours en les modifiant ou en les créant en présence, avec la participation des étudiants. De même il est possible de les utiliser pour donner une formation à distance en commentant les slides en direct ou en diffusé, ou en les utilisant comme support de vidéographie. De même, cet outil peut être utilisé par les étudiants afin de créer des présentations de manière collective dans un travail de type collaboratif.

Forms

Cet outil permet de créer des formulaires (ou questionnaires) pouvant être utilisés à différentes fins.

Google Forms ne propose pas de modèles aux utilisateurs, cependant l'interface est très intuitive et permet de créer très aisément un formulaire adapté à ce que l'on souhaite faire. Ainsi, on trouve une grande variété de fonctionnalités à notre disposition, permettant de créer nos questions, les réponses possibles pour chacune d'entre-elles, le type de réponse attendu (question à choix multiple, liste déroulante, paragraphe, etc), ainsi que les modalités de passations (si les adresses mails des participants sont recueillies ou non, si un même participant peut effectuer le questionnaire plus d'une fois, si les questions s'affichent aléatoirement pour l'utilisateurs, etc...).

Utilisation dans un cadre pédagogique et exemples

Google Docs peut être utilisé dans un contexte éducatif afin d'amener et d'encourager l'utilisation d'outils de communication ainsi que de collaboration au sein d'une communauté d'apprenants. Les étudiants et enseignants peuvent alors échanger leurs idées plus rapidement et produire des travaux de manière plus efficace. Il n'y a aucun programme ou logiciel à télécharger ou à maintenir, puisque tout est proposé gratuitement et disponible sur tout navigateur web, quel que soit l'endroit où l'on se trouve.

Nous allons voir comment la suite Google Docs peut être utilisée dans un tel contexte, selon différents angles de vue.

Communication

Grâce aux fonctionnalités de Google Docs, les enseignants peuvent publier des annonces concernant des prochains travaux à rendre, ainsi que du contenu de cours pouvant être partagé avec les apprenants. Google Docs permet également aux enseignants de vérifier l'état d'avancement des étudiants dans leurs productions, en ayant directement accès à leurs travaux lorsque les étudiants souhaitent les rendre et en autoriser l'accès à leurs enseignants. Aussi, l'interface de la suite Google Docs donne la possibilité d'utiliser un chat pour communiquer avec les différentes personnes ayant accès à un même document, et d'ajouter des commentaires dans ces derniers, ce qui peut être utilisé pour des échanges formatifs entre enseignants et étudiants. Le cours Jeux vidéo pédagogiques (VIP), organisé au sein du laboratoire TECFA et faisant partie du master MALTT, utilise la technologie et les avantages de Google Docs cités ci-dessus.

Organisation

La suite Google Docs peut aider les apprenants à apprendre comment être organisés et être à jour avec les travaux qu'ils doivent rendre. Il est également facile pour eux de collaborer en ligne, même à distance, et de revenir sur leurs documents en regardant l'historique des modifications et ajouts tout en voyant qui a modifié quoi. De même, les enseignants peuvent utiliser cet outil afin d'envoyer aisément des feedbacks aux apprenants, et revenir sur leurs travaux lorsque ceux-ci ont été modifiés.

Avantages et désavantages

En discutant des avantages et désavantages d'un stockage central de documents, A. Bylund (2006) a dit: "It would rock to have a single point of storage for all my online profiles and activities." ce qui peut être traduit par "Ce serait génial d'avoir un lieu central de stockage pour tous mes comptes en ligne et mes activités." Et en effet, on peut dire que le stockage est le plus grand point fort de Google Docs. Pour un enseignant travaillant fréquemment dans le bâtiment scolaire où il donne ses cours, avoir accès ainsi à un site web permettant le stockage d'une grande quantité de documents est très intéressant. De plus, Google Docs est une suite de programmes informatiques gratuits, faciles d'utilisation, et proposant différents outils permettant de créer une grande variété de documents de divers types et formats. Une autre composante étant parmi les points forts de Google Docs, est le fait d'avoir des documents faisant d'eux-mêmes des sauvegardes au fur et à mesure qu'on les modifie, sans avoir besoin de le faire manuellement en cliquant sur un bouton par exemple. De même, le fait de pouvoir partager et avoir accès à des documents depuis tout ordinateur, et de pouvoir les éditer à plusieurs est également un de ces plus grands avantages.

Néanmoins, Google Docs a également certains désavantages, bien qu'on puisse les contourner pour la plupart d'entre-eux. Tout d'abord, les documents créés sur Google Docs ne sont pas accessibles sans connexion internet. Il faut également avoir un compte google et d'être connecté dessus pour y avoir accès. Aussi, le partage de documents se fait par le biais d'adresses e-mail, ce qui requiert d'en avoir une, qui sera visible par les autres personnes ayant accès aux documents partagés. Cependant, une fois une adresse e-mail enregistrée, on peut très facilement la retrouver par la suite pour envoyer d'autres documents à une même personne, ce qui est dans ce cas un avantage.

Réferences

• Bylund, A. (2006). The pros and cons of central storage. Retrieved from http://arstechnica.com/news.ars/post/20061107-8168.html

• Google Docs (Wikipedia)