Système de gestion de contenu

Définition

Un système de gestion de contenu ou SGC (en anglais, Content Management System ou CMS) est un ensemble de fichiers prêts à être utilisé permettant de gérer du contenu. L'idée principale derrière ce système est de séparer le contenu (textes, images, vidéos, sons, rubriques, etc.) du contenant (mise en page). Ainsi, les données sont stockées dans une base tandis que les "squelettes", "templates" etc. sont stockés sur un serveur. Une fois les deux reliés via le moteur du SGC, ils donnent accès à un site dynamique où le contenu peut être facilement et rapidement actualisé sans avoir à modifier les codes (html ou autres).

Fonctionnement

En général les fichiers du SGC comprennent la mise en page ("squelette", "thème", "charte graphique") et le moteur du SGC à savoir des fichiers qui vont faire que le site ira puiser dans la base de données. Dans la majorité des cas, le SGC se compose de deux parties différentes: une partie publique (partie visible) et une partie administration (réservée aux webmestres). Certains SGC permettent la gestion de droits, l'administrateur principal pourra ainsi décider de qui pourra faire quoi sur le site (créer, modifier, supprimer du contenu). La plupart des SGC fonctionnent avec une base de données mais ce n'est pas toujours le cas comme par exemple pour de petits sites. Ils sont en général codés en PHP ou Java.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités varient d'un système de gestion de contenu à un autre. Idéalement, un SGC devrait permettre:

Contrôle des versions

Cette fonction permet à différentes personnes de travailler sur un même fichier, sans que les nouvelles modifications n'écrasent les précèdentes. Chaque personne peut donc travailler sur un fichier sans devoir nécessairement se coordonner avec les autres pour éviter que les différentes versions ne se chevauchent. De même, le contrôle de version permet d'avoir un historique de toutes les modifications qui ont été faites sur une page et permet de ce fait de revenir à une version précèdente si nécessaire (par exemple en cas d'erreur).

Gestion des utilisateurs et des droits

Cette fonction permet l'attribution de différents droits aux contributeurs d'un site en fonction de groupes ou de rôles. Chaque membre pourra ainsi contribuer de manière différente en fonction du droit qui lui aura été attribué (par exemple, des contributeurs pourront uniquemment ajouter ou modifier du contenu qui peut par la suite être validé ou non par l'administrateur du site).

Chaîne de validation (workflow)

La chaîne de validation est ce qui va permettre aux différents membres d'une équipe de gérer les différents travaux en fonction d'actions tels que: soummettre, renvoyer pour correction ou approuver. Un bon système de gestion de contenu offrira différentes chaînes de validation en fonction de critères précis tels que la cible, le type, l'auteur, etc.

Support des métadonnées

Un système de gestion de contenu peut également offrir la possibilité de définir des métadonnnées (donnée servant à décrire ou définir une autre donnée) pour les documents disponibles à l'intérieur du site. Ces métadonnées vont permettre une meilleure qualification et et un meilleur classement des documents et va de ce fait rendre leur recherche plus facile.

Indexation et recherche

Un bon système de gestion de contenu doit permettre une recherche puissante non seulement en fonction d'entrées textes mais aussi en fonction des métadonnées.

Intégration de sources de données externes

Cette fonction permet d'intégrer différentes sources externes à l'intérieur du système de gestion de contenu. Ces derniers peuvent être de différents types:

• Base de donnée relationnelle: données en provenance du disque ou d'un système de fichiers via une interface spécifique (connecteur spécifique et SQL)
• Système de fichiers: intégration de données sur disque et classées dans des dossiers
• Base XML: les systèmes basés sur le XML offrent des services de transformation et de validation de contenu.
• Base LDAP: ce type de base repose sur des annuaires et offrent ainsi la possibilité de stocker des données sur les utilisateurs en fonction de leur hierarchie et de leurs fonctions au sein d'une équipe.

Syndication

La syndication est une fonction permettant de regrouper de l'information provenant de différentes sources au sein du système de gestion de contenu. De ce fait, une multitude d'information peuvent se trouver au même endroit sans que l'information ne doit être entrée manuellement. Cette fonction permet non seulement un gain de temps considérable mais également la possibilité d'accèder à des informations plus riches qui sont régulièrement actualisés. Il faut noter que pour une grande majorité des SGC, seuls les titres ou une partie de l'information sont inclus à l'intérieur du site. Ces derniers renvoient le plus souvent à des pages externes qui sont en principe les sources originales de l'information.

Pourquoi un SGC?

Réduction des coûts

L'un des plus gros avantages d'un SGC concerne la maintenance du site. En effet, avec un système de gestion de contenu, les webmestres peuvent s'occuper des tâches techniques et graphiques tandis que des contributeurs internes ou externes peuvent s'occuper de la mise à jour du contenu. Cela résulte en un gain de temps considérable et donc en une diminution des coûts engendrés habituellement par l'emploi d'un grand nombre de techniciens.

Réduction des délais de publication

Un système de gestion de contenu va également permettre la réduction du délai de publication par rapport aux sites web traditionnels. En effet, un contributeur peut facilement mettre en ligne de l'information sans devoir transmettre son document au service technique qui lui se chargera de publier l'information en ligne. De plus, l'utilisateur n'a pas besoin de se préoccuper de la mise en page de son document et peut uniquemment mettre à disposition du contenu.

Augmentation de la valeur ajoutée du contenu

L'augmentation de la valeur du contenu est lié au point développé précédemment. La réduction des délais de publication fait que les documents mis en ligne sont non seulement plus pertinents mais également plus frais car ces derniers peuvent être plus facilement et plus rapidement actualisé.

Travail collaboratif

La gestion des rôles et des droits au sein d'une équipe permet aux différents contributeurs d'un site de travailler de manière beaucoup plus efficace car à travers le système de gestion de contenu, ils évitent les conflits liés aux interactions sur un même document. En effet, chacun peut travailler librement sur un même document sans devoir attendre son tour.

Décentralisation de la gestion d'information

Chaque contributeur peut travailler où il veut et quand il veut et cela à travers un simple navigateur web.

Contrôle de l'accès à l'information

Un système de gestion de contenu permet la restriction d'accès à l'information et assure donc un système respectant la confidentialité de certains documents à travers la distribution de différents rôles et droits aux contributeurs du site.

Types de SGC

L'OpenSourceCMS propose une classification de système de gestion de contenu:

• Portails
• Blogs
• E-commerce
• Groupware
• Forum
• E-learning
• Image galleries
• Wiki
• Lite

Références

Artiloo

Boomtchak

Gestion de contenu Web: L’exemple de ZOPE

OpenSourceCMS - offre la possibilité de tester plusieurs SGC