CoWorkInc

Nom de l'outil

• Co : pour collaboration, car ce dispositif est avant tout un outil de collaboration
• Work : terme anglais signifiant travail, car le dispositif est prévu pour travailler sur des projets, essais,...
• Inc : pour l’aspect “sérieux” de notre outil et pour le jeu de mot “coworking”

Objectifs

L’objectif est de refonder Google doc en améliorant les aspects de collaboration notamment dans la communication. En intégrant des fonctionnalités avancées, nous cherchons à faciliter la communication au sein des équipes, à améliorer la gestion des tâches collaboratives et à enrichir l'expérience utilisateur dans un environnement de travail partagé. Pour se faire, nous avons eu différentes idées d’amélioration. Ces idées seront détaillées dans la section “démarche de conception (METUX)”. En plus des fonctionnalités conçues pour optimiser le travail d'équipe, le projet intègre des outils avancés, qui soutiennent également l'efficacité et la productivité dans le cadre du travail individuel.

Public cible

Le public cible général concerne toutes les personnes désirant utiliser un outil de traitement de texte collaboratif - Le public cible de ce projet englobe toutes les personnes à la recherche d'un outil de traitement de texte collaboratif, conçu non seulement pour améliorer la collaboration en groupe mais aussi pour optimiser le travail individuel.

Fonctionnalités

Voici un descriptif de chaque fonctionnalité que vous pourrez retrouver dans notre outil CoWorkInc. De plus, chaque fonctionnalité est illustrée dans la partie prototype.

Demande d’autorisation pour modification : Notre outil comporte une fonctionnalité de demande d’autorisation pour effectuer des modifications. Cette fonctionnalité pourra être activée ou désactivée permettant ainsi de bloquer toutes actions sur une partie de son travail. Une personne pourrait apporter des suggestions de modifications, mais pas directement supprimer du contenu sans en obtenir une autorisation de la part de l’auteur du contenu.

Cette fonctionnalité a pour objectif de s’assurer du consentement de la personne avant d’apporter des modifications au travail effectué et donc de mettre en place un espace de travail respectueux de chacun. Cette fonctionnalité permet de respecter le consentement de chacun.

Règles du document : Cette caractéristique est intégrée sous la forme d'un onglet où chaque membre du groupe a la possibilité de collaborer à la rédaction de règles qui guideront leur collaboration tout au long de leur travail commun. L'idée est de parvenir à un consensus et de partager des valeurs considérées comme fondamentales par tous, dans le but de travailler ensemble dans une optique de bien-être. De plus, cet onglet permet également de mettre à l’écrit le rôle et les responsabilités de chacun.

Timer : Le timer est une fonctionnalité utile aussi bien pour le groupe qu’individuellement. En effet, dans un premier temps, le timer est un outil de collaboration. Au début d’une séance de groupe, les membres du groupe peuvent activer le timer qui va les aider à gérer le temps et être efficace et productif durant leur travail. Par exemple, le jeudi 7 décembre les membres du groupe décident de travailler ensemble pour une durée de deux heures sur trois tâches distinctes. Ils peuvent alors programmer le timer en configurant 1 heure pour la tâche 1, 30 minutes pour la seconde et 30 minutes pour la dernière tâche. Peu avant que la première heure se termine, le timer affiche un message rappelant que l’heure est bientôt écoulée et rappelle que cela signifie que la fin de la première tâche doit être proche. Si les membres ont besoin de plus de temps, le timer propose de rallonger cette durée, et de faire un rappel plus tard. Ainsi, le timer agit comme un gardien du temps. De plus, ce timer peut être connecté à l’agenda. Par ailleurs, le timer peut être utilisé individuellement. Il est entièrement personnalisable (type pomodoro) et permet à chacun de gérer son temps comme il le désire. Par exemple, une personne, pour être efficace dans son travail, a besoin de faire des pauses toutes les deux heures. Elle peut alors programmer le timer pour lui rappeler de faire une pause au bout de deux heures de travail. Une autre personne peut avoir besoin d’un fond sonore pour travailler et se concentrer, ainsi, le timer permet de diffuser sa playlist. Créer des dossiers sur la page d’accueil : Cette fonctionnalité permet de personnaliser son espace personnel en offrant la possibilité aux utilisateurs de classer leur document dans divers dossiers afin d’organiser leur espace de travail. Créer plusieurs pages (type feuille sur Excel) sur un même document : Cette fonctionnalité offre la possibilité d’ouvrir, sur un même document, plusieurs feuilles de travail. Cet outil permet ainsi de personnaliser l’intérieur des dossiers en créant plusieurs pages et favorise ainsi l’organisation et l’autonomie de tous. Agenda connecté : L’agenda connecté offre des fonctionnalités d'organisation, de gestion du temps et de planification en collaboration. Les membres du groupe partagent le calendrier, facilitant la coordination des événements. Le calendrier permet de fixer des deadlines et il y a la possibilité d’envoyer des rappels aux utilisateurs qui le souhaitent. Mode fantôme : Notre outil propose un mode fantôme qui peut être activé à tout moment de manière individuelle. Ce mode permet à une personne d’écrire directement sur le document collaboratif sans que les autres membres aient accès visuellement à ce que la personne note. Une fois que la personne le désire, elle peut désactiver ce mode et son travail devient visible pour tous. Cette fonctionnalité permet d’éviter le sentiment de jugement.

Chatbox avec fonctionnalités vocale et appel vidéo : Cette fonctionnalité offre la possibilité aux membres d’échanger directement sur le document par écrit, par note vocale ou par appel vidéo. Cela permet d’améliorer la communication et la collaboration au sein du groupe et de recenser tous les échanges sur un même espace.

Jauge : Une jauge d’avancement peut être créée sur le document. Cette jauge est connectée à la “to do list” effectuée par les membres du groupe. Cette jauge permet donc de voir visuellement l'avancée du travail et procure ainsi un sentiment de bien-être. Messages: Lorsqu’une session de travail s’achève, un message d’encouragement et de félicitations apparaît sur l’écran avec des confettis pour récompenser les efforts fournis lors de cette session.

Gratuité: Notre outil est gratuit et accessible à tous depuis tout support, à noter que l’application est restreinte en termes d’usage et d’affichage lors d’une utilisation sur téléphone portable.

Graphisme intuitif : Notre outil suggère un graphisme intuitif (voir dans le prototype) afin de faciliter l’utilisation par tous. De plus, l’interface est conçue pour ne pas être surchargée permettant une prise en main rapide.

Boîte à motivation : Une boîte à motivation permet à un membre de laisser un message aux autres personnes du groupe pour les encourager et les motiver lorsque ces derniers se connectent sur le document pour travailler. Cet outil à notamment été pensé lors de séances asynchrones pour se sentir épaulé, soutenu et entouré et ainsi contrer le sentiment de solitude potentiel en procurant un sentiment de présence sociale.

Carte conceptuelle par une IA : Notre outil propose une fonctionnalité à l’aide d’une IA offrant la possibilité de créer une carte conceptuelle à partir d’un brainstorming. Il suffit aux membres de noter leurs idées et l’IA créer une carte conceptuelle regroupant les idées communes.

Avatar 3D interactif : Notre outil permet de créer son avatar 3D (personnalisable) afin de communiquer de façon non-verbale avec les autres membres du groupe. Cet avatar peut retranscrire nos émotions en les illustrant pour que les autres membres puissent voir notre état d’esprit. Par exemple, si un membre rencontre une difficulté il peut alors changer son émotion sur son avatar et signaler qu’il a besoin d’aide. Les autres membres voient l’avatar changer d’émotions et peuvent venir à la rencontre de la personne pour lui apporter de l’aide et du soutien. De plus, nos avatars ont accès à la salle de discussion où ils peuvent se rencontrer pour communiquer. Notre prototype illustre cette fonctionnalité.

Besoins d'autonomie

Le besoin de compétences est “la nécessité d'autoréguler ses actions en alignement avec ses objectifs et ses valeurs ; à ressentir de la volonté (approbation).” (Peters, 2018).

Peters a défini plusieurs caractéristiques en lien avec ce besoin :

• Justification claire
• Possibilité de personnaliser
• Consentement éclairé
• Absence de pression
• Choix d'objectif
• Choix de stratégie
• Alignement des valeurs

Ci-dessous, retrouvez un tableau illustrant nos fonctionnalités répondant au besoin de compétences et justifié par les caractéristiques de Peters.

Caractéristiques / Fonctionnalités	Alignement des valeurs	Consentement éclairé	Personnalise	Choix d’objectif	Absence de pression	Justification claire
Demande autorisation pour modification	X	X
Règles du document	X	X				X
Timer			X
Créer des dossiers sur la page d’accueil			X
Créer plusieurs pages (type feuilles sur Excel) sur un même document			X
Agenda connecté			X	X	X

Besoins de compétences

Le besoin de compétences est “le besoin de se sentir capable et efficace ; le besoin de croissance et de maîtrise” (Peters, 2018). Peters a défini plusieurs caractéristiques en lien avec ce besoin :

• Utilisable et accessible
• Feedback positifs
• Récompense informationnelle
• Récompense basée sur l’effort
• Challenge approprié/adapté
• Droit à l’erreur
• Permet/soutient l’expérimentation
• S’adapte à l’évolution/développement

Ci-dessous, retrouvez un tableau illustrant nos fonctionnalités répondant au besoin de compétences et justifié par les caractéristiques de Peters.

Caractéristiques/Fonctionnalités	Utilisable et accessible	Feedback positif	Récompense informationnelle	Récompense basée sur l’effort	Challenge adapté	Droit à l’erreur
Graphisme intuitif	X
Gratuité	X
Jauge		X	X
Chat et appel visio		X
Timer				X	X
Message				X
Agenda connecté					X
Mode Fantôme						X

Besoins d'affiliation

Le besoin d’affiliation est “le besoin de se sentir connecté aux autres : se sentir pris en charge et prendre soin des autres.” (Peters, 2018).

Peters a défini plusieurs caractéristiques en lien avec ce besoin :

• Opportunités de soutenir les autres et d’être soutenu
• Sentiment de chaleur/de bienveillance
• Opportunité de contribuer
• Sentiment de gratitude/appréciation
• Sentiment d'empathie
• Importance pour la présence sociale

Ci-dessous, retrouvez un tableau illustrant nos fonctionnalités répondant au besoin d’affiliation et justifié par les caractéristiques de Peters.

Scénarios d'usage

Scénario 1 : Problème de Gestion des Autorisations de Modification Un groupe de travail composé de cinq membres travaillant sur un projet commun : la rédaction d'un rapport de projet sur CoworkInc. Alice active une fonctionnalité pour protéger son travail sur une section critique. Bob, un autre membre, essaie de modifier cette section mais ne peut que faire des suggestions sans pouvoir les appliquer. Alice, occupée, ne répond pas à ses demandes d'autorisation, ce qui retarde le travail sur la section. Les autres membres ne sont pas informés de ce retard, créant ainsi des tensions et de la frustration dans le groupe à l'approche de la date limite. Le problème principal est le manque de communication et de coordination autour de la fonction de demande d'autorisation. Cette fonction, bien qu'utile pour protéger le travail individuel, peut causer des blocages et des retards si mal gérée. Pour résoudre ce problème, des solutions sont proposées : améliorer le système de notifications pour informer rapidement les auteurs des demandes d'autorisation, permettre aux membres de voir qui a activé la demande et pourquoi, établir des règles claires pour l'utilisation de cette fonctionnalité, et organiser des réunions régulières pour discuter de l'avancement et des problèmes de collaboration.

Compte tenu de ce premier scénario d’usage nous avons repenser le mode de notifications de manière à ce que les utilisateurs soit informé à temps mais pas surchargé par les notifications. Il serait possible de paramétrer le notifications en fonction des besoins de l’utilisateur.

Scénario 2 : Problèmes de Coordination avec le Mode Fantôme Une équipe universitaire de quatre étudiants utilisant CoworkInc pour une présentation de recherche collective rencontre des problèmes de coordination. Claire et David utilisent le mode fantôme pour rédiger leurs parties, pensant ainsi améliorer leur concentration. Cependant, cela empêche les autres membres, Émilie et François, de voir leur travail en cours. Par conséquent, Émilie et François travaillent sur les mêmes sections, croyant qu'elles n'ont pas été abordées, ce qui mène à la création de doublons et de confusions. Lorsque Claire et David désactivent le mode fantôme, l'équipe se rend compte des doublons et des incohérences, forçant un retravail supplémentaire et causant frustration et perte de temps. Le mode fantôme, bien qu'utile pour la concentration individuelle, provoque des problèmes de communication et de coordination lorsqu'il est utilisé simultanément par plusieurs membres sur le même document. Pour remédier à cela, il est suggéré de planifier et d'assigner clairement les tâches à l'avance pour éviter les chevauchements, d'organiser des réunions de coordination fréquentes pour synchroniser le travail de l'équipe, et d'implémenter un journal des activités visible par tous, enregistrant les actions effectuées en mode fantôme sans révéler le contenu détaillé. En se basant sur ce deuxième scénario d’usage nous avons repensé le mode fantôme de manière à ce que le “journal de bord” soit intégré dans le mode fantôme. Il serait possible de voir si un autre utilisateur utilise le mode fantôme. Cela permettrait de voir que cette personne est potentiellement en train de travailler mais sans révéler son contenu.

Scénario 3 : Problème de Surcharge d'Information avec CoworkInc Au sein d'un groupe d'étudiants universitaires travaillant sur un projet de recherche et utilisant CoworkInc pour la gestion collaborative, un problème émerge lié à l'utilisation des fonctionnalités de la plateforme. Thomas, un membre du groupe, utilise de manière intensive toutes les fonctionnalités offertes par CoworkInc, comme l'agenda des activités, les notifications constantes, la chatbox, et la jauge de progression. Cette utilisation excessive entraîne une accumulation massive de notifications et de messages pour Thomas, rendant difficile la distinction entre les informations importantes et celles qui le sont moins. En conséquence, il a du mal à se concentrer sur ses tâches spécifiques et passe plus de temps à gérer les notifications qu'à travailler effectivement sur le projet, ce qui nuit à sa productivité et augmente son niveau de stress. Le principal problème ici est la surcharge d'information due à l'usage excessif des fonctionnalités de CoworkInc. Pour résoudre cela, plusieurs solutions sont proposées : la personnalisation des notifications, permettant aux utilisateurs de sélectionner les types de notifications qu'ils reçoivent et leur fréquence, réduisant ainsi les interruptions non essentielles. L'introduction d'un mode de concentration où les notifications et messages sont temporairement suspendus pour un travail ininterrompu. La mise en place de résumés quotidiens ou hebdomadaires pour informer les utilisateurs des activités et mises à jour importantes sans les submerger d'informations constantes. Enfin, fournir des guides et tutoriels sur la gestion efficace des notifications et de l'information dans CoworkInc, aidant ainsi les utilisateurs à mieux naviguer et utiliser la plateforme.

Ces scénarios d’usages nous ont permis de revoir certaines fonctionnalités de notre dispositif et de les adapter pour éviter certains problèmes mis en évidence par les scénarios d’usages. On a principalement ajouter un paramétrage aux notifications pour éviter les deux extrême à savoir une surcharge de notifications et une non considérations des notifications. Les utilisateurs peuvent paramétrer les notifications selon leur préférences ou selon les besoins du projet. On a également adapté notre mode fantôme pour que les autres utilisateurs puissent être informés qu’il a une activité sur le doc même si elle est pas visible.