Module de gestion de tâches : Teams

Sébastien Coupez, Daniel Casas Dans le cadre du cours ADID1, Master MALTT Module des gestions de tâches : Teams

Public et contexte

Bénéficiaires et leurs caractéristiques

Les bénéficiaires de la formation sont les nouveaux collaborateurs de l’entreprise. Cette formation aura lieu durant leurs trois premiers mois d’engagement. Il y aura entre 12 et 15 collaborateurs par cours. Comme ils seront au début de leur contrat, ils connaîtront l’entreprise, mais pas encore tous les processus et fonctionnements.  

Prérequis et niveau

Tous les collaborateurs devront passer par cette formation, indépendamment de leur fonction et de leur niveau dans l’entreprise. Le seul prérequis est d’avoir obtenu les accès informatiques pour se connecter à sa session, à sa boîte mail et à Microsoft teams. Comme il s’agit d’une formation sur la planification, le travail de groupe ainsi que l’importance de la communication, il est important que la formation arrive suffisamment tôt. Le premier module se fera durant la première semaine.

Contexte

L’entreprise Chip met en place des formations pour améliorer l’intégration des nouveaux collaborateurs. L’une de ces formations est axée sur la gestion des tâches et la planification agile. Elle aura comme principale mission de permettre au collaborateur de monter en compétences sans que celui-ci ressente une trop grosse charge de travail. Une hybridation a été prévue dans ce sens. La première partie aura lieu à distance afin de permettre à chacun de s’organiser de façon autonome. La deuxième partie aura lieu en présence afin de renforcer les relations entre les collaborateurs. La troisième partie interviendra vers la fin des trois mois afin d'avoir le temps de mettre en place les connaissances dans son quotidien.

Ainsi, voici les axes de contenu de la formation.:

Période 1 (à distance) : De façon individuelle, le collaborateur va apprendre les logiciels utilisés dans l’entreprise et prendre conscience de ses lacunes grâce à une série d’exercices.

Période 2 (en présence) : En groupe, retour sur les exercices et théories sur la planification agile

Période 3 (à distance) : En groupe, partage d’expériences sur la mise en place du contenu appris, discussion autour des problématiques vécues.

Afin de faciliter la conservation des informations par les employés, l’accès à la formation et aux capsules vidéos sera conservé dans le temps. Chaque collaborateur pourra donc rechercher les informations qu’il lui faut.

Contraintes

Nous avons reçu plusieurs contraintes concernant cette formation. La formation doit pouvoir être réutilisable et adaptable facilement en cas de changements organisationnels. Elle doit optimiser les moments en présentiel pour réduire au mieux les temps morts. Toutes les parties à distance doivent pouvoir être stockées sur le LMS Moodle. La communication doit être centralisée sur Moodle . Les modules doivent s’adapter selon les départements et les fonctions exercées

Environnement spatio-temporel

Accès

L’accès à cette formation se fera en ligne avec le compte Moodle que recevra chaque employé lors de leur entrée en service. Il suffira de se connecter et de s’inscrire à la formation afin d’avoir accès aux différents supports.

Lieu

La formation aura lieu, dans un premier temps, en dehors de l’entreprise, pour la partie en ligne (dans le domicile du collaborateur, dans une bibliothèque, etc.). Puis, dans un second temps, la suite de la formation se passera au sein-même de l’entreprise.

Temps, durée

3 périodes: Distance : XXXXh Présence : XXX h 1 semaine après -> le temps de faire la 1 ère période et de laisser reposer. sans pour autant perdre la motivation car trop de délai. Distance : XXX h 3 semaines après -> le temps d’exercer dans son quotidien

Rythme

La formation s’initie durant la période des 3 premiers mois d’un nouveau collaborateur. Les cours de la formation durent entre 2 et 3 heures et se divisent en 3 parties : un avant, un pendant et un après. Nous laisserons une semaine après la première période à distance pour réaliser des tâches données, avant de débuter la deuxième période, en présentiel. Suite à cela, 3 semaines sont accordées au collaborateur pour mettre en pratique ses nouveaux acquis dans l’entreprise. Pour terminer, nous terminons cette formation sur une petite séance d’échange et de feedback sur le module, afin de toujours mieux l’ajuster.

Scénario d’apprentissage

Axe des connaissances et compétences :

Objectifs (cognitifs, affectifs, psychomoteurs, régulatifs)

• Tous les participants ont ouvert et partagé leur calendrier
• Tous les participants savent créer un événement en ajoutant des gens, des salles et des catégories par projet/groupe de travail.
• Tous les participants arrivent à ajouter des tâches et à les gérer (déplacer; valider; corriger)
• Tous les participants peuvent gérer des réunions teams ou en présentiel
• À travers cette formation, les participants apprennent l’importance de la communication et de la planification au sein d’un groupe et l’importance du rôle qu’ils ont à jouer.

Contenus

Types de connaissances (factuelles, conceptuelles, procédurales, métacognitives)

Calendrier + teams : visuel ; communication ; transparence d’organisation calendrier ouvrir et partager ajouter un évènement catégorie assistant planification joindre à teams teams tâches réunions / appels tableau de bord (conduite d’un projet) liste des tâches

• Visualisation sous la forme d’une carte de connaissances

[image ici]

Axe pédagogique

• Méthode (acquisition, collaboration, discussion, enquête, pratique, production)

Productions individuelles pour une assimilation progressive des outils fournis par Teams. Collaboration avec production de groupe pour l’assimilation des outils concernant la gestion de projet à plusieurs. (Discussion sur l’efficacité de la formation et enquête auprès des participants ?)

• Activités

Format (seul, à deux, en groupe, en classe)

• Les activités se font en plusieurs temps :

Tout d’abord, seul et à distance : l’apprenant se familiarise avec le logiciel et doit produire un travail (pour mettre en situation et en contexte de travail). Ensuite, en groupe et en présentiel : l’apprenant vient directement dans l’entreprise (ou un lieu de RDV donné par l’entreprise) et se joint à d’autres nouveaux-venus qui viennent de passer le même module que lui. Ils mettent en commun leur avancée, les difficultés et discutent des avantages (et aussi des inconvénients) de Teams, ce qu’ils ont appris. On profite du fait qu’ils soient réunis afin de donner un cours théorique sur Teams pour, cette fois-ci, attaquer l’aspect de gestion de projet en groupe. On pourra alors les lancer sur le dernier module. Enfin, en groupe et à distance : L’apprenant devra présenter son agenda et sa façon de s’organiser en partageant son écran. Ainsi il montrera qu’il a acquis l'utilisation de Teams et de son agenda.

Productions et évaluation

Il sera possible pour les apprenants d’évaluer l’efficacité et l’appréciation de la formation.

Les prestataires doivent tenir compte de la possibilité d’évaluer la formation selon les 3 premières dimensions du modèle de Kirkpatrick : 1. Satisfaction des participant·es 2. Validation des acquis 3. Évaluation de la qualité du transfert des acquis dans la pratique

Scénario médiatique

Espaces numérique

Supports d’apprentissage : polycopiés, ouvrages, textes numérisés, vidéos, podcasts, tutoriels, sites web, jeux éducatifs, simulations… Production : wiki, éditeur partagé, blog, mind mapping, logiciels de dessin, d’analyse qualitative de données, de traitements statistiques, dépôt des devoirs… Communication et de collaboration : emails, chats, forums, visioconférences, classes virtuelles… Autogestion : exercices d’autoévaluation ; agendas ; outils de gestion de la documentation, de gestion de projet ; journaux de bord…

Scénario de soutien à l’apprentissage

Tutorat par l’équipe enseignante, par les pairs Visualisation de l’activité des tuteurs, des apprenants et des groupes d’apprenants Outils numériques de soutien et de tutorat Guides méthodologiques