Meeter... Meet less but better !

Introduction

HUGe Meeter, est une plateforme qui permet la tenue et l’organisation de séance, qu’elles soient en présentiel, à distance ou hybride. Cet outil permet aussi de former les utilisateurs à la tenue de séance efficace. Il accompagne son utilisateur tout au long du processus de création, tenue et évaluation de séance.

Problématique

Contexte

Le prototype exposé ci-dessous fait suite à la demande des Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) qui déplorent la perte de temps occasionnée par les (trop) nombreuses séances auxquelles le personnel administratif de support fait face. Ces séances se révèlent souvent inefficaces et font perdre un temps considérable. Cela s’explique car elles sont souvent trop longues, trop fréquentes et ne ciblent pas les bonnes personnes. La demande peut être résumée ainsi : Comment former et accompagner le personnel administratif des Hôpitaux Universitaire de Genève à la bonne préparation, animation et suivi des séances.

Objectifs

L’objectif du prototype est double. D’un côté, il doit permettre l’organisation de séance de leur création en passant par leur animation et ce qui en résulte en fin de séance. D’un autre côté, ce prototype doit être capable de former les utilisateurs à la tenue de séance efficace. Le prototype se concentre donc sur les trois aspects d’une séance: avant, pendant, après. L’outil doit donc offrir la possibilité de créer et d’organiser des séances en fonction des objectifs des participants, de les accompagner pour l’animation de celles-ci et puis de proposer une évaluation de la séance une fois celle-ci terminée afin que les prochaines séances puissent s’améliorer en qualité. Il doit aussi, à travers le guidage qu’il offre, former les utilisateurs à la tenue de séance efficace.

Groupe projet

Notre groupe, Gambatte, est composé de Hélène Parmentier, Larissa Santos Vieira et Gaëtan Basset

Revue de littérature

5 clés de design d’une bonne réunion selon la littérature enregistrement des sessions It is often suggested that records of this kind will increase the likelihood that attendees will honour agreements made during the meeting (e.g., Tropman 1996) Starting a meeting when it is scheduled to start prevents the wasting of time, and might encourage future punctuality (LaForce 2004)

As Carlozzi (1999) points out, the chairperson can facilitate the attainment of meeting objectives by directing the pace of the meeting and keeping the discussion on target.

A prominent design characteristic concerns the meeting agenda (e.g., Kieffer 1988; Tropman 1996; Volkema and Niederman 1995). Spencer and Pruss (1992) suggest that a meeting agenda has three key aims. The first is to relay information concerning the location, date, and time of the forthcoming meeting. The second aim is to pre-notify attendees of the topics to be discussed. In an account for practitioners Spencer and Pruss (1992) comment that ‘‘This is of paramount importance, since members will be able to prepare their own input to the meeting in advance which will greatly speed up the meeting, make contributions more rel- evant, keep people to the timetable and generally focus the meeting more directly on the points to be dealt with’’ (pp 183–184). The third aim of the agenda is to state the order in which the topics are to be discussed and (in some cases) how much time is allotted for each item on the agenda Certains conseils donnés par les plus grands chefs d’entreprise mondiaux. Chaque personne qui participe doit avoir quelque chose à dire sinon sa présence n’est pas requise. Il est conseillé de quitter la réunion si l’on sent que notre présence n’est pas nécessaire. Les réunions doivent se dérouler en petit comité, le plus petit possible Importance du tuteur

Plus-value et évaluation

la capacité de l'outil à former ET sa capacité à aider à l'organisation et à l'animation d'une séance+dispositif d'évaluation à mettre en oeuvre pour rendre compte de cette plus-value

Prototype

Description

(insérer prototype ici)