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Auteur·trice·s : Bei Cai, Laure Geissbuhler, Ninn Langel et Kenneth Rioja.
Page rédigée dans le cadre du cours ADID'2 en Mai 2023.

Préambule

Cette page présente un projet de scénarisation d'une formation hybride pour l'Onboarding réalisée dans le cadre du cours Apprentissage DIgital et formation à Distance 2. (Semestre: Printemps 2023)

· Responsables du cours: Gaëlle Molinari, Djamileh Aminian et Yannick Stéphane Nleme Ze

· Auteurs du projet: Bei Cai, Laure Geissbuhler, Kenneth Rioja et Ninn Langel

L'ensemble des projets sont présentés sur la page ADID'2.

Description de la formation

Selon notre analyse du contexte, les divers entretiens menés avec le commanditaire et le cahier des charges fourni par ce dernier, nous relevons différents aspects que nous intégrons dans notre scénario d’onboarding.

Contexte et enjeux

• Expansion de l’entreprise: croissance et facteur humain

Notre commanditaire est l'entreprise E-Teach spécialistes e-learning, « développeurs d’expérience d’apprentissage ». Innovante et leader en Suisse Romande, E-teach développe des formations sur mesure : scénarisations pédagogiques complètes, du cadrage à la réalisation technique et graphique. Leurs maîtres-mots : « motivation, engagement, impact ».

En plein développement, E-teach qui compte 250 collaborateurs, accueille 10 à 15 nouveaux collaborateur·rice·s chaque mois (env.150 nouvelles personnes en un an). Cette expansion transforme la communication, l’organisation, nécessitant une planification et un pilotage à même de maintenir le niveau de qualité de l’entreprise, la transmission de ses valeurs et sa culture, la cohésion, l’identité des équipes, la motivation des personnes, la clarté de la structure.

En outre, un enjeu est de produire une expérience client de qualité, impliquant de maintenir une proximité, le caractère « sur mesure » qui fait partie l’ADN de l’entreprise, tout en intégrant les nouveaux coéquipier·ère·s de manière efficiente et fluide, sans freiner la réalisation des projets de l’entreprise.

Dans ce contexte, le processus d’intégration des nouveaux collègues est au cœur de la réussite de la croissance et de la maturité des processus de l’entreprise.

• Innovation : intelligences collectives et agilité

L’intelligence collective est envisagée comme « un ensemble de capacités de réflexion, de compréhension, de décision et d’action d’un collectif de travail restreint issues de l’interaction entre ses membres et mises en œuvre pour faire face à une situation donnée présente ou à venir complexe » (Gréselle-Zaïbet, 2007). La place et la qualité des interactions et de la dynamique collaborative sur la construction du collective mind (Weick, Roberts, 1993 ; Weick, Quinn, 1999) sont essentielles. Pour Penalva (2004), l’intelligence collective serait: « la capacité d’un groupe à se poser des questions et à chercher des réponses ensemble. Elle est liée à la motivation, au cognitif et à l’action ». Au-delà des processus cognitifs mobilisés dans le fait de comprendre un problème ou de résoudre une tâche, l'espace relationnel inhérent au travail de groupe collaboratif implique des processus sociaux et émotionnels comme le fait de maintenir des relations de qualité et soutenir l’engagement dans le travail commun (Barron, 2003). La dynamique interactionnelle mobilise une large palette de soft skills nécessaires pour collaborer, communiquer, se coordonner.

La gestion de projet agile est propice au décompactage des intelligences collectives, encourage les interactions, l’adaptation au changement. L’action collective, l’acceptation de l’interdépendance au service d'objectifs communs sont intégrées. Le management met dès lors la focale sur la gouvernance de l’information, la gestion de projet, l’agilité, la dynamique de groupe, la régulation, la gestion de conflits, la capacité à faire confiance et à cultiver un esprit collaboratif, l’empathie et la bienveillance.

E-teach travaille en mode projet agile, le flux de travail de l'équipe est facilité par son auto-organisation. Les sprints d'une semaine commencent par une planification opérationnelle. Avant de démarrer un nouveau sprint, l'équipe réalise une rétrospective. Dans ce sens, le processus d’onbaording met l’accent sur le travail en équipe et la collaboration.

• Sociocratie et spirale dynamique

Inspirée par les travaux de l’ingénieur et conseiller stratégique Frédéric Laloux, E-teach a adopté un modèle de gouvernance dynamique, un management participatif sociocratique caractérisé par des prises de décision distribuées sur l'ensemble de la structure, un système décentralisé. La sociocratie (Endenburg, G. ,1988 et Buck & Endenburg, 2003) permet une auto-organisation et prône un principe de l’égalité entre les collaborateurs : écouter, entendre et prendre en compte les propositions de l’ensemble des membres de l’organisation. Selon Battistelli, M. (2019) « Elle se structure autour de quatre principes : le consentement comme modalité de prise de décision, l’élection de personnes sans candidat, le cercle comme géométrie organisationnelle et le double lien : chaque cercle est composé de deux personnes dont la mission est de faire circuler l’information entre leur cercle d’appartenance et les autres cercles».

• Intégrer: dialoguer, accompagner (faciliter), opérationnaliser, autonomiser, responsabiliser

Passer d’une organisation hiérarchique à une organisation libérante est un changement de paradigme. Pour les nouveaux collaborateur·rice·s cela requiert d’adopter de nouveaux savoir-faire et savoir-être. Il s’agit d’apprendre à agir et communiquer selon un mode qui permet une forme d’intégrité, utile pour diagnostiquer les dimensions à améliorer pour être opérationnel, autonome efficacement et rapidement. Utile également pour s’engager, participer activement, se responsabiliser, prendre conscience que sa voix compte, que l’on est attendu. Utile pour mesurer les forces et les fragilités à étayer. Dans les modèles d’organisation de gouvernance top-down, les entreprises limitent la personne à un moi «professionnel» tronqué, qu’il s’agit ici de décompacter, en proposant un onboarding qui facilite ce processus. En effet, Hesse et al. (2015) soulignent l’importance des compétences sociales dans la résolution collaborative de problèmes telle que la régulation sociale impliquant l’autoévaluation (metamemory), la mémoire transactive, les initiatives responsables (assumer le « nous »).

Le commanditaire insiste également sur l'accessibilité et l’inclusion: “le programme d'onboarding veillera à être accessible et inclusif, en prenant en compte les besoins spécifiques de chaque collaborateur·rice (besoins en matière de handicap, diversité culturelle et linguistique, etc.) et en adaptant les contenus et les supports en conséquence.”

Pour une opérationnalisation efficiente et fluide des nouveaux collègues à différents niveaux de connaissances, compétences et comportements, le processus d’onboarding se doit d’intégrer ces dimensions au cœur de l’esprit, des valeurs et du fonctionnement d’E-Teach.

Objectifs principaux

Le processus d’onboarding a pour objectif de faciliter l’intégration et l’engagement des nouveaux collaborateur·rice·s au sein d’E-teach via une opérationnalisation fluide et une autonomisation efficace des newbies avec une focale sur:

• l’orientation et l’intégration sociale au sein d’E-teach: tissage des liens, intégrations dans les équipes, accès aux personnes, compréhension de l’organisation par cercles et du fonctionnement en sociocratie (modalités de gouvernance, processus de prise de décisions);

• la maîtrise des outils communs et spécifiques, des procédures et processus de travail (gestion de projet agile, modalités de communication, accès aux ressources, aux bases de connaissance, processus RH);

• l'intégration et la mise en œuvre des valeurs et culture d’entreprise, notamment favoriser le développement de compétences de collaboration, d’auto-organisation;

• l’adéquation entre contenus d’apprentissage de la formation et les besoins du terrain, le calendrier des différents cercles et des différents projets en cours, afin de ne pas freiner les productions en cours.

Parties prenantes et public cible de la formation

Ce processus d’onboarding s'adresse principalement aux:

• nouvelles·aux collaborateur·rice·s ou “newbies”

Mais aussi aux:

• accompagnant·es: personnes au sein d’E-teach qui seront amenées à accompagner, coacher, faciliter, évaluer l’onboarding des nouvelles·aux arrivant·es :

• “Coach”: il s’agit de leur manager ou de la personne avec qui ils·elles seront amenés à travailler dans les projets, le/la coach accompagne le/la “newbie” dans la réalisation de ses tâches; son opérationnalisation (méthodes et procédures de travail, best practices);
• “Buddy”: il s’agit d’un·e collègue qui les guidera à travers les étapes plus informelles de l’onboarding, ainsi qu’aux présentations aux différents membres de l’équipe et des différents cercles, (dimensions relationnelles et sociales);
• Représentant·es des différents cercles capables d’expliquer ce que font leurs équipes et comment chacun·e s’intègre dans l’organisation;

• chargé·e·s de formation il s’agit des personnes qui orchestrent le déroulement et le suivi de la formation, son calendrier, de concert avec les coachs, les buddies, les personnes en charge de la technique et du numérique (déploiement de la plateforme numérique). Les chargé·e·s de formation monitorent la progression des apprentissages, supervisent les évaluations (Learning analytics), s’assurent de l’atteinte des objectifs et de l’attribution des ressources nécessaires au projet.

• facilitateur·trices qui peuvent animer un module de formation, en suivant, notamment un guide d’animation

• personnes en charge de la technique et des outils numérique (déploiement de la plateforme numérique, mise en oeuvre du e-learning)

• concepteur·trices du processus d’onboarding

A propos des accompagnants qui facilitent le processus d’intégration des “newbies”, le commanditaire souhaite que le dispositif d’onboarding intègre dans son design une valorisation non rémunérée de leur engagement.

Environnement, durée et modalités de la formation

Notre scénario d'onboarding se déploie sur trois mois en modalité hybride, (synchrone/asynchrone, présentiel/en ligne, formelle/informelle, individuel/en groupe) combinant des modules de e-learning (modules en ligne, webinaires) et des formations en présentiel en groupe (ateliers, sessions de formation), selon le cahier des charges du commanditaire.

Nous souhaitons rendre attentif le commanditaire sur la nécessité d’un accompagnement plus étalé dans le temps, notamment la consolidation de l'accompagnement sur mesure du nouveau collègue qui peut, selon les cas et les besoins, excéder 3 mois. En outre, selon le calendrier des projets et les priorités inhérentes au terrain de cette start-up, certains modules de formation moins prioritaires pourraient être dispensés plus tard dans le processus.

Le design de la formation lors sessions synchrones

• favorise le développement de compétences de collaboration
• facilite les échanges et retours d'expérience entre les apprenant·es
• permet le partage de connaissances et savoir-faire entre toutes les personnes.

Les contenus et le déroulement de la formation sont mis à disposition sur le LMS de E-teach. La formation de onboarding, mais aussi les modules de formation “on demand” sont ainsi accessibles en tout temps sur la plateforme dédiée, permettant aux newbies de progresser à leur rythme et en autonomie. Les partages de bonnes pratiques se pratiquent sur cette plateforme, via des forums.

Le processus d’onboarding et ses formations liées font partie du temps de travail de chaque personne: apprenant·e et intervenant·e. Les modules “on demand” sont comptabilisés dans le temps de travail de chaque personne.

Suivi et évaluation

La réussite de l’intégration est corrélée à la qualité du suivi des progressions et de l’évaluation de l’opérationnalisation des nouvelles·aux collègues.

L’accompagnement des apprentissages se trouve en accès personnalisé, individuel sur la plateforme: feed-backs, validations, remédiations sur mesure, sous la forme d’un journal de bord des progressions collaboratif entre apprenant·e et accompagnant·es: coach, buddy, chargé·e·s de formation, facilitateur·trices et bien sûr des autoévaluations du newbie.

Les objectifs sont réactualisés chaque semaine et le programme peut être ajusté en conséquence. Les progressions sont évaluées à court et moyen terme.

Selon le cahier des charges: “Des questionnaires d'évaluation et des entretiens individuels seront utilisés pour recueillir les impressions et les suggestions des employé·es. Il est également souhaité de mettre en place un système d’évaluation et de soutien au maintien des compétences sur le long terme.” Ce qui corrobore notre suggestion d’un accompagnement dans le temps, en fonction des résultats sur le terrain et notamment de l’évaluation 360°prévue dans le processus d'onboarding réalisée à la fin d’un projet concret (opérationnalisation regards croisés des coachs, buddy, parties prenantes du projet en question).

D’autre part, à des fins d’amélioration continue de la formation, l'onboarding sera évalué par les participant·es: apprenant·es et équipe en place mobilisée.

Dispositif de formation

Approche pédagogique

En appliquant les approches pédagogiques suivantes, notre dispositif de formation vise à promouvoir l’agentivité, l’autonomie et l’engagement des individus, l’apprentissage significatif, la collaboration et la construction des liens entre les individus.

L’apprentissage par l’action

Selon Revans (1978, 1983, 1998), l’apprentissage par l’action s'agit d’une approche de formation dans laquelle les apprenants apprennent avec les autres et par les autres en travaillant sur des problèmes réels ou simulés. Marquardt(1999) indique qu’il est un processus de groupe discipliné pendant lequel, les apprenants s’engagent dans l’action pour créer une expérience significative menant à la réflexion et à la transformation, ce qui peut entraîner des changements au niveau individuel et organisationnel.

Cette approche sert à développer de la confiance en soi, du leadership, des initiatives etc. (Serrat, 2014) en impliquant les apprenants dans la résolution de problèmes réels et leur donnant un sentiment d'autonomie et de contrôle sur leur propre développement. En mettant en avant les travaux en groupe, cette approche renforce aussi la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe et encourage le partage de connaissances et d'expertise.

L’apprentissage collaboratif

Selon Dillenbourg(1999), la définition la plus large de l'apprentissage collaboratif est qu'il s'agit d'une situation dans laquelle deux personnes ou plus apprennent ou tentent d'apprendre quelque chose ensemble. Dans l’apprentissage collaboratif, les apprenants s’engagent dans un processus dynamique et réflexif de construction de leurs connaissances dans lequel ils développent une interdépendance positive (Blasco-Arcas, Hernandez-Ortega & Sese, 2013, p.105).

Blasco-Arcas et al. (2013) ont relevé plusieurs avantages de l'utilisation de l’approche d’apprentissage collaboratif :

• Augmenter l’habileté de pensée critique.
• Encourager les apprenants à participer à donner la réponse, expliquer et justifier leur opinion.
• Faire des apprenants des agents actifs dans leur apprentissage en collaboration dans la création de leurs propres connaissances.
• Permettre aux apprenants d’approfondir les sujets et le contenu d’apprentissage tout en leur permettant de créer des liens entre les nouvelles associations et les connaissances antérieures.
• Accroître le niveau d’engagement, de participation, de satisfaction des apprenants et leur permettre de faire des apprentissages supérieurs.
• Augmente les chances que tous les apprenants vont apprendre le contenu puisque tous participeront à atteindre le but commun.

L’apprentissage expérientiel

Dans son modèle de l’apprentissage expérientiel, Kolb(1984) considère l’expérience comme la source de l’apprentissage et le point de départ du cycle d’apprentissage qui consiste en expérience concrète, observation réfléchie, abstraction conceptuelle et l’expérimentation. En se basant sur les études de Bruner(1962) et Silberman(1970), Gouvenia et al.(2011) réaffirme l’importance de l’action, de l'expérience et de l'expérimentation comme le promoteur de l’apprentissage. Pour eux, l’acquisition des connaissances est plus significative quand les concepts sont testés dans les contextes réels ou quasi réels.

En s’appuyant sur les études de Lewis et Williams (1994), Schwarz (2012) explique qu’il y a deux catégories principales de l’apprentissage expérientiel qui sont respectivement:

• les expériences sur le terrain : par exemple, les stages , les travaux pratiques etc.
• l’apprentissage en classe: par exemple, les jeux de rôles, des études de cas, des simulations, divers types de travaux de groupe etc.

Schwarz (2012) a identifié les types des apprenants qui ont montré qu’ils ont bénéficié de l’apprentissage par l’expérience dont certains correspondent à notre public cible:

• L'apprenant adulte qui a longtemps été éloigné de la salle de classe traditionnelle
• L'apprenant qui a besoin d'expérimenter personnellement la valeur d'un sujet afin d'être motivé pour apprendre.
• Tout apprenant qui peut bénéficier d'exemples pratiques pour renforcer ses connaissances traditionnelles l'apprentissage (Cantor, 1995, p. 80, cité par Schwarz).

Premier mois

Jour 1 et Semaine 1

• Panorama du Jour 1

Calendrier de Jour 1

• Panorama de Semaine 1

Calendrier de la semaine 1

Caractéristiques de Semaine 1

Dans la première semaine, notre dispositif se caractérise par les points suivants:

-Il couvre tout le contenu d'apprentissage qui est commun et prioritaire (voir le premier quadrant de la matrice Priorité-Spécificité) afin de rendre les nouveaux employés opérationnels dans l'entreprise.

-Les activités en plénière, groupes et binôme dominent afin de permettre le plus possible les contacts entre les nouveaux employés, ce qui favorise la construction des liens entre les nouveaux employés et le partage du stress causé par un nouveau environnement.

-Deux ateliers sont organisés pour cultiver chez les apprenants dès le début l'esprit de croissance qui favorise l'apprentissage tout au long de la formation et initier les apprenants à la méthode d'agilité qui est crucial dans le travail de E-Teach.

-Des activités ludiques et des moments informels sont mise en place pour que les nouveaux employés puissent passer cette période initiale dans une atmosphère plus relaxant.

Spécification des activités

	Durée	Description	Objectif	Accompagnement
Présentation 5min	La durée totale dépendra du nombre de participants. 5 minutes pour chaque participants	Présentation de 5 minutes devant le pool d’onboardés sur un thème/actualité qu’on apprécie personnellement, en lien avec le domaine de compétence ou activité personnelle.	Se connaître entre ‘volée’ d’enboardés; Obtenir des informations utiles pour le matching avec le buddy et mentor	Animateur Lors de leur présentation, l'animateur gère le rythme ainsi que le temps et prend des notes sur les points d'intérêt de chacun
Chasse au trèsor	45'	Les participants se divise en groupe de 3. Chaque groupe a à leur disposition une carte d'entreprise et va chercher des objets cachés dans un temps limité de 30 minutes. Le jeu requiert aussi les communications avec les personnes clés pour avoir des indications.	Se familiariser avec les locaux Faire des connaissances occasionnelles avec les gens de l'entreprise	Animateur L'animateur reste dans l'endroit de départ pour aider ceux qui ont de la difficulté pendant le jeu
Atelier:Agilité	1h30	Cet atelier contient une présentation et vidéo courtes sur la méthode agile, un jeu "La toile d'araignée" conçu pour renforcer la collaboration, la communication et l'adaptabilité aux changements entre les membres d'équipe, *un débriefing du jeu	Initier les nouveaux employés sur la méthode agile	Animateur fait la présentation de base sur l'agilité explique clairement les règles du jeu encourage la communication, la créativité des participants pendant le jeu organise le débriefing après le jeu pour discuter sur les compétences impliquées dans le jeu et leurs importances dans le travail en équipe
Atelier: Growth Mindset	2h	Les participants regardent une capsule vidéo courte qui présente le concept de growth mindset. Suite à la vidéo, un mentor intervient à parler de son expérience réelle concernant le growth mind. Puis en sous-groupe, ils jouent un jeu vidéo sérieux(environ 20 minutes) destiné à sensibiliser les joueurs sur growth mindset. Après le jeu, les groupes confrontent les différents résultats, discute sur le rôle que le growth mind a joué pendant le jeu et sur comment le growth mindset peut influencer positivement son développement dans l'entreprise	cultiver dès le début l'esprit de croissance	Animateur et mentor Le mentor présente ses propres expériences et intéragit avec les participants gère le temps et le débriefing
Formation d'outils communs(1): J'apprends!	dépend sur le rythme de chaque individu	(NB avant cette auto-formation, les onboardés ont formé des groupes en binôme. Les membres du groupe partagent les outils à apprendre) Les apprenants accèdent au plateforme e-learning et font l'auto-formation sur les outils qu'il a choisi.	Maîtriser les outils informatiques communs	Mentor ou buddy répond aux éventuelles questions des onboardés sur l'utilisations des outils
Formation d'outils communs(2): J'enseigne!	dépend du ryhtme de chaque groupe	Suite à l'apprentissage individuel du jour avant, les deux membres de chaque groupe se retrouvent et chaque personne enseignent l'utilisation des outils qu'il a appris à l'autre.	Maîtriser les outils informatiques communs Renforcer les liens entre les onboardés	Mentor ou buddy répond aux éventuelles questions des onboardés sur l'utilisations des outils
Table ronde: Cybersécurité(base)	1h30	Un collègue du département informatique intervient à présenter les informations de base sur la cybersécurité. Suite à l'intervention, les onboardés partagent leurs expériences réelles concernant cybersécurité. Enfin ils font un exercice "Attaquants & Déffenseurs" et le débriefing	Sensibiliser les participants à l'importance de la cybersécurité	Collègue du département IT fait la présentation, répond aux question et évalue les résultats d'exercice
Jeu de rôle	1h30	Les onboardés font face à des situations problématiques simulées (pas de travail spécifique. Ex. panne informatique, besoin du congé etc.). Chaque onboardé joue un rôle spécifique qui est impliqué dans le processus de la résolution du problème.	Mise en place des connaissances acquises dans la première semaine	Animateur présente clairement les situations problématiques gère la répartition des rôles et l'avancement du jeu

Pour le Module Sociocratie (1), voir [lien la guide d'animation].

Mois 1

Calendrier de Mois 1

Dans le premier mois, notre dispositif de formation

• couvre tout le contenu commun et prioritaire une partie du contenu spécifique et prioritaire (voir le premier et le deuxième quadrant de la matrice Priorité-Spécificité).
• assure la mise en place des moments informels
• a régulièrement le soutien du manager
• organise dans la dernière semaine une activité d'alloconfrontation entre les nouveaux et les anciens employés, ce qui vise à valoriser des façons de faire des nouveaux employés avant qu'ils se habituent aux routines de l'entreprise

Conclusion

Attention! La fiche Edutechwiki se terminera par un paragraphe qui viendra argumenter en quoi le dispositif répond aux différents critères.

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