CoWorkInc
Projet de dispositif créé par Chloé Gerard,Ghomraci Z. , Alphée Yannick Hilaire Ngalli Ngomo et Jenny Freimüller
Nom de l'outil
- Co : pour collaboration, car ce dispositif est avant tout un outil de collaboration
- Work : terme anglais signifiant travail, car le dispositif est prévu pour travailler sur des projets, essais,...
- Inc : pour l’aspect “sérieux” de notre outil et pour le jeu de mot “coworking”
Objectifs
L’objectif est de refonder Google doc en améliorant les aspects de collaboration notamment dans la communication. En intégrant des fonctionnalités avancées, nous cherchons à faciliter la communication au sein des équipes, à améliorer la gestion des tâches collaboratives et à enrichir l'expérience utilisateur dans un environnement de travail partagé. Pour se faire, nous avons eu différentes idées d’amélioration. Ces idées seront détaillées dans la section “fonctionnalités”. En plus des fonctionnalités conçues pour optimiser le travail d'équipe, le projet intègre des outils avancés, qui soutiennent également l'efficacité, la productivité et le bienêtre dans le cadre du travail individuel.
Méthodologie
Tel que signalé, ce projet souhaite améliorer la collaboration avec Google doc. Cet exercice du cours apprentissage digital et formation à distance avait pour objectif la conception par un groupe d’étudiant d’un prototype d'un outil numérique dont l’objectif est de soutenir le bienêtre en contexte d’apprentissage et de formation. Pour atteindre cet objectif, le groupe des Valkyries a mis en place une stratégie en quatre point : la lecture collective des tâches et consignes, le travail individuel de chaque membre, la mise en commun du travail effectué individuellement et la validation du travail qui sera présenté par le groupe. La lecture en groupe des consignes avait pour objectif d’harmoniser les points de vue de chaque membre sur les tâches à effectuer dans le cadre de l’outil numérique que nous avons choisi. A la fin de ces séances, chacun donnait son point de vue sur le travail à effectuer, une répartition des tâches et un calendrier étaient adoptés. Le travail individuel à effectuer était donc consécutif à la répartition des tâches susmentionnées. Dans ce cadre, chaque membre devait produire une partie du contenu du document qui devait être présenté lors des séances ZOOM organisées par l’enseignante pendant le temps imparti. A la fin de cette période préétablie, le travail effectué individuellement était mis en commun. La mise en commun du travail se faisait à deux niveau d’abord dans le Google doc créé à cet effet, ensuite pendant une séance ZOOM. Ces séances permettaient d’harmoniser les points de vue afin de présenter un document qui satisfait l’ensemble de l’équipe. Une fois que cet objectif était atteint, la dernière étape était la validation du contenu qui sera présenté. Cette validation passait par une relecture collective du travail qui avait été produit avec quelques discussions sur les points à améliorer.
L'élaboration de notre outil collaboratif CoWorkInc a suivi une démarche méthodique et centrée sur l'utilisateur, en adéquation avec le modèle METUX (Peters et al., 2018). Tout au long du processus, nous avons veillé non seulement à ce que les fonctionnalités développées répondent efficacement aux besoins des utilisateurs, mais aussi à justifier nos idées de conceptions en nous appuyant sur la littérature pertinente. Cette approche a été adoptée pour garantir que les fonctionnalités développées respectent les principes de bien-être et d'utilité tout en s'ancrant dans un cadre théorique solide et reconnu.
Première Phase : Exploration des Limites et Expériences PersonnellesNotre processus de développement a débuté par une analyse approfondie des limites de Google Docs, basée sur nos expériences personnelles. Cette étape initiale visait à identifier les aspects qui pourraient être améliorés pour optimiser l'expérience utilisateur dans un contexte de collaboration en ligne.Nous avons examiné les diverses façons dont Google Docs était utilisé dans nos propres contextes de travail et d'étude, identifiant les domaines où des frustrations ou des limitations étaient ressenties. Cette introspection a permis de cibler des améliorations spécifiques, assurant que les fonctionnalités que nous envisagions d'intégrer dans CoWorkInc comblaient les lacunes existantes tout en améliorant l'expérience globale.
Deuxième Phase : Brainstorming et Bien-être Utilisateur
Suite à cette analyse, nous avons procédé à une séance de brainstorming pour énumérer les fonctionnalités qui pourraient procurer un sentiment de bien-être lors de l'utilisation d'un outil collaboratif. Cette étape a été essentielle pour identifier des aspects innovants et orientés utilisateur qui pourraient être intégrés à CoWorkInc. En se concentrant sur le bien-être, nous avons cherché à développer un outil qui non seulement répond aux exigences pratiques du travail collaboratif, mais qui crée également un environnement de travail agréable, réduisant le stress et favorisant l'engagement et la satisfaction des utilisateurs.
Application du Modèle METUX
Tout au long du processus de développement, nous nous sommes appuyés sur le modèle METUX pour nous assurer que les fonctionnalités développées répondent à une ou plusieurs caractéristiques des besoins définis par ce modèle. METUX, avec ses composantes centrées sur la Motivation, l'Engagement, les Tâches, l'Usabilité et l'expérience (eXperience), a servi de guide pour aligner nos innovations avec les besoins réels et diversifiés des utilisateurs.Ce modèle nous a permis de garder un équilibre entre les différentes exigences des utilisateurs, garantissant que les fonctionnalités développées ne nuisent pas à un aspect du besoin tout en étant adaptables selon les préférences et les exigences individuelles.
Public cible
Le public cible de ce projet englobe toutes les personnes à la recherche d'un outil de traitement de texte collaboratif, conçu non seulement pour améliorer la collaboration en groupe mais aussi pour optimiser le travail individuel.
Revue de littérature
Dans le contexte de l'évolution des outils collaboratifs en ligne, la littérature académique récente offre une perspective riche sur l'importance de la présence sociale dans les environnements d'apprentissage et de travail virtuels. Cette présence, telle qu'articulée par Alexandre (2020) et d'autres chercheurs, souligne la nécessité d'une interaction riche et engageante, caractérisée par l'expression de l'affectivité, la communication ouverte, et une forte cohésion de groupe. En réponse à ces observations, des pistes pour le développement d'outils collaboratifs tels que CoWorkInc ont été explorées.
Les recherches de Broisin, Sanchez et Chenevotot (2019) suggèrent la création d'un environnement où chaque action est consensuelle, renforçant ainsi la responsabilité et le respect mutuel. Cette approche promeut un espace de travail collaboratif fondé sur la confiance et le respect, où chaque contribution est valorisée et respectée. La construction de relations personnelles au sein des communautés, mise en avant par Jézégou (2010), indique l'importance d'un cadre commun de travail. Un outil efficace pourrait donc intégrer des fonctionnalités permettant d'établir des règles et des consensus, facilitant ainsi une meilleure cohésion et compréhension mutuelle au sein du groupe.
La gestion du temps, basée sur les travaux de Gallardo et al. (2013), est également un élément crucial dans la collaboration efficace. Un outil pourrait envisager des mécanismes pour structurer et optimiser le temps de travail, alignant ainsi les activités des utilisateurs avec les exigences temporelles du projet, tout en offrant une flexibilité adaptée aux besoins individuels.
L'importance d'une communication enrichie, soulignée par Béliveau (2011), implique l'intégration de technologies de communication audio et vidéo, permettant des échanges plus immédiats et profonds. Cela favorise une présence sociale accrue et une interaction
plus significative entre les participants, ce qui est essentiel dans un cadre collaboratif. Girardet (2020) a mis en évidence que, dans les travaux collaboratifs à distance, les utilisateurs ont tendance à utiliser plusieurs applications distinctes pour communiquer et s'organiser. En réponse, un outil comme CoWorkInc pourrait envisager de centraliser ces diverses fonctionnalités de communication et d'organisation en un seul espace, simplifiant ainsi le processus de collaboration et améliorant l'expérience globale des utilisateurs.
De plus, l'idée d'un espace de discussion sous forme de salon fictif, comme envisagé par Girardet (2020), suggère la possibilité de créer des opportunités pour des travaux synchrones et des interactions plus informelles, essentiels pour maintenir une dynamique de groupe positive et pour favoriser une atmosphère détendue et propice à la créativité. Cela pourrait aussi contribuer à réduire le sentiment d'isolement souvent ressenti dans les environnements de travail virtuels.
Enfin, la notion de bien-être, devenue de plus en plus prévalente dans la littérature sur les environnements de travail collaboratifs, souligne l'importance de créer des espaces où les utilisateurs se sentent soutenus, motivés et connectés. Comme le souligne Grassin (2015), le soutien social joue un rôle crucial dans la formation de relations et dans l'échange d'informations. Un outil comme CoWorkInc pourrait donc intégrer des éléments favorisant le bien-être, tels que des systèmes de feedback positif ou des espaces pour l'expression de la motivation et du soutien.
En somme, en s'inspirant de ces diverses recherches, CoWorkInc vise à développer un espace de travail en ligne qui ne se limite pas à faciliter la collaboration, mais qui enrichit et humanise également l'expérience de travail collective. Cela se traduit par un accent sur la présence sociale, l'interaction humaine et le bien-être, afin de créer un environnement où la technologie sert non seulement les objectifs de productivité, mais aussi les besoins sociaux et émotionnels des utilisateurs.
Fonctionnalités
Voici un descriptif de chaque fonctionnalité que vous pourrez retrouver dans notre outil CoWorkInc. Chaque fonctionnalité est illustrée dans la partie prototype, ci-dessous.
Agenda connecté : L’agenda connecté offre des fonctionnalités d'organisation, de gestion du temps et de planification en collaboration. Les membres du groupe partagent le calendrier, facilitant la coordination des événements. Le calendrier permet de fixer des deadlines et il y a la possibilité d’envoyer des rappels aux utilisateurs qui le souhaitent.
Demande d’autorisation pour modification : Notre outil comporte une fonctionnalité de demande d’autorisation pour effectuer des modifications. Cette fonctionnalité pourra être activée ou désactivée permettant ainsi de bloquer toutes actions sur une partie de son travail. Une personne pourrait apporter des suggestions de modifications, mais pas directement supprimer du contenu sans en obtenir une autorisation de la part de l’auteur du contenu. Cette fonctionnalité a pour objectif de s’assurer du consentement de la personne avant d’apporter des modifications au travail effectué et donc de mettre en place un espace de travail respectueux de chacun. Cette fonctionnalité permet de respecter le consentement de chacun.
Règles du document : Cette caractéristique est intégrée sous la forme d'un onglet où chaque membre du groupe a la possibilité de collaborer à la rédaction de règles qui guideront leur collaboration tout au long de leur travail commun. L'idée est de parvenir à un consensus et de partager des valeurs considérées comme fondamentales par tous, dans le but de travailler ensemble dans une optique de bienêtre. De plus, cet onglet permet également de mettre à l’écrit le rôle et les responsabilités de chacun.
Timer : Le timer est une fonctionnalité utile aussi bien pour le groupe qu’individuellement. En effet, dans un premier temps, le timer est un outil de collaboration. Au début d’une séance de groupe, les membres peuvent activer le timer qui va les aider à gérer le temps et être efficace et productif durant leur travail. Par exemple, le jeudi 7 décembre les membres du groupe décident de travailler ensemble pour une durée de deux heures sur trois tâches distinctes. Ils peuvent alors programmer le timer en configurant 1 heure pour la tâche 1, 30 minutes pour la seconde et 30 minutes pour la dernière tâche. Peu avant que la première heure se termine, le timer affiche un message rappelant que l’heure est bientôt écoulée et rappelle que cela signifie que la fin de la première tâche doit être proche. Si les membres ont besoin de plus de temps, le timer propose de rallonger cette durée, et de faire un rappel plus tard. Ainsi, le timer agit comme un gardien du temps. De plus, ce timer peut être connecté à l’agenda. Par ailleurs, le timer peut être utilisé individuellement. Il est entièrement personnalisable (type pomodoro) et permet à chacun de gérer son temps comme il le désire. Par exemple, une personne, pour être efficace dans son travail, a besoin de faire des pauses toutes les deux heures. Elle peut alors programmer le timer pour lui rappeler de faire une pause au bout de deux heures de travail. Une autre personne peut avoir besoin d’un fond sonore pour travailler et se concentrer, ainsi, le timer permet de diffuser sa playlist.
Créer des dossiers sur la page d’accueil : Cette fonctionnalité permet de personnaliser son espace personnel en offrant la possibilité aux utilisateurs de classer leur document dans divers dossiers afin d’organiser leur espace de travail.
Créer plusieurs pages (type feuille sur Excel) sur un même document : Cette fonctionnalité offre la possibilité d’ouvrir, sur un même document, plusieurs feuilles de travail. Cet outil permet ainsi de personnaliser l’intérieur des dossiers en créant plusieurs pages et favorise ainsi l’organisation et l’autonomie de tous.
Mode "Fantôme" : Notre outil propose un mode fantôme qui peut être activé à tout moment de manière individuelle. Ce mode permet à une personne d’écrire directement sur le document collaboratif sans que les autres membres aient accès visuellement à ce que la personne note. Une fois que la personne le désire, elle peut désactiver ce mode et son travail devient visible pour tous. Cette fonctionnalité permet d’éviter le sentiment de jugement.
Mode "Discussion": En plus du mode "Fantôme", notre dispositif propose un mode "Discussion". Ce mode permet de réaliser des réunions de groupe, des appels vidéos à deux ou plusieurs dans une mise en scène fictive. Le mode propose des salles de réunions personnalisables, dans lesquels des avatars 3D des membres du groupe (ou projet) se retrouvent. Cet espace de rencontre fictif permet de se retrouver et de discuter sans l'affichage du document. L'espace est dédié aux moments de discussion ou de brainstorming pour les projets, ainsi que pour les moments de pause ou de détente. Les avatars ajoutent un aspect ludique et visuel ainsi qu'un sentiment de présence sociale. Cet aspect est renforcé par les appels et appels vidéo.
Mode "Rédaction": Ce mode, contrairement au deux autres, permet de travailler et rédiger sur le document de manière visible. Ce mode s'adresse principalement au moment de rédaction collaborative où chacun peut voir se qui est entrain d'être rédigé. Ce mode permet également de faire des appels simples ou vidéos tout en ayant le document sous les yeux. Il est particulièrement pratique pour les relectures en groupe.
Chatbox avec fonctionnalités vocale et appel vidéo : Cette fonctionnalité offre la possibilité aux membres d’échanger directement sur le document par écrit, par note vocale ou par appel vidéo. Cela permet d’améliorer la communication et la collaboration au sein du groupe et de recenser tous les échanges sur un même espace.
Jauge de progression : Une jauge d’avancement peut être créée sur le document. Cette jauge est connectée à la “to do list” effectuée par les membres du groupe. Cette jauge permet donc de voir visuellement l'avancée du travail et procure ainsi un sentiment de bienêtre.
Messages: Lorsqu’une session de travail s’achève, un message d’encouragement et de félicitations apparaît sur l’écran avec des confettis pour récompenser les efforts fournis lors de cette session. Ce sentiment de récompense renforce la motivation et le bienêtre.
Boîte à motivation : Une boîte à motivation permet à un membre de laisser un message aux autres personnes du groupe pour les encourager et les motiver lorsque ces derniers se connectent sur le document pour travailler. Cet outil à notamment été pensé lors de séances asynchrones pour se sentir épaulé, soutenu et entouré et ainsi contrer le sentiment de solitude potentiel en procurant un sentiment de présence sociale.
Carte conceptuelle par une IA ou Nuage d'idées : Notre outil propose une fonctionnalité à l’aide d’une IA offrant la possibilité de créer une carte conceptuelle à partir d’un brainstorming. Il suffit aux membres de noter leurs idées et l’IA créer une carte conceptuelle regroupant les idées communes.
Avatar 3D interactif : Notre outil permet de créer son avatar 3D (personnalisable) afin de communiquer de façon non-verbale avec les autres membres du groupe. Cet avatar peut retranscrire nos émotions en les illustrant pour que les autres membres puissent voir notre état d’esprit. Par exemple, si un membre rencontre une difficulté il peut alors changer son émotion sur son avatar et signaler qu’il a besoin d’aide. Les autres membres voient l’avatar changer d’émotions et peuvent venir à la rencontre de la personne pour lui apporter de l’aide et du soutien. De plus, nos avatars ont accès à la salle de discussion où ils peuvent se rencontrer pour communiquer. Notre prototype illustre cette fonctionnalité.
Gratuité: Notre outil est gratuit et accessible à tous depuis tout support, à noter que l’application est restreinte en termes d’usage et d’affichage lors d’une utilisation sur téléphone portable.
Graphisme intuitif : Notre outil suggère un graphisme intuitif (voir dans le prototype) afin de faciliter l’utilisation par tous. De plus, l’interface est conçue pour ne pas être surchargée permettant une prise en main rapide.
Modèle METUX
Nous avons, ci-dessous, présenté le modèle METUX de notre outil en s'appuyant sur les caractéristiques propres à chaque besoin définies par Peter (2018).
Besoin d'autonomie
Le besoin d'autonomie est “la nécessité d'autoréguler ses actions en alignement avec ses objectifs et ses valeurs ; à ressentir de la volonté (approbation).” (Peters, 2018).
Peters a défini plusieurs caractéristiques en lien avec ce besoin :
- Justification claire
- Possibilité de personnaliser
- Consentement éclairé
- Absence de pression
- Choix d'objectif
- Choix de stratégie
- Alignement des valeurs
Ci-dessous, retrouvez un tableau illustrant nos fonctionnalités répondant au besoin d'autonomie et justifié par les caractéristiques de Peters.
| Caractéristiques / Fonctionnalités | Alignement des valeurs | Consentement éclairé | Personnalise | Choix d’objectif | Absence de pression | Justification claire |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Demande autorisation pour modification | X | X | ||||
| Règles du document | X | X | X | |||
| Timer | X | |||||
| Créer des dossiers sur la page d’accueil | X | |||||
| Créer plusieurs pages (type feuilles sur Excel) sur un même document | X | |||||
| Agenda connecté | X | X | X |
Besoin de compétences
Le besoin de compétences est “le besoin de se sentir capable et efficace ; le besoin de croissance et de maîtrise” (Peters, 2018).
Peters a défini plusieurs caractéristiques en lien avec ce besoin :
- Utilisable et accessible
- Feedback positifs
- Récompense informationnelle
- Récompense basée sur l’effort
- Challenge approprié/adapté
- Droit à l’erreur
- Permet/soutient l’expérimentation
- S’adapte à l’évolution/développement
Ci-dessous, retrouvez un tableau illustrant nos fonctionnalités répondant au besoin de compétences et justifié par les caractéristiques de Peters.
| Caractéristiques/Fonctionnalités | Utilisable et accessible | Feedback positif | Récompense informationnelle | Récompense basée sur l’effort | Challenge adapté | Droit à l’erreur |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Graphisme intuitif | X | |||||
| Gratuité | X | |||||
| Jauge | X | X | ||||
| Chat et appel visio | X | |||||
| Timer | X | X | ||||
| Message | X | |||||
| Agenda connecté | X | |||||
| Mode Fantôme | X |
Besoin d'affiliation
Le besoin d’affiliation est “le besoin de se sentir connecté aux autres : se sentir pris en charge et prendre soin des autres.” (Peters, 2018).
Peters a défini plusieurs caractéristiques en lien avec ce besoin :
- Opportunités de soutenir les autres et d’être soutenu
- Sentiment de chaleur/de bienveillance
- Opportunité de contribuer
- Sentiment de gratitude/appréciation
- Sentiment d'empathie
- Importance pour la présence sociale
Ci-dessous, retrouvez un tableau illustrant nos fonctionnalités répondant au besoin d’affiliation et justifié par les caractéristiques de Peters.
| Caractéristiques / Fonctionnalités | Opportunité de soutenir | Sentiment de bienveillance | Opportunité de contribuer | Sentiment de gratitude | Sentiment d'empathie | Présence sociale |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Boîte à motivation | X | X | X | |||
| Carte conceptuelle | X | X | ||||
| Avatar 3D | X | X | X | X | ||
| Chat et appel visio | X | X |
Satisfaction des besoins et bien-être
En se basant sur le modèle METUX (Peters et al., 2018), nous avons effectué ci-dessus trois tableaux pour illustrer en quoi nos différentes fonctionnalités répondent aux différentes caractéristiques propres à chaque besoin (besoin d'autonomie, besoin de compétences et besoin d'affiliation).
Comme nous pouvons le constater, chaque caractéristique a au minimum une fonctionnalité qui permet d'y répondre. Ainsi, nous pouvons affirmer que les besoins d'autonomie, de compétences et d'affiliation sont respectés à travers notre outil CoWorkInc.
Par ailleurs, la réflexion autour de la question du bien-être a été primordiale dans la conception de notre outil. Nous avons tenu à créer un outil axé sur un travail collaboratif où le bien-être est central. Pour se faire, nous avons procédé à des brainstorming afin de s'interroger sur ce qui nous procurait du bien-être lors de session de travail collaborative (synchrone ou asynchrone).
Le fait que notre outil réponde, avec de nombreuses fonctionnalités, aux trois besoins décrits par Peters permet également d'assurer aux collaborateurs un certain confort dans l'exercice de leur travail.
Cependant, certaines limites peuvent apparaître, et des frustrations peuvent naître. Pour mettre en avant ces éventuelles frustrations, nous avons décidé de réaliser des scénarios d'usage. Ces derniers, présentés ci-après, permettent de révéler les limites que peuvent présenter certaines fonctionnalités.
Suite à la mise en avant de ces limites, nous avons repensé les fonctionnalités concernées afin de les améliorer en apportant des solutions aux frustrations mises en avant.
Scénarios d'usage
Nous avons imaginé trois scénarios d'usage afin de visualiser de manière détaillée comment un utilisateur spécifique pourrait interagir avec CoWorcInc dans des situations concrètes. Cela nous a aidé à mieux comprendre les besoins des utilisateurs et à relever des limites afin de concevoir des solutions qui répondent efficacement à ces besoins/limites.
Scénario 1 : Problème de Gestion des Autorisations de Modification Un groupe de travail composé de cinq membres travaillant sur un projet commun : la rédaction d'un rapport de projet sur CoworkInc. Alice active une fonctionnalité pour protéger son travail sur une section critique. Bob, un autre membre, essaie de modifier cette section mais ne peut que faire des suggestions sans pouvoir les appliquer. Alice, occupée, ne répond pas à ses demandes d'autorisation, ce qui retarde le travail sur la section. Les autres membres ne sont pas informés de ce retard, créant ainsi des tensions et de la frustration dans le groupe à l'approche de la date limite. Le problème principal est le manque de communication et de coordination autour de la fonction de demande d'autorisation. Cette fonction, bien qu'utile pour protéger le travail individuel, peut causer des blocages et des retards si mal gérée. Pour résoudre ce problème, des solutions sont proposées : améliorer le système de notifications pour informer rapidement les auteurs des demandes d'autorisation, permettre aux membres de voir qui a activé la demande et pourquoi, établir des règles claires pour l'utilisation de cette fonctionnalité, et organiser des réunions régulières pour discuter de l'avancement et des problèmes de collaboration.
Compte tenu de ce premier scénario d’usage nous avons repenser le mode de notifications de manière à ce que les utilisateurs soit informé à temps mais pas surchargé par les notifications. Il serait possible de paramétrer le notifications en fonction des besoins de l’utilisateur.
Scénario 2 : Problèmes de Coordination avec le Mode Fantôme Une équipe universitaire de quatre étudiants utilisant CoworkInc pour une présentation de recherche collective rencontre des problèmes de coordination. Claire et David utilisent le mode fantôme pour rédiger leurs parties, pensant ainsi améliorer leur concentration. Cependant, cela empêche les autres membres, Émilie et François, de voir leur travail en cours. Par conséquent, Émilie et François travaillent sur les mêmes sections, croyant qu'elles n'ont pas été abordées, ce qui mène à la création de doublons et de confusions. Lorsque Claire et David désactivent le mode fantôme, l'équipe se rend compte des doublons et des incohérences, forçant un retravail supplémentaire et causant frustration et perte de temps. Le mode fantôme, bien qu'utile pour la concentration individuelle, provoque des problèmes de communication et de coordination lorsqu'il est utilisé simultanément par plusieurs membres sur le même document. Pour remédier à cela, il est suggéré de planifier et d'assigner clairement les tâches à l'avance pour éviter les chevauchements, d'organiser des réunions de coordination fréquentes pour synchroniser le travail de l'équipe, et d'implémenter un journal des activités visible par tous, enregistrant les actions effectuées en mode fantôme sans révéler le contenu détaillé. En se basant sur ce deuxième scénario d’usage nous avons repensé le mode fantôme de manière à ce que le “journal de bord” soit intégré dans le mode fantôme. Il serait possible de voir si un autre utilisateur utilise le mode fantôme. Cela permettrait de voir que cette personne est potentiellement en train de travailler mais sans révéler son contenu.
Scénario 3 : Problème de Surcharge d'Information avec CoworkInc Au sein d'un groupe d'étudiants universitaires travaillant sur un projet de recherche et utilisant CoworkInc pour la gestion collaborative, un problème émerge lié à l'utilisation des fonctionnalités de la plateforme. Thomas, un membre du groupe, utilise de manière intensive toutes les fonctionnalités offertes par CoworkInc, comme l'agenda des activités, les notifications constantes, la chatbox, et la jauge de progression. Cette utilisation excessive entraîne une accumulation massive de notifications et de messages pour Thomas, rendant difficile la distinction entre les informations importantes et celles qui le sont moins. En conséquence, il a du mal à se concentrer sur ses tâches spécifiques et passe plus de temps à gérer les notifications qu'à travailler effectivement sur le projet, ce qui nuit à sa productivité et augmente son niveau de stress. Le principal problème ici est la surcharge d'information due à l'usage excessif des fonctionnalités de CoworkInc. Pour résoudre cela, plusieurs solutions sont proposées : la personnalisation des notifications, permettant aux utilisateurs de sélectionner les types de notifications qu'ils reçoivent et leur fréquence, réduisant ainsi les interruptions non essentielles. L'introduction d'un mode de concentration où les notifications et messages sont temporairement suspendus pour un travail ininterrompu. La mise en place de résumés quotidiens ou hebdomadaires pour informer les utilisateurs des activités et mises à jour importantes sans les submerger d'informations constantes. Enfin, fournir des guides et tutoriels sur la gestion efficace des notifications et de l'information dans CoworkInc, aidant ainsi les utilisateurs à mieux naviguer et utiliser la plateforme.
Ces scénarios d’usages nous ont permis de revoir certaines fonctionnalités de notre dispositif et de les adapter pour éviter certains problèmes mis en évidence par les scénarios d’usages. On a principalement ajouter un paramétrage aux notifications pour éviter les deux extrême à savoir une surcharge de notifications et une non considérations des notifications. Les utilisateurs peuvent paramétrer les notifications selon leur préférences ou selon les besoins du projet. On a également adapté notre mode fantôme pour que les autres utilisateurs puissent être informés qu’il a une activité sur le doc même si elle est pas visible.
Prototype final
Prototype
Figure 1
Figure 2
Figure 3
Figure 4
Figure 5
Figure 6
Figure 7
Description
La figure 1 montre le visuel d'une page de document classique sur CoWorkInc. On retrouve en haut à gauche les symboles représentant les différentes fonctionnalités du dispositif, au centre se trouve la page vierge du document et en bas à gauche la fonctionnalité du Chat.
La figure 2 présente quant à elle le visuel de l'agenda, des trois modes d'affichage (Fantôme, Discussion, Rédaction), de la jauge de progression et du timer.
- L'agenda s'affiche comme un calendrier avec quelques interactions possibles affichées sur le côté gauche. Une possibilité de synchronisation avec le timer et l'ajout de rappel sont disponible en bas du calendrier.
- Le timer propose en haut un onglet de personnalisation pour les séances en solitaire et un onglet en dessous pour les séances de groupe.
- Les trois modes d'affichage sont simplement des boutons à sélectionner pour afficher le mode voulu.
- La jauge de progression, elle, présente une jauge qui se remplit automatiquement au fur et à mesure des tâches accomplies. Un message d'encouragement s'inscrit en dessous de la jauge et un bouton en haut à droite permet de sélectionner quelques options supplémentaires.
La figure 3 présente le visuel de la boîte à motivation, du règlement du document ainsi que le Chat.
- La boîte à motivation affiche un message au centre ainsi que quelques options supplémentaires en haut à droite (ajouter, partager, épingler).
- Le règlement du document présente les règles définies par les membres du projet au centre et des options supplémentaires en haut à droite (ajouter, partager, épingler).
- Le Chat, lui, montre une discussion au centre, une barre de rédaction en bas (avec la possibilité de réaliser un message audio, d'ajouter un document ou une image) et une série d'option sur le côté gauche. Ses options sont (du haut vers le bas): Appel de groupe, appel singulier, appel vidéo singulier et synchronisation de conversations WhatsApp sur CoWorkInc.
La figure 4 présente le visuel du nuage d'idées ainsi que des paramètres supplémentaires.
- Le nuage d'idées affiche la carte conceptuelle créée au centre, une barre de rédaction en bas avec la possibilité de créer une nouvelle carte (le plus), générer une carte avec une Intelligence Artificielle (bouton IA) et une corbeille pour supprimer une carte conceptuelle ou un élément de la carte.
- Les paramètres supplémentaires concernent la possibilité de gérer les notifications ainsi que le thème d'affichage de CoWorkInc.
La figure 5 présente le visuel du mode "Fantôme". Le mode Fantôme se présente sous la forme d'un document vierge avec une image de fantôme en fond. La barre de navigation des fonctionnalités s'affiche du côté gauche et sur la droite s'affiche les membres du groupe en ligne. S'ils sont eux aussi connectés en mode Fantôme, un symbole de petit fantôme s'affiche en haut à gauche de leur photo (vignette).
La figure 6 présente le visuel du mode "Discussion". Le mode Discussion se présente sous la forme d'une salle fictive de réunion mettant en scène les avatars des membres présents. Les emojis des émotions s'affiche en dessus de la tête des avatars. Sur la droite se trouve les vignettes des membres connectés à l'appel, présentant leur photo lors d'appel simple et leur image réelle lors d'appel vidéo. Sur la gauche se trouve la barre des fonctionnalités ainsi que deux fonctionnalités supplémentaires du mode Discussion: la création de salle de réunion privée et la création de salle de réunion publique.
Enfin, la figure 7 présente le visuel du mode "Rédaction". Le mode Rédaction comporte une page de document au centre, la barre des fonctionnalités sur la gauche ainsi que les vignettes des membres connectés à un appel (s'il y en a un en cours). En dessous de la barre de fonctionnalités se trouve l'option de faire un appel simple ou un appel vidéo.
Bibliographie
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