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== Introduction ==  
 
== Introduction ==  
  

Version du 15 janvier 2022 à 20:00

Auteur: Sara Cousin, Victoria Gilles et Nicolas Hervy

Meeting Hive
Meeting Hive

Introduction

Résumé

Meeting Hive est à la fois une plateforme collaborative d’aide à la création, à l’animation et au suivi de réunion et une plateforme de formation et d’évaluation des compétences liées à ces activités.

Meeting Hive se positionne comme un outil intelligent permettant de rendre les réunions plus productives, plaisantes, fonctionnelles et efficaces. Un système de guidage et d’aide à la décision intelligente est intégré à Meeting Hive et permet aux utilisateurs d’apprendre à créer, animer et assurer le suivi de réunion en toute sérénité.

Meeting Hive se décline en un éventail de fonctionnalités extrêmement poussées qui s’adapte à ses utilisateurs en fonction de leur niveau de maîtrise de la gestion de réunion, et offre un large éventail de fonctionnalités, par exemple :

  • Permet de créer des réunions de manière intelligente en tenant compte des besoins des utilisateurs.
  • Propose un environnement de travail collaboratif pouvant être intégré à d’autres écosystèmes, tel que Teams.
  • Meeting Hive est compatible avec une palette d’outils puissants et largement utilisés dans le monde de l’animation de séances et de la gestion de projets.
  • Simplifie la prise de décision en offrant des fonctionnalités de suivi et d’attribution des tâches innovantes et ergonomiques.
  • Et bien plus encore…

Descriptif du projet

Equipe du projet

Nom et Prénom Rôle dans le projet Contact
Sara Cousin Conceptrice sara.cousin@etu.unige.ch
Victoria Gilles Conceptrice victoria.gilles@etu.unige.ch
Nicolas Hervy Concepteur nicolas.hervy@etu.unige.ch

Contexte

Ce projet fait suite à une problématique rencontrée par le personnel du service “support administratif” des Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG), portant sur l’organisation et l’animation de séances de réunions, considérées aujourd’hui par ces derniers comme “trop longues, parfois inutiles, trop fréquentes, ou qui ne sollicitent pas les bonnes personnes”.

L’objectif de ce projet a ainsi été d’imaginer la conception d'un outil numérique qui embarque à la fois une formation qui aide à mieux gérer les séances et un outil qui permette de prévoir, d’organiser et de suivre ces mêmes séances (avant, pendant, après).

Cet outil s'accompagne également d'un dispositif d'évaluation à deux dimensions :

  1. Évaluation de l'efficacité pédagogique de l'outil (celui-ci forme-t-il de façon efficace les utilisateur.trice.s visé.e.s à l’utilisation de cet outil);
  2. Évaluation de la capacité de l’outil à accompagner de façon efficace la préparation, la tenue et le suivi des séances.
Formalisation des objectifs

Pour atteindre cet objectif, en référence à la problématique initiale (comment former/accompagner le personnel à mieux préparer, animer et suivre une séance ?), nous avons envisagé de décomposer les fonctionnalités proposées par notre outil selon trois axes de conceptions :

  1. Axe créativité et résolution de problème + brainstorming (résoudre et créer)
  2. Axe prise de décision (suivi des décisions)
  3. Axe relationnel, cohésion, interaction (gérer les équipes)

Ainsi, l’outil numérique doit pouvoir :

  • Accompagner les organisateurs dans la préparation de leurs séances,
  • Proposer des fonctionnalités permettant, facilitant ou optimisant les interactions et échanges des participants,
  • Inclure la possibilité de suivre les décisions réalisées à l’issue des séances,
  • Évaluer la capacité d’accompagnement proposée par l’outil,
  • Évaluer l’efficacité de la formation à l'utilisation de l’outil.

En se référant aux objectifs formalisés ci-dessus et selon une perspective centrée utilisateur, les collaborateurs seront finalement capables de :

  • Créer et organiser des séances de réunions de manière adaptée en fonction du besoin initial (résoudre un problème, créer des solutions, faire un brainstorming…),
  • Participer efficacement à la réunion, en présentiel ou distanciel, en usant d’un support commun collaboratif adapté au thème de la réunion,
    • Suivre les décisions prises à l’issue de la séance,
    • Visualiser l’attribution des tâches à réaliser et les objectifs futurs.
    • Évaluer dans quelle mesure l’outil utilisé répond à leurs attentes et besoins et dans quelle mesure la formation à l’utilisation de cet outil a été utile et efficace.

Public cible

Le public cible identifié par notre commanditaire, Lolita Loureiro, correspond au personnel du service “support administratif” des Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG)

Besoins

La mandataire déplore que les séances et les réunions soient parfois perçues comme une perte de temps par les employés. Effectivement, ceux-ci se demandent souvent si la séance leur a vraiment été utile et efficace et s’ils avaient besoin d’y participer.

Ces réunions ne sont souvent pas très interactives, le taux de concentration peut donc vite chuter, car elle n’a pas beaucoup d’impact sur les participants.

On peut également regretter le fait qu’il n’y ait pas de suivi ou de feedbacks à la suite de ces séances ce qui provoque un sentiment de “bullshit job”.

Motif de la demande

La mandataire a dans ces objectifs de mener à bien l’adoption de Teams et à ce titre d'offrir au HUG un espace de collaboration qui engage réellement les employés. Une entrave à cela peut se voir dans les meetings.

En effet, comme mentionné précédemment, il arrive trop souvent que le meeting soit l’outil de toutes les questions, qu’il y en aille donc trop, mal organisé et bien souvent ne s’adressant pas aux bonnes personnes. Cela engendre des frustrations pour les collaborateurs et des coûts importants pour l'institution.

C’est pourquoi la mandataire désire travailler sur un outil et une formation visant à optimiser et améliorer les réunions.

De plus, les HUG utilisent actuellement une ancienne version d’Outlook (2013), comme support d’organisation des meetings. Ce support n’offre pas la totalité des fonctionnalités à cet effet et peut être vu comme un frein. De plus, les HUG n’ont pas activé la fonctionnalité de calendrier dans Teams, bloquant ainsi une autre visualisation de l’agenda des meetings des collaborateurs. L’outil proposé devra donc prendre en compte ces points et offrir un support plus moderne et interactif, s’intégrant, idéalement, dans l’écosystème.

Un autre point bloquant des meetings se situe au niveau des supports permettant d'animer correctement les réunions. L’outil proposé permettra de développer des compétences en animation de séances. Cet outil intégrera un dispositif de formation pour que toutes personnes désireuses d'utiliser l’outil le puissent.

Les changements attendus à la mise en place de cet outil seront la mise en place et l’application de bonnes pratiques dans le cadre de réunion. Inviter les bonnes personnes, avoir un objectif clair et un timing précis, donner un suivi aux séances.

Les résultats escomptés sont une diminution des heures passées en meeting, une augmentation de la satisfaction des collaborateurs à ce sujet et une amélioration de la collaboration.

Ces résultats pourront être mesurés au niveau des heures réelles passées en réunion, grâce à des sondages de satisfaction et par l'augmentation des PV de meetings et des collaborations et avancements qui en découleront. La réussite de la formation pourra être validée par le biais de mesure d’adoption des outils et par l’étude des usages qui en sont faits.

Spécificité de la demande

La mandataire demande à ce que le travail puisse se faire à distance, en présentiel ou en co-modalité.

Le dispositif de formation consisterait à : Former à formuler de bonnes invitations à des séances : Le sujet, le timing, l’ordre du jour, le descriptif, la nature du sujet Apprendre à écrire un PV de séance. Réussir à prendre des décisions en équipe. Attribuer des rôles : facilitateurs (apportent des solutions d’amélioration), chefs de projets, managers (cohésion), secrétaires... La formation sera différente selon le type de séance que l’on souhaite mettre en place, tels que des séances de résolution de problèmes, d’ innovation (ex : brainstorming), prises de décisions complexes et priorisation (ex : COPIL), de coordination/suivi d’équipe (ex : point avancement).

Il faut donc proposer un environnement qui permette de mettre cela en place, ainsi qu'un outil qui permette de faciliter le transfert, sinon il n’aura pas l’impact escompté.

L’outil sera développé selon 3 axes : la résolution de problèmes/innovation, la prise de décision et l’interaction entre le/la manager et l’équipe

Il sera idéalement multi device et responsive.

Revue de littérature

La modélisation et la conception de notre outil et de ses différentes fonctionnalités s’appuient, d’une part, sur une analyse stricte et claire des besoins des potentiels utilisateurs, d’autre part, sur un ensemble de références et d’études issues de la recherche scientifique.

Deux pans principaux de la littérature ont ainsi été explorés afin d'étayer l’utilité et l’intérêt, dans un premier temps de notre outil comme facilitateur dans la création, la gestion et le suivi de réunion, dans un second temps de certaines fonctions de notre outil comme apportant une réelle plus-value par rapport à ce qui existe actuellement sur le marché.

La pratique fondée sur la preuve ou les données probantes - evidence-based practice (EBP) en anglais, est originellement un paradigme de la pratique clinique en médecine qui “diminue l’emphase donnée à l’intuition [...] et insiste sur l'examen des données issues de la recherche…” (JAMA, 1992).

L’EBP peut ainsi être transposée à une approche de la conception et du design de solutions technologiques, usant de fonctionnalités bénéficiant d’un niveau de preuve justifiant leurs utilisations.

L’EBP, adaptée à une approche de la conception de solutions technologiques, peut être définie selon trois principes de base : (1) les meilleures preuves de recherche disponibles portant sur l’utilité d’une fonctionnalité ; (2) l'expertise professionnelle (expérience centrée utilisateur) pour identifier rapidement les besoins et attentes potentielles des futurs utilisateurs et les avantages des solutions envisagées ; (3) les préférences et les valeurs des utilisateurs. (Spring, 2007).

Afficher les temps de participations et influencer la participation des membres d’un groupe en réunion

Le temps de participation des membres d’un groupe n’est pas toujours représentatif de la qualité d’une réunion, ni de la qualité des échanges qui s’y passent. Seulement, lorsqu’une réunion traite de sujets nécessitant des prises de décision, il peut être intéressant d’avoir accès aux différents points de vue et attentes de l’ensemble des parties présentes. Prévoir l’apparition de conflits, des sentiments de mise à l’écart ressentis par certains participants, de ne pas se sentir écouté, passe par le fait de laisser le temps à chacun de s’exprimer.

“Les causes de conflit incluent la mauvaise compréhension de la communication, les problèmes émotionnels, l'histoire personnelle et les valeurs”. (Harolds et Wood, 2006).

Les travaux de DiMicco (2004), avancent à ce sujet que l'affichage d'informations sociales influence suffisamment le comportement individuel pour que cette approche soit prometteuse pour améliorer certains types d'interactions de groupe.

Une limite peut cependant être observée, d’une part les membres d’une réunion ayant un haut niveau de participation réagissent à l'affichage de leur temps de parole en limitant leurs interventions, tandis que les sous-participants n'augmentent pas leur niveau de participation.

Ainsi l’affichage des temps de participation proposé par Meeting Hive peut ne pas avoir d’impact sur la sous-participation des membres ayant un temps de parole faible, mais peut tout de même limiter la sur-participation des membres ayant un temps de parole élevé.

Intérêts de mesurer le niveau de satisfaction des membres d’une réunion

A la fin d’une réunion, tout un chacun, nous nous sommes déjà toutes et tous à de nombreuses reprises demandé l’utilité de notre présence, si, sans nous, la réunion n’aurait pas pu se faire, voire même si la réunion était foncièrement nécessaire.

Parfois de simples échelles de Likert allant de “pas du tout satisfait” à “très satisfait” sont utilisées pour tenter de mesurer le niveau de satisfaction d’un utilisateur. Cette échelle peut cependant donner un aperçu très limité du réel niveau de satisfaction d’un utilisateur, notamment consécutivement à une réunion impliquant des prises de décision ou une attribution de tâches en vue d’une future réunion.

La recherche montre que les personnes qui se sentent insatisfaites d'une réunion assistée par la technologie peuvent cesser d'utiliser cette technologie, même si elle offre des avantages démontrés par la pratique.

Les travaux Briggs et al., (2006) portant sur la validation d’un instrument de mesure issu d'un modèle d'atteinte d'objectifs de satisfaction consécutifs à une réunion. Les résultats de leurs travaux soutiennent que les propositions selon lesquelles la satisfaction à l'égard du processus de réunion et la satisfaction à l'égard du résultat de la réunion sont toutes deux en fonction de l'atteinte de l'objectif d'un individu par rapport à la réunion.

Selon eux et les travaux antérieurs d’autres chercheurs (i.e. Briggs & Vreede, 1997; Dennis et al., 2001; Reinig, 2003) la satisfaction ressentie suite à une réunion est décomposée en deux construits :

  • La satisfaction avec le processus de réunion (SP) et,
  • La satisfaction avec le résultat de la réunion (SO).

La SP est définie comme une excitation affective de la part d'un participant en ce qui concerne les procédures et les outils utilisés dans une réunion (évaluation du matériel). La SO est définie comme une excitation affective de la part d'un participant par rapport à ce qui a été créé ou atteint lors d'une réunion (évaluation de son utilité dans la réunion ou de l’utilité de la réunion elle-même).

C’est par le biais de ces travaux que nous avons souhaité intégrer à Meeting Hive la possibilité d’évaluer d’une part dans quelle mesure les participants se sont sentis utiles dans la réunion, et si des commentaires ou des suggestions peuvent être apportés afin d’impliquer les participants dans le processus d’amélioration de futures réunions.

Effet de l’utilisation d’un outil d’aide à l’organisation des réunions sur la perception de la qualité de celles-ci (Cohen & al., 2011).

Les réunions sont un outil courant dans les organisations et sont utilisées à diverses fins et mises en œuvre de diverses manières. Malgré la quantité de réunions réalisées chaque année, des enquêtes suggèrent qu'elles sont souvent improductives et coûteuses. Mosvick et Nelson (1987) ont indiqué que plus de 50 % du temps de réunion est gaspillé et que la perte cumulée représente un déficit important sur la productivité américaine.

Les travaux de Cohen et al., (2011) se sont à ce titre penchés sur cette problématique et sont proposés d’identifier les caractéristiques d’une réunion considérée comme qualitative.

Plus précisément, ils ont étudié quatre classes englobant 18 caractéristiques de conception associées aux réunions du personnel/d'équipe, qu’ils ont supposées être pertinentes pour les perceptions de la qualité des réunions. Celles-ci comprennent les cinq caractéristiques de Leach et al., ainsi que 13 autres caractéristiques qui n'ont pas été étudiées empiriquement auparavant, mais qui ont été préconisées dans la littérature commerciale.

Tableau Numéro 1 – Caractéristiques de conception des réunions. Issu de « Meeting Design Characteristics and Attendee Perceptions of Staff/Team Meeting Quality », par Cohen et al., (2011). doi:10.1037/a0021549.
Tableau Numéro 1 part 2– Caractéristiques de conception des réunions. Issu de « Meeting Design Characteristics and Attendee Perceptions of Staff/Team Meeting Quality », par Cohen et al., (2011). doi:10.1037/a0021549.

Comme l’indique le tableau 1 ci-contre, Cohen et al., (2011) ont catégorisé l’ensemble des caractéristiques jugées pertinentes dans la conception de réunions qualitatives. Il en ressort 4 catégories qui viennent poser les bases d’une réunion susceptible d’être perçue comme de qualité par les participants.

Caractéristiques procédurales

Les caractéristiques procédurales concernent le déroulement de la réunion. Ces caractéristiques comprennent un ordre du jour formel, un accord de réunion, si des procès-verbaux (PV) sont rédigés et si la réunion est enregistrée électroniquement. Des recherches antérieures ont suggéré que les caractéristiques procédurales (par exemple, l'utilisation de l'agenda) sont importantes pour atteindre l'efficacité (Leach et al., 2009) et la perception d’une réunion de qualité.

C’est au travers de cette première caractéristique fondamentale que s’appuie Meeting Hive en offrant une utilisation intelligente des disponibilités des participants afin de planifier une réunion. Meeting Hive, en gardant en mémoire le PV de réunion, les temps de parole, les sujets abordés, les tâches attribuées et en planifiant les futures réunions nécessaires répond à cette première caractéristique clé d’une “bonne réunion” selon Cohen et al., (2011).

Caractéristiques temporelles

Les caractéristiques temporelles concernent la façon dont le temps de réunion est utilisé. Ces caractéristiques comprennent la durée de la réunion, la rapidité du début et de la fin de la réunion et l'utilisation d'une pause. Les réunions qui respectent le temps préconisé (par exemple, commencer à l'heure, etc.) sont considérées comme moins perturbatrices (Luong et Rogelberg, 2005) et peuvent faciliter l'organisation du travail et la coordination des tâches.

Meeting Hive propose ces fonctionnalités afin de garantir une bonne efficacité avec l’heure de début et de fin du meeting, ainsi que le temps restant. Ces informations sont visibles en tout temps durant la séance. Puis, lorsque la réunion est terminée, Meeting Hive propose, entre autres, un récapitulatif temporel avec le temps de parole de chacun et combien de temps a été donné à chaque point important prévu dans la réunion.


Caractéristiques physiques

Les caractéristiques physiques se rapportent au cadre et à l'environnement dans lequel se déroule la réunion. Ces caractéristiques comprennent l'éclairage, le lieu de réunion, la modalité de réunion (c'est-à-dire en face à face ou à distance à l’aide d’outils informatiques), le bruit, les rafraîchissements, la disposition des sièges, l'aménagement de l'espace de réunion et la température. La recherche et la théorie suggèrent que les caractéristiques de l'environnement sont des points importants qui peuvent affecter les attitudes et les comportements des employés et peuvent façonner les affects temporaires (Weiss & Cropanzano, 1996).

Meeting Hive n’a pas d’emprise sur l’aspect physique de l’environnement dans lequel se déroule la séance. Cependant, en présentiel ou à distance, les employés ont accès à un environnement de travail informatisé sur lequel ils peuvent travailler simultanément et voir la progression en temps réel. Cet espace se veut assez simple d’utilisation et où il est agréable de naviguer et trouver les outils rapidement sans difficulté. Jansson & Regnstrand (2020) mentionnent d’ailleurs qu’“il est important de créer une interface minimaliste, facile à appréhender et qui ne surcharge pas les ressources cognitives des utilisateurs.”


Caractéristiques des participants

Les caractéristiques des participants font référence au nombre de participants et à la présence d'un animateur de réunion.

L’application Meeting Hive permet de sélectionner les participants dont la présence sera utile selon l’organisateur. En effet, si trop de personnes participent à la réunion alors qu’elles n’ont pas besoin d’être là, cela pourrait donner leur sentiment d’inutilité. De plus, le taux de prise de parole serait très impacté, ce qui pourrait renforcer ce sentiment. D’ailleurs, l’application permet de voir le temps de parole de chaque participant, ce qui permet de la réguler en temps réel.


Prototype

Pour réaliser le prototype de Meeting Hive nous avons travaillé de manière collaborative pour identifier les problématiques auxquelles nous désirions répondre. Après quoi nous avons fait du prototypage individuel puis assemblé nos idées afin de créer Meeting Hive. Nous avons ensuite travaillé en itération pour obtenir le prototype suivant.

Figure 1 : Présentation générale

Meeting Hive est une application pensée multi-devices, avec 4 fonctionnalités clés :

  • La formation aux bonnes pratiques des meetings et aux outils possibles d’utiliser.
  • L’accompagnement d’un meeting de sa préparation à son déroulement
  • Le suivi après meeting
  • L’historique des meetings
Figure 2 : Accueil


Meeting Hive dispose d’un dispositif de connexion permettant à chaque employé de s'identifier sur un compte personnel, l’authentification SSO est disponible afin de faciliter l’intégration en entreprise et respecter les règles de gouvernance généralement appliquées. L’authentification SSO permet aux utilisateurs une connexion rapide avec leur identifiant d’entreprise. Sur la figure 2, vous pouvez voir la page de connexion ainsi que la page d'accueil de l’application. La page d'accueil propose directement à l’utilisateur de choisir un type de meeting afin de pouvoir le planifier. Chaque page du dispositif propose un menu, dans lequel il est possible de voir ses messages, son agenda, son profil, son historique et accéder à la formation. En haut à droite, l'utilisateur peut également voir ces notifications. L’application dispose également d’un mode nuit.


Figure 3 : profil de l’utilisateur

Sur la figure 3, vous pouvez voir le profil d’un utilisateur. Depuis son profil, l’utilisateur peut modifier ses informations personnelles, changer son mode de passe et son mail, voir les politiques de confidentialité et conditions générales de l’application.

Figure 4 : Historique

Meeting Hive dispose aussi d’un historique des réunions, sur la figure 4, on trouve un calendrier sur lequel les différentes réunions sont affichées, des couleurs différentes indiquent les types de réunion. Pour chaque séance, il est possible d' accéder au compte rendu de la réunion et ainsi faire du suivi de meeting.

Figure 5 : Formation

L’un des buts principaux de Meeting Hive est de permettre aux professionnels d’améliorer leur meeting. Pour cela Meeting Hive dispose de fonctionnalités de formations : sur la figure 5, se trouve la page d'accueil des formations. Il y en existe deux types :

  • La formation aux bonnes pratiques des meetings
  • La formation à l’utilisation des outils de réunions

Pour ces deux types de formations, on retrouve pour chaque module des informations de type textuel ou des vidéos formatives, ainsi que des quiz pour tester et valider les acquis. Il est également possible de tester ses connaissances de manières générales dans la partie évaluation. Cette partie dispose de différents quiz et questions ouvertes sur les outils et les bonnes pratiques.

Figure 6 : Organisation et déroulement d’une réunion

Le deuxième but de Meeting Hive est d’offrir un accompagnement à l’utilisateur tout au long de sa séance, de son organisation à sa conclusion. Pour cela, nous proposons à l’utilisateur de suivre 8 étapes pour organiser leur meeting (figure 6) :

  1. Choisir un objectif et nommer la réunion
  2. Choisir si la réunion se passe en ligne, en présentiel ou de manière hybride
  3. Choisir un ou des outils pour soutenir la réunion
  4. Faire un choix de dates, il est demandé à l’utilisateur de choisir une sélection de dates disponibles, Meeting Hive choisit ensuite celui qui fonctionne le mieux pour l’ensemble des participants
  5. Choisir les participants
  6. Définir l’agenda de la séance
  7. Choisir une date parmi les options proposées par Meeting Hive
  8. Valider le récapitulatif et envoyer l’invitation aux participants

Le jour de la séance Meeting Hive permet à l’utilisateur de suivre la séance en affichant les étapes, le temps, dans la dernière image de la Figure 6, on peut voir le déroulement d’une séance de brainstorming avec l’outil Miro.

Figure 7 : Après la réunion


Meeting Hive reste avec vous même après la réunion. L’application offre à l’utilisateur un rapport de la réunion avec des statistiques sur la réunion, on y trouve le temps de la réunion, les participants, leur participation et temps de parole. L’application génère aussi un compte rendu de la réunion basé sur les notes prises durant cette dernière, ce compte rendu est partagé aux participants et tous peuvent collaborer sur le document et on y retrouve également les tâches à effectuer et les prochaines étapes. Enfin, Meeting Hive propose aux participants d’évaluer la réunion en demandant aux utilisateurs :

  • Si la réunion leur a été utile et s’ils se sont sentis utiles.
  • S’il ont des tâches et des besoins d'éclaircissement sur les tâches.
  • De laisser un commentaire ou des suggestions
Figure 8 : Version mobile

Meeting Hive offre également ces fonctionnalités dans une version mobile, voir la figure 8.

Discussion & Evaluation

Plus-value

Selon un article du “HBR Guide to Making Every Meeting Matter” (Harvard Business Review, 2016, p.6-8), il y a 7 points clés à suivre dans l’élaboration d’une réunion pour que celle-ci soit réussie.

  • Analyser le but et fixer des objectifs clairs : C’est ce qui est fait lorsque l’on demande à l’utilisateur le type de réunion qu’il souhaite mener en fonction de ses besoins. Pour ce faire, il faut que l’organisateur ait une idée précise du but de la réunion.
  • Créer un ordre du jour et le distribuer à l'avance : Meeting Hive demandera de noter les points clés à aborder lors de la réunion. L’organisateur pourra également avoir accès aux agendas des employés afin de pouvoir envoyer l’ordre du jour à ceux qui seront convoqués.
  • Inviter les bonnes personnes et le bon nombre : Meeting Hive permettra d’accéder aux agendas de tout le monde afin de pouvoir choisir une date qui conviendra à la majorité. C’est à l’organisateur de choisir qui participera à la réunion et de sélectionner ainsi les principaux intéressés. L’invitation contiendra l’ordre du jour et permettra aux employés de décider si leur présence à cette réunion est indispensable, ou si, au contraire, ce ne sera pas le cas.
  • Etablir les règles de bases : Lors du déroulement de la réunion, il sera important de définir les rôles de chacun des participants (le rédacteur du PV, celui qui gère le temps, celui qui distribue la parole…).
  • Commencer et terminer à l'heure : Afin de ne pas surcharger les employés et que chacun puisse retourner travailler dans les temps.
  • Faire un suivi et donner suite rapidement : Le PV, l’attribution des tâches à chacun décidée lors de la réunion, ainsi que les deadlines et la date du prochain meeting sont envoyés via l’application afin que chacun puisse y avoir accès en tout temps afin de pouvoir s’y référer en temps voulu.

Cette application permettra donc de répondre aux points clés permettant de garantir une réunion utile et ne faisant pas perdre de temps à une équipe.

De plus, l’application a été pensée pour proposer une formation aux différents types de réunions, afin d’aider les organisateurs dans le choix et la planification de ces dernières. En effet, “plus l'innovation est compatible avec l'utilisateur potentiel et ses besoins, plus il est facile pour lui de l'adopter… [et] si l'utilisateur peut clairement voir les résultats de l'utilisation de l'innovation, la probabilité qu'il l'adopte est plus élevée.” (Jansson & Regnstrand, 2020). C’est ici le but recherché avec Meeting Hive.

Finalement, “pour que le nouveau logiciel soit accepté, il doit être rapide et facile à utiliser et s'intégrer aux autres outils utilisés dans l'organisation, par exemple Outlook.” (Jansson & Regnstrand, 2020) Meeting Hive a donc comme but de s’intégrer et compléter les plateformes déjà utilisées dans une entreprise.


Limites

Bien que Meeting Hive ait une plus-value certaine pour aider à la réussite d’une réunion, elle n’en reste pas moins un énième outil à utiliser pour les employés. Effectivement, il faut prendre en compte que les utilisateurs ont déjà beaucoup de logiciels et outils à utiliser et il ne faut donc pas les surcharger en en rajoutant un nouveau. Selon Jansson & Regnstrand (2020) “leur attitude générale envers le logiciel spécifique est très individuelle, car elle dépend de l'expérience de chacun.” Il est donc primordial que les utilisateurs arrivent rapidement à voir l’avantage de cette application afin qu’elle ne deviennent pas un outil qu’ils voient comme étant “obligés” d’utiliser.

De même, au-delà de cette potentielle réticence personnelle à l’adoption d’un nouvel outil de travail, on peut également reconnaître l’existence d’un certain niveau de prudence de la part des entreprises ou institutions les mettant en place. En effet, notamment au sein des Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG), certaines liées au respect de la confidentialité des données médicales peuvent nécessiter un certain nombre de restrictions. Meeting Hive n’en étant qu’à ses prémisses de conception, cet aspect n’a pas encore été abordé.

Enfin, certaines fonctionnalités pourraient être perfectibles voire pourraient être développées en collant à la culture du travail actuelle, empreinte de nombreux changements dans nos sociétés occidentales. À titre d’exemple, Meeting Hive se propose de récolter les disponibilités des membres d’équipes au moment de la création de la réunion afin de proposer un ensemble de dates optimales. Seulement, certains membres peuvent ne pas vouloir partager ce type d’information afin d’éviter de se sentir “épiées”. Cette fonctionnalité pose des questions éthiques et morales en termes de confidentialité de données ou de partage d’informations personnelles.

Bibliographie

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Sitographie

Avoma—AI Meeting Assistant with Conversation Intelligence. (s. d.). Consulté 14 janvier 2022, à l’adresse https://www.avoma.com/

Laxis | Your AI Meeting Assistant. (s. d.). Consulté 14 janvier 2022, à l’adresse https://www.laxis.tech/

MURAL is a digital-first visual collaboration platform. (s. d.). Consulté 14 janvier 2022, à l’adresse https://www.mural.co/

One-on-one meeting software—Drive accountability on your team. (s. d.). Hypercontext. Consulté 14 janvier 2022, à l’adresse https://hypercontext.com/features/one-on-ones