Embark e-teach

Description de la formation

L'entreprise e-teach est une agence de digital learning créée en 1999 qui a pour vocation de concevoir des expériences d’apprentissage engageantes. Un de ces membre nous a contacter afin de nous confier un travail de conception d'un programme de onboarding. Nous, l'équipe XXX, devons leurs faire une proposition de formation d'une durée de 3 mois au plus tard le 7 mai 2023. Pour cela, nous avons commencer par lire le cahier des charges qui nous à été transmis.

Description du cahier des charges : ce qu'il faut savoir

Eléments du cahier des charges

Le contexte et le public cible

Le programme est destiné à une entreprise de 250 personnes, basée en Suisse romande, active dans le domaine des nouvelles technologies, avec un flux mensuel de 10 à 15 nouveaux collaborateur·rice·s.

Les objectifs

Le programme d'onboarding a pour objectif d'intégrer efficacement les nouveaux collaborateur·rice·s, en facilitant leur intégration à l'entreprise et en mettant l'accent sur :

• Les connaissances techniques pour réaliser leur travail tel que : les outils informatiques communs et spécifiques, les procédures de travail (gestion des projets, du temps de travail, des règlements, etc.), les connaissances des cercles (=départements) et du fonctionnement de l’entreprise (sociocratie).

• Leur socialisation, soit les connaissances de la culture d’entreprise et les compétences nécessaires pour une interaction optimale avec les personnes de leur département et au sein de l'entreprise.

Les besoins et contraintes

L'un des besoins est de concevoir un programme où le contenu du programme se focalisera d’une part sur les connaissances de base à intégrer pour réaliser sa fonction au quotidien, mais également de permettre l'acquisition de la culture de l’entreprise. L'une des contraintes sera de mettre l'accent sur la mise en lien des collaborateur·rice·s avec les équipes déjà en place, selon la pertinence pour chacun·e.

Un autre besoin sera de concevoir des modules numériques comporteront des vidéos, des textes, des quizz et des exercices interactifs permettant aux nouveaux collaborateur·rice·s d'apprendre et de pratiquer à leur rythme. L'une des contrainte sera de concevoir un programme qui permettront aux nouveaux employés.es de échanger et recevoir des retours d'expérience via une plateforme dédiée (Moodle).

Un troisième besoin sera de concevoir des ateliers et sessions de formation en présentiel qui seront organisés pour compléter les modules numériques. De plus, Ces sessions seront autant en présence qu’à distance en visioconférence, selon le dispositif proposé. Une des contraintes sera que la programme devra permettrent aux collaborateur·rice·s de mettre en pratique les compétences acquises, de partager des expériences, de recevoir des retours d'expérience et de renforcer leurs liens avec leurs collègues.

Le quatrième besoin sera de mettre en place un suivi régulier sera effectué afin d'évaluer la progression des nouveaux collaborateur·rice·s et d'ajuster le programme en conséquence. Egalement, il est souhaité de mettre en place un système d’évaluation et de soutien au maintien des compétences sur le long terme.Une des contraintes sera que ce suivi se fera à l'aide de questionnaires d'évaluation et des entretiens individuels seront utilisés pour recueillir les impressions et les suggestions des employé·es.

Deux dernières contraintes seront présente :

• L'accessibilité et inclusion: le programme d'onboarding veillera à être accessible et inclusif, en prenant en compte les besoins spécifiques de chaque collaborateur·rice (besoins en matière de handicap, diversité culturelle et linguistique, etc.) et en adaptant les contenus et les supports en conséquence.
• La responsabilités et ressources: l'équipe en charge de l'onboarding sera responsable de la conception, de la mise en œuvre et du suivi du programme. Elle travaillera en étroite collaboration avec les départements concernés pour s'assurer que les objectifs sont atteints et que les ressources nécessaires sont allouées.

L'environnement spatio-temporel de la formation

Le programme d'onboarding s'étalera sur trois mois et sera proposé sous un format hybride, combinant des éléments numériques (modules en ligne, webinaires) et en présentiel (ateliers, sessions de formation).

Analyse du cahier des charges : Trois enjeux incontournables

Le système de tutorat : comment récompenser son investissement ?

Ecrire un texte qui permet de mettre en valeur le rôle du tuteur et sa plus-value.

Les employé.e doivent être rapidement opérationnels et productif : intérêt du onboarding bien structuré

L’onboarding (intégration) est une étape cruciale pour les nouvelles recrues dans une entreprise, car elle réduit les incertitudes et les craintes des nouveaux arrivants, augmente leur satisfaction au travail, leur loyauté et renforce les liens entre collègues. En effet, selon Bauer et Erdogan (2011) et Snell (2006), l’adaptation des nouveaux employés est essentielle pour la performance organisationnelle et la réduction de la rotation du personnel.

Selon Moon (2018), l’onboarding comprend trois étapes : l’étape d’information, l’étape d’accueil et l’étape du guide. L’étape d’information facilite la communication entre les membres de l’organisation, propose des ressources et assure la formation et le développement des nouveaux arrivants. L’étape d’accueil comprend une cérémonie de bienvenue et une présentation des membres de l’organisation. Enfin, l’étape du guide fournit un soutien actif et direct aux activités de l’organisation et aux programmes d’intégration afin d’intégrer les caractéristiques des membres de l’organisation.

Moon (2018) souligne également que les activités d’apprentissage dans la société moderne doivent intégrer une activité d’apprentissage efficace qui représente une perspective constructiviste. Il est donc important de fixer des critères de participation, d'établir des relations de collaboration et de soutien entre les instructeurs et de discuter de la façon dont les activités d’apprentissage sont organisées.

En conclusion, l’utilisation d’une méthode de onboarding est essentielle pour garantir l’adaptation des nouveaux employés, augmenter leur satisfaction au travail et réduire la rotation du personnel. Il est donc important de suivre les étapes d’information, d’accueil et du guide, ainsi que de concevoir des activités d’apprentissage efficaces.

Savoir d'adapter à une multitude de profils : comment développer un apprentissage différencié ?

Ecrire un texte sur les micro-formation.

Structure générale

Ajouter un calendrier détailler de l'intégralité des temps du processus de onboarding (code des activité + autres que activités).

Mettre un visuel attrayant

Dispositif de formation

Faire un texte introductif

Afin de permettre une meilleur visualisation de du programme, nous avons créer un persona :

Persona d'une nouvelle employé dans le cercle des ingénieur techno-pédagogique

Description des activités d'apprentissage

Faire un texte introductif + intégrer le tableau récapitulatif

Justification du dispositif (niveau global)

Ecrire un paragraphe qui argumente en quoi le dispositif répond aux critères d’évaluation suivants :

• Le caractère innovant, par rapport aux pratiques existantes
• La capacité du dispositif à mettre en relation
• La capacité du dispositif à remplir les objectifs fixés  
• La pertinence de l’utilisation des technologies et média mobilisés pour l’atteinte des objectifs
• La capacité à être transféré dans d’autres contextes et auprès d’autres publics

Références bibliographiques et webographiques

• Jeske, D., et Olson, D. (2021). Onboarding new hires: recognising mutual learning opportunities. Journal of Work-Applied Management.
• Moon. (2018). Unleashing apprenticeship: from onboarding to professional development. European Journal of Training and Development, 42(1/2), 110–124. https://doi.org/10.1108/EJTD-06-2017-0056
• Roger, L. et Maubant, P. (2014). La transmission de l’informel dans les formations professionnelles : l’impensé de l’apprendre. Travail et Apprentissages, 14, 67-85. https://doi.org/10.3917/ta.014.0067
• https://recruitee.com/fr-articles/onboarding#top_of_the_page : Guide de l'onboarding RH : définition, importance, checklist et idées dernière mise à jour: 21/7/2021, Pierre Vandenberghe, Recruitee
• Snell, A. (2006), "Researching onboarding best practice: Using research to connect onboarding processes with employee satisfaction", Strategic HR Review, Vol. 5 No. 6, pp. 32-35. https://doi.org/10.1108/14754390680000925