Le classement des données

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Resumé - Abstract ici résumé français et anglais mots clé : ...

Historique et contexte

L’utilisateur lambda est confronté à une quantité de données personnelles de plus en plus conséquente et les pratiques autour de la gestion de ces données se sont modifiées. Plusieurs raisons expliquent cela. La première tient au fait que la capacité des disques durs est de plus en plus importante et a, de fait, occasionné un changement des habitudes : là où auparavant nous faisions un effort pour trier en amont ce qu’il était vraiment pertinent de garder, nous pouvons maintenant « stocker d’abord et voir plus tard ». La capacité augmentant et le coût des supports de stockage diminuant, le contenant n'agit plus comme limitateur de la quantité des stocks. Nous ne sommes plus obligés de régulièrement « faire de la place », ce qui fait que nous connaissons moins en détail le contenu de nos ordinateurs qu'auparavant car nous n’ouvrons plus certains répertoires ou fichiers. Nous pouvons maintenant rajouter des disques à notre configuration initiale, de même nous pouvons prendre des dizaines de photos d’une même scène en vue d’un choix ultérieur.

Le second changement important est la multiplication des espaces de stockage. Si l’on prend le cas des photos, il n’est pas rare de les trouver stockées sur différents supports physiques : disque dur interne ou externe, téléphone, Ipod, cartes, mais aussi espaces virtuels en ligne : Flikr, Picasa, blogs, sites, webmail, réseaux sociaux etc. L’observation des pratiques montre que l’original d’une photo ne se trouve pas forcément sur le disque dur « parent », ce qui complique les procédures de classement mais paradoxalement simplifie parfois les procédures de recouvrement et nous verrons pourquoi. Pour autant, certaines applications sur Internet ne permettent pas de récupérer des données contextualisées. C’est le cas de Facebook par exemple, on ne peut pas récupérer un fil de discussion ou son propre mur. D’autres applications offrent au contraire des possibilités de synchronisation entre espace de stockage sur son disque dur et stockage sur internet. C’est le cas de la plupart des webmail que l’on peut synchroniser avec son courrieleur. C’est le cas aussi des outils de partage de signets (social bookmarks).

Cette remarque nous amène au troisième grand changement : avec l’avènement du Web 2.0 et l’explosion des réseaux sociaux, on stocke pour soi-même mais on stocke aussi pour partager. Les outils et applications devenant de plus en plus interopérables, ceci tend maintenant à nous faire évoluer vers un partage direct, sans avoir préalablement stocké l'objet à partager. Reprenons pour exemple le cas des photos : on peut maintenant envoyer une photo directement de son téléphone portable sur un réseau social, là où auparavant il eût fallu d’abord la transférer sur son ordinateur pour la rendre compatible en taille, en poids avec le site receveur.

Définition et enjeux

Dans cet article nous observerons le classement et la récupération des données personnelles sous deux angles qui nous semblent essentiels : l’ergonomie des systèmes et les mécanismes cognitifs convoqués, mais nous n’ignorons pas qu’il y a d’autres facteurs importants –notamment sociologiques- qui influencent les pratiques, par exemple si les personnes sont ou ne sont pas des « digitales natives », le métier exercé (les méthodes de classement peuvent être inspirées des pratiques professionnelles), le statut de l’ordinateur dans la famille (est-il partagé ou non) etc. D’autre part nous ferons essentiellement référence à Windows qui reste le système d’exploitation le plus usité.

Aspects cognitifs

Connaissances déclaratives et procédurales

Le classement des données fait appel à divers types de connaissances :

• Des connaissances déclaratives : l’utilisateur doit avoir des notions de ce qu’est un fichier, un répertoire, une arborescence, un format. Il doit en outre savoir renommer, catégoriser, hiérarchiser et trier.
• Des connaissances procédurales : il doit savoir couper, coller, créer un nouveau répertoire, déplacer des éléments, en supprimer.

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Processus mnésiques

• Fonctionnement général

Tiberghien (2002) définit ainsi la mémoire : « Capacité des organismes vivants et de certains artefacts à encoder, stocker et retrouver l’information ». La mémoire est donc caractérisée par une phase d’encodage et de stockage, une phase de réactivation et une phase de rétention (entre les deux phases précédentes) (Seron et al.,1999). Chez les chercheurs on trouve deux conceptions principales de la mémoire : pour les uns c’est un système unitaire (approche structuraliste), pour les autres c’est un système composé de sous systèmes (approche fonctionnaliste).

Le psychologue torontois Endel Tulving (2nde conception) proposa en 1995 un modèle d’organisation de la mémoire en cinq systèmes, organisés hiérarchiquement et collaborant ensemble pour assurer les 3 fonctions essentielles de la mémoire : encodage (enregistrer les informations nouvelles), stockage (les conserver) et recouvrement (les récupérer). Ce modèle, bien que discuté, est le plus couramment admis.

Voici la représentation schématique de la mémoire permanente, telle que l'a imaginée Tulving. Ce modèle montre les relations entre les systèmes. Pour Tulving, les systèmes se trouvant à la base de la pyramide (perceptif et procédural) ont un fonctionnement indépendant mais tous les systèmes interagissent entre eux. ( Bertrand et al.,2009)

La mémoire procédurale permet d’apprendre des actions, des procédures. Elle ne se développe pas par accumulation mais par ajustement progressif de l’action à un objectif. Elle permet notamment l’acquisition de compétences motrices. Par exemple manipuler la souris relève de la mémoire procédurale. C’est la mémoire des automatismes appris et elle s’exprime dans l’action. Elle est anoétique car aucun état de conscience ne la caractérise.

La mémoire perceptive permet de reconnaître des formes et des structures. Reconnaître les icônes fait appel à la mémoire perceptive.

La mémoire sémantique permet de stocker des connaissances. Cette mémoire est nécessaire à la compréhension et à la production de sens et elle est dite « noétique » car la conscience de l’existence du monde est indépendante de soi. Elle est sensible aux variations contextuelles entre le stockage et la récupération ainsi qu’aux facteurs affectifs. Classer des données nécessite d’en avoir compris le contenu et de savoir à quoi sont reliées ces données.

La mémoire de travail est une mémoire à court terme. Elle permet de retenir les informations nécessaires à une autre activité. Sa capacité est limitée. On la mesure par des tests d’empan. Elle permet par exemple de retenir les répertoires déjà explorés lorsqu’on recherche un fichier. Généralement on la compare à la mémoire vive de nos ordinateurs.

La mémoire épisodique permet de se souvenir d’évènements personnels. L’accès à cette mémoire s’accompagne d’un éveil spécifique de conscience mnémonique appelé « recollection ». Tulving parlera de conscience autonoetique, car elle permet la reviviscence consciente de l’événement et l’individu prend alors conscience de son identité et de son existence dans un temps chronologique qu’il parcourt mentalement. C’est grâce à cette mémoire que Marcel Proust pu se remémorer ses souvenirs à partir du simple goût d'une madeleine. De la même manière, lorsqu’un utilisateur recherchera sur son ordinateur une photo de ses dernières vacances, il se remémorera les circonstances de la prise de vue ou des éléments liés à ses vacances. Cette mémoire est particulièrement étudiée par les chercheurs car d’une part elle peut générer des faux souvenirs (on parle alors d’amnésie de source ) et d’autre part c’est le système de mémoire qui se détériore le plus rapidement avec le vieillissement.

Les deux mémoires à long terme sémantiques et épisodiques font partie de la classe des mémoires déclaratives appelées mémoires explicites ou encore mémoires objet car elles stockent des faits qui peuvent être discutés consciemment et facilement, tandis que la mémoire procédurale est une mémoire implicite, ou mémoire outil qui n’enregistre que des automatismes et que l’individu restitue « sans réfléchir ». (Schacter, 1987; Roediger, 1990 cités par Etcheverry)

Dans ce modèle appelé SPI (Seriel, Parallèle, Indépendant), l’encodage est sériel car les informations entrent dans la mémoire perceptive, puis accèdent ensuite éventuellement aux autres types de mémoire. Le stockage se fait en parallèle dans les différents systèmes et l’information est récupérée de façon indépendante, dans chaque système concerné (Guegen et al, 2005). Une des conséquences de l’encodage seriel est la possibilité d’élaborer des connaissances sans former de souvenirs et donc sans laisser traces en mémoire sémantique. D’autres recherches montrent que les patients ayant une mémoire épisodique très faible peuvent néanmoins élaborer des connaissances. Il est donc possible d’acquérir de nouveaux savoirs sans que le sujet ait le moindre souvenir conscient des circonstances de l’acquisition.

Pour illustrer l’interaction de ces différentes mémoires avec le thème qui nous intéresse, on peut dire que percevoir une différence visuelle entre une photo et un texte relève de la mémoire perceptive, par contre faire la différence entre un .jpeg et .doc relève de la mémoire sémantique car on a alors appris/acquis la notion de format. Créer un nouveau dossier pour classer ses données relève de la mémoire procédurale : on a appris à faire bouton droit / nouveau / dossier et on le fait sans y réfléchir mais nommer ce dossier fait appel à la mémoire sémantique. Retrouver ses données fait intervenir à la fois la mémoire perceptive : on reconnaît un type fichier par son icône ; la mémoire épisodique : on se souvient d’avoir écrit ou rangé ce fichier dans tel ou tel contexte, à telle occasion ; la mémoire sémantique : on se souvient du thème du fichier que l’on cherche ; et bien sûr la mémoire de travail.

• Encodage, consolidation et rappel

Tulving a montré qu’il existe une forte corrélation entre le contexte d’encodage et le contexte de récupération des informations. (Tulving & Thompson, 1971). Le processus de rappel est bien plus efficace si les deux contextes sont similaires. A contrario le rappel est plus difficile si le contexte est très différent. Nous expérimentons cela lorsque nous sommes dans une pièce et devons aller chercher quelque chose dans une autre pièce, arrivé dans celle-ci nous ne savons plus ce que nous venions chercher et nous devons revenir dans la première pièce pour en retrouver la trace mnesique. Nous n’avons pas toujours besoin de retourner sur les lieux, nous pouvons simplement imaginer le contexte dans lequel cette information a été codée pour la première fois. De nombreuses études ont montré que l’encodage et la récupération du contexte sont essentiels au bon fonctionnement de la mémoire : le contexte permet de discriminer l’information et sert donc d’indice de récupération.

Dans le classement des données, plusieurs éléments sont mémorisés pour un même fichier : -le contenu du fichier : son thème, de quoi parle-t-il ? -le contexte de création du fichier, lorsqu’il y a création d’un document : à quelle occasion j’ai créé ce document ? -le contexte d’enregistrement du fichier : pourquoi j’ai enregistré tel fichier ? j’étais en train de travailler sur quel thème ? je l’ai fait à partir de quel logiciel ?

En étudiant la recherche d’informations sur Internet, Oulasvirta (2004) a mis en évidence que « les informations issues de pages Web étaient mieux appelées/reconnues lorsque la recherche était orientée sur le traitement de contenu que lorsqu’elle consistait à localiser l’information » (cité par Etcheverry, 2009). De la même manière dans la recherche des données personnelles sur son ordinateur, on peut observer que les données produites par l’utilisateur sont plus rapidement retrouvées que les données récupérées sur le Web (exemple observé : un cv écrit par la personne vs un modèle de cv récupéré sur le Web). De la même manière, stocker des photos sur son ordinateur lorsqu’on les a soi-même prises, nécessite un ensemble de manipulations techniques (brancher l’appareil photo, transférer, vider l’appareil, trouver où ces photos ont été transférées, les visionner, éventuellement les classer immédiatement) qui posent un contexte d’action. Il n’est pas rare que lorsque ces manipulations se font en présence de quelqu’un, l’utilisateur se souvienne de la personne présente, des difficultés éventuelles de transfert, des mots échangés etc. Lorsque l’utilisateur reçoit des photos par email et les stocke dans un répertoire, le contexte se résume en général à la personne qui lui les a envoyé et le logiciel (« je les ai reçues par mail »). Ce peu d’éléments contextuels rend la récupération des fichiers plus difficile.

D’autre part plus la procédure est automatique, plus le contexte est faible et plus le rappel est fastidieux (mémoire procédurale, anoétique : absence de conscience). Par exemple si le système propose « enregistrer sous » et que la personne enregistre dans un dossier « par défaut » (c'est-à-dire prédéterminé par le système), le manque d’actions « conscientisées » rend la récupération là aussi plus difficile dès que le répertoire atteint un nombre important de fichiers. L’observation sur le terrain montre que l’utilisateur débutant ne se rend pas compte que les répertoires sont classés par ordre alphabétique. Il ne s’en aperçoit que lorsqu’on lui montre les fonctions de tri des colonnes (dans Poste de Travail). Mais la mémoire procédurale est importante car l’encodage d’une information ne doit pour autant pas être « pollué » par des difficultés de maniement des outils.

En résumé, on peut donc supposer que les actions impliquant plusieurs types de mémoire, mémoire sémantique lorsque l’utilisateur nomme un fichier, mémoire épisodique lorsqu’il enregistre mentalement le contexte, et mémoire procédurale lorsqu’il peut faire des actions de base sans réfléchir (ouvrir, fermer, etc) participent à un meilleur encodage de l’information et donc à une meilleure localisation ultérieure grâce à l’action de la mémoire épisodique.

Ergonomie des systèmes

Le poète grec Simonide de Céos (556-468 ? avant J.C.) avait mis au point une méthode lui permettant de mémoriser une grande quantité de données. Lors d’un banquet, l’édifice dans lequel mangeaient les convives s’écroula. Simonide, seul survivant, peut aider à la reconstitution des dépouilles en se remémorant la place de chacun. C’est la méthode dite des lieux de mémoire, améliorée par la suite par Quintilien (35-95 ? après J.C.). De l’histoire de Simonide, les rhéteurs avaient conclu que la condition nécessaire à une bonne mémoire était d’en organiser les images. Ils associèrent donc mentalement une image à l’entité à mémoriser puis à la déposèrent dans la pièce d’un bâtiment fictif. Pour l’anecdote, Pierre de Ravenne, grâce à cette méthode, se disait apte à réciter deux cents discours de Cicéron, l’ensemble du droit canon et vingt mille points du droit civil. L’esprit devenait un véritable palais architectural qu’il fallait visiter régulièrement pour en faire en quelque sorte l’inventaire. Cette histoire nous amène à réfléchir à l’utilisation de la métaphore et des images dans les systèmes d’exploitation en tant qu’aide au recouvrement de nos données personnelles.

Cette méthode reprise encore aujourd’hui est connue sous le terme de méthode de LOCI (lieux) (Collard, 2008) Cette histoire nous amène à réfléchir à l’utilisation de la métaphore et des images dans les systèmes d’exploitation en tant qu’aide au recouvrement de nos données personnelles.

Quelques éléments théoriques à propos de la métaphore

De manière simple, nous pourrions dire que la métaphore une projection d’un concept source vers un concept cible. Nous relèverons ci-dessous deux théories majeures sur le sujet. Mais pour mieux comprendre ce dont il s’agit, donnons d’abord une définition de ce que sont les concepts : « Les concepts, qui forment nos connaissances, sont représentés par des structures schématiques composées d’éléments et de relations entre ces éléments. » (Collard, 2004)

• La théorie de la métaphore conceptuelle (Lakoff et Johnson, 1985)

En 1985, Lakoff et Johnson élaborent la théorie de la métaphore conceptuelle. Pour ces deux linguistes, l’esprit est structuré métaphoriquement, c’est un processus cognitif et les métaphores langagières sont l’expression de ce processus. Ils définissent la métaphore comme un processus qui « permet de comprendre quelque chose (et d’en faire l’expérience) en termes de quelque chose d’autre » (Collard, 2008). Ce système conceptuel nous permet d’appréhender la réalité et de comprendre des idées compliquées à partir d’éléments plus simples. Le concept source doit donc être connu et compris indépendamment de la métaphore et une corrélation doit s’opérer entre la cible et la source, même si les deux sont très différents. C’est notre expérience qui permet de corréler les deux, même si les deux éléments ne possèdent pas de propriétés communes et c’est finalement ceci qui fait qu’une métaphore peut être comprise diversement d’une culture à l’autre. Le choix du concept source a un impact sur la globalité du concept cible en en occultant certains aspects. D’autre part la compréhension de la métaphore dépend fortement du contexte : si l’on dit qu’un chirurgien est un boucher, le sens se fait parce qu’on sait que le métier de chirurgien n’est pas -en principe- de simplement découper de la viande !. Dans ce contexte, ce n’est pas le métier de boucher qui est dénigré mais bien celui de chirurgien. Lakoff et Johnson font par ailleurs une distinction entre métaphores conventionnelles et métaphores nouvelles. Les premières font partie intégrante de notre langage et de notre culture et ne nécessitent pas de mobiliser notre conscience, les secondes sont le produit de notre imagination ou le résultat d’une création et nécessitent donc compréhension et réflexion. Elles sont une manière nouvelle de penser le concept cible.

Ces chercheurs distinguent 3 types de métaphores : d’orientation, ontologique ou structurale, définis comme suit :

- Ontologique : les événements, les sentiments peuvent être appréhendés sur le mode des objets physiques, ex : "au « pied » de la montagne"
- Structurale : le concept métaphorique structure un concept en fonction d’un autre, ex : "la discussion c’est la guerre"
- Orientation : elle organise un système entier de concepts les uns par rapport aux autres, ex : "le bonheur est en haut, la tristesse est en bas".

Bien qu’elles n’aient pas d’existence propre, les métaphores trouvent donc leur source dans notre expérience.

• La théorie de l’intégration conceptuelle IC (Fauconnier et Turner, 2003)

Cette théorie postule qu’une projection sélective a lieu à partir d’au moins deux espaces mentaux (espaces initiaux ou inputs) partageant une structure commune (espace générique) vers un autre espace mental dynamique que Fauconnier et Turner appellent « blended space » (espace intégrant). Ce sont des espaces à court terme dont la fonction est de répondre à un besoin ponctuel de conceptualisation face à une nouveauté ou une création. L’émergence du nouveau concept se réalise à partir de trois processus : la composition (nouvelles projections issues de la mise en relation des espaces initiaux) ; l’exécution (substitution d'une structure entière et bien connue par une structure partielle) et l’élaboration (stimulation mentale ou physique de l’évènement dans l’espace mixte).

Contrairement à la modélisation de Lakoff, il ne s’agit plus d’associer les éléments de deux domaines conceptuels mis en présence mais de relier chaque éléments des deux espaces mentaux par des projections trans-spatiales (cross-space mapping) (Grea, 2002). Ces projections utilisent des relations vitales telles que l'identité, l'analogie, la similarité, l’analogie, la causalité, le changement, le temps, la propriété, la similarité, l'intentionnalité, l'espace, le rôle, la partie et le tout, la représentation, le contrefactuel, la contradiction (Turner, 2000). Grâce à la compression à échelle humaine de ces relations vitales mises en œuvre dans le « blend », l’intégration conceptuelle permet de comprendre des sens hétérogènes et d’en élaborer de nouveaux. De fait, cette théorie dépasse l’idée que le processus irait d’une source vers une cible de façon directe et unilatérale, mais au contraire source et cible sont reliées dans un processus dynamique amenant à l’émergence de nouvelles connaissances.

Système d’exploitation et artefacts cognitifs

Pour Jonassen (1992), les outils sont un prolongement du corps humain. Ils sont dits outils "cognitifs" lorsqu’ils aident au traitement l’information, rendant possible des processus de compréhension qui autrement ne le seraient que difficilement. La métaphore est donc un outil cognitif.

• La métaphore du bureau

Dans le système d’exploitation Windows est mis en exergue la métaphore du bureau parfois du point de vue sémantique, en d’autres cas par le biais iconique.

Quelques exemples :

- Sémantique : l’écran d’accueil se nomme le "bureau" (mais n’en porte que le nom). Usage est fait de termes tels que couper, copier, coller, fichier, répertoires, imprimer, dossier… (liste non exhaustive). On peut éventuellement rajouter papier peint, fenêtres et poste de travail, bien que ces trois derniers éléments ne soient pas typiquement issus du monde du bureau mais introduisent une dimension spatiale.

- Iconique : icône ciseaux, répertoire représentant un classeur suspendu, loupe, feuille avec coin repliée etc.

Force est de constater que la métaphore n’est pas exploitée jusqu’au bout alors qu’elle pourrait être fortement enrichie pour aider au classement des données. Ainsi aurions-nous pu envisager des : tiroirs, classeurs, chemises, sous-chemises, etc…

Cette métaphore -si elle avait été bien pensée- aurait pu être une ancre matérielle (Hutchins, 2002) et permettre à l’utilisateur de se dégager de certaines opérations cognitives, notamment mnesiques : certaines actions de récupération auraient alors plus sollicité la mémoire procédurale que la mémoire épisodique. Cette métaphore du bureau pourrait fonctionner exactement comme la méthode de LOCI, décrite plus haut : pour rechercher ses fichiers, l’utilisateur visualise des meubles à tiroirs dans lesquels sont rangés des classeurs suspendus qui contiennent des chemises et des sous-chemises. Et ces meubles peuvent se trouver dans différentes pièces...

Ainsi, si l’utilisateur avait le choix de différents contenants pour stocker ses affaires, un processus de double codage serait à l’oeuvre lors du rangement des données. En observant que les sujets retiennent mieux les images que les mots, Paivio (1986) a postulé que celles-ci étaient doublement encodées : sous forme d’image et sous forme verbale. La théorie du double codage agit dans les deux sens : verbalisation interne des dessins et « imagerie » des mots. D’autre part la mémorisation des images résiste mieux aux effet de l’âge, bien qu’en cas de double codage, le rappel verbal soit un peu plus long chez des populations âgées.

Notons par ailleurs comme nous l’avons dit plus haut, la compréhension d’une métaphore est fortement tributaire de l’expérience des individus. Un système métaphorique optimal serait probablement un système qui s’adapterait au mieux à l’utilisateur, par exemple en proposant plusieurs environnements paramétrables. Par exemple si vous êtes garagiste, peut-être que le classement de vos données serait plus facile dans une boite à outil géante !

• Le rôle des images dans la métaphore du bureau

Les quelques images présentes dans la métaphore du bureau le sont sous forme iconique (ileis). Selon Peraya (1998), une icône représente des objets plus proches du modèle mental de l’utilisateur, et ce de manière plus accessible, évite de mémoriser les fonctionnalités et leur syntaxe, de les taper sur un clavier. Les ileis sont donc censés aider à la communication et à la recherche de l'information : ils aident à s'orienter, à identifier, sélectionner et extraire l'information pertinente. Ils servent aussi de raccourci mnémotechnique. Dans la métaphore du bureau, ce sont principalement des icônes de fonction : elles permettent une action (exemple un feuille vierge pour l’action "ouvrir un nouveau fichier") et sont parfois génériques, c'est-à-dire communes à plusieurs logiciels, il y a donc standardisation iconique mais ceci implique de connaître ce langage particulier (exemple les ciseaux pour l’action de couper). Ces icônes relèvent tantôt de la métaphore (loupe = rechercher), tantôt de la métonymie (ciseau = couper).

Leur échelle d’iconocité (Moles, 1978) est très variable : l’icône "imprimante" est généralement bien identifiée. Par contre l’icône répertoire qui représente une chemise pourvue d’une étiquette (comme le sont les dossiers suspendus) n’est jamais spontanément repérée comme telle, ainsi qu’en témoigne sur le terrain l’une des interprétations courante : c’est une "valise jaune".

L’ileis pas toujours perçu comme un outil facilitateur au sens où son utilisation dépend beaucoup des habitudes d’origine : quelqu’un qui aura appris à se servir des raccourcis clavier préfèrera ces derniers - au motif d’une plus grande rapidité d'action-. D’autres personnes utiliseront plutôt le menu contextuel bouton droit. De fait, bien souvent une méthode est préférée et une autre vient en compensation : par exemple lorsqu’une option manque dans le menu contextuel, on regarde alors si elle se trouve dans les icônes. L’environnement étant en général très complexe, l’habitude joue un grand rôle et il n’y a pas de « meilleure » méthode à enseigner ni de méthode à corriger en la matière dans la mesure où l’apprenant a déjà acquis quelques connaissances de manière autonome et ne démarre pas ex nihilo. Reste qu’il semblerait que les personnes d’un certain âge préfèrent les mots aux images. Peut-être est-ce juste une question fonctionnelle : les icônes sont trop petites pour être correctement déchiffrées, ou peut-être est-ce une question de mémorisation. Mais parfois les mots correspondent mal à la situation. Par exemple la fonction "envoyer vers" pourrait servir à déplacer les fichiers dans le cadre d’un rangement et permettrait in fine de mieux mémoriser l’arborescence (en obligeant à "descendre" ou "remonter" l’arborescence) mais ce n’est pas le cas : "envoyer vers" n’évoque pas un "déplacement" chez les utilisateurs mais plutôt un adressage à quelqu’un. Donc les utilisateurs passent soit par le couper/coller soit par le glisser/déposer.

• L’arborescence dans le Poste de Travail

C’est l’épine du classement et du recouvrement des données : l’arborescence est incompréhensible car visuellement elle introduit conjointement une organisation matriochkariale (poupées russes) et un système de raccourcis vers les dossiers importants (« mes documents » ; « mes images » ; « mes vidéos »). Ceci est généré par une confusion iconique qui représente et met sur un même niveau à la fois quelque chose de physique (le disque dur) et quelque chose de symbolique (le raccourci).

Les répertoires tous de couleur jaune, ne comportant aucun élément discriminant, entretiennent la confusion. Il aurait probablement été utile que à la création d’un nouveau répertoire soit d’emblée proposées quelques fonctions graphiques: de quelle couleur ? voire de quelle forme (par exemple est-ce que ce sera un répertoire, une chemise, une sous-chemise ?) Des couleurs différentes permettraient un classement plus personnalisé et efficace : par exemple famille = couleur verte, amis = couleur bleu etc. Il existe une possibilité de changer l’aspect des dossiers mais elle est complexe et nécessite des compétences qui font que lorsqu’on les a, on est alors assez habile pour se retrouver dans l’arborescence et on n’en a plus besoin. Cette possibilité de personnaliser facilement les dossiers serait pourtant bien utile au regard de la théorie du double codage mais aussi pour ancrer un peu plus la mémoire épisodique, principale mémoire à l’œuvre dans le recouvrement des données.

Ces incohérences visuelles dans l'arborescence et le manque de différence entre les répertoires font que on voit parfois l'utilisateur ouvrir plusieurs répertoires à la recherche désespérée d'un indice, d'une trace qui pourrait déclencher le souvenir.

Classement des données et formation

Nous parlerons ici essentiellement de la population qui nous intéresse professionnellement, à savoir la classe d’âge 50-90 ans. Pour cette population, les manières de classer les données sont diverses mais il y a des constantes dans les difficultés rencontrées, notamment lors du recouvrement.

Observations de terrain

Les retraités n’utilisent qu’assez peu le moteur de recherche de Windows. Il y a plusieurs raisons à cela : d’une part le moteur ne cherche que sur les intitulés de fichiers, ce qui oblige en amont à avoir éventuellement renommé ses fichiers pour les rendre plus intelligibles et mémorisables (parfois des fichiers téléchargés ne sont identifiés que par un numéro ou une date). D’autre part, les disques étant très gros et le temps de recherche pouvant être très long, il faut déjà bien avoir compris le fonctionnement de l’arborescence (organisation, navigation) pour indiquer au moteur dans quel(s) répertoire(s) rechercher et limiter ainsi le temps d’investigation. Il faut aussi connaître certaines syntaxes, ce qui nécessite d’avoir des notions de « format », par exemple si l’on veut chercher toutes les images, on tape *.jpeg (« je cherche tous les fichiers ayant pour extension jpeg »). Mais si ces images sont « encapsulées » dans un diaporama ou dans une animation flash, elles ne seront pas retrouvées par le moteur de recherche.

De la même manière, les personnes n’utilisent pas les possibilités de tag lorsque celles-ci sont présentes. D’une part ces fonctionnalités ne sont pas proposées à l’enregistrement du fichier (par exemple dans le cas d’un texte écrit dans Word), il faut donc savoir où les trouver et d’autre part, même si elles sont prévues (par exemple dans Firefox on peut mettre des mot-clés lorsqu’on enregistre un lien), elles sont fastidieuses et obligent à se « décentrer » de l’activité en cours. Or l’enregistrement d’une url, -pour reprendre cet exemple-, peut se faire très facilement, selon les outils, sans mobiliser de mémoire autre que la mémoire procédurale.

Probablement faudrait-il un outil qui cherche plus intuitivement, capable de scanner le document dès l’enregistrement et d’en déterminer les mot-clés, tout seul, sans aucune intervention de l’utilisateur. Certaines applications comme Google Desktop proposent ces fonctionnalités, mais il faut en connaître l’existence et les installer. D’autre part, ce type d’outil peut poser des problèmes de confidentialité, du fait de son interconnexion avec le web.

Les propositions de classement faites par le système sont complexes : tantôt l’utilisateur doit classer ses fichiers dans les applications concernées par exemple les mails dans le courrieleur, ou les url dans les marques pages, tantôt il doit les classer directement dans les fichiers de son arborescence, par exemple lorsqu’il écrit une lettre dans Word. A l’usage, on se rend compte que l’utilisateur mémorise assez bien l’application : par exemple « j’ai reçu cette photo par mail » ou « j’ai crée cette lettre dans Word », « j’ai trouvé ce lien sur Internet ». L’application lui sert alors d’indice contextuel et vient nourrir la mémoire épisodique. Mais les choses se compliquent lorsque l’application n’est qu’un intermédiaire. Le cas le plus fréquent est la réception d’un lien web par mail. Si l’utilisateur n’a pas bookmarqué cette url dès qu’il l’a ouvert dans le navigateur, il lui est très difficile par la suite de la retrouver car il y a confusion indiciale entre l’outil mail et le navigateur.

Dès lors comment classer au mieux ses petites affaires ? Observons ci-dessous un exemple d’organisation originale utilisée par un retraité autodidacte. Ce classement est intéressant car très peu usité : l’utilisateur a choisi de classer par thème indépendamment de l’application (bien que son répertoire d’origine y fasse référence (ici Word)) :

On voit dans cette organisation que le répertoire « Russie » rassemble tout ce qui touche à ce thème, indépendamment du format et donc du logiciel de celui qui ouvrira le fichier : mail, doc, xls, pdf ou jpg. Ce type d’organisation est rare, le plus fréquemment rencontré étant un agencement mixte, tantôt par thème, tantôt par support. En général le thème est dupliqué dans différents supports. Par exemple on retrouvera le répertoire « famille » dans le répertoire Images, dans le répertoire Mes documents, mais aussi dans un répertoire dédié du courieleur. Alors que dans cet exemple le thème choisi ne tient pas compte de l’application ou du support. Il serait intéressant d’étudier si ce type d’agencement est plus opérationnel et quels en sont les impacts sur la mémorisation. Ici on peut supposer que le double codage s’opère entre contenu et contenant alors que dans l’autre cas, il nous semble qu’il se réalise entre le contexte (l’outil, la personne qui a donné le fichier etc.) et le contenu.

Un autre exemple de classement vu sur le terrain, est une organisation par session : l’utilisatrice (débutante) ayant beaucoup de photos, a créé une session « photos » en plus de sa session habituelle. Ainsi dit-elle, quand elle s’occupe de classer ses photos elle va dans une « pièce » à part. De fait, elle a pris soin de mettre des fonds d’écran différents d’un bureau à l’autre pour avoir des repères visuels. Cette option de rangement est intéressante quand on sait que le système Windows prévoit certes la création de sessions mais ce sont des sessions « utilisateurs » et non des sessions « objets ». Cette manière de classer met en exergue les manques de repères visuels et spatiaux qui font réellement défaut dans Windows, repères pourtant très importants pour chez les personnes âgées qui se sentent assez vite "débordées" et/ou "perdues".

Comment former au classement des données ?

L’observation des pratiques et des habitudes nous enseigne qu’il n’est de classement idéal que celui qui permet de retrouver rapidement et efficacement ses données. Ainsi si la personne a une idée assez précise de la manière dont elle souhaite organiser ses fichiers, il ne sert à rien de lui en proposer une autre jugée plus efficace, plus logique ou plus rapide, car dès lors qu’elle a son idée, elle a construit des indices qui aideront au recouvrement.

A notre avis, tout l’effort de formation doit porter essentiellement sur la compréhension de l’arborescence, sur les outils aidant à la recherche et sur la construction mentale d’indices, ce que nous pourrions appeler des « tags mnesiques ». Il faut le plus possible que l’acte de ranger un fichier soit conscientisé.

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Bibliographie

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Sylviane