Gestion électronique de données
Définition
La GED regroupe l’ensemble des outils et techniques pour dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents électroniques.
Cette définition de GED étant quelque peu restrictive on est passé à la GEIDE étant la Gestion Electronique d’Informations et de Documents Existents.
Voici les équivalences avec les termes anglais :
GED => EDM pour Electronic Document Management GEIDE => ECM pour Electronic Content Management
Les différentes sources de documents
Les documents peuvent être :
- des documents électroniques par nature.
- des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques.
XML et Ged
L’indépendance entre le contenu et la mise en forme des documents permet de :
Mettre à jour le contenu d’un document sans se soucier de la mise en forme Générer automatiquement sur différents supports de communication : des présentations diverses (tableau, texte suivi…) des tris, index, tables des matières, etc. Simplifier le stockage et l’archivage de documents
L’indépendance de XML vis-à-vis de toute application logicielle permet de :
Exploiter le contenu de documents quel que soit le logiciel d’origine et de destination (Word, Excel, Ethnos, Ciel compta…) grâce à un balisage spécifique indépendant de toute application
Transférer et échanger des données et des documents sur Internet (protocole http).
XML facilite la transmission au sein d’une même organisation, d’un ensemble de documents et de données. Ces fichiers pourront être partagés par plusieurs utilisateurs, sur des logiciels différents, à des niveaux de confidentialité distincts
Des exemples d'application les formulaires ...
Les différentes étapes
- Intégration des documents électroniques dans le système GED
- Acquisition des documents non électroniques dans le système GED
- Organisation de l’accès aux documents du système GED
- Classement les documents dans une arborescence
- Stockage des documents et protection
- « Alimentation » des bases de données de l’organisation
- Décomposition du système GED – schéma complet